Decisión (UE) 2019/524 del Consejo, de 21 de marzo de 2019, relativa a la posición que debe adoptarse, en nombre de la Unión Europea, en el Comité Mixto creado por el Acuerdo de Asociación Estratégica entre la Unión Europea y sus Estados miembros, por una parte, y Japón, por otra, por lo que respecta a la adopción del reglamento interno del Comité Mixto

La posición que debe adoptarse, en nombre de la Unión, en la primera reunión del Comité Mixto creado en virtud del artículo 42 del Acuerdo de Asociación Estratégica entre la Unión Europea y sus Estados miembros, por una parte, y Japón, por otra, por lo que respecta a la adopción del reglamento interno del Comité Mixto, será la de respaldar la adopción por el Comité Mixto de su reglamento interno tal y como figura en el proyecto de Decisión del Comité Mixto adjunto a la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

1 El Comité Mixto desempeñará las funciones establecidas en el artículo 42 del Acuerdo de Asociación Estratégica entre la Unión Europea y sus Estados miembros, en lo sucesivo, «la Parte Unión», por una parte, y Japón, por otra («el Acuerdo»).

2 El Comité Mixto estará compuesto por representantes de las Partes.

El Comité Mixto estará copresidido por los representantes de la Parte Unión, por una parte, y de Japón, por otra, en lo sucesivo denominadas conjuntamente «las Partes» e, individualmente, «la Parte».

1 El Comité Mixto se reunirá habitualmente una vez al año, alternativamente en Tokio y Bruselas, en una fecha fijada por consenso. También se reunirá a petición de una de las Partes por consenso.

2 El Comité Mixto se reunirá habitualmente a nivel de altos funcionarios, salvo acuerdo en contrario de las Partes.

Salvo decisión en contrario de las Partes, las reuniones del Comité Mixto no serán públicas.

Un representante del Servicio Europeo de Acción Exterior y un representante del Ministerio de Asuntos Exteriores de Japón ejercerán conjuntamente las funciones de secretarios del Comité Mixto. Todas las comunicaciones destinadas a los copresidentes del Comité Mixto o procedentes de estos serán retransmitidas a los secretarios.

1 Antes de cada reunión, los secretarios comunicarán a los copresidentes la composición prevista de la delegación de cada Parte.

2 Cuando resulte conveniente y por consenso, podrá invitarse a expertos o a representantes de entidades pertinentes a asistir a reuniones del Comité Mixto como observadores o para que informen sobre un tema concreto.

1 Los copresidentes elaborarán el orden del día provisional de cada reunión.

2 La agenda provisional se fijará a más tardar quince días antes del inicio de la reunión.

3 Al comienzo de cada reunión, el Comité Mixto aprobará el orden del día definitivo. Si las Partes así lo deciden, se podrán añadir puntos adicionales a los que figuran en el orden del día provisional.

4 Los copresidentes podrán decidir acortar el plazo mencionado en el apartado 2 cuando sea necesario.

1 Los secretarios elaborarán conjuntamente el acta de cada reunión, lo antes posible y, a más tardar, dos meses después del final de cada reunión, a menos que se decida lo contrario por consenso. El proyecto de acta incluirá, como norma general, el orden del día definitivo y un resumen de los debates en cada punto del orden del día.

2 Las Partes aprobarán por escrito el proyecto de acta lo antes posible y, a más tardar, dos meses después del final de cada reunión, a menos que se decida lo contrario por consenso.

1 Dentro de sus funciones y tareas conforme al artículo 42 del Acuerdo, el Comité Mixto formulará recomendaciones y adoptará decisiones, si procede. Estas se denominarán «recomendación» o «decisión» e irán seguidas de un número de serie, la fecha de su adopción y la descripción de su objeto. En cada recomendación o decisión se hará constar la fecha de su entrada en vigor.

2 El Comité Mixto formulará recomendaciones y adoptará decisiones por consenso.

3 El Comité Mixto podrá decidir formular recomendaciones y adoptar decisiones mediante procedimiento escrito intercambiando notas entre los copresidentes del Comité Mixto.

4 Las recomendaciones y decisiones del Comité Mixto serán adoptadas por escrito por los copresidentes.

5 Cada una de las Partes podrá decidir publicar las recomendaciones y decisiones del Comité Mixto en cualquier medio apropiado.

1 Cada una de las Partes se hará cargo de los gastos en que incurra derivados de su participación en las reuniones del Comité Mixto, tanto los relativos a personal, viajes y estancia como los de correo y telecomunicaciones.

2 Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte que organice la reunión.

1 El Comité Mixto podrá decidir la creación de grupos de trabajo encargados de ayudarla en la ejecución de sus tareas.

2 El Comité Mixto podrá decidir suprimir cualquier grupo de trabajo que haya establecido o determinar o modificar su mandato.

3 Los grupos de trabajo presentarán sus informes al Comité Mixto después de cada una de sus reuniones.

Las Partes podrán modificar el reglamento interno, de conformidad con el artículo 9.