Reglamento de Ejecución (UE) n °1011/2014 de la Comisión, de 22 de septiembre de 2014 , por el que se establecen normas detalladas para la aplicación del Reglamento (UE) n ° 1303/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a los modelos para la presentación de determinada información a la Comisión y normas detalladas sobre los intercambios de información entre beneficiarios y autoridades de gestión, autoridades de certificación, autoridades de auditoría y organismos intermedios

La notificación de un gran proyecto seleccionado por la autoridad de gestión a la Comisión de conformidad con el artículo 102, apartado 1, párrafo primero, del Reglamento (UE) no 1303/2013 se realizará de conformidad con el formato que figura en el anexo I del presente Reglamento.

A la hora de presentar datos financieros con fines de seguimiento a la Comisión, de conformidad con el artículo 112 del Reglamento (UE) no 1303/2013, los Estados miembros utilizarán el modelo que figura en el anexo II del presente Reglamento.

1 La descripción de las funciones y los procedimientos de que disponen la autoridad de gestión y, si procede, la autoridad de certificación, se realizará de conformidad con el modelo que figura en el anexo III del presente Reglamento.

2 Cuando se aplique un sistema común a varios programas operativos, podrá realizarse una única descripción de las funciones y los procedimientos mencionados en el apartado 1.

1 El informe de auditoría del organismo de auditoría independiente mencionado en el artículo 124, apartado 2, del Reglamento (UE) no 1303/2013, se elaborará de conformidad con el modelo que figura en el anexo IV del presente Reglamento.

2 Cuando se aplique un sistema común a varios programas operativos, podrá realizarse un único informe de auditoría del tipo mencionado en el apartado 1.

1 El dictamen del organismo de auditoría independiente mencionado en el artículo 124, apartado 2, del Reglamento (UE) no 1303/2013, se elaborará de conformidad con el modelo que figura en el anexo V del presente Reglamento.

2 Cuando se aplique un sistema común a varios programas operativos, podrá realizarse un único dictamen del tipo mencionado en el apartado 1.

La solicitud de pago contemplada en los artículos 41, apartado 4, y 131, apartado 6, del Reglamento (UE) no 1303/2013, se elaborará de conformidad con el modelo que figura en el anexo VI del presente Reglamento e incluirá, cuando proceda, información adicional sobre los instrumentos financieros.

Las cuentas mencionadas en el artículo 137, apartado 1, del Reglamento (UE) no 1303/2013 se remitirán a la Comisión de conformidad con el modelo que figura en el anexo VII del presente Reglamento.

1 Por «sistemas de intercambio electrónico de datos», tal como se mencionan en el artículo 122, apartado 3, párrafo primero, del Reglamento (UE) no 1303/2013, se entenderán mecanismos e instrumentos que permitan el intercambio electrónico de documentos y datos, incluidos soportes de medios de comunicación audiovisuales, documentos escaneados y ficheros electrónicos. El intercambio de documentos y datos incluirá la transmisión de información sobre los progresos realizados, las solicitudes de pago y el intercambio de información en relación con las verificaciones y las auditorías de la gestión.

2 Los sistemas de intercambio electrónico de datos deberán permitir la verificación administrativa de cada solicitud de reembolso presentada por los beneficiarios de conformidad con el artículo 125, apartado 5, del Reglamento (UE) no 1303/2013, y que las auditorías se basen en la información y los documentos disponibles a través de los sistemas de intercambio electrónico de datos, cuando dicha información y dichos documentos se intercambien en formato electrónico, de conformidad con el artículo 122, apartado 3, de dicho Reglamento. Estas autoridades responsables únicamente podrán solicitar documentos en papel en casos excepcionales, tras realizar un análisis de riesgos, y solamente si los documentos en papel son la auténtica fuente de los documentos escaneados introducidos en los sistemas de intercambio electrónico de datos.

1 Los sistemas de intercambio electrónico de datos deberán garantizar la seguridad, la integridad y la confidencialidad de los datos, así como la autenticación del remitente, de conformidad con los artículos 122, apartado 3, 125, apartado 4, letra d), 125, apartado 8, y 140 del Reglamento (UE) no 1303/2013. Los sistemas de intercambio electrónico de datos deberán estar disponibles y operativos tanto dentro como fuera del horario laboral estándar, excepto cuando se efectúen actividades de mantenimiento técnico.

2 En caso de que un Estado miembro, por su propia iniciativa, imponga la obligación de utilizar sistemas de intercambio electrónico de datos a los beneficiarios, deberá asegurarse de que las características técnicas de dichos sistemas no obstaculicen una aplicación fluida de los Fondos ni restrinjan el acceso a ninguno de los beneficiarios. Este requisito no se aplica a los sistemas de intercambio electrónico de datos para los beneficiarios que hayan sido declarados obligatorios por un Estado miembro durante un período de programación anterior y que cumplan otros requisitos establecidos en el presente Reglamento.

3 Los sistemas de intercambio electrónico de datos deberán estar equipados con, al menos, las siguientes funcionalidades: a) formularios interactivos y/o formularios previamente cumplimentados por el sistema a partir de los datos que se almacenen en fases sucesivas de los procedimientos; b) cálculos automáticos, cuando proceda; c) controles incorporados de manera automática que reduzcan los intercambios repetidos de documentos o de información en la medida de lo posible; d) alertas generadas por el sistema para informar al beneficiario de que pueden llevarse a cabo determinadas acciones; e) un seguimiento en línea de la situación que permita al beneficiario supervisar la situación actual del proyecto; f) disponibilidad de todos los datos y documentos anteriores tratados por el sistema de intercambio electrónico de datos.

1 Los beneficiarios y las autoridades a que se hace referencia en el artículo 122, apartado 3, párrafo primero, del Reglamento (UE) no 1303/2013, deberán introducir los datos y los documentos de los que sean responsables, así como todas sus posibles actualizaciones, en los sistemas de intercambio electrónico de datos en el formato electrónico definido por el Estado miembro. El Estado miembro deberá establecer las condiciones detalladas para el intercambio electrónico de datos en el documento en el que se expongan las condiciones de la ayuda para cada operación a que hace referencia el artículo 125, apartado 3, letra c), del Reglamento (UE) no 1303/2013.

2 Los intercambios de datos y las transacciones deberán llevar una firma electrónica compatible con uno de los tres tipos de firma electrónica definidos por la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo .

3 La fecha de transmisión de los documentos y los datos por parte del beneficiario a las autoridades mencionadas en el artículo 122, apartado 3, párrafo primero, del Reglamento (UE) no 1303/2013 y viceversa, será considerada la fecha de presentación electrónica de la información que se encuentra almacenada en los sistemas de intercambio electrónico de datos.

4 La presentación de documentos y de datos a través de los sistemas de intercambio electrónico de datos solamente se hará una vez, tal como se contempla en el artículo 122, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento (UE) no 1303/2013, en lo que respecta a la misma operación para todas las autoridades que apliquen el mismo programa. Estas autoridades deberán trabajar juntas a nivel jurídico, organizativo, semántico y técnico, asegurando una comunicación eficaz, así como el intercambio y la reutilización de la información y el conocimiento. Esto se entiende sin perjuicio de los procesos que permitan al beneficiario actualizar datos erróneos u obsoletos o documentos ilegibles.

5 Los sistemas de intercambio electrónico de datos deberán ser accesibles, bien directamente a través de una interfaz de usuario interactiva (una aplicación web), o bien a través de una interfaz técnica que permita una sincronización automática y una transmisión de los datos entre los sistemas de los beneficiarios y los de los Estados miembros.

6 Al realizar el tratamiento de la información, los sistemas de intercambio electrónico de datos deberán garantizar la protección de la privacidad y los datos personales de las personas físicas y la confidencialidad comercial de las entidades jurídicas, de conformidad con la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo , la Directiva 2009/136/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo .

7 En casos de fuerza mayor, y en particular de mal funcionamiento de los sistemas de intercambio electrónico de datos o de falta de una conexión de datos duradera, el beneficiario afectado podrá presentar la información requerida a las autoridades competentes en la forma y utilizando los medios que determine el Estado miembro para estos casos. Tan pronto como finalice la causa del caso de fuerza mayor, el Estado miembro velará por que se integren los documentos pertinentes en la base de datos relacionada con los sistemas de intercambio electrónico de datos. No obstante lo dispuesto en el apartado 3, la fecha que se tenga en cuenta para el envío de la información solicitada se considerará la fecha en la que se han remitido los documentos en los formularios requeridos.

8 Los Estados miembros velarán por que todos los beneficiarios puedan utilizar los sistemas de intercambio electrónico de datos a que se hace referencia en el artículo 122, apartado 3, del Reglamento (UE) no 1303/2013, incluidos los beneficiarios de operaciones en curso en la fecha en la que los sistemas de intercambio electrónico de datos sean operativos y a las que se apliquen los intercambios electrónicos de datos.

El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.