Décision (UE) 2019/524 du Conseil du 21 mars 2019 relative à la position à prendre, au nom de l'Union, au sein du comité mixte institué par l'accord de partenariat stratégique entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et le Japon, d'autre part, en ce qui concerne l'adoption du règlement intérieur du comité mixte

La position à prendre au nom de l'Union lors de la première réunion du comité mixte institué conformément à l'article 42 de l'accord de partenariat stratégique entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et le Japon, d'autre part, concernant l'adoption du règlement intérieur du comité mixte, est de soutenir l'adoption par le comité mixte de son règlement intérieur, tel qu'il figure dans le projet de décision du comité mixte joint à la présente décision.

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

1 Le comité mixte exécute les tâches prévues à l'article 42 de l'accord de partenariat stratégique entre l'Union européenne et ses États membres, ci-après dénommés «la partie européenne», d'une part, et le Japon, d'autre part («l'accord»).

2 Le comité mixte est composé de représentants des parties.

Le comité mixte est coprésidé par les représentants de la partie européenne, d'une part, et du Japon, d'autre part. Ci-après dénommés collectivement «les parties», et individuellement «la partie».

1 Le comité mixte se réunit normalement une fois par an alternativement à Tokyo et à Bruxelles, à une date fixée par consensus. Il se réunit également à la demande de l'une ou l'autre des parties par consensus.

2 Le comité mixte se réunit normalement au niveau des hauts fonctionnaires, sauf si les parties en décident autrement.

Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques.

Un représentant du Service européen pour l'action extérieure et un représentant du ministère des affaires étrangères du Japon exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte. Toutes les communications destinées aux coprésidents du comité mixte ou émanant d'eux sont transmises aux secrétaires.

1 Avant chaque réunion, les coprésidents sont informés par les secrétaires de la composition prévue de la délégation de chacune des parties.

2 Le cas échéant et par consensus, des experts ou des représentants d'instances compétentes peuvent être invités à assister aux réunions du comité mixte en tant qu'observateurs ou dans le but de fournir des informations sur un sujet particulier.

1 Les coprésidents établissent l'ordre du jour provisoire de chaque réunion.

2 L'ordre du jour provisoire est fixé au plus tard quinze jours avant le début de la réunion.

3 Le comité mixte adopte l'ordre du jour définitif au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties en décident ainsi.

4 Les coprésidents peuvent décider de réduire les délais visés au paragraphe 2 si nécessaire.

1 Les secrétaires établissent conjointement le procès-verbal de chaque réunion, dès que possible mais au plus tard deux mois après la fin de chaque réunion, sauf décision contraire par consensus. De manière générale, le projet de procès-verbal comprend l'ordre du jour définitif et un résumé des discussions relatives à chaque point de l'ordre du jour.

2 Le projet de procès-verbal est approuvé par écrit par les parties dès que possible, mais au plus tard deux mois après la fin de chaque réunion, sauf décision contraire par consensus.

1 Dans le cadre des fonctions et des tâches qui lui sont dévolues en vertu de l'article 42 de l'accord, le comité mixte formule des recommandations ou adopte des décisions selon le cas. Le titre de ces actes comporte la mention «Recommandation» ou «Décision», suivie d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet. Chaque recommandation ou décision précise la date de son entrée en vigueur.

2 Le comité mixte formule des recommandations et adopte des décisions par consensus.

3 Le comité mixte peut décider de formuler des recommandations et d'adopter des décisions par procédure écrite au moyen d'un échange de notes entre les coprésidents du comité mixte.

4 Les recommandations et les décisions du comité mixte sont adoptées par écrit par les coprésidents.

5 Chacune des parties peut décider de publier les décisions et les recommandations du comité mixte sur tout support approprié.

1 Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2 Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

1 Le comité mixte peut décider de constituer des groupes de travail chargés de l'assister dans l'exécution de ses tâches.

2 Le comité mixte peut décider de supprimer des groupes de travail qu'il a constitués ou de définir ou de modifier leur mandat.

3 Les groupes de travail font rapport au comité mixte après chacune de leurs réunions.

Les parties peuvent décider de modifier le règlement intérieur, conformément à l'article 9.