Beschluss (EU) 2019/165 der Kommission vom 1. Februar 2019 zur Festlegung interner Vorschriften über die Mitteilung von Informationen an betroffene Personen und die Beschränkung bestimmter Datenschutzrechte der betroffenen Personen durch die Kommission im Rahmen von Verwaltungsuntersuchungen, Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren

1 In diesem Beschluss werden die Vorschriften festgelegt, nach denen die Kommission die betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer Daten nach den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Durchführung der Verwaltungsuntersuchungen, Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren der Kommission unterrichtet.

2 Ferner werden die Bedingungen festgelegt, unter denen die Kommission die Anwendung des Artikels 4 Absatz 1 Buchstabe a, der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nach deren Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h beschränken kann.

3 Dieser Beschluss gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission gemäß Artikel 86 des Statuts der Beamten der Europäischen Union und Anhang IX des Statuts sowie gemäß dem Beschluss C (2004) 1588.

4 Dieser Beschluss gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission, soweit er personenbezogene Daten für Zwecke im Zusammenhang mit Verwaltungsuntersuchungen, Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren verarbeitet.

5 Die Kategorien personenbezogener Daten, die unter diesen Beschluss fallen, umfassen Identifizierungs-, Kontakt- und Verhaltensdaten.

1 Die Kommission prüft bei der Erfüllung ihrer Pflichten in Bezug auf die Rechte der betroffenen Personen nach der Verordnung (EU) 2018/1725, ob eine der in der genannten Verordnung festgelegten Ausnahmen Anwendung findet.

2 Vorbehaltlich der Artikel 3 bis 7 dieses Beschlusses kann die Kommission die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung verankerten Transparenzgrundsatzes, insofern dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, beschränken, wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten den Zweck der Verwaltungsuntersuchungen, Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren der Kommission gefährden oder die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen beeinträchtigen würde.

3 Vorbehaltlich der Artikel 3 bis 7 kann die Kommission die in Absatz 2 genannten Rechte und Pflichten in Bezug auf personenbezogene Daten, die sie von anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten oder Drittländern oder von internationalen Organisationen erhalten hat, unter den folgenden Umständen beschränken: a) wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten durch andere Organe, Einrichtungen und sonstige Stellen der Union auf der Grundlage anderer in Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehener Rechtsakte oder nach Kapitel IX der genannten Verordnung oder nach der Verordnung (EU) 2016/794 des Europäischen Parlaments und des Rates oder der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates beschränkt werden könnte; b) wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten durch die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten auf der Grundlage der in Artikel 23 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates genannten Rechtsakte oder im Rahmen nationaler Maßnahmen zur Umsetzung des Artikels 13 Absatz 3, Artikels 15 Absatz 3 oder Artikels 16 Absatz 3 der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates beschränkt werden könnte; c) wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten die Zusammenarbeit der Kommission mit Drittländern oder internationalen Organisationen bei der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen, Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren gefährden könnte. Bevor die Kommission unter den in Unterabsatz 1 Buchstaben a und b genannten Umständen Beschränkungen anwendet, hört sie die zuständigen Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union oder die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, es sei denn, aufseiten der Kommission besteht Klarheit darüber, dass die Anwendung einer Beschränkung in einem der unter diesen Buchstaben genannten Rechtsakte vorgesehen ist oder eine solche Konsultation die Tätigkeiten der Kommission gefährden würde. Unterabsatz 1 Buchstabe c findet keine Anwendung, wenn die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen Vorrang vor dem Interesse der Kommission an einer Zusammenarbeit mit Drittländern oder einer internationalen Organisation haben.

1 Die Kommission veröffentlicht auf ihrer Website Datenschutzhinweise, die alle betroffenen Personen über ihre Tätigkeiten informieren, bei denen personenbezogene Daten dieser Personen verarbeitet werden.

2 Die Kommission unterrichtet die von einer Verwaltungsuntersuchung oder einem Vor-, Disziplinar- oder Aussetzungsverfahren betroffene Person über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzeln in geeigneter Form. Dies gilt auch für Zeugen, die um die Bereitstellung von Informationen zu diesen Verfahren ersucht wurden.

3 Beschränkt die Kommission gemäß Artikel 2 dieses Beschlusses die in dessen Absatz 2 genannten Informationen ganz oder teilweise, so erfasst und registriert sie gemäß Artikel 6 die Gründe für die Beschränkung.

1 Wenn die Kommission das Auskunftsrecht der betroffenen Personen oder ihr Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung nach den Artikeln 17, 19 bzw. 20 der Verordnung (EU) 2018/1725 ganz oder teilweise beschränkt, unterrichtet sie die betroffene Person in ihrer Antwort auf den Antrag auf Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung über die Beschränkung und die Hauptgründe hierfür sowie über die Möglichkeit, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.

2 Die Unterrichtung über die Gründe für die Beschränkung nach Absatz 1 kann so lange zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, wie die Unterrichtung dem Zweck der Beschränkung zuwiderliefe.

3 Die Kommission erfasst die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6 dieses Beschlusses.

4 Wenn das Auskunftsrecht ganz oder teilweise beschränkt ist, nimmt die betroffene Person ihr Auskunftsrecht über den Europäischen Datenschutzbeauftragten nach Artikel 25 Absätze 6 bis 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 wahr.

Wenn die Kommission die Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person nach Artikel 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränkt, erfasst und registriert sie die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6 dieses Beschlusses.

1 Die Kommission erfasst die Gründe für Beschränkungen nach diesem Beschluss, einschließlich einer Einzelfallbewertung der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung. Zu diesem Zweck ist anzugeben, wie die Ausübung des Rechts den Zweck der Verwaltungsuntersuchung oder eines Vor-, Disziplinar- oder Aussetzungsverfahrens der Kommission oder der nach Artikel 2 Absatz 2 oder 3 angewandten Beschränkungen gefährden oder die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen beeinträchtigen würde.

2 Die Aufzeichnung sowie gegebenenfalls die Dokumente, die die zugrunde liegenden Fakten und die rechtlichen Grundlagen enthalten, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anforderung zur Verfügung gestellt.

1 Die in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Beschränkungen gelten, solange die Gründe dafür vorliegen.

2 Wenn die in den Artikeln 3 und 5 genannten Gründe für eine Beschränkung nicht mehr vorliegen, hebt die Kommission die Beschränkung auf und unterrichtet die betroffene Person über die Hauptgründe für die Beschränkung. Gleichzeitig teilt die Kommission der betroffenen Person mit, dass sie jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einlegen kann.

3 Die Kommission überprüft die Anwendung der in den Artikeln 3 und 5 genannten Beschränkungen alle sechs Monate ab ihrer Annahme und in jedem Fall nach Abschluss der Verwaltungsuntersuchung bzw. des Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahrens. Danach prüft die Kommission alljährlich, inwieweit es erforderlich ist, eine Zurückstellung aufrechtzuerhalten.

1 Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission wird unverzüglich unterrichtet, wenn die Rechte der betroffenen Personen nach diesem Beschluss eingeschränkt werden. Auf Anfrage des Datenschutzbeauftragten verschafft die Kommission diesem Zugang zu den erfassten Angaben und sonstigen Unterlagen, die die zugrunde liegenden tatsächlichen und rechtlichen Umstände enthalten.

2 Der Datenschutzbeauftragte kann eine Überprüfung der Beschränkung fordern. Der Datenschutzbeauftragte wird über das Ergebnis der Überprüfung schriftlich unterrichtet.

Dieser Beschluss tritt am dritten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.