Decisión (UE) 2019/165 de la Comisión, de 1 de febrero de 2019, por la que se establecen normas internas relativas a la comunicación de información a los interesados y a la limitación de algunos de sus derechos de protección de datos por parte de la Comisión en el contexto de las investigaciones administrativas y los procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión

1 La presente Decisión establece las normas que deberá seguir la Comisión para informar a los interesados del tratamiento de sus datos de conformidad con los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento (UE) 2018/1725 cuando realice investigaciones disciplinarias y aplique procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión.

2 Asimismo, establece las condiciones en las que la Comisión puede limitar la aplicación de los artículos+ 4, apartado 1, letra a), 14 a 17, 19, 20 y 35 del Reglamento (UE) 2018/1725, de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h) de dicho Reglamento.

3 La presente Decisión se aplicará al tratamiento de datos personales por la Comisión de conformidad con el artículo 86 del Estatuto de los funcionarios y su anexo IX, así como con la Decisión C (2004) 1588.

4 La presente Decisión se aplicará al tratamiento de datos personales por la Comisión en la medida en que esta trata datos personales con fines relacionados con investigaciones administrativas y procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión.

5 Las categorías de datos personales a las que atañe la presente Decisión incluyen datos de identificación, contacto y comportamiento.

1 Cuando la Comisión ejerza sus funciones con respecto a los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

2 Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 3 a 7 de la presente Decisión, la Comisión podrá limitar la aplicación de los artículos 14 a 17, 19, 20 y 35 del Reglamento (UE) 2018/1725, así como del principio de transparencia establecido en el artículo 4, apartado 1, letra a), de dicho Reglamento, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones que disponen los artículos 14 a 17, 19, 20 y 35 de dicho Reglamento, cuando el ejercicio de dichos derechos y obligaciones ponga en peligro el objetivo de las investigaciones administrativas y los procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, o afecte negativamente a los derechos y libertades de otros interesados.

3 En las condiciones establecidas en los artículos 3 a 7, la Comisión podrá limitar los derechos y obligaciones a que se refiere el apartado 2 del presente artículo en lo que respecta a los datos personales obtenidos de otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países u organizaciones internacionales, en las siguientes circunstancias: a) cuando el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones pueda verse limitado por otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, sobre la base de otros actos previstos en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento, o de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/794 del Parlamento Europeo y del Consejo o con el Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo ; b) cuando el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones pueda verse limitado por las autoridades competentes de los Estados miembros sobre la base de los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3, del artículo 15, apartado 3, o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo ; c) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda poner en peligro la cooperación de la Comisión con terceros países u organizaciones internacionales en la realización de investigaciones administrativas o la aplicación de procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión. Antes de la aplicación de limitaciones en las circunstancias mencionadas en el párrafo primero, letras a) y b), la Comisión consultará a las instituciones, órganos y organismos de la Unión pertinentes o a las autoridades competentes de los Estados miembros, salvo que para la Comisión resulte evidente que está prevista la aplicación de una limitación por uno de los actos a que se hace referencia en dichas letras o que tal consulta suponga un riesgo para las actividades de la Comisión. El párrafo primero, letra c), no será aplicable cuando los intereses o los derechos y libertades fundamentales de los interesados prevalezcan sobre el interés de la Comisión en cooperar con terceros países o con organizaciones internacionales.

1 La Comisión publicará en su sitio web anuncios de protección de datos que informarán a todos los interesados de sus actividades que impliquen tratamiento de los datos personales de los mismos.

2 La Comisión informará individualmente, en un formato adecuado, a las personas afectadas por una investigación administrativa o un procedimiento predisciplinario, disciplinario o de suspensión, así como a los testigos a que se haya solicitado facilitar información en relación con dicho procedimiento, sobre el tratamiento de sus datos personales.

3 Cuando la Comisión limite, de conformidad con el artículo 2 de la presente Decisión, total o parcialmente, la comunicación de la información a que se refiere el apartado 2, consignará y registrará las razones de la limitación de conformidad con el artículo 6.

1 Cuando la Comisión limite, total o parcialmente, el derecho de acceso a los datos personales por parte de los interesados, el derecho de supresión o el derecho a la limitación del tratamiento regulados en los artículos 17, 19 y 20, respectivamente, del Reglamento (UE) 2018/1725, informará al interesado afectado, en su respuesta a la petición de acceso, supresión o limitación del tratamiento, de la limitación aplicada y de las principales razones de la misma, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer recurso judicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

2 La comunicación de información sobre los motivos de la limitación a que se refiere el apartado 1 podrá aplazarse, omitirse o denegarse en la medida en que ponga en peligro el objetivo de la limitación.

3 La Comisión consignará los motivos de la limitación conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la presente Decisión.

4 Cuando el derecho de acceso se limite total o parcialmente, el interesado podrá ejercer su derecho de acceso a través de la mediación del Supervisor Europeo de Protección de Datos, de conformidad con el artículo 25, apartados 6, 7 y 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

Cuando la Comisión limite la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado, según lo dispuesto en el artículo 35 del Reglamento (UE) 2018/1725, consignará y registrará los motivos de la limitación conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la presente Decisión.

1 La Comisión consignará los motivos de cualquier limitación aplicada con arreglo a la presente Decisión, incluida una evaluación caso por caso de la necesidad y proporcionalidad de la limitación. Para ello, la consignación indicará de qué modo el ejercicio del derecho pondría en peligro el objetivo de la investigación administrativa o el procedimiento predisciplinario, disciplinario o de suspensión, o de las limitaciones aplicadas de conformidad con el artículo 2, apartados 2 o 3, o podría afectar negativamente a los derechos y libertades de otros interesados.

2 Se registrarán la consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de Derecho subyacentes. Dicha consignación y documentos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

1 Las limitaciones a que se refieren los artículos 3, 4 y 5 seguirán siendo aplicables mientras lo sigan siendo los motivos que las justifiquen.

2 Cuando los motivos de una limitación regulada en los artículos 3 o 5 dejen de tener vigencia, la Comisión levantará la limitación y facilitará al interesado los motivos principales de la limitación. Al mismo tiempo, la Comisión informará al interesado sobre la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o de interponer un recurso judicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

3 La Comisión revisará la aplicación de las limitaciones a que se refieren los artículos 3 y 5 cada seis meses a partir de su adopción y, en cualquier caso, al final de la investigación administrativa o del procedimiento predisciplinario, disciplinario o de suspensión. Posteriormente, la Comisión revisará con periodicidad anual la necesidad de mantener cualquier aplazamiento.

1 El responsable de protección de datos de la Comisión Europea será informado, sin demora injustificada, cada vez que se limiten los derechos de los interesados con arreglo a lo dispuesto en la presente Decisión. A petición del responsable de la protección de datos, se facilitará al mismo el acceso a las consignaciones y a todos los documentos que contengan los elementos de hecho y de Derecho subyacentes.

2 El responsable de protección de datos podrá solicitar que se revise la limitación. El responsable de protección de datos será informado por escrito sobre el resultado de la revisión solicitada.

La presente Decisión entrará en vigor a los tres días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.