Decisión (UE) 2021/2121 de la Comisión de 6 de julio de 2020 relativa a la gestión de documentos y archivos

La presente Decisión establece normas relativas a: a) la gestión de documentos y archivos de la Comisión; b) la conservación y la apertura al público de los archivos de la Comisión y del depósito de los archivos históricos de la Comisión en los Archivos Históricos de la Unión Europea en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia.

La presente Decisión se aplicará a los documentos en poder de la Comisión y a sus archivos, independientemente de su forma, medio, antigüedad y ubicación. Podrá aplicarse, mediante acuerdo específico, a los documentos en poder de otras entidades responsables de la aplicación de determinadas políticas de la Unión o a los documentos intercambiados a través de redes de transmisión de datos entre las administraciones y la Comisión.

A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por: 1) «documento» (record): información recibida y creada en forma de documento , recopilación de datos u otra forma en un soporte digital o analógico que se captura en un repositorio oficial y se gestiona y mantiene como prueba y como activo ’; 2) «metadatos»: cualquier información que describa el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo con fines, entre otros, de recuperación, accesibilidad y reutilización; 3) «digitalización»: proceso de transformación de un documento en papel o en cualquier otro soporte tradicional en un formato electrónico; 4) «repositorio oficial de documentos»: sistema, reconocido y aprobado por la Secretaría General, en el que los documentos en poder de la Comisión se capturan, organizan y clasifican para facilitar la recuperación, distribución, utilización, eliminación o conservación de los registros; 5) «captura»: inserción de un documento en un repositorio electrónico oficial mediante la combinación de un identificador único y metadatos ; 6) «identificador único»: secuencia de dígitos o letra s), o ambos, asignada inequívocamente a un documento por una máquina o una persona y que identifica dicho documento como único y distinto de todos los demás documentos; 7) «incorporación al registro»: captura de un documento en un registro, comprobación de que está completo y correctamente constituido desde un punto de vista administrativo o jurídico y certificación de que ha sido enviado por un autor a un destinatario en una fecha determinada, como correo de entrada o de salida, o que ha sido incorporado a uno de los repositorios oficiales de la Comisión; 8) «expediente»: agregación de documentos organizados en consonancia con las actividades de la Comisión, por razones de prueba, justificación o información y para garantizar la eficiencia del trabajo; el grupo de documentos que componga el expediente se organiza de forma que constituya una unidad coherente y pertinente en lo que respecta a las actividades llevadas a cabo por la Comisión o sus servicios; 9) «sistema de clasificación»: instrumento con una estructura jerárquica y lógica, en forma de estructura arbórea con una serie de rúbricas interrelacionadas, que permite que los expedientes (u otras agregaciones de documentos) se organicen intelectualmente y estén vinculados al contexto en el que fueron elaborados, sobre la base de las funciones, actividades y procesos de trabajo; 10) «autenticidad»: hecho de que pueda demostrarse que un documento es lo que pretende ser, que ha sido creado o enviado por la persona que supuestamente lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado cuando se alega; 11) «fiabilidad»: hecho de que el contenido de un documento sea, de manera fiable, una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos que acreditan y de que se puede contar con ese documento en el transcurso de operaciones o actividades posteriores ; 12) «integridad»: hecho de que un documento esté completo e inalterado ; 13) «validez»: hecho de que un documento reúna todas las características intrínsecas y extrínsecas requeridas por su contexto de producción, necesarias para ser aceptado como expresión de su autor con todas sus consecuencias jurídicas; 14) «admisibilidad»: hecho de que un documento reúna todas las características intrínsecas y extrínsecas requeridas por su contexto de recepción, necesarias para que pueda aceptarse como expresión de su autor con todas sus consecuencias jurídicas; 15) «conservación»: todos los procesos y operaciones técnicos que permiten mantener registros a lo largo del tiempo, mantener su integridad y autenticidad y garantizar el acceso a su contenido.

1 El autor de cualquier información de nueva creación la analizará con el fin de determinar el sistema de gestión electrónica mediante el cual se gestionará la información, si esta debe capturarse y en qué sistema de repositorio oficial debe conservarse.

2 Los documentos se crearán de conformidad con los requisitos formales establecidos para el tipo pertinente de documentos.

3 Los documentos de la Comisión se crearán como documentos electrónicos y se conservarán en sus repositorios electrónicos oficiales. No obstante, los documentos podrán crearse en un soporte diferente o conservarse de manera diferente en las siguientes situaciones: a) cuando así lo exija una disposición de la legislación de la Unión o nacional, b) cuando la conveniencia del protocolo imponga un soporte en papel, c) cuando existan razones prácticas que impidan digitalizar el documento, d) cuando la conservación del documento analógico original tenga un valor añadido debido a su forma o a la materia a partir de la cual se elabora, o por razones históricas.

1 La información en medios analógicos creados o recibidos por la Comisión se digitalizará sistemáticamente. Las versiones electrónicas resultantes, cuando se capturen en un repositorio electrónico oficial, sustituirán a los documentos analógicos originales correspondientes, a menos que una disposición de la legislación de la Unión o del Estado miembro o tercer país de que se trate requieran una firma manuscrita.

2 Las modalidades de aplicación adoptadas de conformidad con el artículo 22 establecerán los detalles técnicos y procedimentales de la digitalización, las excepciones aplicables y la eliminación de documentos analógicos tras su digitalización.

1 Cada dirección general o servicio asimilado revisará periódicamente los tipos de información creados o recibidos en el transcurso de sus actividades para determinar cuáles deben capturarse en un repositorio electrónico oficial y, teniendo en cuenta el contexto en el que se hayan producido, para organizar su gestión a lo largo de todo su ciclo de vida.

2 Los documentos recogidos no se alterarán. Podrán suprimirse o sustituirse por versiones posteriores hasta que se cierre el expediente al que pertenecen.

1 Los documentos se incorporarán al registro si contienen información importante que no sea efímera o si pueden implicar acciones o seguimiento por parte de la Comisión o de uno de sus servicios.

2 Los registros se establecerán de forma que generen identificadores únicos para los documentos que se incorporen. Cada documento estará conectado a uno o varios repositorios electrónicos. Podrán hacerse excepciones por motivos de seguridad.

El sistema de clasificación de la Comisión utilizará una clasificación común de los expedientes en todos sus servicios. Esta clasificación se integrará en el marco de la gestión por actividades de la Comisión.

Las direcciones generales y servicios asimilados mantendrán y gestionarán sus documentos mediante procedimientos informáticos y sistemas y estructuras informatizados con interfaces para garantizar el almacenamiento, el acceso y la recuperación de los documentos, a menos que una disposición de la Comisión disponga lo contrario.

1 Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

2 Un sello electrónico cualificado disfrutará de la presunción de integridad de los datos y de la corrección del origen de los datos a los que el sello electrónico cualificado esté vinculado.

3 Un sello cualificado de tiempo electrónico disfrutará de una presunción de exactitud de la fecha y hora que indican y de la integridad de los datos a los que la fecha y hora estén vinculadas.

4 Respecto de los datos enviados y recibidos mediante un servicio cualificado de entrega electrónica certificada se presumirá la integridad de los datos, el envío de dichos datos por el remitente identificado, su recepción por el destinatario identificado y la exactitud de la fecha y hora de envío y recepción de los datos que indica el servicio cualificado de entrega electrónica certificada.

1 Se considerará que un documento creado o recibido por la Comisión satisface los criterios de validez o admisibilidad cuando se cumplan las siguientes condiciones: a) se identifica a la persona de la que procede; b) el contexto en el que se ha elaborado el documento es fiable y cumple las condiciones que garantizan su integridad; c) el documento cumple los requisitos formales establecidos en la legislación nacional o de la Unión aplicable; d) en el caso de los documentos electrónicos, estos se crean de manera que se garantice la integridad, fiabilidad y facilidad de uso de su contenido y de los metadatos que lo acompañan.

2 Se considerará que una versión electrónica creada mediante la digitalización de un documento analógico creado o recibido por la Comisión satisface los criterios de validez o admisibilidad cuando se cumplan las siguientes condiciones: a) ninguna disposición de la legislación de la Unión o del Estado miembro o tercer país de que se trate exige una firma; b) su formato ofrece garantías de integridad, fiabilidad, durabilidad y legibilidad a lo largo del tiempo y facilidad de acceso a la información que contiene. Cuando no se requiera un documento analógico firmado, dicha versión electrónica podrá utilizarse para cualquier intercambio de información y para cualquier procedimiento interno dentro de la Comisión.

3 Cuando una disposición de la legislación de la Unión o nacional exija la firma del original de un documento, un documento elaborado o recibido por la Comisión cumplirá este requisito si contiene alguno de los elementos siguientes: a) una o varias firmas manuscritas o firmas electrónicas cualificadas, b) una o varias firmas electrónicas, distintas de las cualificadas, que ofrezcan garantías suficientes respecto de la identidad del firmante y la expresión de su voluntad en el documento firmado.

4 En los casos en que un procedimiento de la propia Comisión requiere la firma de una persona habilitada o la aprobación de una persona en una o varias etapas de dicho procedimiento, este podrá gestionarse mediante sistemas informáticos, siempre que cada persona aparezca identificada de forma clara e inequívoca y que el sistema en cuestión ofrezca garantías de que el contenido no se ha visto alterado durante el procedimiento.

5 En los casos en que un procedimiento que implique la participación de la Comisión y otras entidades requiera la firma de una persona habilitada o la aprobación de una persona en una o varias etapas de dicho procedimiento, este podrá gestionarse mediante sistemas informáticos que cumplan las condiciones y ofrezcan las garantías técnicas fijadas de común acuerdo.

1 Los datos y la información se pondrán a disposición y se compartirán de la forma más amplia posible dentro de la Comisión, a menos que las obligaciones jurídicas exijan la limitación del acceso.

2 En aras del intercambio de información, las direcciones generales y servicios asimilados velarán por que sus expedientes sean tan accesibles como lo permita el carácter sensible de su contenido.

Los documentos se gestionarán de conformidad con las normas de seguridad de la Comisión aplicables a la protección de la información. A tal fin, los documentos, expedientes, sistemas de información y archivos, incluidas sus redes y medios de transmisión, estarán protegidos por medidas de seguridad adecuadas para la gestión de la información clasificada, la información sensible no clasificada y los datos personales . La información clasificada será tratada con arreglo a las normas vigentes en materia de seguridad.

1 El almacenamiento y la conservación se efectuarán en las siguientes condiciones: a) los documentos se almacenarán en la forma en que se hayan creado, enviado o recibido, o en una forma que preserve la autenticidad, fiabilidad e integridad de su contenido y de los metadatos que los acompañan; b) el contenido de los documentos y sus metadatos pertinentes deberán ser legibles durante todo su período de almacenamiento por cualquier persona autorizada a tener acceso a ellos; c) cuando los registros se envíen o se reciban electrónicamente, la información necesaria para determinar el origen o el destino del documento, así como la fecha y hora de la captura o incorporación al registro formarán parte de los metadatos mínimos que deben almacenarse; d) en el caso de procedimientos electrónicos gestionados por sistemas informáticos, los datos relativos a las etapas formales del procedimiento deberán conservarse en condiciones que permitan garantizar la identificación de dichas etapas y de los autores y participantes.

2 El secretario general velará por la aplicación de una estrategia de conservación digital que garantice el acceso a largo plazo a los documentos electrónicos sobre la base de las listas de conservación a que se refiere el artículo 15, apartado 1. La estrategia se elaborará en colaboración con el Servicio de Archivos Históricos de la Comisión y garantizará el establecimiento de procesos, herramientas y recursos para garantizar la autenticidad, la fiabilidad y la integridad de los documentos, así como su accesibilidad.

1 El período de conservación de las distintas categorías de expedientes y, en determinados casos, de documentos, se establecerá para toda la Comisión mediante instrumentos normativos, como la lista común de conservación, o una o varias listas de conservación específicas elaboradas sobre la base del contexto organizativo, la legislación vigente y las obligaciones jurídicas de la Comisión.

2 Las Direcciones Generales y servicios asimilados evaluarán periódicamente los documentos y expedientes gestionados por ellas para determinar si se transferirán a los archivos históricos de la Comisión a los que se refiere el artículo 16 o se eliminarán. No obstante, se conservará un conjunto de metadatos sobre documentos y expedientes en el repositorio electrónico original como prueba de tales documentos y expedientes y de su transferencia o eliminación.

3 La información clasificada de la UE con una indicación CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superior no se transferirá al Servicio de Archivos Históricos de la Comisión.

Las funciones del Servicio de Archivos Históricos de la Comisión serán las siguientes: a) garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos, expedientes y archivos de la Comisión que le hayan sido transferidos, así como el acceso a los mismos; b) garantizar la protección material y la integridad de los metadatos de los documentos y expedientes facilitados por los servicios que los transfieren; c) poner documentos y expedientes a disposición de las direcciones generales o servicios asimilados que los soliciten; d) proceder, en caso necesario y en colaboración con la dirección general o servicio asimilado de origen o su sucesor, a una segunda revisión de todos los documentos, expedientes y archivos transferidos; e) iniciar la desclasificación de los documentos clasificados a que se refieren los artículos 3 y 5 del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83; f) abrir al público los archivos históricos de la Comisión tras la expiración de un período de 30 años, excepto en el caso de los documentos cubiertos por excepciones relativas a la intimidad y la integridad de las personas, o a los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual; g) depositar los archivos históricos de la Comisión abiertos al público en los Archivos Históricos de la Unión Europea en el IUE.

1 Las siguientes excepciones a los derechos de los interesados se aplicarán de conformidad con el artículo 25, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando sea necesario para cumplir los fines de archivo en interés público y para preservar la integridad de los archivos históricos de la Comisión, en particular: a) el derecho de acceso , en la medida en que la solicitud del interesado no permita la identificación de documentos específicos sin que ello suponga un esfuerzo administrativo desproporcionado. Al evaluar las medidas que deban adoptarse a petición del interesado y el esfuerzo administrativo necesario, se tendrá especialmente en cuenta la información facilitada por el interesado y la naturaleza, el alcance y el volumen de los documentos potencialmente afectados; b) el derecho de rectificación , en la medida en que la rectificación haga imposible preservar la integridad y la autenticidad de los documentos seleccionados para su conservación permanente en los archivos históricos de la Comisión, sin perjuicio de la posibilidad de una declaración complementaria o anotación en el documento de que se trate, salvo que resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado; c) la obligación de notificar la rectificación o supresión de datos personales en la medida en que resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado; d) el derecho a oponerse al tratamiento , en la medida en que los datos personales estén contenidos en documentos seleccionados para su conservación permanente en los archivos históricos de la Comisión como parte integrante e indispensable de dichos documentos.

2 La Comisión aplicará las garantías adecuadas para garantizar el cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (UE) 2018/1725. Dichas garantías incluirán medidas técnicas y organizativas, en particular, para garantizar el respeto del principio de minimización de datos. Estas garantías deberán incluir lo siguiente: a) los expedientes que vayan a transferirse a los archivos históricos de la Comisión se seleccionarán tras una evaluación caso por caso con arreglo a las listas de conservación de la Comisión. Todos los demás expedientes, incluidos los expedientes estructurados de datos personales, como los expedientes personales y médicos, se eliminarán al término del período de conservación administrativa; b) las listas de conservación permitirán la eliminación administrativa de determinados tipos de documentos antes de que finalice el período de conservación administrativa. Por consiguiente, estos tipos de documentos no se tratarán con fines de archivo en interés público; c) antes de su tratamiento con fines de archivo en interés público, la dirección general o servicio asimilado informará de la posible presencia de documentos cubiertos por el artículo 2, apartado 1, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 en los expedientes que deban transferirse a los archivos históricos de la Comisión; d) antes de abrir un expediente de la Comisión al público, el Servicio de Archivos Históricos de la Comisión lo revisará para comprobar la posible presencia de documentos cubiertos por las excepciones contempladas en el artículo 2, apartado 1, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, también sobre la base de la notificación a que se refiere la letra c), con el fin de proteger los datos personales.

3 La Comisión hará constar los motivos de las excepciones aplicadas en virtud de la presente Decisión. El documento y, en su caso, los escritos relativos al contexto fáctico o jurídico serán objeto de registro. Estos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

4 El delegado de protección de datos de la Comisión será informado lo antes posible de la aplicación de excepciones a los derechos de los interesados de conformidad con la presente Decisión. Se facilitará al delegado de protección de datos, previa petición, el acceso a los documentos asociados y a todos los escritos relativos al contexto fáctico y jurídico.

1 El Servicio de Archivos Históricos de la Comisión facilitará al IUE, cuando sea posible, acceso a copias digitalizadas de los documentos conservados en un medio analógico.

2 El IUE será el principal punto de acceso a los archivos históricos de la Comisión abiertos al público.

3 El Servicio de Archivos Históricos de la Comisión enviará al IUE las descripciones de los archivos depositados. De conformidad con las normas internacionales y para facilitar el intercambio de metadatos, la Comisión favorecerá la interoperabilidad entre sus sistemas de archivos y los del IUE.

4 El IUE actúa como encargado del tratamiento de conformidad con el artículo 3 del Reglamento (UE) 2018/1725, siguiendo instrucciones de la Comisión, que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en sus archivos históricos, depositados en el IUE. El Servicio de Archivos Históricos de la Comisión proporciona, en nombre de la Comisión, las instrucciones necesarias para el tratamiento, por parte del IUE, de los datos personales que figuran en los archivos de la Comisión depositados y supervisa su funcionamiento.

5 La información clasificada no se depositará en el IUE.

1 Cada director general o jefe de servicio establecerá la estructura organizativa, administrativa, física y de personal necesaria para la aplicación por sus servicios de la presente Decisión y sus modalidades de aplicación.

2 La Secretaría General será responsable de garantizar la aplicación de la presente Decisión y de sus modalidades de aplicación.

3 La Dirección General de Informática será responsable de proporcionar la infraestructura tecnológica necesaria para la aplicación de la presente Decisión.

1 Cada director general o jefe de servicio designará a un responsable de la gestión de documentos para mantener un sistema moderno y eficaz de gestión de documentos en su servicio y para garantizar la coordinación dentro de su servicio, con la Secretaría General y los demás servicios de la Comisión.

2 La función de la red de responsables de la gestión de documentos, presidida por la Secretaría General, será la siguiente: a) garantizar la aplicación correcta y uniforme de la presente Decisión en las direcciones generales y servicios asimilados; b) ocuparse de las cuestiones que pueda suscitar su aplicación; c) compartir las necesidades de las direcciones generales y servicios asimilados en materia de formación y medidas de apoyo.

La Secretaría General, en estrecha colaboración con la Dirección General de Informática, la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad y el Servicio de Archivos Históricos de la Comisión, adoptará las medidas de información, formación y apoyo necesarias para garantizar la aplicación de la presente Decisión en las direcciones generales y servicios asimilados.

El secretario general establecerá las modalidades de aplicación en coordinación con las direcciones generales y los servicios asimilados y garantizará su aplicación. Se actualizarán periódicamente teniendo en cuenta, en particular: a) la evolución de la gestión de documentos y archivos y los resultados de la investigación académica y científica, incluida la aparición de normas pertinentes; b) los avances de las tecnologías de la información y la comunicación; c) las normas aplicables sobre el valor probatorio de los documentos electrónicos; d) las obligaciones de la Comisión en materia de transparencia, acceso público a los documentos y apertura al público de los archivos; e) las nuevas obligaciones que puedan imponerse a la Comisión; f) la armonización en la presentación de los registros elaborados por la Comisión y sus servicios.

La Decisión 2002/47/CE, CECA, Euratom y la Decisión 2004/563/CE, Euratom deja de estar en vigor.