Decisión del Consejo de Administración de la Agencia de la Unión Europea para la Formación Policial de 5 de agosto de 2019 sobre las normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la CEPOL

1 La presente Decisión establece las normas relativas a las condiciones en las que la Agencia, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2 del presente artículo, puede limitar la aplicación de los derechos previstos en los artículos 14 a 21, 35 y 36, y también del artículo 4 del Reglamento (UE) 2018/1725, de conformidad con el artículo 25 de dicho Reglamento.

2 En el marco del funcionamiento administrativo de la Agencia, esta Decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la Agencia a los efectos de hacer indagaciones administrativas; incoar procedimientos disciplinarios; llevar a cabo actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; tramitar casos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) de acoso, así como reclamaciones internas y externas; realizar auditorías internas, investigaciones emprendidas por el responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE); y tramitar solicitudes de acceso al propio expediente médico.

3 Las categorías de datos de que se trata son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

4 Cuando la Agencia ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

5 Con arreglo a las condiciones previstas en la presente Decisión, las limitaciones pueden aplicarse a los siguientes derechos: la comunicación de información a los interesados, el derecho de acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y la confidencialidad de las comunicaciones.

1 Las salvaguardas adoptadas para evitar las violaciones de datos, las filtraciones o las revelaciones no autorizadas son las siguientes: a) Los documentos en papel deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado. b) Todos los datos en formato electrónico deberán almacenarse según la práctica habitual de la Agencia y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados. c) Se accederá al entorno informático de la Agencia a través de un sistema de autenticación única conectado automáticamente al identificador y la contraseña del usuario. Queda terminantemente prohibido que los usuarios intercambien sus datos de identificación. Los registros electrónicos se almacenarán de forma segura para salvaguardar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan. d) El proveedor de servicios externos que almacene los expedientes médicos quedará obligado por unas cláusulas contractuales específicas en materia de confidencialidad y tratamiento de datos personales. e) Todas las personas que dispongan de acceso a los datos quedarán sujetas a una obligación de confidencialidad.

2 El responsable de las operaciones de tratamiento será la Agencia, representada por su director ejecutivo, quien podrá delegar la función de responsable del tratamiento de datos. Se informará a los interesados de la identidad del responsable del tratamiento delegado por medio de avisos de protección de datos o de registros publicados en el sitio web y distribuidos internamente en la Agencia.

3 El período de retención de los datos personales al que hace referencia el artículo 1, apartado 3, no superará el necesario ni el adecuado para los fines que justifiquen el tratamiento de los datos. En ningún caso deberá superar el período de retención especificado en los avisos sobre la protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros a los que se hace referencia en el artículo 5, apartado 1.

4 Cuando la Agencia estudie aplicar una limitación, el riesgo para los derechos y las libertades del interesado deberá sopesarse, en particular, con el riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y el riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por la Agencia, por ejemplo, por la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

1 La Agencia solo adoptará limitaciones para salvaguardar: a) la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención; b) la seguridad interna de instituciones y organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica; c) la protección de la independencia judicial y de los procedimientos judiciales; d) la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones de normas deontológicas en las profesiones reguladas; e) la protección del interesado o de los derechos y las libertades de terceros; f) la ejecución de demandas civiles.

2 Como aplicación concreta de los fines descritos en el anterior apartado 1, la Agencia puede aplicar limitaciones en relación con los datos personales compartidos con los servicios de la Comisión o demás instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países u organizaciones internacionales, en las siguientes circunstancias: a) cuando el ejercicio de esos derechos y esas obligaciones pueda verse restringido por parte de los servicios de la Comisión o demás instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, sobre la base de los actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento o con las actas fundacionales de demás instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión; b) cuando el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones pueda verse limitado por parte de las autoridades competentes de los Estados miembros sobre la base de los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo , o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3; del artículo 15, apartado 3; o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo ; c) cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda comprometer la cooperación de la Agencia con terceros países u organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones. d) Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en el apartado 1, letras a) y b), la Agencia consultará a los servicios pertinentes de la Comisión, a las instituciones, organismos, agencias y oficinas pertinentes de la Unión o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para la Agencia resulte evidente que la aplicación de una limitación está contemplada en uno de los actos a que se hace referencia en dichas letras.

3 Toda limitación deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados, así como respetar el contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

4 Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso.

5 Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado; en particular, cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente a los derechos o las libertades de los demás interesados.

1 La Agencia informará a su responsable de protección de datos (en lo sucesivo, «RPD»), sin dilaciones indebidas, de toda situación en que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o prorrogue la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al RPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al RPD.

2 El RPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al RPD el resultado de la revisión solicitada.

3 El responsable del tratamiento notificará al RPD el levantamiento de las limitaciones.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la información en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de indagaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones emprendidas por el responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (p. ej., CERT-UE). En los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad y privacidad o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web de la Agencia o distribuidos internamente en esta, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, la Agencia incluirá información relativa a la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de esta.

2 Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, cuando resulte proporcionado, la Agencia también notificará de manera individualizada, a todos los titulares de datos que se consideren interesados en la operación de tratamiento concreta, cuáles son sus derechos con respecto a las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

3 Cuando la Agencia limite, total o parcialmente, la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al artículo 3 de la presente Decisión, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación. La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

4 La limitación a que se refiere el apartado 3 seguirá en vigor mientras los motivos que la justifiquen sigan siendo aplicables. Cuando los motivos que justifiquen la limitación dejen de ser aplicables, la Agencia informará al interesado de los principales motivos en que se haya basado la aplicación de la limitación. Al mismo tiempo, la Agencia informará al interesado del derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. La Agencia revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la indagación o el procedimiento pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de acceso, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: (a) la realización de indagaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; (b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; (c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; (d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; (e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; (f) las auditorías internas; (g) las investigaciones emprendidas por el responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; (h) las investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (p. ej., CERT-UE); (i) la tramitación de solicitudes de acceso al propio expediente médico. Cuando los interesados soliciten el acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una determinada operación de tratamiento, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la Agencia deberá circunscribir su evaluación de la solicitud únicamente a dichos datos personales.

2 Cuando la Agencia limite, en su totalidad o en parte, el derecho de acceso a que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las siguientes medidas: a) informará al interesado, en su respuesta a la solicitud, de la limitación y de los principales motivos de esta, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; b) documentará en una nota interna de evaluación los motivos de la limitación, incluida una evaluación de la necesidad, la proporcionalidad y la duración de la limitación. Las limitaciones impuestas en materia de acceso al propio expediente médico solo se aplicarán a solicitudes de acceso directo en relación con los datos médicos personales de índole psicológica o psiquiátrica cuando el acceso a dichos datos introduzca un riesgo probable para la salud del interesado. Esta limitación será proporcionada a lo estrictamente necesario para proteger al interesado. Se permitirá acceder a dicha información al médico que elija el interesado. La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá aplazarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725. La Agencia revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación pertinente. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

3 La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de indagaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones emprendidas por el responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (p. ej., CERT-UE).

2 Cuando la Agencia limite, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, supresión o limitación del tratamiento a que se refieren el artículo 18; el artículo 19, apartado 1; y el artículo 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 6, apartado 2, de la presente Decisión y las consignará de conformidad con lo dispuesto en su artículo 6, apartado 3.

1 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de indagaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; e) las auditorías internas; f) las investigaciones emprendidas por el responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; g) las investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (p. ej., CERT-UE).

2 En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento: a) la realización de indagaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos formales en casos de acoso; e) las tramitaciones de reclamaciones internas y externas; f) las investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (p. ej., CERT-UE).

3 Cuando la Agencia limite la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas a que se refieren los artículos 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá anotar y registrar los motivos de la limitación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5, apartado 3, de la presente Decisión. Será de aplicación el artículo 5, apartado 4, de la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.