Beschluss des Verwaltungsrats der Europäischen Aufsichtsbehörde für das Versicherungswesen und die betriebliche Altersversorgung vom 23. Mai 2019 über interne Vorschriften in Bezug auf Beschränkungen bestimmter Rechte von Betroffenen in Verbindung mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Arbeit der EIOPA

1 In diesem Beschluss werden die Vorschriften für die Bedingungen festgelegt, unter denen die EIOPA im Rahmen ihrer in Absatz 2 dargelegten Verfahren die Anwendung der Rechte gemäß Artikel 14 bis 21, 35 und 36 sowie Artikel 4 davon unter Beachtung von Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.

2 Im Rahmen der Verwaltungsarbeit der EIOPA gilt dieser Beschluss für die Verarbeitungsvorgänge an personenbezogenen Daten durch die Behörde für folgende Zwecke: Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen, Disziplinarverfahren, vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten, Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing), (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing, der Bearbeitung von internen und externen Beschwerden, internen Audits, Untersuchungen durch den DSB in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT)-Sicherheitsuntersuchungen.

3 Die betroffenen Datenkategorien sind harte Daten („objektive“ Daten wie Identifikationsdaten, Kontaktdaten, berufliche Daten, administrative Einzelheiten, von spezifischen Quellen eingegangene Daten, elektronische Kommunikationen und Verkehrsdaten) und/oder weiche Daten (mit dem Fall in Beziehung stehende „subjektive“ Daten wie Beweisführung, verhaltensbezogene Daten, Beurteilungen, Leistungs- und Verhaltensdaten sowie Daten, die mit dem Gegenstand des Verfahrens oder der Aktivität in Beziehung stehen oder im Zusammenhang damit vorgebracht worden sind).

4 Wenn die EIOPA ihre Pflichten bezüglich Rechten Betroffener gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt, ist zu berücksichtigen, ob etwaige der in dieser Verordnung vorgesehenen Ausnahmen Geltung haben.

5 Vorbehaltlich der in dem Beschluss festgelegten Bedingungen können die Beschränkungen für die folgenden Rechte gelten: Recht auf Unterrichtung der Betroffenen, Auskunft zu und Berichtigung von personenbezogenen Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, des Rechts zu Mitteilungen über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an den Betroffenen oder Vertraulichkeit von Kommunikationen.

1 Zur Vermeidung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Datenverlusten oder unbefugtem Zugang zu personenbezogenen Daten bestehen die folgenden Garantien: a) Papierdokumente werden in gesicherten Schränken aufbewahrt und sind nur befugten Mitarbeitern zugänglich; b) Alle elektronischen Daten werden in einer sicheren IT-Anwendung in Übereinstimmung mit den Sicherheitsnormen der EIOPA sowie in spezifischen elektronischen Ordnern gespeichert, die nur für befugte Mitarbeiter zugänglich sind. Angemessener Zugang wird auf individueller Basis erteilt; c) Die Datenbank ist passwortgeschützt unter einem Single Sign-on-System und automatisch mit der ID und dem Passwort des Benutzers verbunden. Das Ersetzen von Benutzern ist streng verboten. E-Aufzeichnungen werden sicher aufbewahrt, um die Vertraulichkeit und den Schutz der darin enthaltenen Daten zu garantieren; (d) Alle Personen, die Zugang zu den Daten haben, sind zur Geheimhaltung verpflichtet.

2 Die für die Verarbeitungsvorgänge Verantwortliche ist die EIOPA, die von ihrem Exekutivdirektor vertreten wird, der die Funktion des Verantwortlichen delegieren kann. Betroffene Personen werden im Wege der auf der Website und/oder im Intranet der EIOPA veröffentlichten Datenschutzmitteilungen oder Aufzeichnungen über den delegierten Verantwortlichen informiert.

3 Der in Artikel 1 Absatz 3 genannte Speicherungszeitraum der personenbezogenen Daten ist nicht länger als für die Datenverarbeitungszwecke notwendig und angemessen ist. Auf jeden Fall ist er nicht länger als der in den Datenschutzhinweisen, Datenschutzerklärungen oder Aufzeichnungen gemäß Artikel 5 Absatz 1 angegebene Speicherungszeitraum.

4 Wenn die EIOPA eine Beschränkung in Erwägung zieht, werden die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person insbesondere gegen die Risiken für die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen und die Gefahr des Zunichtemachens der Wirkung von EIOPA-Ermittlungen oder -Verfahren beispielsweise durch das Vernichten von Beweismitteln abgewogen. Die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person betreffen in erster Linie jedoch Reputationsrisiken und Risiken für das Verteidigungsrecht und des Anspruchs auf rechtliches Gehör, ohne darauf beschränkt zu sein.

1 Beschränkungen werden von der EIOPA nur vorgenommen, um Folgendes zu garantieren: a) die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit; b) den Schutz sonstiger wichtiger Ziele des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats, insbesondere der Ziele der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik der Union oder wichtige wirtschaftliche oder finanzielle Interessen der Union oder eines Mitgliedstaats, etwa im Währungs-, Haushalts- und Steuerbereich sowie im Bereich der öffentlichen Gesundheit und der sozialen Sicherheit; c) die interne Sicherheit von Organen und Einrichtungen der Union, etwa ihrer elektronischen Kommunikationsnetzwerke; d) die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Verstößen gegen Berufsstandsregeln bei reglementierten Berufen; e) eine Kontroll-, Überwachungs- und Ordnungsfunktion, die dauernd oder zeitweise mit der Ausübung öffentlicher Gewalt für die unter den Buchstaben (a) bis (c) genannten Zwecke verbunden sind; f) den Schutz der betroffenen Person oder der Rechte und Freiheiten anderer Personen.

2 Als eine spezifische Anwendung der in Absatz 1 oben beschriebenen Zwecke kann die EIOPA unter folgenden Umständen Beschränkungen in Bezug auf personenbezogene Daten, die mit Kommissionsdiensten oder anderen Organen, Einrichtungen, Agenturen und Ämtern der Union, zuständigen Behörden von Mitgliedstaaten oder Drittländern oder internationalen Organisation ausgetauscht werden, auferlegen: a) wo die Ausübung dieser Rechte und Pflichten durch Kommissionsdienste oder andere Organe, Einrichtungen, Agenturen und Ämter der Union auf der Grundlage von anderen in Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechtsakten oder gemäß Kapitel IX dieser Verordnung oder gemäß den Gründungsakten anderer Organe, Einrichtungen, Agenturen und Ämtern der Union beschränkt werden könnte; b) wo die Ausübung dieser Rechte und Pflichten durch zuständige Behörden von Mitgliedstaaten auf der Grundlage von in Artikel 23 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates genannten Rechtsakten oder unter nationalen Maßnahmen zur Umsetzung von Artikeln 13 Absatz 3, 15 Absatz 3 oder 16 Absatz 3 der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates beschränkt werden könnte; c) wo die Ausübung dieser Rechte und Pflichten die Zusammenarbeit der EIOPA mit Drittländern oder internationalen Organisationen bei der Durchführung ihrer Aufgaben gefährden könnte. Vor der Auflage von Beschränkungen unter den in Punkten a) und b) des ersten Unterabsatzes genannten Umständen konsultiert die EIOPA die relevanten Kommissionsdienste, Organe, Einrichtungen, Agenturen, Ämter der Union oder die zuständigen Behörden von Mitgliedstaaten, es sei denn, für die EIOPA ist klar, dass die Auflage einer Beschränkung durch einen der in diesen Punkten genannten Rechtsakte vorgesehen ist.

3 Etwaige Beschränkungen sind notwendig und verhältnismäßig, und die Risiken für Rechte und Freiheiten von betroffenen Personen werden berücksichtigt und das Wesen der Grundrechte und -freiheiten in einer demokratischen Gesellschaft wird respektiert.

4 Wenn die Auflage einer Beschränkung in Erwägung gezogen wird, wird auf der Grundlage der vorliegenden Vorschriften eine Prüfung von Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit vorgenommen. Zu Rechenschaftszwecken wird dies von Fall zu Fall mittels einer internen Beurteilungsmitteilung dokumentiert.

5 Sobald die die Beschränkungen rechtfertigenden Umstände nicht mehr vorliegen, werden diese aufgehoben. Insbesondere wenn gilt, dass die Wirkung der auferlegten Beschränkung durch die Ausübung des beschränkten Rechts nicht mehr zunichte gemacht wird oder die Rechte oder Freiheiten anderer betroffener Personen dadurch nicht mehr in Mitleidenschaft gezogen werden.

1 Die EIOPA informiert ihren Datenschutzbeauftragten unverzüglich, wenn der Verantwortliche in Übereinstimmung mit diesem Beschluss die Geltung von Rechten betroffener Personen beschränkt oder die Beschränkung verlängert. Der Verantwortliche verschafft dem DSB Zugang zu der Aufzeichnung, die die Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung enthält, und dokumentiert das Datum, an dem der DSB informiert wurde, in der Aufzeichnung.

2 Der DSB kann den Verantwortlichen schriftlich dazu auffordern, die Geltung der Beschränkungen zu prüfen. Der Verantwortliche informiert den DSB schriftlich über das Ergebnis der angeforderten Prüfung.

3 Der Verantwortliche informiert den DSB, wenn die Beschränkung aufgehoben worden ist.

1 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Unterrichtung durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den DSB in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT)-Sicherheitsuntersuchungen. In die auf der Website und/oder im Intranet der EIOPA veröffentlichten Datenschutzhinweise, Datenschutzerklärungen oder Aufzeichnungen im Sinne von Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725, in denen betroffene Personen über ihre Rechte im Rahmen eines gegebenen Verfahrens informiert werden, nimmt die EIOPA Informationen über die potenzielle Beschränkung dieser Rechte auf. Die Unterrichtung bezieht sich darauf, welche Rechte beschränkt werden können, die Gründe dafür und die mögliche Dauer.

2 Unbeschadet der Bestimmungen von Absatz 3 informiert die EIOPA, falls verhältnismäßig, auch alle betroffenen Personen, die als von den spezifischen Verarbeitungsvorgängen betroffene Personen gelten, einzeln, unverzüglich und schriftlich über ihre Rechte in Bezug auf gegenwärtige oder künftige Beschränkungen.

3 Wenn die EIOPA die in Absatz 2 erwähnte Bereitstellung von Informationen an die Betroffenen gänzlich oder teilweise beschränkt, zeichnet sie die Gründe für die Beschränkung und die Rechtsgrundlage gemäß Artikel 3 dieses Beschlusses, einschließlich einer Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung auf.

4 Die Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die zugrunde liegende sachliche und rechtliche Elemente enthalten, werden registriert. Sie werden dem EDSB auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

5 Die in Absatz 3 erwähnte Beschränkung gilt so lange, wie die sie rechtfertigenden Gründe dafür gelten.

6 Wenn die Gründe für die Beschränkung nicht mehr gelten, informiert die EIOPA den Betroffenen über die Hauptgründe, auf denen das Auferlegen einer Beschränkung basiert. Gleichzeitig informiert die EIOPA den Betroffenen darüber, dass er berechtigt ist, jederzeit Beschwerde beim EDSB oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.

7 Die EIOPA prüft das Gelten der Beschränkung alle sechs Monate nach ihrer Auferlegung sowie nach Abschluss der relevanten Ermittlung, des relevanten Verfahrens oder der relevanten Untersuchung. Danach überwacht der Verantwortliche alle sechs Monate die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung einer Beschränkung.

1 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Auskunftsrecht durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den DSB in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT)-Sicherheitsuntersuchungen. Wenn Betroffene gemäß Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725 Auskunft über ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem oder mehreren spezifischen Fällen oder über einen bestimmten Verarbeitungsvorgang beantragen, begrenzt die EIOPA ihre Beurteilung des Antrags auf ausschließlich diese personenbezogenen Daten.

2 Wenn die EIOPA das in Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannte Auskunftsrecht gänzlich oder teilweise beschränkt, ergreift sie die folgenden Maßnahmen: a) in ihrer Stellungnahme zu dem Antrag informiert sie den Betroffenen über die auferlegte Beschränkung und über die Hauptgründe dafür sowie über die Möglichkeit des Einlegens einer Beschwerde beim EDSB oder eines Rechtsbehelfs beim Gerichtshof der Europäischen Union; b) in einem internen Beurteilungsvermerk notiert sie die Gründe für die Beschränkung, einschließlich einer Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung und ihrer Dauer. Die in Punkt a) erwähnte Unterrichtung kann zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, wenn sie die Wirkung der gemäß Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 angewendeten Beschränkung zunichtemachen würde.

3 Die EIOPA prüft das Gelten der Beschränkung alle sechs Monate nach ihrer Auferlegung sowie nach Abschluss der relevanten Untersuchung. Danach überwacht der Verantwortliche alle sechs Monate die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung einer Beschränkung. Der DSB wird entsprechend unterrichtet.

4 Die Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die zugrunde liegende sachliche und rechtliche Elemente enthalten, werden registriert. Sie werden dem EDSB auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

1 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den DSB in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; (h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT)-Sicherheitsuntersuchungen.

2 Wenn die EIOPA die Geltung des in Artikeln 18, 19 Absatz 1 und 20 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Rechts auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung gänzlich oder teilweise beschränkt, ergreift sie die in Artikel 6 Absatz 2 dieses Beschlusses genannten Maßnahmen und registriert die Aufzeichnung gemäß Artikel 6 Absatz 3 davon.

1 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Mitteilung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) (formellen und informellen) Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) internen Audits; g) den Untersuchungen durch den DSB in Übereinstimmung mit Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725; h) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT)-Sicherheitsuntersuchungen.

2 In angemessen begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und angemessen, beschränkt werden: a) der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren; b) vorläufigen Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten; c) Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing); d) formellen Verfahren in Bezug auf Mobbing; e) Bearbeitung von internen und externen Beschwerden; f) intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) gehandhabten (IT)-Sicherheitsuntersuchungen.

3 Wenn die EIOPA die Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person oder die Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation, wie in Artikeln 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 erwähnt, beschränkt, zeichnet sie gemäß Artikel 5 Absatz 3 dieses Beschlusses die Gründe für die Beschränkung auf und registriert sie. Artikel 5 Absatz 4 dieses Beschlusses gilt.

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.