Decisión del Consejo de Administración relativa a las normas internas sobre las limitaciones de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco de las actividades llevadas a cabo por la Agencia Europea de Medio Ambiente

1 La presente Decisión establece normas relativas a las condiciones en las que la Agencia puede limitar la aplicación de los artículos 4, 14 a 22, 35 y 36, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento.

2 La Agencia, en calidad de responsable del tratamiento, está representada por su director ejecutivo, quien puede delegar la función de responsable del tratamiento dentro de la Agencia a fin de reflejar las responsabilidades operativas en relación con determinadas operaciones de tratamiento de datos personales.

1 La Agencia podrá limitar la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36 del Reglamento, así como de su artículo 4, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 20: a) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), f), g) y h), del Reglamento, al llevar a cabo investigaciones administrativas o procedimientos predisciplinarios, disciplinarios o de suspensión con arreglo al artículo 86 y el anexo IX del Estatuto de los funcionarios y a la Decisión del Consejo de Administración de la AEMA, de 15 de febrero de 2013, relativa a la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios; cuando se tramiten quejas internas y externas, y cuando se notifiquen los casos a la OLAF; b) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento, a la hora de garantizar que los miembros del personal de la Agencia puedan denunciar hechos de forma confidencial cuando consideren que existen graves irregularidades, tal como se establece en la Decisión del Consejo de Administración de la AEMA, de 24 de abril de 2018, sobre las directrices para la denuncia de irregularidades (Decisión EEA/MB/2018/011); c) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento, a la hora de garantizar que el personal de la Agencia pueda informar a los consejeros confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso (formal o informal), tal como se define en la Decisión del Consejo de Administración de la AEMA, de 13 de junio de 2017, sobre la política de la AEMA para proteger la dignidad de la persona y prevenir el acoso psicológico y sexual (Decisión EEA/MB/2017/011); d) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, cuando se lleven a cabo auditorías internas en relación con actividades o departamentos de la Agencia, incluidas las investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos con arreglo al artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725, e investigaciones sobre seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE); e) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), d), g) y h), del Reglamento, cuando preste asistencia a otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, cuando reciba asistencia de dichas instituciones, órganos y organismos o cuando coopere con estos en el contexto de las actividades contempladas en las letras a) a d) del presente apartado y con arreglo a los acuerdos de nivel servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes; f) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, cuando preste asistencia a las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, cuando reciba asistencia de dichas autoridades y organizaciones o cuando coopere con estas, a petición de estas o por iniciativa propia; g) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, cuando preste asistencia a las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, cuando reciba asistencia de dichas autoridades o cuando coopere con estas, ya sea a petición de estas o por iniciativa propia; h) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra e), del Reglamento, cuando se traten datos personales en documentos obtenidos por las partes o partes coadyuvantes en el contexto de un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; i) Cualquier limitación respetará la esencia de los derechos y libertades fundamentales y será necesaria y proporcionada en una sociedad democrática.

2 Se llevará a cabo una prueba de necesidad y proporcionalidad, caso por caso, antes de aplicar limitaciones. Las limitaciones se ajustarán a lo estrictamente necesario para alcanzar su objetivo.

3 A efectos de rendición de cuentas, la Agencia llevará un registro en el que se describirán los motivos de las limitaciones aplicadas, los fundamentos que se aplican de entre los enumerados en el apartado 1 y el resultado de la prueba de necesidad y proporcionalidad. Estos documentos formarán parte de un registro, que se pondrá a disposición del SEPD a petición suya. La Agencia elaborará informes periódicos sobre la aplicación del artículo 25 del Reglamento.

4 Al tratar los datos personales procedentes de otras organizaciones en el contexto de sus funciones, la Agencia consultará a dichas organizaciones sobre los posibles motivos de imposición de limitaciones y sobre la necesidad y proporcionalidad de las limitaciones de que se trate, a menos que ello ponga en peligro las actividades de la Agencia.

5 Las categorías de datos de que se trata son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos identificativos, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

1 Las evaluaciones de los riesgos para los derechos y libertades de los interesados que suponga la aplicación de limitaciones y los detalles sobre el período de aplicación de dichas limitaciones se harán constar en el registro de actividades de tratamiento llevado por la Agencia en virtud del artículo 31 del Reglamento. También se harán constar en todas las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos llevadas a cabo en relación con dichas limitaciones con arreglo al artículo 39 del Reglamento.

2 Siempre que la Agencia evalúe la necesidad y proporcionalidad de una limitación, tendrá en cuenta los posibles riesgos para los derechos y libertades del interesado.

1 La Agencia aplicará garantías para evitar accesos a datos personales o transferencias de datos personales ilícitos o abusivos en relación con los cuales se apliquen o puedan aplicarse limitaciones. Tales garantías incluirán medidas técnicas y organizativas y quedarán detalladas, en caso necesario, en las decisiones, procedimientos y normas de aplicación internas de la Agencia. Estas garantías incluirán lo siguiente: a) una definición clara de las funciones, responsabilidades y etapas del procedimiento; b) un entorno electrónico seguro que evite los accesos ilícitos o accidentales o las transferencias ilícitas o accidentales de datos personales a personas no autorizadas, de modo que todos los datos electrónicos se almacenarán en una aplicación informática segura conforme a los requisitos de seguridad de la Agencia, así como en carpetas electrónicas específicas a las que solo podrá acceder el personal autorizado, y deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados; c) un almacenamiento y un tratamiento seguro de los documentos en papel, que deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado; d) la debida supervisión de las limitaciones y la revisión periódica de su aplicación.

2 Las revisiones mencionadas en la letra d) se llevarán a cabo al menos cada seis meses.

3 Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado.

4 Los datos personales se conservarán de acuerdo con las normas de conservación aplicables de la Agencia, que se definirán en los registros de protección de datos llevados conforme al artículo 31 del Reglamento. Al finalizar el período de conservación, los datos personales se suprimirán, se anonimizarán o se transferirán a los archivos contemplados en el artículo 13 del Reglamento.

1 Cuando los derechos de los interesados estén limitados de conformidad con la presente Decisión, se informará de ello sin demora al delegado de protección de datos de la Agencia. Se le dará acceso a los registros correspondientes y a todos los documentos relativos al contexto fáctico o jurídico.

2 El delegado de protección de datos de la Agencia podrá solicitar que se revisen las limitaciones aplicadas. La Agencia informará por escrito del resultado de la revisión a su delegado de protección de datos.

3 La Agencia documentará la participación del delegado de protección de datos en la aplicación de las limitaciones, incluida la información que se comparta con él.

1 La Agencia incluirá una sección, en los avisos de protección de datos publicados en su intranet, donde proporcione información general a los interesados sobre la posible limitación de sus derechos, de conformidad con el artículo 2, apartado 1. Esta información cubrirá los derechos que pueden ser objeto de limitaciones, los motivos por los que pueden aplicarse las limitaciones y su posible duración.

2 La Agencia informará a los interesados, individualmente, por escrito y sin demora injustificada, de las limitaciones actuales o futuras de sus derechos. La Agencia informará al interesado de los motivos principales en los que se fundamenta la limitación aplicada, de su derecho a consultar al delegado de protección de datos con el fin de impugnar la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

3 La Agencia podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre los motivos de la limitación y el derecho a presentar una reclamación ante el SEPD en la medida en que ello anule el efecto de la limitación. Se evaluará si dicha acción es justificable caso por caso. Tan pronto como dicha comunicación de información deje de anular el efecto de la limitación, la Agencia facilitará la información al interesado.

1 Cuando la Agencia tenga la obligación de comunicar una violación de la seguridad de los datos con arreglo al artículo 35, apartado 1, del Reglamento, podrá, en casos excepcionales, limitar dicha comunicación total o parcialmente. La Agencia documentará en una nota los motivos de la limitación, su fundamento jurídico de conformidad con el artículo 2 y una evaluación de su necesidad y proporcionalidad. La nota se comunicará al SEPD en el momento en que se notifique la violación de la seguridad de los datos personales.

2 Cuando dejen de ser aplicables las razones de la limitación, la Agencia comunicará al interesado la violación de la seguridad de los datos personales y le informará de los motivos principales de la limitación, así como de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

1 En circunstancias excepcionales, la Agencia podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas previsto en el artículo 36 del Reglamento. Dichas limitaciones se ajustarán a lo dispuesto en la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo .

2 En caso de que la Agencia limite el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, informará al interesado de las razones principales que justifican la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

3 La Agencia podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre los motivos de la limitación y el derecho a presentar una reclamación ante el SEPD en la medida en que ello anule el efecto de la limitación. Se evaluará si dicha acción es justificable caso por caso.

La presente Decisión entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.