Decisión del Consejo de Administración de la Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación, de 23 de mayo de 2019, sobre las normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la AESPJ

1 La siguiente decisión establece las normas relativas a las condiciones en las que la AESPJ, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2, puede limitar la aplicación de los derechos previstos en los artículos 14 a 21, 35 y 36, y también del artículo 4 del mismo, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725.

2 En el marco del funcionamiento administrativo de la AESPJ, esta decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la Autoridad a los efectos de llevar a cabo investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitaciones de casos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitaciones de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3 Las categorías de datos de que se trata son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

4 Cuando la AESPJ ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

5 Con arreglo a las condiciones previstas en la presente Decisión, las limitaciones pueden aplicarse a los siguientes derechos: la comunicación de información a los interesados, el derecho de acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y la confidencialidad de las comunicaciones.

1 Las salvaguardas adoptadas para evitar las violaciones de datos, las filtraciones o las revelaciones no autorizadas son las siguientes: a) los documentos en papel deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado; b) todos los datos en formato electrónico deberán almacenarse en una aplicación informática segura que respete las normas de seguridad de la AESPJ y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados; c) la base de datos estará protegida por contraseña en virtud de un sistema de autenticación única y conectada automáticamente al identificador y la contraseña del usuario. Queda estrictamente prohibida la sustitución de los usuarios. Los registros electrónicos se conservarán de manera segura para salvaguardar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan; d) todas las personas que dispongan de acceso a los datos quedarán sujetas a una obligación de confidencialidad.

2 El responsable de las operaciones de tratamiento será la AESPJ, representada por su director ejecutivo, quien podrá delegar la función de responsable del tratamiento de datos. Se informará a los interesados de la identidad del responsable del tratamiento delegado por medio de anuncios de protección de datos o de registros publicados en el sitio web o la intranet de la AESPJ.

3 El período de retención de los datos personales al que hace referencia el artículo 1, apartado 3, no superará el necesario ni el adecuado para los fines que justifiquen el tratamiento de los datos. En ningún caso deberá superar el período de retención especificado en los avisos sobre la protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros a los que se hace referencia en el artículo 5, apartado 1.

4 Cuando la AESPJ estudie aplicar una limitación, deberá sopesarse el riesgo para los derechos y las libertades del interesado, en particular, con el riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y el riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por la AESPJ, por ejemplo, por la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

1 La AESPJ solo adoptará limitaciones para salvaguardar: a) la prevención, investigación, detección y enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención; b) otros objetivos importantes de interés público general de la Unión o de un Estado miembro, en particular los objetivos de la política exterior y de seguridad común de la Unión o un interés económico o financiero importante de la Unión o de un Estado miembro, inclusive en los ámbitos fiscal, presupuestario y monetario, la sanidad pública y la seguridad social; c) la seguridad interna de las instituciones y organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica; d) la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones de normas deontológicas en las profesiones reguladas; e) una función de supervisión, inspección o reglamentación vinculada, incluso ocasionalmente, con el ejercicio de la autoridad pública en los casos enunciados en las letras a) a c); f) la protección del interesado o de los derechos y libertades de terceros.

2 Como aplicación concreta de los fines descritos en el apartado 1 anterior, la AESPJ puede introducir limitaciones en relación con los datos personales compartidos con los servicios de la Comisión u otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países u organizaciones internacionales, en las siguientes circunstancias: a) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda ser restringido por los servicios de la Comisión o por otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, sobre la base de los actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento o con los actos fundacionales de otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión; b) cuando el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones pueda verse limitado por parte de las autoridades competentes de los Estados miembros sobre la base de los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo , o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3; del artículo 15, apartado 3; o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo ; c) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda comprometer la cooperación de la AESPJ con terceros países u organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones. Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en el apartado 1, letras a) y b), la AESPJ consultará a los servicios pertinentes de la Comisión, a las instituciones, organismos, agencias y oficinas pertinentes de la Unión o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para la AESPJ resulte evidente que la aplicación de una limitación está prevista en uno de los actos a que se hace referencia en dichas letra s).

3 Toda limitación deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados y el respeto del contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

4 Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso.

5 Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado; en particular, cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente los derechos o las libertades de los demás interesados.

1 La AESPJ informará a su RPD, sin dilaciones indebidas, de toda situación en que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o extienda la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al RPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al RPD.

2 El RPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al RPD el resultado de la revisión solicitada.

3 El responsable del tratamiento notificará al RPD el levantamiento de las limitaciones.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la información en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). En los anuncios de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web o en la intranet de la AESPJ, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, la AESPJ incluirá información sobre la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de esta.

2 Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, cuando resulte proporcionado, la AESPJ también notificará de manera individualizada a todos los titulares de datos que se consideren interesados en la operación de tratamiento concreta sus derechos sobre las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

3 Cuando la AESPJ limite, total o parcialmente, la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al artículo 3 de la presente Decisión, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación.

4 La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Estos se pondrán a disposición del SEPD, previa solicitud.

5 La limitación a que se refiere el apartado 3 seguirá en vigor mientras los motivos que la justifiquen sigan siendo aplicables.

6 Cuando los motivos que justifiquen la limitación dejen de ser aplicables, la AESPJ informará al interesado de los principales motivos en que se hubiera basado la aplicación de la limitación. Al mismo tiempo, la AESPJ informará al interesado del derecho a presentar una reclamación ante el SEPD en cualquier momento o a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

7 La AESPJ revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación o el procedimiento pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de acceso, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). Cuando los interesados soliciten el acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una determinada operación de tratamiento, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la AESPJ deberá circunscribir su evaluación de la solicitud a dichos datos personales únicamente.

2 Cuando la AESPJ limite, en su totalidad o en parte, el derecho de acceso a que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las siguientes medidas: a) informará al interesado, en su respuesta a la solicitud, de la limitación y de los principales motivos de esta, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el SEPD o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; b) documentará en una nota interna de evaluación los motivos de la limitación, incluida una evaluación de la necesidad, la proporcionalidad y la duración de la limitación. La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá aplazarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

3 La AESPJ revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación. Se informará de ello al RPD.

4 La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Estos se pondrán a disposición del SEPD, previa solicitud.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2 Cuando la AESPJ limite, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, supresión o limitación del tratamiento a que se refieren el artículo 18; el artículo 19, apartado 1; y el artículo 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 6, apartado 2, de la presente Decisión y las consignará de conformidad con lo dispuesto en su artículo 6, apartado 3.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos formales en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3 Cuando la AESPJ limite la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas a que se refieren los artículos 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá anotar y registrar los motivos de la limitación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5, apartado 3, de la presente Decisión. Será de aplicación el artículo 5, apartado 4, de la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.