Reglamento Delegado (UE) n °1398/2014 de la Comisión, de 24 de octubre de 2014 , por el que se establecen las normas aplicables a los candidatos a voluntarios y a los Voluntarios de Ayuda de la UE Texto pertinente a efectos del EEE

El presente Reglamento establece las normas aplicables a los candidatos a voluntarios y a los Voluntarios de Ayuda de la UE en relación con las cuestiones siguientes, recogidas en el artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014: a) el marco de competencias utilizado para la identificación, selección y preparación de voluntarios como profesionales noveles o experimentados; b) las disposiciones para asegurar la igualdad de oportunidades y la no discriminación en el procedimiento de identificación y selección; c) las disposiciones para velar por que las organizaciones de envío y de acogida cumplan la legislación nacional y de la Unión pertinente, así como la del país de acogida; d) las normas relativas a las asociaciones entre las organizaciones de envío y de acogida, y e) las disposiciones para el reconocimiento de las cualificaciones y competencias adquiridas por los voluntarios de ayuda de la UE conforme a las iniciativas pertinentes de la Unión.

A los efectos del presente Reglamento, se aplicarán las definiciones que figuran en el artículo 3 del Reglamento (UE) no 375/2014 y en el reglamento de ejecución de la Comisión que habrá de adoptarse sobre la base del artículo 9, apartado 3, del Reglamento (UE) no 375/2014. Asimismo, se entenderá por: a) «competencias», de acuerdo con la definición establecida en el Marco de Referencia Europeo sobre las competencias clave para el aprendizaje permanente : una combinación de conocimientos, capacidades y actitudes adecuadas al contexto, que permita a los Voluntarios de Ayuda de la UE contribuir a la prestación de ayuda humanitaria basada en necesidades; b) «competencias transversales»: competencias necesarias en muchos sectores del voluntariado y el empleo que no son específicas de la ayuda humanitaria; c) «competencias específicas»: las competencias requeridas para la iniciativa «Voluntarios de Ayuda de la UE» y la ayuda humanitaria en un sentido más amplio; d) «competencias técnicas»: competencias derivadas de conocimientos especializados pertinentes en el contexto de la ayuda humanitaria; e) «resultados de aprendizaje», de acuerdo con la definición establecida en el Marco Europeo de Cualificaciones : la expresión de lo que una persona sabe, comprende y es capaz de hacer al culminar un proceso de aprendizaje. Estos resultados se expresan en términos de conocimientos, capacidades y competencias.

1 El marco de competencias que deberá utilizarse para la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE tendrá tres dimensiones: a) competencias transversales; b) competencias específicas, y c) competencias técnicas.

2 El marco de competencias estará adaptado a: a) los profesionales noveles, especialmente los recién licenciados con menos de cinco años de experiencia profesional y menos de cinco años de experiencia en la acción humanitaria; y b) los profesionales experimentados con un mínimo de cinco años de experiencia profesional en puestos de responsabilidad o cargos de expertos.

3 El marco de competencias deberá favorecer el proceso continuo de desarrollo personal que los Voluntarios de Ayuda de la UE atraviesan en las distintas fases de su participación en la iniciativa y permitir medir sus progresos. El nivel de dominio de cada competencia se evaluará con arreglo al método del Marco Europeo de Cualificaciones y a la escala siguiente: a) nivel 4: Excelente; b) nivel 3: Bueno; c) nivel 2: Suficiente, con necesidades de desarrollo; d) nivel 1: Insuficiente.

4 Las definiciones de las principales competencias se establecen en el anexo.

1 El plan de aprendizaje y desarrollo indicará los resultados que se espera que obtengan los Voluntarios de Ayuda de la UE y contendrá información sobre las competencias que se les requieren, sus necesidades de aprendizaje y logros en las distintas fases de su participación en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.

2 El plan de aprendizaje y desarrollo incluirá la información siguiente: a) información básica sobre el voluntario de Ayuda de la UE; b) información básica sobre el destino del voluntario y una descripción de las tareas que debe realizar; c) las competencias fijadas en el marco de competencias y una evaluación de los resultados y las competencias adquiridas por el voluntario; d) las necesidades de aprendizaje y las actividades de desarrollo programadas, según proceda; e) los cursos realizados durante el período de formación o de voluntariado, y f) cualquier otra información pertinente.

3 La utilización de los distintos elementos del plan de aprendizaje y desarrollo dependerá de las necesidades y aspiraciones individuales de los Voluntarios de Ayuda de la UE y se actualizarán con regularidad, entre otras, en las fases siguientes: a) selección; b) formación, incluidas las prácticas de aprendizaje, según proceda; c) despliegue, y d) reunión informativa final posterior al despliegue, cuando proceda.

1 La evaluación y la documentación de las competencias adquiridas por los Voluntarios de Ayuda de la UE durante su participación en la iniciativa de Ayuda de la UE deberán plasmar: a) el reconocimiento profesional de las competencias adquiridas que podrían utilizarse en un contexto profesional, aumentando las posibilidades de empleo de un voluntario, y b) el reconocimiento social de la contribución de los voluntarios a la expresión de los valores de solidaridad de la Unión con los necesitados y al fomento visible de un sentimiento de ciudadanía europea.

2 El alcance y el proceso de evaluación y documentación deberán adaptarse a la situación de los profesionales noveles o experimentados y dependerá de las necesidades y aspiraciones individuales de cada voluntario de Ayuda de la UE.

3 La evaluación y la documentación de las experiencias de aprendizaje reflejará el proceso continuo de desarrollo que los Voluntarios de Ayuda de la UE atraviesan, reconociendo y apoyando así el aprendizaje y el desarrollo a lo largo de las diferentes fases de la participación del voluntario en la iniciativa. La evaluación y la documentación se llevarán a cabo con arreglo al plan de aprendizaje y desarrollo a que se refiere el artículo 4.

4 Las organizaciones de envío y de acogida deberán demostrar su compromiso constante con la evaluación y la documentación de las experiencias de aprendizaje de los Voluntarios de Ayuda de la UE para facilitar su reconocimiento profesional y social.

5 La Comisión y los Estados miembros de la UE proporcionarán a las autoridades nacionales competentes que sean responsables de la validación del aprendizaje no formal e informal información pertinente sobre la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y sobre la evaluación y documentación, con el fin de facilitar los procesos de validación formal de las experiencias de aprendizaje de los Voluntarios de Ayuda de la UE en sus países de origen, cuando proceda.

1 Los Voluntarios de Ayuda de la UE que así lo soliciten recibirán un certificado que acredite su participación satisfactoria en la iniciativa. El certificado será expedido por la Comisión e incluirá, como mínimo, la información siguiente: a) fechas de la misión; b) nombre y datos de las organizaciones de envío y de acogida; c) nombre y datos del mentor y del superior directo del voluntario; d) nombre y datos de las personas de las organizaciones de envío y de acogida dispuestas a dar referencias a los voluntarios; e) principales tareas y responsabilidades del voluntario de Ayuda de la UE; f) descripción de los principales logros del voluntario de Ayuda de la UE durante su misión; g) descripción de los resultados obtenidos durante el período de aprendizaje por los Voluntarios de Ayuda de la UE en las diferentes fases de su participación en la iniciativa, evaluadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3, apartado 3, del presente Reglamento.

2 A petición de los Voluntarios de Ayuda de la UE, podrá adjuntarse al certificado una copia del plan de aprendizaje y desarrollo.

1 Se promoverá el reconocimiento social a través de las actividades establecidas en el plan de comunicación al que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) no 375/2014. Los Voluntarios de Ayuda de la UE tendrán la oportunidad de contribuir a la labor de comunicación externa concebida para dar publicidad a la iniciativa y al compromiso de los voluntarios.

2 Cuando así proceda, la Comisión podrá organizar eventos de alto nivel para sensibilizar a la opinión pública y aumentar la visibilidad de la iniciativa.

3 Las organizaciones de envío deberán difundir información sobre la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y fomentar la participación en ella, destacando las oportunidades que este mecanismo ofrece para que los voluntarios mantengan su compromiso con cuestiones relativas a la ayuda humanitaria y la ciudadanía europea activo una vez concluido su período de despliegue.

4 Las organizaciones de envío y de acogida informarán a los Voluntarios de Ayuda de la UE de las posibilidades de mantener su compromiso con las cuestiones relativas a la ayuda humanitaria y la ciudadanía europea activa. Concretamente, animarán a los Voluntarios de Ayuda de la UE a participar en seminarios y talleres organizados a escala de la UE y nacional para compartir su experiencia con los interesados.

1 La asociación entre las organizaciones de envío y de acogida determinará los acuerdos entre los socios que solicitan y gestionan proyectos que implican el despliegue de Voluntarios de Ayuda de la UE en terceros países y que pueden incluir también actividades de creación de capacidad y/o asistencia técnica.

2 Los miembros de la asociación deberán ser organizaciones de envío que cumplan lo dispuesto en el artículo 10, apartado 3, del Reglamento (UE) no 375/2014 y organizaciones de acogida que cumplan lo dispuesto en el artículo 10, apartado 4, del Reglamento (UE) no 375/2014.

3 Al formar una asociación, las organizaciones de envío y de acogida podrán incluir en calidad de socios a otras organizaciones especializadas en los ámbitos relacionados con los objetivos o las acciones de los proyectos mencionados en el apartado 1 del presente artículo para contribuir a ellos con sus conocimientos específicos.

4 Cuando los proyectos incluyan actividades de desarrollo de capacidades y/o asistencia técnica, se considerará que reúnen también las condiciones para ser socias las organizaciones de envío y de acogida que ya hayan sido sometidas a un proceso de certificación conforme al reglamento de ejecución de la Comisión que habrá de adoptarse sobre la base del artículo 10, apartado 1, del Reglamento (UE) no 375/2014, pero que no hayan recibido dicha certificación, siempre que dispongan de una estrategia de desarrollo de capacidades o de asistencia técnica basada en las necesidades.

5 Cuando los proyectos se destinen a respaldar operaciones de respuesta de emergencia, la asociación podrá estar formada únicamente por organizaciones de envío.

Las actividades de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE promoverán las asociaciones transnacionales entre organizaciones de envío y de acogida basadas en los principios de: a) igualdad; b) identidad de valores y visión común; c) transparencia; d) responsabilidad, obligación de rendir cuentas y fiabilidad; e) confianza y respeto mutuos; f) complementariedad, tomando como base la diversidad de la comunidad de la ayuda humanitaria y el voluntariado e insistiendo en la creación de capacidad local; g) flexibilidad y adaptabilidad, y h) reciprocidad en cuanto a la asignación de recursos y el establecimiento de objetivos.

1 Antes de que las organizaciones de envío y de acogida celebren cualquier acuerdo de asociación, las organizaciones de acogida llevarán a cabo una evaluación de las necesidades —cuando así proceda, de forma conjunta con las organizaciones de envío—, teniendo en cuenta la evaluación de las necesidades de ayuda humanitaria llevada a cabo por la Comisión.

2 La evaluación de las necesidades, incluirá, como mínimo: a) un análisis de vulnerabilidad y riesgos del país de despliegue, incluido un análisis de la seguridad y de los riesgos sanitarios y de viaje para los Voluntarios de Ayuda de la UE; b) una ponderación de la capacidad actual de la organización de acogida para acoger a un voluntario de Ayuda de la UE; c) un análisis de las competencias y capacidades de las que carezcan actualmente la organización de acogida y la comunidad local, en el que se determinen las necesidades y se analice la mejor forma de subsanarlas; d) un análisis del valor añadido que se espera obtener de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y, cuando proceda, de la ayuda prevista para la creación de capacidad en la organización de acogida y la comunidad local.

3 Todos los socios firmarán un acuerdo de asociación a fin de garantizar el cumplimiento de las siguientes normas de asociación mínimas: a) las asociaciones se basarán en un acuerdo sobre la identidad de valores y la visión común, en particular en lo que se refiere al voluntariado y la ayuda humanitaria; b) el valor añadido de cada uno de los socios y sus funciones respectivas deberán estar claramente definidos; c) todos los socios deberán ponerse de acuerdo sobre los objetivos comunes de la asociación y los métodos de gestión de la misma, concretamente: i) los procesos decisorios y las prácticas de trabajo, ii) las disposiciones y la gestión financieras, iii) los canales de comunicación entre todos los interesados; la frecuencia de las reuniones y visitas sobre el terreno por parte de las organizaciones de envío, iv) el programa de trabajo y las actividades, incluido un calendario, v) la asignación de tareas conforme al plan de comunicación de la iniciativa, vi) el seguimiento y la evaluación de la asociación, vii) la contabilidad y documentación, viii) la mejora y finalización de la evaluación de las necesidades a que se refiere el apartado 1, ix) la formulación y evaluación conjuntas de las tareas encomendadas a los Voluntarios de Ayuda de la UE, x) los papeles y las responsabilidades con respecto a los candidatos a voluntarios y Voluntarios de Ayuda de la UE a lo largo de sus distintas fases de participación en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, xi) los procedimientos de tramitación de reclamaciones (tanto las presentadas dentro de la asociación como las procedentes de terceros en relación con el trabajo de esta) y la solución de conflictos entre socios, xii) las políticas y prácticas de salida de un socio, xiii) las implicaciones financieras, y xiv) las implicaciones contractuales (incluidas las relativas a los voluntarios de ayuda de la UE y a las comunidades afectadas); d) cuando proceda, se creará, a partir de las necesidades existentes, una estrategia de desarrollo de capacidades y/o asistencia técnica entre los socios a la que se asignará un presupuesto específico. e) los socios deberán contribuir a las actividades de aprendizaje y se comprometerán a realizar acciones de comunicación y visibilidad con arreglo al plan de comunicación mencionado en el artículo 17 del Reglamento (UE) no 375/2014.

1 La iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE estará abierta a todos los aspirantes que reúnan las condiciones oportunas, con independencia de su nacionalidad, sexo, raza, origen étnico, edad, condición social, religión o creencias, estado civil, orientación sexual o posible discapacidad.

2 Las organizaciones de envío y de acogida deberán comprometerse a respetar los principios de igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación. Estos principios deberán integrarse plenamente en el procedimiento de identificación, selección y contratación y preparación de los voluntarios y en las políticas y prácticas de gestión del rendimiento.

1 La organización de envío deberá disponer de una declaración de principios y una política que garanticen que las prácticas seguidas en el lugar de trabajo reflejan los principios de igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación y promueven una cultura integradora en la organización.

2 La política de igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación a que se refiere el apartado 1 deberá, como mínimo: a) cumplir la legislación de la Unión y nacional pertinente y tratar de evitar o de atajar y eliminar toda política y práctica discriminatoria, incluidos los obstáculos que dificulten el empleo a todos los colectivos identificados en dicha legislación y/o con conocidas probabilidades de sufrir prejuicios al buscar empleo y, por lo tanto, con riesgo de estar infrarrepresentados; b) abarcar, sin limitarse a ellos, todos los aspectos de la experiencia de los voluntarios, incluidas las normas individuales de comportamiento, la publicidad de los procesos de colocación, selección y contratación, la formación y el desarrollo, la gestión del rendimiento, las condiciones de trabajo, incluido el salario, y los procedimientos de despido; c) indicar claramente las funciones y responsabilidades de todos los miembros del personal y los voluntarios, los altos directivos y los equipos de coordinación, los departamentos de recursos humanos y cuantos otros participantes determine la organización; d) ser objeto de una supervisión y una revisión periódicas para asegurar que se siguen ajustando a la legislación pertinente y que esta se aplica de forma correcta y eficaz.

3 La organización de acogida deberá notificar por escrito a la organización de envío su reconocimiento del principio y de la política de igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación, e informará a la organización de envío de toda excepción que se haga a la hora de definir el papel y el perfil del voluntario de Ayuda de la UE y que exija el contexto específico de su trabajo.

4 La organización de envío prestará su apoyo a la organización de acogida en la aplicación de la política de igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación, y, de forma excepcional, ayudará a las organizaciones de acogida a introducir cuantos ajustes de estos principios requiera el contexto.

5 Cuando sea posible, la organización de envío deberá proporcionar de forma periódica a todo el personal formación e información adecuadas sobre la política y sus principios, a fin de garantizar que todos los interesados comprenden, apoyan y aplican la política.

1 Las organizaciones de envío y de acogida velarán por el cumplimiento de la legislación nacional y de la Unión pertinente así como de la legislación del país de acogida, en particular: a) el Reglamento (UE) no 375/2014, incluidos los principios generales a que se refiere el artículo 5; b) la legislación aplicable al estatuto jurídico de los Voluntarios de Ayuda de la UE; c) la legislación aplicable en materia de condiciones de trabajo, salud, seguridad y protección de los voluntarios; d) la legislación en materia de igualdad de trato y no discriminación, y e) la legislación sobre protección de los datos personales.

2 Las organizaciones de envío y de acogida informarán a los Voluntarios de Ayuda de la UE de sus derechos y obligaciones legales derivados de la legislación a la que se hace referencia en el apartado 1 y de sus derechos a estar cubiertos por un seguro establecidos en el reglamento de ejecución de la Comisión que habrá de adoptarse sobre la base del artículo 9, apartado 3, del Reglamento (UE) no 375/2014.

1 La organización de envío deberá cumplir la legislación aplicable al estatuto jurídico de los Voluntarios de Ayuda de la UE. Por lo tanto, deberá preparar el contrato de despliegue que contempla el artículo 14, apartado 5, del Reglamento (UE) no 375/2014, que deberán firmar la organización y el voluntario de Ayuda de la UE. En el contrato se indicará la legislación aplicable y el foro competente en relación con el contrato.

2 La organización de envío deberá garantizar el cumplimiento del contrato por la organización de acogida y será responsable de las infracciones de las cláusulas del contrato por la organización de acogida.

1 Antes de su despliegue, la organización de envío comunicará al voluntario de Ayuda de la UE todas las disposiciones fiscales aplicables a los gastos de estancia en el país donde esté establecida dicha organización y, cuando proceda, en el país de despliegue.

2 Cuando un voluntario de Ayuda de la UE no resida en el país donde esté establecida la organización de envío, esta notificará al voluntario de Ayuda de la UE su obligación de familiarizarse con las normas fiscales de su país de residencia que se apliquen a su situación específica.

1 El tratamiento de los datos personales por las organizaciones de envío y de acogida deberá ajustarse a lo dispuesto en la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y en el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo , según proceda.

2 Las organizaciones de envío y de acogida velarán por que se impida todo abuso o uso indebido de los datos personales durante su tratamiento, lo que incluye la recogida, utilización, divulgación y eliminación de todos los datos personales de los candidatos a voluntarios y los Voluntarios de Ayuda de la UE. Esta norma se aplicará a todas las acciones que afecten a los candidatos a voluntarios y a los Voluntarios de Ayuda de la UE, en particular: a) los procesos de contratación y selección (incluidos los formularios de candidatura, las notas que se tomen durante las entrevistas y los cuestionarios de autoevaluación), y b) la preparación y la gestión de los Voluntarios de Ayuda de la UE (incluidos los planes de aprendizaje y desarrollo, las evaluaciones de resultados y los documentos correspondientes a las tutorías, los controles médicos o las cuestiones disciplinarias).

3 Las organizaciones de envío y de acogida velarán por que solo se traten los datos pertinentes y por que todos los datos personales, como el nombre y los apellidos, la edad, la dirección y la fecha de nacimiento, incluidos los datos sensibles, y la información relativa a su contratación, empleo y prestaciones a notificar sean: a) recogidos legal y adecuadamente, con fines legítimos; b) tratados de forma leal y lícita; c) corregidos o actualizados, cuando sea necesario; d) consultados únicamente por el personal autorizado; e) puestos a disposición del candidato a voluntario o del voluntario de Ayuda de la UE que los solicite; f) conservados en condiciones de seguridad, y g) almacenados solo durante el tiempo necesario.

4 Al proceder al tratamiento de los datos conforme al apartado 3, las organizaciones de envío y de acogida, deberán recabar el consentimiento expreso del voluntario de Ayuda de la UE.

5 Las organizaciones de envío y de acogida informarán al candidato a voluntario o al voluntario de Ayuda de la UE de su derecho a la protección de sus datos personales, su derecho a formular reclamaciones, su derecho a utilizar y consultar sus propios datos y su derecho a conocer la identidad de las entidades que tendrán acceso a sus datos personales y a saber a qué tipo de datos podrá acceder cada entidad.

1 Las organizaciones de envío y de acogida acordarán una política de integridad destinada a prevenir la corrupción y el soborno y un código de conducta basado en la política de gestión de la organización de envío que sea adecuada y aplicable a los Voluntarios de Ayuda de la UE y que contenga directrices sobre los comportamientos esperados, la honradez y la integridad requeridas a lo largo de toda su participación en la iniciativa Voluntarios de ayuda de la UE.

2 El código de conducta será vinculante para los Voluntarios de Ayuda de la UE y contendrá, como mínimo, los siguientes requisitos: a) el compromiso de desarrollar un sentimiento de identidad en torno a la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y contribuir al logro de sus objetivos; b) el respeto a otras personas y su dignidad y el cumplimiento del principio de no discriminación; c) el respeto de los principios de ayuda humanitaria contemplados en el artículo 5, apartado 1, del Reglamento (UE) no 375/2014; d) el compromiso con la protección de los menores y de los adultos vulnerables, mediante, entre otras disposiciones, una política de tolerancia cero frente a los abusos sexuales; e) la tolerancia cero frente a la utilización de drogas ilegales en el país de despliegue; f) el respeto de las leyes locales; g) la integridad, la lucha contra el fraude y la corrupción; h) el mantenimiento de un alto nivel de exigencia en cuanto al comportamiento personal y profesional; i) el cumplimiento de la seguridad y los procedimientos de salud y seguridad; j) la obligación de notificar las infracciones y disposiciones en materia de denuncias; k) las normas en materia de contacto con los medios de comunicación y la gestión de la información, y l) las normas que prohíban la utilización abusiva del equipo de la organización.

3 Toda infracción del código de conducta por parte de un voluntario de Ayuda de la UE se tratará con arreglo a la política de gestión de la organización de envío.

4 Si la infracción se considera una falta grave, dará lugar al retorno anticipado del voluntario de Ayuda de la UE y, si es necesario, a la notificación de su conducta a las organizaciones profesionales o a las autoridades pertinentes.

1 Las organizaciones de envío y de acogida deberán comprometerse a aplicar una política de tolerancia cero frente a cualquier tipo de abuso de niños o adultos vulnerables, incluidos los abusos sexuales. Deberán poder denunciar los abusos, resolver rápida y apropiadamente los incidentes, apoyar a las víctimas, impedir que los denunciantes sufran represalias y exigir responsabilidades a los perpetradores.

2 Las organizaciones de envío y de acogida deberán prevenir todo abuso mediante el proceso de selección de los Voluntarios de Ayuda de la UE y sus cursos de iniciación y formación, creando una cultura de apertura y sensibilización en torno al problema y asignando claras responsabilidades de gestión y supervisión.

3 La organización de envío deberá realizar todos los controles exigidos por la ley para obtener la habilitación de los candidatos a voluntarios que trabajen con estos grupos de objetivo.

4 Las organizaciones de envío y de acogida informarán a los candidatos a voluntarios y a los Voluntarios de Ayuda de la UE acerca de los riesgos y las medidas preventivas recomendadas a fin de garantizar que no se produzcan abusos.

El presente Reglamento entrará en vigor el tercer día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.