Beschluss (EU) 2019/236 der Kommission vom 7. Februar 2019 zur Festlegung interner Vorschriften über die Mitteilung von Informationen an betroffene Personen und die Beschränkung bestimmter Rechte der betroffenen Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Europäische Kommission für die Zwecke der internen Sicherheit der EU-Organe

1 In diesem Beschluss werden die Vorschriften festgelegt, nach denen die Kommission die betroffenen Personen über die Verarbeitung von deren Daten nach den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 im Rahmen der Wahrnehmung ihrer sämtlichen Aufgaben gemäß Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 unterrichtet. Ferner werden die Bedingungen festgelegt, unter denen die Kommission die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nach deren Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h beschränken kann.

2 Dieser Beschluss gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission für die Zwecke der oder in deren Zusammenhang zur Gewährleistung der Sicherheit von Personen, Vermögenswerten und Informationen in der Kommission gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 durchgeführten Tätigkeiten.

1 Die Kommission prüft bei der Erfüllung ihrer Pflichten in Bezug auf die Rechte der betroffenen Personen nach der Verordnung (EU) 2018/1725, ob eine der in der genannten Verordnung festgelegten Ausnahmen Anwendung findet.

2 Vorbehaltlich der Artikel 3 bis 7 dieses Beschlusses kann die Kommission die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung verankerten Transparenzgrundsatzes, insofern dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19, und 20 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, beschränken, wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten die interne Sicherheit der Organe, Einrichtungen und sonstiger Stellen der Union, einschließlich ihrer elektronischen Kommunikationsnetze, unter anderem durch Offenlegung ihrer Untersuchungsinstrumente und -methoden im Rahmen von Sicherheitsuntersuchungen, gefährden oder die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen beeinträchtigen würde.

3 Vorbehaltlich der Artikel 3 bis 7 kann die Kommission die in Absatz 2 genannten Rechte und Pflichten in Bezug auf personenbezogene Daten, die sie von anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten oder Drittländern oder von internationalen Organisationen erhalten hat, unter den folgenden Umständen beschränken: a) wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten durch andere Organe, Einrichtungen und sonstige Stellen der Union auf der Grundlage anderer in Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehener Rechtsakte oder nach Kapitel IX der genannten Verordnung oder nach der Verordnung (EU) 2016/794 des Europäischen Parlaments und des Rates oder der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates beschränkt werden könnte; b) wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten durch die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten auf der Grundlage der in Artikel 23 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates genannten Rechtsakte oder im Rahmen nationaler Maßnahmen zur Umsetzung des Artikels 13 Absatz 3, Artikels 15 Absatz 3 oder Artikels 16 Absatz 3 der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates beschränkt werden könnte; c) wenn die Wahrnehmung dieser Rechte und Pflichten die Zusammenarbeit der Kommission mit Drittländern oder internationalen Organisationen in Bezug auf den Informationsaustausch über potenzielle Spionageabwehr und Terrorismusbekämpfung und die Durchführung von Sicherheitsuntersuchungen gefährden könnte. Bevor die Kommission in den Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstaben a und b Beschränkungen anwendet, hört sie die zuständigen Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union oder die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, es sei denn, der Kommission ist klar, dass die Anwendung einer Beschränkung in einem der unter diesen Buchstaben genannten Rechtsakte vorgesehen ist oder dass eine derartige Anhörung den Zweck ihrer Tätigkeiten nach Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 gefährden würde. Unterabsatz 1 Buchstabe c dieses Absatzes findet keine Anwendung, wenn die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen Vorrang vor dem Interesse der Kommission an einer Zusammenarbeit mit Drittländern oder einer internationalen Organisation haben.

4 Die Absätze 1, 2 und 3 gelten unbeschadet der Anwendung anderer Beschlüsse der Kommission zur Festlegung interner Vorschriften über die Unterrichtung der betroffenen Personen und über die Beschränkung bestimmter Rechte nach Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 und Artikel 23 der Geschäftsordnung der Kommission.

1 Die Kommission veröffentlicht auf ihrer Website Datenschutzhinweise, die alle betroffenen Personen über ihre Tätigkeiten informieren, bei denen personenbezogene Daten dieser Personen zum Zweck ihrer Tätigkeiten nach Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 verarbeitet werden.

2 Die Kommission unterrichtet einzeln die Zeugen und die von einer Sicherheitsuntersuchung betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in einem geeigneten Format. Ferner unterrichtet sie einzeln Personen, deren Daten im Zusammenhang mit Sicherheitsmaßnahmen gemäß Artikel 7 Absatz 5 und Artikel 12 Absatz 1 Buchstaben d und e des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 verarbeitet werden, insbesondere über die Durchsuchung von Kommissionsgebäuden sowie Kommunikations- und Informationssystemen und Geräten.

3 Wenn die Kommission die Unterrichtung für nach Absatz 2 dieses Artikels betroffene Personen ganz oder teilweise beschränkt, erfasst und registriert sie die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6 dieses Beschlusses.

1 Wenn die Kommission das Auskunftsrecht der betroffenen Personen oder ihr Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung nach den Artikeln 17, 19 bzw. 20 der Verordnung (EU) 2018/1725 ganz oder teilweise beschränkt, unterrichtet sie die betroffene Person in ihrer Antwort auf den Antrag auf Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung über die Beschränkung und die Hauptgründe hierfür sowie über die Möglichkeit, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.

2 Die Unterrichtung über die Gründe für die in Absatz 1 dieses Artikels genannte Beschränkung kann zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, wenn dies dem Zweck der Beschränkung zuwiderliefe.

3 Die Kommission erfasst und registriert die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6 dieses Beschlusses.

4 Wenn das Auskunftsrecht ganz oder teilweise beschränkt ist, nimmt die betroffene Person ihr Auskunftsrecht über den Europäischen Datenschutzbeauftragten nach Artikel 25 Absätze 6 bis 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 wahr.

Wenn die Kommission die Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person nach Artikel 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränkt, erfasst und registriert sie die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6 dieses Beschlusses.

1 Die Kommission erfasst die Gründe für Beschränkungen nach diesem Beschluss, einschließlich einer Bewertung der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung, unter Berücksichtigung aller relevanten Elemente nach Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725. Zu diesem Zweck ist anzugeben, wie die Ausübung dieses Rechts den Zweck der Kommissionsaufgaben nach Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 oder der nach Artikel 2 Absatz 2 oder 3 angewandten Beschränkungen gefährden oder die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen beeinträchtigen würde.

2 Die Aufzeichnung sowie gegebenenfalls die Dokumente, die die zugrunde liegenden Fakten und die rechtlichen Grundlagen enthalten, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anforderung zur Verfügung gestellt.

1 Die in den Artikeln 3, 4 und 5 dieses Beschlusses genannten Beschränkungen gelten, solange die Gründe dafür vorliegen.

2 Wenn die in Artikel 3 oder 5 dieses Beschlusses genannten Gründe für die Beschränkung nicht mehr vorliegen, hebt die Kommission die Beschränkungen auf und unterrichtet die betroffene Person über die Hauptgründe für die Beschränkung. Gleichzeitig teilt die Kommission der betroffenen Person mit, dass sie jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einlegen kann.

3 Die Kommission überprüft die Anwendung der in den Artikeln 4 und 6 genannten Beschränkungen alle sechs Monate ab ihrer Anwendung sowie bei Abschluss der Untersuchung. Danach prüft die Kommission alljährlich, inwieweit es erforderlich ist, eine Beschränkung oder Zurückstellung aufrechtzuerhalten.

1 Der Datenschutzbeauftragte der Kommission wird unverzüglich unterrichtet, wenn die Rechte der betroffenen Personen nach diesem Beschluss eingeschränkt werden. Auf Anfrage des Datenschutzbeauftragten verschafft die Kommission diesem Zugang zu den erfassten Angaben und sonstigen Unterlagen, die die zugrunde liegenden tatsächlichen und rechtlichen Umstände enthalten.

2 Der Datenschutzbeauftragte der Kommission kann eine Überprüfung der Beschränkungen fordern. Der Datenschutzbeauftragte wird über das Ergebnis der Überprüfung unterrichtet.

3 Der Informationsaustausch mit dem Datenschutzbeauftragten während des gesamten Verfahrens wird in der geeigneten Form aufgezeichnet.

Dieser Beschluss tritt am dritten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.