Règlement délégué (UE) n ° 1398/2014 de la Commission du 24 octobre 2014 portant établissement des normes concernant les candidats volontaires et les volontaires de l'aide de l'Union européenne Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE

Le présent règlement établit des normes concernant les candidats volontaires et les volontaires de l'aide de l'Union européenne au regard des points suivants énoncés à l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014: a) un cadre de compétences utilisé pour l'identification, la sélection et la préparation des volontaires en tant que professionnels débutants ou expérimentés du secteur; b) des dispositions visant à garantir l'égalité des chances et l'absence de discrimination lors du processus d'identification et de sélection; c) des dispositions visant à garantir le respect par les organisations d'envoi et d'accueil du droit national et de l'Union applicable et du droit du pays d'accueil; d) des normes régissant les partenariats entre les organisations d'envoi et d'accueil; et e) des dispositions concernant la reconnaissance des aptitudes et des compétences acquises par les volontaires de l'aide de l'Union européenne, conformément aux initiatives de l'Union dans ce domaine.

Aux fins du présent règlement, les définitions visées à l'article 3 du règlement (UE) no 375/2014 et les définitions du règlement d'exécution de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 3, du règlement (UE) no 375/2014 s'appliquent. Par ailleurs, on entend par: a) «compétences», selon la définition proposée dans le cadre de référence européen relatif aux compétences clés pour l'éducation et la formation tout au long de la vie , un ensemble de connaissances, d'aptitudes et d'attitudes appropriées au contexte, qui permet aux volontaires de l'aide de l'Union européenne de participer à la fourniture d'une aide humanitaire fondée sur les besoins; b) «compétences transversales», les compétences requises dans de nombreuses branches du volontariat et de l'emploi et qui ne sont pas propres à l'aide humanitaire; c) «compétences particulières», les compétences requises dans le cadre de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et de l'aide humanitaire en général; d) «compétences techniques», les compétences obtenues à partir de connaissances spécialisées pertinentes dans le contexte de l'aide humanitaire; e) «acquis de l'éducation et de la formation», selon la définition donnée dans le cadre européen des certifications , l'énoncé de ce que l'apprenant sait, comprend et est capable de réaliser au terme d'un processus d'éducation et de formation; ces acquis de l'éducation et de la formation sont définis sous la forme de savoirs, d'aptitudes et de compétences.

1 Le cadre de compétences qui doit être utilisé dans l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne comporte trois dimensions: a) des compétences transversales; b) des compétences particulières; et c) des compétences techniques.

2 Le cadre de compétences est adapté: a) aux professionnels débutants, en particulier les nouveaux diplômés qui ont moins de cinq ans d'expérience professionnelle et moins de cinq ans d'expérience dans l'action humanitaire; et b) aux professionnels expérimentés du secteur qui ont cinq ans ou plus d'expérience professionnelle à des postes à responsabilités ou à des postes d'experts.

3 Le cadre de compétences encourage, d'une part, la poursuite du développement personnel que les volontaires de l'aide de l'Union européenne vivent aux différents stades de leur participation à l'initiative et mesure, d'autre part, leurs progrès. Leurs niveaux d'aptitude dans chaque compétence sont évalués régulièrement à l'aide de la méthode du cadre européen des certifications et selon l'échelle d'aptitude suivante: a) niveau 4: excellentes compétences; b) niveau 3: compétences permanentes; c) niveau 2: compétences présentes, mais perfectibles; d) niveau 1: compétences minimales.

4 Les définitions des principales compétences utilisées sont présentées en annexe.

1 Un plan d'apprentissage et de développement énonce les acquis de l'éducation et de la formation que les volontaires de l'aide de l'Union européenne doivent assimiler et apporte des informations sur les compétences, les besoins d'apprentissage et les résultats attendus de la part des volontaires de l'aide de l'Union européenne aux différents stades de leur participation à l'initiative.

2 Le plan d'apprentissage et de développement comprend les informations suivantes: a) des informations de base sur le volontaire de l'aide de l'Union européenne; b) des informations de base sur le stage du volontaire et une description des tâches à réaliser; c) les compétences définies dans le cadre de compétences et une évaluation des résultats et des acquis de l'éducation et de la formation du volontaire au regard de ces compétences; d) les besoins d'apprentissage et les activités de développement prévues, le cas échéant; e) les cours suivis pendant la formation ou le stage; et f) tout autre renseignement utile.

3 L'utilisation des différents volets du plan d'apprentissage et de développement dépend des différents besoins et aspirations du volontaire de l'aide de l'Union européenne et est mise à jour régulièrement, entre autres aux stades suivants: a) la sélection; b) la formation, entre autres le stage d'apprentissage, le cas échéant; c) le déploiement; et d) la réunion de débriefing après le déploiement, le cas échéant.

1 L'évaluation et la documentation des compétences acquises par les volontaires de l'aide de l'Union européenne au cours de leur participation à l'initiative favorisent: a) la reconnaissance professionnelle des compétences acquises qui pourraient servir dans un milieu professionnel et qui permettraient d'améliorer l'employabilité d'un volontaire; et b) la reconnaissance sociale de la contribution des volontaires à l'expression des valeurs de l'Union telles que la solidarité avec les personnes dans le besoin, ainsi qu'à la promotion d'un sentiment de citoyenneté européenne.

2 L'objet et le processus de l'évaluation et de la documentation doivent être adaptés pour convenir aux professionnels débutants comme aux professionnels expérimentés du secteur et dépendent des différents besoins et aspirations du volontaire de l'aide de l'Union européenne.

3 L'évaluation et la documentation des expériences d'apprentissage reflètent le processus de développement continu que traversent les volontaires de l'aide de l'Union européenne, de manière à reconnaître et à soutenir l'apprentissage et le développement tout au long des différents stades de la participation d'un volontaire à l'initiative. L'évaluation et la documentation respectent le plan d'apprentissage et de développement visé à l'article 4.

4 Les organisations d'envoi et d'accueil font preuve d'un engagement continu en faveur de l'évaluation et de la documentation des expériences d'apprentissage des volontaires de l'aide de l'Union européenne pour faciliter la reconnaissance professionnelle et sociale.

5 La Commission et les États membres de l'Union fournissent aux autorités nationales compétentes responsables de la validation de l'apprentissage non formel et informel les informations pertinentes sur l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et sur le processus d'évaluation et de documentation afin de faciliter les procédures de validation formelles des expériences d'apprentissage faites par les volontaires de l'aide de l'Union européenne dans leurs pays d'origine, le cas échéant.

1 Les volontaires de l'aide de l'Union européenne reçoivent, à la demande, un certificat de participation à l'initiative. Ce certificat est délivré par la Commission et comprend au minimum les informations suivantes: a) les dates de la mission; b) les noms et les coordonnées des organisations d'envoi et d'accueil; c) les noms et les coordonnées du tuteur et du responsable direct du volontaire; d) les noms et les coordonnées des personnes au sein des organisations d'envoi et d'accueil qui souhaitent fournir des références pour le volontaire: e) les principales tâches et responsabilités du volontaire de l'aide de l'Union européenne; f) une description des principaux résultats obtenus par le volontaire de l'aide de l'Union européenne au cours de la mission; g) une description des acquis de l'éducation et de la formation assimilés par le volontaire de l'aide de l'Union européenne aux différents stades de la participation à l'initiative, évalués conformément à l'article 3, paragraphe 3, du présent règlement.

2 À la demande des volontaires de l'aide de l'Union européenne, une copie du plan d'apprentissage et de développement peut être annexée au certificat.

1 La reconnaissance sociale est encouragée à travers les activités prévues dans le plan de communication visé à l'article 17 du règlement (UE) no 375/2014. Les volontaires de l'aide de l'Union européenne ont la possibilité de participer à des activités de communication extérieure destinées à faire connaître l'initiative et l'engagement pris par les volontaires.

2 Le cas échéant, la Commission organise des manifestations de haut niveau pour sensibiliser le public et améliorer la visibilité de l'initiative.

3 Les organisations d'envoi diffusent des informations sur l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et encouragent l'engagement dans son réseau, et mettent ainsi en avant les possibilités qui sont offertes aux volontaires de continuer à traiter les questions liées à l'aide humanitaire et à la citoyenneté européenne active après leur déploiement.

4 Les organisations d'envoi et d'accueil sensibilisent les volontaires de l'aide de l'Union européenne aux possibilités qui leur sont offertes de continuer à traiter des questions liées à l'aide humanitaire et à la citoyenneté européenne active. Elles encouragent en particulier les volontaires de l'aide de l'Union européenne à participer aux conférences et aux ateliers organisés aux niveaux européen et national, afin de partager leur expérience avec les parties prenantes concernées.

1 Le partenariat entre les organisations d'envoi et d'accueil définit les arrangements entre les partenaires qui se portent candidats aux projets qui nécessitent le déploiement des volontaires de l'aide de l'Union européenne dans les pays tiers et les partenaires qui gèrent ces projets, des projets qui peuvent également inclure des activités de renforcement des capacités et/ou d'assistance technique.

2 Les membres du partenariat sont les organisations d'envoi qui respectent l'article 10, paragraphe 3, du règlement (UE) no 375/2014 et les organisations d'accueil qui respectent l'article 10, paragraphe 4, du règlement (UE) no 375/2014.

3 Au moment de former un partenariat, les organisations d'envoi et d'accueil peuvent inclure des partenaires comme d'autres organisations spécialisées dans quelque domaine que ce soit en rapport avec les objectifs ou les activités des projets visés au paragraphe 1 ci-dessus, afin qu'elles apportent leur propre expérience.

4 Lorsque les projets comprennent des activités en rapport avec le renforcement des capacités et/ou l'assistance technique, les organisations d'envoi et d'accueil qui sont déjà passées par un processus de certification, conformément au règlement d'exécution de la Commission à adopter sur la base de l'article 10, paragraphe 1, du règlement (UE) no 375/2014, mais qui n'ont pas obtenu cette certification, remplissent également les conditions pour être des partenaires éligibles si elles appliquent déjà une stratégie fondée sur les besoins pour le renforcement des capacités et/ou l'assistance technique.

5 Lorsque les projets visent le soutien aux opérations de réaction d'urgence, le partenariat peut se former à partir de seules organisations d'envoi.

Les activités de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne encouragent les partenariats transnationaux entre les organisations d'envoi et d'accueil selon les principes suivants: a) égalité; b) valeurs communes et vision commune; c) transparence; d) responsabilité, obligation de rendre compte et fiabilité; e) confiance et respect mutuels; f) complémentarité, inspirée par la diversité dans la communauté de l'aide humanitaire et du volontariat et fortement centrée sur le renforcement des capacités locales; g) souplesse et faculté d'adaptation; et h) réciprocité dans l'allocation des ressources et la fixation des objectifs.

1 Avant que les organisations d'envoi et d'accueil ne s'engagent dans un partenariat, les organisations d'accueil réalisent une évaluation des besoins, le cas échéant en collaboration avec les organisations d'envoi, qui tient compte de l'évaluation des besoins d'aide humanitaire réalisée par la Commission.

2 L'évaluation des besoins comprend au minimum les éléments suivants: a) une évaluation de la vulnérabilité et des risques dans le pays de déploiement, entre autres une évaluation des risques en matière de sécurité, de déplacement et de santé qui se posent pour les volontaires de l'aide de l'Union européenne; b) la prise en considération de la capacité actuelle de l'organisation d'accueil à accueillir un volontaire de l'aide de l'Union européenne; c) une analyse des compétences et des capacités qui font actuellement défaut au sein de l'organisation d'accueil et de la communauté locale, un recensement des besoins et une analyse de la manière d'y répondre au mieux; d) une analyse de la valeur ajoutée attendue du volontaire de l'aide de l'Union européenne et, le cas échéant, du soutien au renforcement des capacités prévu en faveur de l'organisation d'accueil et de la communauté locale.

3 Tous les partenaires signent un accord de partenariat pour assurer le respect des normes minimales suivantes qui régissent le partenariat: a) les partenariats reposent sur un accord concernant les valeurs communes et une vision commune, en particulier dans le domaine du volontariat et de l'aide humanitaire; b) la valeur ajoutée de chaque partenaire et les rôles respectifs de chacun sont clairement définis; c) tous les partenaires conviennent des objectifs communs du partenariat et des modalités de gestion de celui-ci, en particulier: i) les procédures de décision et les pratiques de travail; ii) les modalités financières et leur gestion; iii) les canaux de communication entre toutes les parties prenantes; la fréquence des réunions et des visites sur le terrain par les organisations d'envoi; iv) le programme de travail et les activités, entre autres le calendrier; v) la répartition des tâches selon le plan de communication de l'initiative; vi) le suivi et l'évaluation du partenariat; vii) la comptabilité et la documentation; viii) l'amélioration et la finalisation de l'évaluation des besoins visée au paragraphe 1; ix) une élaboration et une évaluation communes dans l'attribution des tâches aux volontaires de l'aide de l'Union européenne; x) les rôles et les responsabilités des candidats volontaires et des volontaires de l'aide de l'Union européenne aux différents stades de leur participation à l'initiative; xi) les procédures pour le traitement des réclamations (à la fois les réclamations déposées au sein du partenariat et les réclamations déposées par des parties externes au sujet du travail effectué par le partenariat) et la résolution des conflits entre les partenaires; xii) les politiques et les procédures relatives à la sortie d'un partenaire; xiii) les répercussions financières; et xiv) les répercussions contractuelles (y compris en rapport avec les volontaires de l'aide de l'Union européenne et les communautés concernées); d) le cas échéant, il convient d'élaborer une stratégie fondée sur les besoins relative au renforcement des capacités et/ou à l'assistance technique entre les partenaires et de lui allouer un budget spécifique; e) les partenaires contribuent aux activités d'apprentissage et s'engagent à mener des actions en faveur de la communication et de la visibilité, conformément au plan de communication visé à l'article 17 du règlement (UE) no 375/2014.

1 L'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne est ouverte à tous les candidats éligibles, sans distinction de nationalité, de sexe, de race, d'origine ethnique, d'âge, de milieu social, de religion ou de conviction, d'état civil ou d'orientation sexuelle ni de handicap.

2 Les organisations d'envoi et d'accueil souscrivent aux principes de l'égalité de traitement, de l'égalité des chances et de la non-discrimination. Ces principes sont pleinement intégrés dans les procédures d'identification, de sélection et de recrutement, et de préparation des volontaires ainsi que dans les politiques et les pratiques de gestion des performances.

1 L'organisation d'envoi met en place une déclaration de principes et une politique pour veiller à ce que les pratiques sur le lieu de travail répondent aux principes d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination et favorisent une culture organisationnelle inclusive.

2 La politique d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination visée au paragraphe 1 doit au minimum: a) respecter la législation nationale et de l'Union applicable et chercher à éviter, ou traiter et supprimer, les politiques et les pratiques discriminatoires, entre autres les obstacles à l'emploi pour tous les groupes recensés dans cette législation et/ou dont on sait qu'ils risquent de rencontrer des préjugés dans leur recherche d'emploi et, par conséquent, d'être sous-représentés; b) couvrir, sans s'y limiter, tous les aspects de l'expérience du volontaire, entre autres les différentes normes de comportement, les annonces de stage, le recrutement et la sélection, la formation et le développement, la gestion des performances et les conditions de travail, dont les procédures de rémunération et de licenciement; c) clairement définir les rôles et les responsabilités de tout le personnel et de tous les volontaires, des dirigeants et des équipes d'encadrement, des services de ressources humaines et de toute autre partie prenante recensée par l'organisation; d) être contrôlée et révisée régulièrement pour veiller à ce qu'elle reste conforme à la législation applicable et à ce qu'elle soit correctement et efficacement mise en œuvre.

3 L'organisation d'accueil transmet à l'organisation d'envoi une confirmation écrite du principe et de la politique d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination, et informe l'organisation d'envoi de toutes les exceptions à apporter à la définition du rôle et du profil du volontaire de l'aide de l'Union européenne, en raison de l'environnement de travail particulier.

4 L'organisation d'envoi aide l'organisation d'accueil à mettre en œuvre la politique d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination et, à titre exceptionnel, aide les organisations d'accueil à apporter à ces principes des modifications en fonction du contexte, le cas échéant.

5 Dans la mesure du possible, l'organisation d'envoi propose des formations et des séances d'information appropriées sur la politique et ses principes à tout le personnel, de manière régulière, de sorte que toutes les parties prenantes comprennent cette politique, y participent et la mettent en œuvre.

1 Les organisations d'envoi et d'accueil veillent au respect du droit national et de l'Union applicable et du droit du pays d'accueil, entre autres: a) le règlement (UE) no 375/2014, notamment le respect des principes généraux visés à l'article 5; b) la législation applicable au statut juridique des volontaires de l'aide de l'Union européenne; c) la législation applicable aux conditions de travail, à la santé, à la sûreté et à la sécurité des volontaires; d) la législation relative à l'égalité de traitement et à la non-discrimination; et e) la législation relative à la protection des données à caractère personnel.

2 Les organisations d'envoi et d'accueil informent les volontaires de l'aide de l'Union européenne de leurs droits et de leurs obligations juridiques en vertu de la législation visée au paragraphe 1, ainsi que de leurs droits à une couverture d'assurance visés dans le règlement d'exécution de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 3, du règlement (UE) no 375/2014.

1 L'organisation d'envoi respecte la législation applicable au statut juridique d'un volontaire de l'aide de l'Union européenne. À cet effet, elle prépare un contrat de déploiement, tel que visé à l'article 14, paragraphe 5, du règlement (UE) no 375/2014, qui doit être signé par elle-même et par le volontaire de l'aide de l'Union européenne. Le contrat indique la législation applicable ainsi que la juridiction dont il dépend.

2 L'organisation d'envoi veille au respect du contrat par l'organisation d'accueil et est responsable des infractions aux dispositions du contrat de déploiement par l'organisation d'accueil.

1 Avant le déploiement, l'organisation d'envoi informe le volontaire de l'aide de l'Union européenne de toutes les règles fiscales qui s'appliquent aux indemnités de séjour dans le pays d'établissement de l'organisation d'envoi et, le cas échéant, dans le pays de déploiement.

2 Lorsqu'un volontaire de l'aide de l'Union européenne n'est pas un résident du pays d'établissement de l'organisation d'envoi, celle-ci informe le volontaire de son obligation de se renseigner sur les règles fiscales applicables à sa situation dans son propre pays de résidence.

1 Le traitement des données à caractère personnel par les organisations d'envoi et d'accueil doit respecter la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil et le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil , le cas échéant.

2 Les organisations d'envoi et d'accueil veillent à empêcher l'abus et le détournement des données à caractère personnel au cours de chaque traitement, notamment la collecte, l'utilisation, la communication et l'effacement de toutes les données à caractère personnel des candidats volontaires et des volontaires de l'aide de l'Union européenne. Ces mesures concernent toutes les actions en rapport avec les candidats volontaires et les volontaires de l'aide de l'Union européenne, en particulier: a) le recrutement et la sélection (notamment les formulaires de candidature, les notes d'entretiens et les questionnaires d'autoévaluation); et b) la préparation et la gestion des volontaires de l'aide de l'Union européenne (notamment les plans d'apprentissage et de développement, les examens des performances et les dossiers liés à l'encadrement de soutien, les visites médicales et toutes les questions d'ordre disciplinaire).

3 Les organisations d'envoi et d'accueil veillent à ce que seules les données utiles soient traitées et à ce que toutes les données à caractère personnel, comme le nom, l'âge, l'adresse et la date de naissance, ainsi que les données sensibles, les informations concernant le recrutement, l'emploi et les performances, soient: a) collectées licitement et de manière adéquate pour une finalité légitime; b) traitées loyalement et licitement; c) corrigées et mises à jour, le cas échéant; d) consultées exclusivement par le personnel autorisé; e) accessibles à la demande du candidat volontaire ou du volontaire de l'aide de l'Union européenne concerné; f) conservées en lieu sûr; et g) conservées pour une durée qui n'excède pas le strict nécessaire.

4 Pour traiter les données visées au paragraphe 3, les organisations d'envoi et d'accueil demandent le consentement explicite du volontaire de l'aide de l'Union européenne.

5 Les organisations d'envoi et d'accueil communiquent au candidat volontaire ou au volontaire de l'aide de l'Union européenne son droit à la protection des données à caractère personnel et l'informent qu'il a le droit d'introduire une réclamation, d'utiliser ses propres données et d'y avoir accès, de connaître l'identité des entités qui ont accès à ses données à caractère personnel et de savoir à quel type de données chaque entité aura accès.

1 Les organisations d'envoi et d'accueil conviennent d'une politique d'intégrité destinée à empêcher la corruption et d'un code de conduite inspiré de la politique de gestion de l'organisation d'envoi, qui conviennent et s'appliquent aux volontaires de l'aide de l'Union européenne et incluent des orientations sur les comportements souhaités, la bienséance et l'intégrité requises au cours de la participation à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.

2 Le code de conduite est obligatoire pour les volontaires de l'aide de l'Union européenne et comprend au minimum les exigences suivantes: a) l'engagement de créer un sentiment d'identité autour de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et de contribuer à ses objectifs; b) le respect des autres et de leur dignité et le respect du principe de non-discrimination; c) le respect des principes de l'aide humanitaire tels qu'ils sont énoncés à l'article 5, paragraphe 1, du règlement (UE) no 375/2014; d) l'engagement de protéger les enfants et les adultes vulnérables, entre autres par une tolérance zéro face aux abus sexuels; e) une tolérance zéro face à l'utilisation de drogues illicites dans le pays de déploiement; f) le respect des lois locales; g) l'intégrité, la lutte contre la fraude et la corruption; h) le maintien de normes élevées de conduite personnelle et professionnelle; i) le respect des procédures de sécurité, de santé et de sûreté; j) l'obligation de signaler les infractions et des dispositions pour les informateurs; k) des règles relatives aux contacts avec les médias et à la gestion des informations; et l) des règles contre le détournement du matériel de l'organisation.

3 Toute infraction au code de conduite par un volontaire de l'aide de l'Union européenne sera traitée conformément à la politique de gestion de l'organisation d'envoi.

4 Si l'infraction est de nature à constituer une faute grave, elle entraîne le retour prématuré du volontaire de l'aide de l'Union européenne et, le cas échéant, la conduite est signalée aux organisations ou autorités professionnelles ou juridiques concernées.

1 Les organisations d'envoi et d'accueil souscrivent à une politique de tolérance zéro face à la maltraitance des enfants et/ou des adultes vulnérables, y compris les abus sexuels. Elles sont en mesure de signaler les abus, de réagir rapidement et correctement aux incidents, de soutenir les victimes, d'empêcher que les informateurs ne deviennent victimes et de forcer les auteurs à rendre compte de leurs actes.

2 Les organisations d'envoi et d'accueil empêchent les abus tout au long du processus utilisé pour sélectionner les volontaires de l'aide de l'Union européenne ainsi que pendant l'intégration et la formation de ceux-ci; pour ce faire, elles créent une culture d'ouverture et de sensibilisation à cette question et confient des responsabilités de gestion et de surveillance bien définies.

3 Les organisations d'envoi procèdent à tous les contrôles réglementaires auxquels elles sont juridiquement tenues afin d'obtenir l'autorisation pour les candidats volontaires de travailler avec ces groupes cibles.

4 Les organisations d'envoi et d'accueil informent les candidats volontaires ou les volontaires de l'aide de l'Union européenne des risques et des mesures préventives recommandées, afin de garantir l'absence de tout abus.

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.