Beschuss des Verwaltungsrats über interne Vorschriften zur Beschränkung bestimmter Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Umweltagentur

1 Mit diesem Beschluss werden Vorschriften in Bezug auf die Bedingungen festgelegt, unter denen die Agentur die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 22, 35 und 36 gemäß Artikel 25 der Verordnung beschränken darf.

2 Die Agentur wird als Verantwortlicher durch ihren Exekutivdirektor vertreten, der die Funktion des Verantwortlichen innerhalb der Agentur delegieren kann, um den operativen Verantwortlichkeiten für bestimmte Tätigkeiten der Verarbeitung personenbezogener Daten Rechnung zu tragen.

1 Die Agentur kann die Anwendung der Artikel 14 bis 22, 35 und 36 sowie des Artikels 4, insofern dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 20 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, wie folgt beschränken: a) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, f, g und h der Verordnung, wenn die EUA Verwaltungsuntersuchungen, Vordisziplinar-, Disziplinar- und Dienstenthebungsverfahren gemäß Artikel 86 und Anhang IX des Statuts und dem Beschluss des Verwaltungsrats der EUA vom 15. Februar 2013 zur Festlegung allgemeiner Durchführungsbestimmungen für die Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren durchführt sowie Verdachtsfälle an das OLAF meldet; b) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung, wenn sichergestellt wird, dass die-Bediensteten der Agentur Tatsachen vertraulich melden können, wenn sie der Ansicht sind, dass es zu schwerwiegenden Unregelmäßigkeiten kommt, wie in dem Beschluss des Verwaltungsrates der EUA vom 24. April 2018 über Leitlinien für die Meldung von Missständen („Whistleblowing“) festgelegt (Beschluss EUA/MB/2018/011); c) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung, wenn die Agentur sicherstellt, dass sich Mitarbeiter der Agentur im Falle von (förmlichen oder informellen) Verfahren wegen Mobbings oder sexueller Belästigung im Sinne der Definition des Beschlusses des Verwaltungsrats der EUA vom 13. Juni 2017 über die Grundsätze der EUA für den Schutz der Würde der Person und zur Verhütung von Mobbing und sexueller Belästigung (Beschluss EUA/MB/2017/011) an Vertrauenspersonen wenden können; d) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung, wenn interne Audits bezüglich der Tätigkeiten oder der Funktionsweise der Agentur, einschließlich Untersuchungen des Datenschutzbeauftragten gemäß Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 und (IT-)Sicherheitsuntersuchungen durchgeführt werden, die intern oder mit externer Beteiligung (z. B. von CERT-EU) ausgeführt werden; e) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, d, g und h der Verordnung, wenn die Agentur anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union Unterstützung leistet oder Unterstützung von ihnen erhält oder mit ihnen im Rahmen von Tätigkeiten gemäß den Buchstaben a bis d dieses Absatzes zusammenarbeitet sowie gemäß Dienstgütevereinbarungen, Absichtserklärungen und Kooperationsvereinbarungen; f) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c, g und h der Verordnung, wenn die Agentur auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative nationalen Behörden von Drittländern und internationalen Organisationen Unterstützung leistet oder Unterstützung von ihnen erhält oder mit ihnen zusammenarbeitet; g) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung, wenn die Agentur auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative nationalen Behörden von Mitgliedstaaten der Union Unterstützung leistet oder Unterstützung von ihnen erhält und mit ihnen zusammenarbeitet; h) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung, wenn die Agentur personenbezogene Daten verarbeitet, die in Dokumenten enthalten sind, die von den Parteien oder Streithelfern erlangt wurden, die an einem Verfahren vor dem Gerichtshof der Europäischen Union beteiligt sind. i) Jede Beschränkung muss den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten achten und eine in einer demokratischen Gesellschaft notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellen.

2 Bevor Beschränkungen vorgenommen werden, ist deren Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit im Einzelfall zu prüfen. Beschränkungen sind auf das zur Erreichung ihres Zwecks unbedingt erforderliche Maß zu begrenzen.

3 Zu Rechenschaftszwecken erstellt die Agentur Aufzeichnungen über die Gründe für die vorgenommenen Beschränkungen, die angewandten Rechtsgrundlagen gemäß Absatz 1 sowie das Ergebnis der Notwendigkeits- und Verhältnismäßigkeitsprüfung. Diese Aufzeichnungen sind Teil eines Registers, das dem EDSB auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird. Die Agentur erstellt regelmäßig Berichte über die Anwendung von Artikel 25 der Verordnung.

4 Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die sie im Rahmen ihrer Aufgaben von anderen Organisationen erhält, konsultiert die Agentur diese Organisationen über mögliche Gründe für die Vornahme von Beschränkungen sowie die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der betreffenden Beschränkungen, es sei denn, dies würde die Tätigkeiten der Agentur gefährden.

5 Die entsprechenden Kategorien personenbezogener Daten umfassen harte Daten („objektive“ Daten wie Identifikationsdaten, Kontaktdaten, berufsbezogene Daten, Verwaltungsdaten, Daten aus bestimmten Quellen, elektronische Kommunikations- und Verkehrsdaten) und/oder weiche Daten („subjektive“ fallbezogene Daten wie Begründungen, verhaltensbezogene Daten, Beurteilungen, Leistungs- und Verhaltensdaten sowie Daten, die sich auf den Gegenstand des Verfahrens oder der Tätigkeit beziehen oder im Zusammenhang damit vorgebracht werden).

1 Die Bewertungen der sich aus der Vornahme von Beschränkungen ergebenden Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sowie die Angaben zur Geltungsdauer dieser Beschränkungen sind im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten einzutragen, das von der Agentur gemäß Artikel 31 der Verordnung geführt wird. Außerdem sind sie in den einschlägigen Datenschutz-Folgenabschätzungen gemäß Artikel 39 der Verordnung zu vermerken.

2 Bei jeder Prüfung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit einer Beschränkung berücksichtigt die Agentur die möglichen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person.

1 Die Agentur implementiert Schutzvorkehrungen, die verhindern, dass personenbezogene Daten, die Beschränkungen unterliegen oder unterliegen könnten, Missbrauch, unrechtmäßigem Zugriff oder unrechtmäßiger Übermittlung ausgesetzt sind. Diese Schutzvorkehrungen umfassen technische und organisatorische Maßnahmen und werden erforderlichenfalls in den internen Beschlüssen, Verfahren und Durchführungsbestimmungen der Agentur im Einzelnen angegeben. Die Schutzvorkehrungen beinhalten: a) eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten und Verfahrensschritte; b) eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig und versehentlich unbefugten Personen zugänglich gemacht oder übermittelt werden; alle elektronischen Daten werden in einer sicheren IT-Anwendung gemäß den Sicherheitsstandards der Agentur sowie in speziellen elektronischen Ordnern gespeichert, die ausschließlich befugtem Personal zugänglich sind. Angemessene Zugangsrechte werden auf individueller Basis erteilt; c) die sichere Aufbewahrung und Verarbeitung von Dokumenten in Papierform, die in gesicherten Schränken aufbewahrt und ausschließlich befugtem Personal zugänglich gemacht werden; d) die ordnungsgemäße Überwachung der Beschränkungen und die regelmäßige Überprüfung ihrer Anwendung.

2 Die in Buchstabe d genannten Überprüfungen sind mindestens alle sechs Monate durchzuführen.

3 Sobald die die Beschränkungen rechtfertigenden Umstände nicht mehr vorliegen, werden die Beschränkungen aufgehoben.

4 Die personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden Datenspeicherungsregeln der Agentur gespeichert, die in den gemäß Artikel 31 der Verordnung geführten Datenschutzaufzeichnungen zu definieren sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 der Verordnung gelöscht, anonymisiert oder in Archive übertragen.

1 Jede Beschränkung der Rechte betroffener Personen, die gemäß diesem Beschluss vorgenommen wird, ist unverzüglich dem/der DSB der Agentur mitzuteilen. Der/die Datenschutzbeauftragte erhält vollen und uneingeschränkten Zugang zu allen Aufzeichnungen und Dokumenten, die den zugrunde liegenden sachlichen oder rechtlichen Zusammenhang betreffen.

2 Der/die DSB der Agentur kann die Überprüfung einer vorgenommenen Beschränkung verlangen. Die Agentur informiert ihre(n) DSB schriftlich über das Ergebnis der Überprüfung.

3 Die Agentur dokumentiert die Mitwirkung des/der DSB bei der Vornahme von Beschränkungen sowie die dem/der DSB mitgeteilten Informationen.

1 In die Datenschutzhinweise, die sie im Intranet veröffentlicht, nimmt die Agentur allgemeine Informationen auf, die die betroffenen Personen über die Möglichkeit einer Beschränkung ihrer Rechte gemäß Artikel 2 Absatz 1 unterrichten. Darin ist darüber zu informieren, welche Rechte beschränkt werden können, aus welchen Gründen die Beschränkungen vorgenommen werden können und für welche Dauer sie gelten können.

2 Betroffene Personen werden von der Agentur einzeln, schriftlich und unverzüglich über die gegenwärtigen oder künftigen Beschränkungen ihrer Rechte unterrichtet. Die Agentur unterrichtet die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung, über das Recht betroffener Personen, sich an den/die DSB zu wenden, um gegen die Beschränkung vorzugehen, sowie über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

3 Solange die Unterrichtung über die Gründe für die Beschränkung und das Recht auf Einlegung der Beschwerde beim EDSB die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde, kann sie von der Agentur zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden. Die Beurteilung, ob dies gerechtfertigt wäre, erfolgt auf Einzelfallbasis. Sobald die Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung nicht mehr zunichtemachen würde, ist die betroffene Person von der Agentur zu unterrichten.

1 Ist die Agentur gemäß Artikel 35 Absatz 1 der Verordnung zur Benachrichtigung über eine Datenschutzverletzung verpflichtet, ist es in Ausnahmefällen möglich, die Benachrichtigung ganz oder zum Teil zu beschränken. Sie muss die Gründe für die Beschränkung sowie die Rechtsgrundlage gemäß obigem Artikel 2 sowie die Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung dokumentieren. Der Vermerk ist dem EDSB zum Zeitpunkt der Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten mitzuteilen.

2 Sind die Gründe für die Beschränkung nicht mehr gegeben, unterrichtet die Agentur die betroffene Person über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, wobei die wesentlichen Gründe für die Beschränkung anzugeben und auf das Recht der betroffenen Person, beim EDSB Beschwerde einzulegen, hinzuweisen ist.

1 In Ausnahmefällen kann die Agentur das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation im Sinne von Artikel 36 der Verordnung beschränken. Derartige Beschränkungen müssen der Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates genügen.

2 Beschränkt die Agentur das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation, unterrichtet sie die betroffene Person über die wesentlichen Gründe für diese Beschränkung sowie über das Recht der betroffenen Person, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

3 Solange die Unterrichtung über die Gründe für die Beschränkung und das Recht auf Einlegung der Beschwerde beim EDSB die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde, kann sie von der Agentur zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden. Die Beurteilung, ob dies gerechtfertigt wäre, erfolgt auf Einzelfallbasis.

Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.