Décision du Conseil d’Administration de l’Agence de l’Union Européenne pour la Formation des Services Répressifs du 5 août 2019 portant règles internes relatives aux limitations de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre du fonctionnement de CEPOL

1 La présente décision fixe les conditions dans lesquelles l’Agence, dans le cadre de ses procédures visées au paragraphe 2, peut limiter l’application des droits consacrés aux articles 14 à 21, 35 et 36, ainsi qu’à l’article 4 des présentes, conformément à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725.

2 Dans le cadre du fonctionnement administratif de l’Agence, la présente décision s’applique aux opérations de traitement des données à caractère personnel effectuées par l’Office dans le but de mener des enquêtes administratives, des procédures disciplinaires, des activités préliminaires en lien avec des affaires d’irrégularités potentielles signalées à l’OLAF, de traiter des cas d’alerte éthique, des procédures (formelles et informelles) de prévention du harcèlement ou encore des réclamations internes et externes, et de mener des audits internes, des enquêtes par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725 ainsi que des enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou impliquant une participation externe (CERT-EU, par exemple) ainsi que dans le traitement des demandes d’accès au dossier médical personnel.

3 Les catégories de données concernées sont des données vérifiables (les données «objectives» telles que les données d’identification, les coordonnées, les données professionnelles, les données administratives, les données provenant de sources spécifiques, les communications électroniques et les données relatives au trafic) et/ou des données non vérifiées (les données «subjectives» concernant le cas d’espèce, telles que la motivation, les données relatives au comportement, les appréciations, les performances et la conduite, et les données relatives à l’objet de la procédure ou de l’activité ou encore les données présentées dans le cadre de la procédure ou de l’activité).

4 Lorsque l’Agence exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l’une des exceptions établies dans ledit règlement s’applique.

5 Sous réserve des conditions énoncées dans la présente décision, les limitations peuvent s’appliquer aux droits ci-après: la communication d’informations à des personnes concernées, le droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, de communication à la personne concernée d’une violation de ses données à caractère personnel ou le droit relatif à la confidentialité des communications.

1 Les mesures de protection mises en place pour éviter les violations de données, les fuites de données ou encore la divulgation non autorisée des données sont les suivantes: a) les documents en version papier sont conservés dans des armoires sécurisées et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé; b) toutes les données électroniques sont stockées conformément aux normes de sécurité de l’Agence, ainsi que dans des dossiers électroniques spécifiques accessibles uniquement au personnel autorisé. Les niveaux d’accès appropriés sont accordés individuellement; c) l’environnement informatique de l’Agence est accessible au moyen d’un système d’authentification unique et connecté automatiquement à l’identifiant et au mot de passe de l’utilisateur. Le remplacement des utilisateurs est strictement interdit. La conservation sécurisée des dossiers électroniques est assurée pour préserver la confidentialité et le caractère privé des données qu’ils contiennent; d) le prestataire de services extérieur qui conserve les dossiers médicaux est lié par des clauses contractuelles spécifiques en matière de confidentialité et de traitement des données à caractère personnel; e) toutes les personnes ayant accès aux données sont liées par l’obligation de confidentialité.

2 L’Agence fait office de responsable des opérations de traitement; elle est représentée par son directeur exécutif, qui peut déléguer la fonction de responsable du traitement. Les personnes concernées sont informées de la délégation de la fonction de responsable du traitement au moyen des avis ou registres relatifs à la protection des données publiés sur le site web et diffusé en interne au sein de l’Agence.

3 La durée de conservation des données à caractère personnel visées à l’article 1, paragraphe 3, ne doit pas excéder la durée nécessaire et appropriée pour parvenir aux fins pour lesquelles les données sont traitées. En tout état de cause, elle ne dépasse pas la durée de conservation spécifiée dans les avis relatifs à la protection des données, dans les déclarations de confidentialité ou dans les dossiers visés à l’article 5, paragraphe 1.

4 Lorsque l’Agence envisage d’appliquer une limitation, le risque pour les droits et libertés de la personne concernée est pondéré, notamment au regard du risque pour les droits et libertés d’autres personnes concernées et du risque de nuire à l’efficacité des enquêtes ou des procédures de l’Agence, par exemple par la destruction d’éléments de preuve. Les risques qui pèsent sur les droits et libertés de la personne concernée concernent principalement, mais sans s’y limiter, les risques pour la réputation ainsi que les risques pour les droits à la défense et le droit à être entendu.

1 Toute limitation ne peut être appliquée que par l’Agence pour garantir: a) la prévention et la détection d’infractions pénales, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière ou l’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre les menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces; b) la sécurité interne des institutions et organes de l’Union, notamment de leurs réseaux de communications électroniques; c) la protection de l’indépendance judiciaire et des procédures judiciaires; d) la prévention, la recherche, la détection et la poursuite des manquements à la déontologie des professions réglementées; e) la protection de la personne concernée ou des droits et libertés d’autrui; f) l’exécution des demandes de droit civil.

2 Au titre de l’application spécifique des objectifs décrits au paragraphe 1 ci-avant, l’Agence peut appliquer des limitations par rapport à des données à caractère personnel échangées avec les services de la Commission ou d’autres institutions, organes et organismes de l’Union, avec des autorités compétentes des États membres ou de pays tiers ou encore avec des organisations internationales, dans les circonstances suivantes a) lorsque l’exercice de ces droits et obligations pourrait être limité par les services de la Commission ou d’autres institutions, organes et organismes de l’Union sur la base d’autres actes prévus à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 ou conformément au chapitre IX dudit règlement ou aux actes fondateurs d’autres institutions, organes et organismes de l’Union; b) lorsque l’exercice de ces droits et obligations pourrait être limité par les autorités compétentes des États membres sur la base des actes visés à l’article 23 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil ou en vertu de mesures nationales transposant l’article 13, paragraphe 3, l’article 15, paragraphe 3, ou l’article 16, paragraphe 3, de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil ; c) lorsque l’exercice de ces droits et obligations pourrait compromettre la coopération de l’Agence avec les pays tiers ou les organisations internationales dans l’accomplissement de ses missions; d) avant d’appliquer des limitations dans les cas visés aux points a) et b) du premier alinéa, l’Agence consulte les services compétents de la Commission, les institutions, organes et organismes concernés de l’Union ou les autorités compétentes des États membres, à moins qu’il ne soit manifeste pour elle que l’application d’une limitation est prévue par l’un des actes visés à ces points.

3 Toute limitation est nécessaire et proportionnée au regard des risques pour les droits et libertés des personnes concernées et respecte le contenu essentiel des libertés et droits fondamentaux dans une société démocratique.

4 Si l’application d’une limitation est envisagée, une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée sur la base des présentes règles. Elle est documentée dans chaque cas au moyen d’une note d’évaluation interne dans une optique de responsabilité.

5 Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient ne sont plus d’application. Plus particulièrement, lorsqu’il est considéré que l’exercice du droit limité ne compromettrait plus l’efficacité de la limitation imposée ou ne porterait plus atteinte aux droits ou libertés d’autres personnes concernées.

1 L’Agence informe, dans les meilleurs délais, le délégué à la protection des données de l’Agence (le «DPD») chaque fois que le responsable du traitement limite l’application des droits des personnes concernées, ou étend la limitation, conformément à la présente décision. Le responsable du traitement fournit au DPD un accès au dossier contenant l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation et consigne dans le dossier la date à laquelle le DPD a été informé.

2 Le DPD peut demander au responsable du traitement, par écrit, de réexaminer l’application des limitations. Le responsable du traitement informe le DPD par écrit du résultat du réexamen demandé.

3 Le responsable du traitement informe le DPD de la levée de la limitation.

1 Dans certains cas dûment justifiés et dans les conditions prévues dans la présente décision, le droit à l’information peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes: a) l’exécution des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires en lien avec des affaires d’irrégularités potentielles signalées à l’OLAF; c) les procédures d’alerte éthique; d) les procédures (formelles et informelles) associées aux affaires de harcèlement; e) le traitement des réclamations internes et externes; f) les audits internes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données, conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou impliquant une participation externe (CERT-UE, par exemple). Dans les avis relatifs à la protection des données, les déclarations de confidentialité ou les dossiers au sens de l’article 31 du règlement (UE) 2018/1725, publiés sur son site web et/ou diffusé en interne au sein de l’Agence, informant les personnes concernées de leurs droits dans le cadre d’une procédure donnée, l’Agence inclut des informations relatives à la limitation potentielle de ces droits. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les raisons de ces limitations éventuelles et la durée potentielle de ces limitations.

2 Sans préjudice des dispositions du paragraphe 3, l’Agence informe individuellement, lorsque cela est proportionné, toutes les personnes concernées, qui sont considérées comme des personnes concernées par l’opération de traitement spécifique, de leurs droits au regard des limitations actuelles ou futures, dans les meilleurs délais et par écrit.

3 Lorsque l’Agence limite, en tout ou en partie, la communication d’informations aux personnes concernées visées au paragraphe 2, elle consigne les motifs et la base juridique de la limitation conformément à l’article 3 de la présente décision, accompagnés d’une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation. Le dossier et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données si ce dernier en fait la demande.

4 Les limitations visées au paragraphe 3 continuent de s’appliquer tant que les raisons les justifiant persistent. Lorsque les raisons des limitations ne s’appliquent plus, l’Agence informe la personne concernée des principales raisons qui motivent l’application d’une limitation. Dans le même temps, elle informe la personne concernée de son droit de déposer une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne. L’Agence examine l’application de la limitation tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l’enquête ou de la procédure en question. Par la suite, le responsable du traitement vérifie la nécessité de maintenir la limitation tous les six mois.

1 Dans certains cas dûment justifiés et dans les conditions prévues dans la présente décision, le droit d’accès peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) l’exécution des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires en lien avec des affaires d’irrégularités potentielles signalées à l’OLAF; c) les procédures d’alerte éthique; d) les procédures (formelles et informelles) associées aux affaires de harcèlement; e) le traitement des réclamations internes et externes; f) les audits internes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données, conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) interne ou impliquant une participation externe (CERT-UE, par exemple); i) le traitement des demandes d’accès à son dossier médical personnel. Dans les cas où les personnes concernées demandent à accéder à leurs données à caractère personnel traitées dans le cadre d’un ou de plusieurs cas spécifiques ou d’une opération de traitement particulière, conformément à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, l’Agence limite son examen de la demande à ces seules données à caractère personnel.

2 Lorsque l’Agence limite, en tout ou en partie, le droit d’accès visé à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, elle prend les mesures suivantes: a) elle informe la personne concernée, dans sa réponse à la demande, de la limitation appliquée et des principales raisons qui la motivent, ainsi que de la possibilité d’introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne; b) elle consigne dans une note d’évaluation interne les motifs de la limitation, comprenant une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation ainsi que de sa durée. Les limitations imposées en matière d’accès au dossier médical personnel ne concernent que les demandes d’accès direct en relation avec les données à caractère personnel de nature psychologique ou psychiatrique, lorsque l’accès à de telles données est susceptible de présenter un risque pour la santé de la personne concernée. Cette limitation doit être proportionnée à ce qui est strictement nécessaire pour protéger la personne concernée. L’accès à ces informations est donné à un médecin du choix de la personne concernée. La communication des informations visées au point a) peut être différée, omise ou refusée si elle prive d’effet la limitation conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725. L’Agence examine l’application de la limitation tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l’enquête en question. Par la suite, le responsable du traitement vérifie la nécessité de maintenir la limitation tous les six mois.

3 Le dossier et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données si ce dernier en fait la demande.

1 Dans certains cas dûment justifiés et dans les conditions prévues dans la présente décision, le droit de rectification, le droit à l’effacement et le droit à la limitation du traitement peuvent être restreints par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et approprié : a) l’exécution des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires en lien avec des affaires d’irrégularités potentielles signalées à l’OLAF; c) les procédures d’alerte éthique; d) les procédures (formelles et informelles) associées aux affaires de harcèlement; e) le traitement des réclamations internes et externes; f) les audits internes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données, conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou impliquant une participation externe (CERT-UE, par exemple).

2 Dans le cas où l’Agence limite, en tout ou en partie, l’application du droit de rectification, du droit à l’effacement ou du droit à la limitation du traitement, visés à l’article 18, à l’article 19, paragraphe 1, et à l’article 20, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, elle prend les mesures visées à l’article 6, paragraphe 2, de la présente décision, et consigne le dossier conformément à l’article 6, paragraphe 3, des présentes.

1 Dans certains cas dûment justifiés et dans les conditions prévues dans la présente décision, le droit à la communication d’une violation des données à caractère personnel peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et approprié: a) l’exécution des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires en lien avec des affaires d’irrégularités potentielles signalées à l’OLAF; c) les procédures d’alerte éthique; d) le traitement des réclamations internes et externes; e) les audits internes; f) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données, conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; g) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou impliquant une participation externe (CERT-UE, par exemple).

2 Dans certains cas dûment justifiés et dans les conditions prévues dans la présente décision, le droit à la confidentialité des communications électroniques peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et approprié: a) l’exécution des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires; b) les activités préliminaires en lien avec des affaires d’irrégularités potentielles signalées à l’OLAF; c) les procédures d’alerte éthique; d) les procédures formelles relatives aux affaires de harcèlement; e) le traitement des réclamations internes et externes; f) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou impliquant une participation externe (CERT-UE, par exemple).

3 Lorsque l’Agence limite la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou la confidentialité des communications électroniques visées aux articles 35 et 36 du règlement (UE) 2018/1725, elle consigne et enregistre les motifs de la limitation conformément à l’article 5, paragraphe 3, de la présente décision. L’article 5, paragraphe 4, de la présente décision s’applique.

La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal official de l’Union européenne.