Décision (UE) 2019/236 de la Commission du 7 février 2019 portant règles internes relatives à la communication d'informations aux personnes concernées et à la limitation, par la Commission européenne, de certains de leurs droits dans le contexte du traitement des données à caractère personnel aux fins de la sécurité intérieure des institutions de l'Union

1 La présente décision établit les règles que la Commission doit suivre pour informer les personnes concernées du fait que leurs données seront traitées conformément aux articles 14, 15 et 16 du règlement (UE) 2018/1725 lorsqu'elle exerce l'ensemble des tâches qui lui sont confiées en vertu de la décision (UE, Euratom) 2015/443. Elle fixe également les conditions dans lesquelles la Commission peut limiter l'application des articles 4, 14 à 17, 19, 20 et 35 du règlement (UE) 2018/1725, conformément à l'article 25, paragraphe 1, points c), d) et h), dudit règlement.

2 La présente décision s'applique aux opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par la Commission aux fins des activités qu'elle mène pour assurer la sécurité des personnes, des biens et des informations au sein de la Commission en vertu de la décision (UE, Euratom) 2015/443, ou en relation avec ces activités.

1 Lorsque la Commission exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l'une des exceptions établies dans ledit règlement s'applique.

2 Sous réserve des articles 3 à 7 de la présente décision, la Commission peut limiter l'application des articles 14 à 17, 19, 20 et 35 du règlement (UE) 2018/1725, ainsi que du principe de transparence établi à l'article 4, paragraphe 1, point a), dudit règlement dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 17, 19 et 20 du règlement (UE) 2018/1725, dans le cas où l'exercice de ces droits et obligations compromettrait la sécurité intérieure des institutions, organes et organismes de l'Union, y compris de leurs réseaux de communications électroniques, entre autres en révélant ses outils et ses méthodes d'enquête dans le contexte des enquêtes de sécurité, ou porterait atteinte aux droits et libertés d'autres personnes concernées.

3 Sous réserve des articles 3 à 7, la Commission peut limiter les droits et obligations visés au paragraphe 2 du présent article en ce qui concerne les données à caractère personnel obtenues auprès d'autres institutions, organes et organismes de l'Union, d'autorités compétentes d'États membres ou de pays tiers ou d'organisations internationales, et ce dans les cas suivants: (a) lorsque l'exercice de ces droits et obligations pourrait être limité par d'autres institutions, organes et organismes de l'Union sur la base d'autres actes prévus à l'article 25 du règlement (UE) 2018/1725 ou conformément au chapitre IX dudit règlement, ou en conformité avec le règlement (UE) 2016/794 du Parlement européen et du Conseil ou le règlement (UE) 2017/1939 du Conseil ; (b) lorsque l'exercice de ces droits et obligations pourrait être limité par les autorités compétentes des États membres sur la base des actes visés à l'article 23 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil ou en vertu de mesures nationales transposant l'article 13, paragraphe 3, l'article 15, paragraphe 3, ou l'article 16, paragraphe 3, de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil ; (c) lorsque l'exercice de ces droits et obligations pourrait compromettre la coopération de la Commission avec des pays tiers ou des organisations internationales en ce qui concerne les échanges d'informations sur les menaces potentielles liées au contre-espionnage et à la lutte contre le terrorisme, ainsi que dans le cadre de ses enquêtes de sécurité. Avant d'appliquer des limitations dans les cas visés aux points a) et b) du premier alinéa, la Commission consulte les institutions, organes ou organismes concernés de l'Union ou les autorités compétentes des États membres, à moins qu'il ne soit manifeste pour elle que l'application d'une limitation est prévue par l'un des actes visés à ces points, ou que cette consultation compromettrait la finalité de ses activités au titre de la décision (UE, Euratom) 2015/443. Le point c) du premier alinéa du présent paragraphe ne s'applique pas lorsque les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées prévalent sur l'intérêt de la Commission à coopérer avec des pays tiers ou des organisations internationales.

4 Les paragraphes 1, 2 et 3 sont sans préjudice de l'application d'autres décisions de la Commission établissant des règles internes en ce qui concerne la communication d'informations aux personnes concernées et la limitation de certains droits en vertu de l'article 25 du règlement (UE) 2018/1725 et de l'article 23 du règlement intérieur de la Commission.

1 La Commission publie sur son site internet des avis relatifs à la protection des données informant toutes les personnes concernées des activités qu'elle exerce afin de s'acquitter de ses tâches en vertu de la décision (UE, Euratom) 2015/443, qui nécessitent le traitement de leurs données à caractère personnel.

2 La Commission informe individuellement, sous une forme appropriée, les témoins et les personnes concernées par une enquête de sécurité du traitement de leurs données à caractère personnel. Elle informe également individuellement les personnes dont les données sont traitées dans le contexte des mesures de sécurité prises au titre de l'article 7, paragraphe 5, et de l'article 12, paragraphe 1, points d) et e), de la décision (UE, Euratom) 2015/443 de la Commission, à savoir la fouille des locaux de la Commission et l'examen des systèmes d'information et de communication et des équipements.

3 Lorsque la Commission limite, totalement ou partiellement, la communication des informations aux personnes concernées visées au paragraphe 2 du présent article, elle enregistre et consigne dans un registre les motifs de la limitation conformément à l'article 6 de la présente décision.

1 Lorsque la Commission limite, entièrement ou partiellement, le droit d'accès des personnes concernées aux données, le droit à l'effacement ou le droit à la limitation du traitement prévus respectivement aux articles 17, 19 et 20 du règlement (UE) 2018/1725, elle informe la personne concernée, dans sa réponse à la demande d'accès, d'effacement ou de limitation du traitement, de la limitation appliquée et de ses principaux motifs, et de la possibilité d'introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l'Union européenne.

2 La communication des informations relatives aux motifs de la limitation visée au paragraphe 1 du présent article peut être différée, omise ou refusée aussi longtemps que ces informations risquent de nuire à la finalité de la limitation.

3 La Commission enregistre et consigne dans un registre les motifs de la limitation conformément à l'article 6 de la présente décision.

4 Lorsque le droit d'accès est entièrement ou partiellement limité, la personne concernée exerce son droit d'accès par l'intermédiaire du Contrôleur européen de la protection des données, conformément à l'article 25, paragraphes 6, 7 et 8, du règlement (UE) 2018/1725.

Lorsque la Commission limite la communication à la personne concernée d'une violation de données à caractère personnel, telle que visée à l'article 35 du règlement (UE) 2018/1725, elle enregistre et consigne dans un registre les motifs de la limitation conformément à l'article 6 de la présente décision.

1 La Commission enregistre les motifs de toute limitation appliquée en vertu de la présente décision, y compris une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation, en tenant compte des éléments pertinents visés à l'article 25, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725. À cette fin, l'enregistrement indique de quelle manière l'exercice du droit concerné risque de compromettre la finalité des tâches de la Commission en vertu de la décision (UE, Euratom) 2015/443 ou des limitations appliquées en vertu de l'article 2, paragraphe 2 ou 3, ou de porter atteinte aux droits et libertés d'autres personnes concernées.

2 L'enregistrement et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données sur demande.

1 Les limitations visées aux articles 3, 4 et 5 de la présente décision continuent de s'appliquer aussi longtemps que les motifs qui les justifient restent valables.

2 Lorsque les motifs d'une limitation visée à l'article 3 ou 5 de la présente décision cessent de s'appliquer, la Commission lève la limitation et communique les motifs de cette dernière à la personne concernée. Dans le même temps, elle informe la personne concernée de la possibilité de déposer une plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l'Union européenne.

3 La Commission réexamine l'application de la limitation visée aux articles 4 et 6 tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l'enquête concernée. Par la suite, la Commission vérifie chaque année la nécessité de maintenir la limitation ou le report.

1 Le délégué à la protection des données de la Commission est informé sans délai chaque fois que les droits des personnes concernées sont limités conformément à la présente décision. Il obtient sur demande l'accès à l'enregistrement et à tout document contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents.

2 Le délégué à la protection des données de la Commission peut demander un réexamen de la limitation. Il est informé du résultat du réexamen demandé.

3 Les échanges d'information avec le délégué à la protection des données tout au long de la procédure sont enregistrés sous la forme appropriée.

La présente décision entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.