Beschluss (EU) 2021/2121 der Kommission vom 6. Juli 2020 über die Schriftgutverwaltung und Archive

Mit diesem Beschluss werden Vorschriften festgelegt über a) die Schriftgutverwaltung und die Archive der Kommission, b) die Aufbewahrung und die öffentliche Zugänglichmachung der Archive der Kommission sowie die Hinterlegung der historischen Archive der Kommission beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz.

Dieser Beschluss gilt für das Schriftgut und die Archive der Kommission, unabhängig von Form, Medium, Alter und Ort. Er kann durch besondere Vereinbarung auch für Schriftgut anderer Stellen, die für die Anwendung bestimmter politischer Unionsstrategien zuständig sind, oder für Schriftgut gelten, das über Datenübertragungsnetze zwischen Verwaltungen und der Kommission ausgetauscht wird.

Für die Zwecke dieses Beschlusses gelten folgende Begriffsbestimmungen: 1. „Schriftgut“: Informationen, die in Form eines Dokuments , einer Datensammlung oder in anderer Form auf einem digitalen oder analogen Träger empfangen und erstellt wurden und in einem amtlichen Archiv erfasst und als Nachweise und Vermögenswerte verwaltet und aufbewahrt werden; 2. „Metadaten“: Informationen, die den Zusammenhang, Inhalt und Aufbau des Schriftguts sowie dessen Verwaltung im Laufe der Zeit beschreiben, u. a. zum Zwecke des Abrufs, der Zugänglichkeit und der Wiederverwendung; 3. „Digitalisierung“: Verfahren, mit dem Schriftgut in Papierform oder andere traditionelle Träger in elektronische Bilder umgewandelt werden; 4. „amtliches Archiv“: vom Generalsekretariat anerkanntes und genehmigtes System zur Sammlung, Organisation und Kategorisierung des im Besitz der Kommission befindlichen Schriftguts zwecks Vereinfachung des Abrufens, der Verbreitung, der Verwendung, der Vernichtung oder der Aufbewahrung von Schriftgut; 5. „Erfassung“: Aufnahme eines Dokuments in ein amtliches elektronisches Archiv mittels einer eindeutigen Kennung und Metadaten; 6. „eindeutige Kennung“: einzigartige Folge von Ziffern oder Buchstaben oder beidem, die dem Schriftgut maschinell oder von einer Person zugeordnet wird, damit das Schriftgut eindeutig identifizierbar und von anderem Schriftgut unterscheidbar ist; 7. „Registrierung“: Erfassung von Schriftgut in einem Register, als Nachweis seiner Vollständigkeit und ordnungsgemäßen Erstellung unter verwaltungstechnischen und/oder rechtlichen Gesichtspunkten sowie zur Bestätigung, dass es von einem Urheber an einem bestimmten Datum als eingehende oder ausgehende Post an einen Adressaten versandt oder in eines der amtlichen Archive der Kommission aufgenommen wurde; 8. „Akte“: Zusammenstellung von in Übereinstimmung mit den Tätigkeiten der Kommission organisiertem Schriftgut, die als Nachweis, zur Begründung oder zur Information sowie zur Sicherstellung einer effizienten Arbeitsweise dient. Das unterschiedliche Schriftgut, aus dem sich eine Akte zusammensetzt, ist so organisiert, dass es eine kohärente und für die von der Kommission oder ihren Dienststellen durchgeführten Tätigkeiten relevante Einheit bildet; 9. „Ablageplan“: Instrument mit hierarchischer und logischer Struktur in Form einer Baumstruktur mit einer Reihe miteinander verbundener Überschriften, das es ermöglicht, Akten (oder andere Zusammenstellungen von Schriftgut) auf der Grundlage der Funktionen, Tätigkeiten und Arbeitsprozesse intellektuell zu organisieren und mit dem Kontext zu verknüpfen, in dem sie erstellt wurden; 10. „Authentizität“: die Tatsache, dass ein Schriftgut nachweislich das ist, was es zu sein vorgibt, dass es nachweislich von der Person erstellt oder übermittelt wurde, die es angeblich erstellt oder übermittelt hat, und dass das Datum der Erstellung bzw. Übermittlung nachweislich dem angeblichen Datum der Erstellung bzw. Übermittlung entspricht; 11. „Zuverlässigkeit“: die Tatsache, dass der Inhalt von Schriftgut als vollständige und genaue Darstellung der Transaktionen, Tätigkeiten oder Fakten, die es bezeugt, vertrauenswürdig ist und dass sich bei späteren Transaktionen oder Tätigkeiten darauf verlassen werden kann; 12. „Unversehrtheit“: die Tatsache, dass ein Schriftgut vollständig und unverändert ist; 13. „Gültigkeit“: die Tatsache, dass ein Dokument alle inhärenten und extrinsischen Merkmale aufweist, die aufgrund seines Entstehungskontexts erforderlich sind, um als Ausdruck seines Urhebers mit sämtlichen rechtlichen Konsequenzen akzeptiert zu werden; 14. „Zulässigkeit“: die Tatsache, dass ein Dokument alle inhärenten und extrinsischen Merkmale aufweist, die aufgrund seines Rezeptionskontexts erforderlich sind, um als Ausdruck seines Urhebers mit sämtlichen rechtlichen Konsequenzen akzeptiert zu werden; 15. „Aufbewahrung“: alle technischen Verfahren und Vorgänge, die es ermöglichen, Schriftgut über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, seine Unversehrtheit und Authentizität aufrecht zu erhalten und den Zugang zu seinem Inhalt zu gewährleisten.

1 Jeder Urheber von neu erstellten Informationen muss diese analysieren, um das elektronische System festzulegen, das zur Verwaltung verwendet werden soll, und um zu bestimmen, ob sie erfasst und in welchem amtlichen Archiv sie aufbewahrt werden sollen.

2 Die Erstellung von Schriftgut erfolgt in Übereinstimmung mit den formalen Anforderungen, die für die betreffende Art von Schriftgut festgelegt wurden.

3 Schriftgut der Kommission wird in elektronischer Form erstellt und in den amtlichen elektronischen Archiven aufbewahrt. Gleichwohl kann Archivgut in folgenden Fällen auf einem anderen Träger erstellt oder auf andere Art aufbewahrt werden, a) wenn eine Bestimmung des Unionsrechts oder des einzelstaatlichen Rechts dies erfordert: b) falls aufgrund der protokollarischen Zweckmäßigkeit ein Papierträger zu verwenden ist, c) falls praktische Gründe die Digitalisierung des Dokuments behindern, d) falls die Aufbewahrung des analogen Originaldokuments aufgrund seiner Form oder des Materials, aus dem es hergestellt ist, einen Mehrwert hat oder falls historische Gründe vorliegen.

1 Von der Kommission erstellte oder empfangene Informationen auf analogen Trägern werden systematisch digitalisiert. Das daraus resultierende elektronische Bild ersetzt, wenn es in einem amtlichen elektronischen Archiv erfasst wird, das entsprechende analoge Originaldokument, es sei denn, nach einer Bestimmung des Unionsrechts oder des Rechts des betreffenden Mitgliedstaats oder Drittlands ist eine handschriftliche Signatur erforderlich.

2 In den gemäß Artikel 22 angenommenen Durchführungsbestimmungen werden die (verfahrens-)technischen Einzelheiten der Digitalisierung, die geltenden Ausnahmen und die Vernichtung von analogem Schriftgut nach dessen Digitalisierung geregelt.

1 Die Generaldirektionen oder die diesen gleichgestellten Dienststellen überprüfen regelmäßig die Arten von Informationen, die im Laufe ihrer Tätigkeit erstellt oder empfangen werden, um zu ermitteln, welche in einem amtlichen elektronischen Archiv erfasst werden sollen, und um unter Berücksichtigung des Kontexts, in dem sie erstellt wurden, die Verwaltung dieser Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus zu organisieren.

2 Das erfasste Schriftgut darf nicht verändert werden. Es kann entfernt oder durch nachfolgende Versionen ersetzt werden, bis die zugehörige Akte geschlossen wird.

1 Dokumente werden registriert, wenn sie wichtige dauerhafte Informationen enthalten oder das Tätigwerden oder Folgemaßnahmen der Kommission oder einer ihrer Dienststellen nach sich ziehen können.

2 Es werden Register zur Generierung eindeutiger Kennungen für das registrierte Schriftgut eingerichtet. Jedes Register wird mit einem oder mehreren elektronischen Archiven verbunden. Ausnahmen sind aus Sicherheitsgründen möglich.

Der Ablageplan der Kommission hat eine für alle Kommissionsdienststellen einheitliche Einstufung von Akten vorzusehen. Diese Einstufung fügt sich in den Rahmen des maßnahmenbezogenen Managements der Kommission ein.

Die Generaldirektionen und die diesen gleichgestellten Dienststellen verwenden zur Aufbewahrung und Verwaltung ihres Schriftguts computergestützte Verfahren und Systeme sowie Strukturen mit Schnittstellen, um die Speicherung von, den Zugang zu und die Wiederherstellung von Schriftgut zu gewährleisten, sofern nicht eine Bestimmung der Kommission etwas Anderes vorschreibt.

1 Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

2 Für ein qualifiziertes elektronisches Siegel gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten, mit denen das qualifizierte elektronische Siegel verbunden ist.

3 Für qualifizierte elektronische Zeitstempel gilt die Vermutung der Richtigkeit des Datums und der Zeit, die darin angegeben sind, sowie der Unversehrtheit der mit dem Datum und der Zeit verbundenen Daten.

4 Für Daten, die mittels eines qualifizierten Dienstes für die Zustellung elektronischer Einschreiben abgesendet und empfangen werden, gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten, der Absendung dieser Daten durch den identifizierten Absender und des Empfangs der Daten durch den identifizierten Empfänger und der Korrektheit des Datums und der Uhrzeit der Absendung und des Empfangs, wie sie von dem qualifizierten Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben angegeben werden.

1 Ein von der Kommission erstelltes oder bei ihr eingegangenes Dokument gilt als den Gültigkeits- oder Zulässigkeitskriterien entsprechend, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: a) Die Person, von der das Dokument stammt, wurde identifiziert. b) Der Kontext, in dem das Dokument erstellt wurde, ist zuverlässig, und das Dokument erfüllt die Bedingungen, die seine Unversehrtheit garantieren. c) Das Dokument entspricht den formellen Anforderungen gemäß geltendem Unionsrecht oder geltendem einzelstaatlichem Recht. d) Elektronische Dokumente werden so erstellt, dass die Unversehrtheit, Zuverlässigkeit und Nutzbarkeit des Inhalts des Dokuments sowie der begleitenden Metadaten gewährleistet ist.

2 Ein elektronisches Bild, das durch Digitalisierung eines von der Kommission erstellten oder empfangenen analogen Dokuments angefertigt wird, gilt als den Gültigkeits- oder Zulässigkeitskriterien entsprechend, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: a) Nach dem Unionsrecht oder dem Recht des betreffenden Mitgliedstaats bzw. Drittlands ist keine Signatur erforderlich. b) Sein Format bietet Garantien für die Unversehrtheit, Zuverlässigkeit, Dauerhaftigkeit und Lesbarkeit im Laufe der Zeit sowie für den leichten Zugang zu den enthaltenen Informationen. Wenn kein unterzeichnetes analoges Dokument erforderlich ist, kann ein solches elektronisches Bild für den Informationsaustausch und für interne Verfahren der Kommission verwendet werden.

3 Ist nach einer Bestimmung des Unionsrechts oder des einzelstaatlichen Rechts ein unterzeichnetes Original eines Dokuments erforderlich, so erfüllt ein von der Kommission erstelltes oder bei ihr eingegangenes Dokument diese Anforderung, wenn das Dokument Folgendes enthält: a) eine oder mehrere handschriftliche oder qualifizierte elektronische Signaturen oder b) eine oder mehrere nicht qualifizierte elektronische Signaturen, die ausreichende Garantien für die Identifizierung des Unterzeichners und die Willensbekundung im unterzeichneten Dokument bieten.

4 Ist nach einem internen Verfahren der Kommission die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es rechnergestützt verwaltet werden, sofern alle Personen sicher und eindeutig identifiziert werden und das betreffende System Garantien für die Unveränderbarkeit des Inhalts bietet.

5 Umfasst ein Verfahren die Kommission und andere Stellen und ist die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es mithilfe eines Computersystems verwaltet werden, welches die Bedingungen und technischen Garantien erfüllt bzw. bietet, die in einer gemeinsamen Vereinbarung festgelegt wurden.

1 Daten und Informationen sollten innerhalb der Kommission möglichst weit verbreitet werden, es sei denn der Zugang ist aufgrund rechtlicher Pflichten eingeschränkt.

2 Im Interesse des Informationsaustauschs sorgen die Generaldirektionen und die diesen gleichgestellten Dienststellen dafür, dass ihre Akten soweit zugänglich sind, wie es der sensible Charakter ihres Inhalts zulässt.

Die Verwaltung von Schriftgut erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Sicherheitsvorschriften der Kommission zum Schutz von Informationen. Zu diesem Zweck werden Schriftgut, Akten, Informationssysteme und Archive einschließlich ihrer Netze und Übertragungswege durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen für die Verwaltung von als Verschlusssache eingestuften Informationen, sensiblen nicht als Verschlusssache eingestuften Informationen und personenbezogenen Daten geschützt. Als Verschlusssache eingestufte Informationen werden nach Maßgabe der geltenden Sicherheitsvorschriften behandelt.

1 Die Speicherung und Aufbewahrung erfolgt unter folgenden Bedingungen: a) Jedes Schriftgut wird in der Form aufbewahrt, in der es erstellt, verschickt oder empfangen wurde, bzw. in einer Form, die die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Inhalts des Schriftguts sowie der begleitenden Metadaten wahrt. b) Der Inhalt des Schriftguts und der begleitenden Metadaten muss während der gesamten Dauer der Speicherung für alle zugangsberechtigten Personen lesbar sein. c) Bei auf elektronischem Weg abgesandtem oder empfangenem Schriftgut gehören alle Informationen, die zur Feststellung seiner Herkunft und Bestimmung erforderlich sind, sowie das Datum und die Uhrzeit der Erfassung und Registrierung zu den Metadaten, die in jedem Fall gespeichert werden müssen. d) Bei elektronischen Verfahren, die von informationstechnischen Systemen gestützt werden, werden die Angaben über die förmlichen Abschnitte des Verfahrens so aufbewahrt, dass diese Abschnitte sowie der Urheber und Beteiligte erkennbar sind.

2 Der Generalsekretär sorgt für die Umsetzung einer Strategie für die digitale Aufbewahrung, um den langfristigen Zugang zu elektronischem Schriftgut auf der Grundlage der in Artikel 15 Absatz 1 genannten Aufbewahrungslisten sicherzustellen. Diese Strategie wird in Zusammenarbeit mit dem Historischen Archiv der Kommission ausgearbeitet und hat sicherzustellen, dass geeignete Prozesse, Werkzeuge und Ressourcen vorhanden sind, um die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Schriftguts sowie seine Zugänglichkeit zu gewährleisten.

1 Die Aufbewahrungsfrist für die verschiedenen Aktenkategorien und in bestimmten Fällen für Schriftgut wird kommissionsweit im Wege rechtlicher Instrumente festgelegt, etwa mittels der gemeinsamen Aufbewahrungsliste oder einer oder mehrerer spezifischer Aufbewahrungslisten, die auf der Grundlage des organisatorischen Kontexts, der bestehenden Rechtsvorschriften und der rechtlichen Pflichten der Kommission erstellt werden.

2 Die Generaldirektionen und die diesen gleichgestellten Dienststellen bewerten das von ihnen verwaltete Schriftgut und die von ihnen verwalteten Akten regelmäßig im Hinblick auf eine etwaige Überführung in das in Artikel 16 genannte Historische Archiv der Kommission oder eine etwaige Vernichtung. Als Nachweis für das Schriftgut bzw. die Akten und dessen bzw. deren Überführung oder Vernichtung wird jeweils ein Metadatensatz über das betreffende Schriftgut bzw. die betreffenden Akten aufbewahrt.

3 In den Geheimhaltungsgrad CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher eingestufte EU-Verschlusssachen werden nicht in das Historische Archiv der Kommission überführt.

Das Historische Archiv der Kommission nimmt folgende Aufgaben wahr: a) Gewährleistung der Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit von Schriftgut, Akten und Archiven der Kommission, das bzw. die der Kommission übertragen wurden, b) Sicherstellung des materiellen Schutzes und der Unversehrtheit der sich auf das Schriftgut bzw. die Akten beziehenden Metadaten, die von den abgebenden Dienststellen zur Verfügung gestellten werden, c) Bereitstellung von Schriftgut und Akten auf Anfrage an die Generaldirektionen und an diesen gleichgestellte Dienststellen, d) erforderlichenfalls zweite Überprüfung sämtlichen übertragenen Schriftguts bzw. sämtlicher übertragenen Akten und Archive in Zusammenarbeit mit der abgebenden Generaldirektion oder der dieser gleichgestellten Dienststelle oder ihrem Nachfolger, e) Einleitung der Freigabe von als Verschlusssache eingestuften Dokumenten im Sinne der Artikel 3 und 5 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83, f) öffentliche Zugänglichmachung der historischen Archive der Kommission nach Ablauf einer Frist von 30 Jahren, mit Ausnahme von Schriftgut, das unter die Ausnahmen zum Schutz der Privatsphäre und der Unversehrtheit des Einzelnen bzw. betreffend die geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums, fällt, g) Hinterlegung der öffentlich zugänglich gemachten historischen Archive der Kommission im Historischen Archiv der Europäischen Union beim EHI.

1 Soweit es zur Erfüllung der im öffentlichen Interesse liegenden Archivierungszwecke und zur Wahrung der Unversehrtheit der historischen Archive der Kommission erforderlich ist, gelten folgende Ausnahmen nach Artikel 25 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 bezüglich der Rechte der betroffenen Personen, insbesondere in Bezug auf a) das Auskunftsrecht , sofern der Antrag der betroffenen Person die Identifizierung bestimmten Schriftguts nicht ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand ermöglicht. Bei der Beurteilung der auf Antrag der betroffenen Person zu ergreifenden Maßnahmen und des erforderlichen Verwaltungsaufwands sind insbesondere die von der betroffenen Person bereitgestellten Informationen sowie Art, Umfang und Größe des potenziell betroffenen Schriftguts zu berücksichtigen; b) das Recht auf Berichtigung , insofern die Berichtigung es unmöglich macht, die Unversehrtheit und Authentizität des zur ständigen Aufbewahrung in den historischen Archiven der Kommission ausgewählten Schriftguts zu wahren, unbeschadet der Möglichkeit einer ergänzenden Erklärung oder Anmerkung zu dem betreffenden Schriftgut, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden; c) die Pflicht zur Mitteilung der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten , soweit dies sich als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist; d) das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung , soweit die personenbezogenen Daten in zur ständigen Aufbewahrung in den historischen Archiven der Kommission ausgewähltem Schriftgut enthalten und integraler und unverzichtbarer Bestandteil dieses Schriftguts sind.

2 Die Kommission führt angemessene Garantien ein, um die Einhaltung von Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten. Diese Garantien umfassen technische und organisatorische Maßnahmen, mit denen insbesondere die Achtung des Grundsatzes der Datenminimierung gewährleistet wird. Die Garantien sehen Folgendes vor: a) Welche Akten in die historischen Archive der Kommission überführt werden sollen, wird auf der Grundlage einer Einzelfallprüfung nach Maßgabe der Aufbewahrungslisten der Kommission bestimmt. Alle anderen Akten, einschließlich strukturierter Akten mit personenbezogenen Daten (beispielsweise Personal- oder Gesundheitsakten), werden nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist vernichtet. b) In den Aufbewahrungslisten wird die administrative Vernichtung bestimmter Arten von Schriftgut vor Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Folglich dürfen diese Arten von Schriftgut nicht für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke verarbeitet werden. c) Vor der Verarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke meldet die Generaldirektion oder die dieser gleichgestellte Dienststelle das etwaige Vorhandensein von unter Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 fallendem Schriftgut in den in die historischen Archive der Kommission zu übertragenden Akten. d) Bevor eine Akte der Kommission der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird, überprüft das Historische Archiv der Kommission sie auf das mögliche Vorhandensein von Schriftgut, das unter die in Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 genannten Ausnahmen fällt, unter anderem anhand der in Buchstabe c genannten Kennzeichnung zum Schutz personenbezogener Daten.

3 Die Kommission zeichnet die Gründe für die Anwendung von Ausnahmen gemäß diesem Beschluss auf. Diese Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die den tatsächlichen oder rechtlichen Kontext betreffen, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

4 Der Datenschutzbeauftragte der Kommission wird so bald wie möglich über die Anwendung von Ausnahmen von den Rechten der betroffenen Personen gemäß diesem Beschluss unterrichtet. Auf Anfrage erhält der Datenschutzbeauftragte Zugang zu dem entsprechenden Schriftgut und sonstigen Unterlagen, aus denen der faktische oder der rechtliche Kontext hervorgeht.

1 Das Historische Archiv der Kommission gewährt dem Europäischen Hochschulinstitut (EHI) nach Möglichkeit Zugang zu digitalisierten Kopien des auf analogen Trägern aufbewahrten Schriftguts.

2 Das EHI ist die Hauptzugangsstelle zu den historischen Archiven der Kommission, die der Öffentlichkeit zugänglich sind.

3 Das Historische Archiv der Kommission übermittelt dem EHI Beschreibungen der hinterlegten Archive. In Übereinstimmung mit internationalen Standards und zur Vereinfachung des Austauschs von Metadaten fördert die Kommission die Interoperabilität zwischen ihren Archivsystemen und denen des EHI.

4 Das EHI fungiert als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 3 der Verordnung (EU) 2018/1725 und unterliegt dabei den Weisungen der Kommission, die wiederum als Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten fungiert, die in ihren beim EHI hinterlegten historischen Archiven enthalten sind. Das Historische Archiv der Kommission erteilt im Namen der Kommission die erforderlichen Anweisungen für die Verarbeitung der in den hinterlegten Archiven der Kommission enthaltenen personenbezogenen Daten durch das EHI und überwacht dessen Arbeit.

5 Als Verschlusssache eingestufte Informationen werden nicht beim EHI hinterlegt.

1 Jeder Generaldirektor bzw. Dienststellenleiter schafft die organisatorischen, administrativen, materiellen und personellen Voraussetzungen für die praktische Umsetzung dieses Beschlusses und seiner Anwendungsmodalitäten durch seine Dienststellen.

2 Das Generalsekretariat stellt die Anwendung dieses Beschlusses und der einschlägigen Durchführungsbestimmungen sicher.

3 Die Generaldirektion Informatik stellt die technologische Infrastruktur für die Umsetzung dieses Beschlusses bereit.

1 Jeder Generaldirektor oder Dienststellenleiter benennt einen Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten, der in seiner Dienststelle ein modernes und leistungsfähiges System zur Schriftgutverwaltung unterhält und die Koordinierung innerhalb seiner Dienststelle, mit dem Generalsekretariat und mit den sonstigen Dienststellen der Kommission sicherstellt.

2 Das Netz von Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten unter dem Vorsitz des Generalsekretariats hat folgende Aufgaben: a) Sicherstellung der ordnungsgemäßen und einheitlichen Anwendung dieses Beschlusses in den Generaldirektionen und den diesen gleichgestellten Dienststellen, b) Behandlung etwaiger bei der Anwendung dieses Beschlusses entstehender Probleme, c) Weiterleitung des Bedarfs der Generaldirektionen und diesen gleichgestellter Dienststellen an Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen.

Das Generalsekretariat stellt in enger Zusammenarbeit mit der Generaldirektion Informatik, der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit und dem Historischen Archiv der Kommission Informations-, Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen bereit, die für die erfolgreiche Durchführung dieses Beschlusses in den Generaldirektionen und diesen gleichgestellten Dienststellen notwendig sind.

Der Generalsekretär erstellt die Durchführungsbestimmungen in Abstimmung mit den Generaldirektionen und den diesen gleichgestellten Dienststellen und sorgt für ihre Umsetzung. Die Durchführungsbestimmungen werden regelmäßig aktualisiert, wobei Folgendem Rechnung getragen wird: a) den Entwicklungen in Bezug auf die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie den Ergebnissen der akademischen und wissenschaftlichen Forschung, einschließlich der Entwicklung einschlägiger Normen, b) den Entwicklungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien, c) den geltenden Vorschriften über die Beweiskraft von elektronischem Schriftgut, d) den Pflichten der Kommission in Bezug auf Transparenz, den öffentlichen Zugang zu Dokumenten und die öffentliche Zugänglichmachung von Archiven, e) etwaigen neuen Pflichten der Kommission, f) etwaigen Harmonisierungen bei der Vorlage des von der Kommission und ihren Dienststellen ausgearbeiteten Schriftguts.

Die Beschlüsse 2002/47/EG, EGKS, Euratom und 2004/563/EG, Euratom werden aufgehoben.