Beschluss Nr. 160/21 A des EWSA mit internen Vorschriften über die Beschränkung bestimmter Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Tätigkeiten des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses

1.1 In diesem Beschluss werden gemäß Artikel 25 der Verordnung Vorschriften für die Bedingungen festgelegt, unter denen der EWSA die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 22, und 35 sowie unter außerordentlichen Umständen Artikel 36 der Verordnung beschränken darf.

1.2 Der EWSA als der für die Verarbeitung Verantwortliche wird durch den Präsidenten des EWSA vertreten.

2.1 Der EWSA kann die Anwendung der in den Artikeln 4, 14 bis 22 und 35 sowie unter außergewöhnlichen Umständen auch der in Artikel 36 der Verordnung verankerten Rechte aus folgenden Gründen und zu den nachstehend genannten Zwecken einschränken: a) Gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, f, g und h der Verordnung bei der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Tätigkeiten, die dem Beschluss über die Einleitung von Verwaltungsuntersuchungen, Vorverfahren in Disziplinarsachen, Disziplinarverfahren oder Dienstenthebungsverfahren gemäß Artikel 86 und Anhang IX des Statuts und dem Beschluss Nr. 635/05 A des EWSA vom 7. Dezember 2005 zur Festlegung allgemeiner Durchführungsbestimmungen für Disziplinarverfahren und Verwaltungsuntersuchungen, vorausgehen; b) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, f, g und h der Verordnung bei der Zusammenarbeit mit dem OLAF, insbesondere bei der Übermittlung von Informationen und Dokumenten an das OLAF, der Meldung von Fällen an das OLAF oder der Verarbeitung von Informationen und Dokumenten des OLAF; c) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung, um zu gewährleisten, dass Bedienstete des EWSA gemäß dem Beschluss des EWSA Nr. 053/16 A vom 2. März 2016 über die internen Vorschriften für die Meldung von Missständen (Whistleblowing) Sachverhalte vertraulich melden können, von denen sie annehmen, dass es sich um schwerwiegende Unregelmäßigkeiten handelt; d) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung, um zu gewährleisten, dass die Bediensteten des EWSA im Rahmen des informellen Verfahrens die Vertrauenspersonen und anschließend gegebenenfalls im Rahmen des formellen Verfahrens die Anstellungsbehörde kontaktieren können, wie dies jeweils in dem Beschluss Nr. 200/14 A des EWSA vom 26. September 2014 über die Verfahren zur Verhinderung und Behandlung von Fällen von Mobbing und sexueller Belästigung am Arbeitsplatz im Sekretariat des EWSA, festgelegt ist; e) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung bei der Bearbeitung eines Antrags auf Beistand nach Artikel 24 des Statuts, eines Antrags nach Artikel 25 des Statuts, eines Antrags nach Artikel 90 Absatz 1 des Statuts oder einer Beschwerde nach Artikel 90 Absatz 2 des Statuts; f) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c und h der Verordnung bei der Durchführung der Auswahl, Einstellung, Ernennung und Beurteilung von Bediensteten; g) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c und h der Verordnung bei der Durchführung von Vergabeverfahren; h) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung bei der Verarbeitung medizinischer Daten in den vom Medizinisch-sozialen Dienst des EWSA verwalteten Patientenakten der betroffenen Person; i) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung bei der Durchführung von Überprüfungen nach Artikel 116 Absatz 4 der Haushaltsordnung oder im Rahmen des Umgangs mit finanziellen Unregelmäßigkeiten nach Artikel 93 der Haushaltsordnung; j) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung bei der Durchführung interner Audits bezüglich der Tätigkeiten oder Dienststellen des EWSA nach Artikel 118 der Haushaltsordnung; k) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, d, g und h der Verordnung bei Amtshilfe für oder von anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union oder bei der Zusammenarbeit mit ihnen im Rahmen von Tätigkeiten gemäß den Buchstaben a bis j des vorliegenden Absatzes sowie gemäß Dienstgütevereinbarungen, Absichtserklärungen und Kooperationsvereinbarungen; l) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung bei Amtshilfe für oder von nationalen Behörden von Drittländern und internationalen Organisationen oder bei der Zusammenarbeit mit ihnen auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative; m) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung bei Amtshilfe für oder von nationalen Behörden von Mitgliedstaaten der EU oder bei der Zusammenarbeit mit ihnen auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative; n) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die in Dokumenten enthalten sind, welche von den Parteien oder Streithelfern im Zusammenhang mit Verfahren vor dem Gerichtshof der Europäischen Union erlangt wurden; o) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, d und h der Verordnung bei der Ausübung von Tätigkeiten zur Gewährleistung der Sicherheit von Personen, Vermögenswerten und Informationen im Zusammenhang mit Tätigkeiten oder Dienststellen des EWSA; p) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung bei der Durchführung von Untersuchungen von Fragen und Vorkommnissen im Zusammenhang mit Datenschutzfragen gemäß Artikel 45 Absatz 2 letzter Satz der Verordnung.

2.2 Jede Beschränkung muss den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten achten und eine in einer demokratischen Gesellschaft notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellen.

2.3 Bevor Beschränkungen vorgenommen werden, ist deren Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit im Einzelfall zu prüfen. Beschränkungen sind auf das zur Erreichung ihres Zwecks unbedingt erforderliche Maß zu begrenzen.

2.4 Zu Rechenschaftszwecken erstellt der EWSA Aufzeichnungen über die Gründe für die vorgenommenen Beschränkungen, darüber, welcher der in Absatz 1 genannten Rechtsgründe zur Anwendung kommt, sowie das Ergebnis der Notwendigkeits- und Verhältnismäßigkeitsprüfung. Diese Aufzeichnungen sind Teil eines Registers, das dem EDSB auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird.

2.5 Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die der EWSA im Rahmen seiner Aufgaben von anderen Organisationen erhält, konsultiert er diese Organisationen zu möglichen Gründen für die Vornahme von Beschränkungen sowie die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der betreffenden Beschränkungen, es sei denn, dies würde die Tätigkeiten des EWSA gefährden.

3.1 Bei jeder Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit einer Beschränkung berücksichtigt der EWSA die möglichen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person.

3.2 Die Bewertungen der sich aus der Anwendung von Beschränkungen ergebenden Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sowie die Angaben zur Geltungsdauer dieser Beschränkungen sind im Verzeichnis der entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten einzutragen, das vom EWSA gemäß Artikel 31 der Verordnung geführt wird. Außerdem sind sie gemäß Artikel 39 der Verordnung in den einschlägigen Datenschutz-Folgenabschätzungen zu diesen Beschränkungen zu vermerken.

4.1 Der EWSA trifft Schutzvorkehrungen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten, die Beschränkungen unterliegen oder unterliegen könnten, Missbrauch, unrechtmäßigem Zugriff oder unrechtmäßiger Übermittlung ausgesetzt sind. Diese Schutzvorkehrungen umfassen technische und organisatorische Maßnahmen und werden erforderlichenfalls in den internen Beschlüssen, Verfahren und Durchführungsbestimmungen des EWSA im Einzelnen angegeben. Die Schutzvorkehrungen beinhalten: a) eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten und Verfahrensschritte; b) ggf. eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig oder versehentlich unbefugten Personen zugänglich gemacht oder übermittelt werden; c) ggf. die sichere Aufbewahrung und Bearbeitung von Papierdokumenten; d) die ordnungsgemäße Überwachung der Beschränkungen und die regelmäßige Überprüfung ihrer Anwendung. Die in Buchstabe d genannten Überprüfungen sind mindestens alle sechs Monate durchzuführen.

4.2 Beschränkungen werden aufgehoben, sobald die Umstände, die sie rechtfertigen, nicht mehr gegeben sind.

4.3 Die personenbezogenen Daten werden gemäß den einschlägigen geltenden Vorschriften des EWSA gespeichert, die in dem Verzeichnis gemäß Artikel 31 der Verordnung festgelegt werden. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 der Verordnung gelöscht, anonymisiert oder archiviert.

5.1 Jede Beschränkung der Rechte betroffener Personen gemäß dieses Beschlusses ist unverzüglich dem DSB des EWSA mitzuteilen. Dieser erhält Zugang zu allen Aufzeichnungen und Dokumenten, die den zugrunde liegenden sachlichen oder rechtlichen Zusammenhang betreffen.

5.2 Der DSB des EWSA kann die Überprüfung einer vorgenommenen Beschränkung verlangen. Der EWSA informiert den DSB schriftlich über das Ergebnis der Überprüfung.

5.3 Der EWSA dokumentiert die Mitwirkung des DSB bei der Anwendung von Beschränkungen sowie die dem DSB mitgeteilten Informationen.

6.1 In die auf der Website des EWSA im Intranet oder Internet veröffentlichten Datenschutzhinweise wird ein Abschnitt aufgenommen, in dem die betroffenen Personen allgemein darüber informiert werden, dass ihre Rechte gemäß Artikel 2 Absatz 1 beschränkt werden können. Es ist darzulegen, welche Rechte beschränkt werden können, worin die Gründe für mögliche Beschränkungen liegen und für welche Dauer sie gelten können.

6.2 Betroffene Personen sind vom EWSA einzeln, schriftlich und unverzüglich über die gegenwärtigen oder künftigen Beschränkungen ihrer Rechte zu unterrichten. Der EWSA unterrichtet die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung, über das Recht betroffener Personen, sich an den Datenschutzbeauftragten zu wenden, um gegen die Beschränkung vorzugehen, sowie über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

6.3 Der EWSA kann die Unterrichtung über die Gründe für die Beschränkung und über das Recht auf Einlegung einer Beschwerde beim ESBD solange wie nötig zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, um zu verhindern, dass die Wirkung der Beschränkung zunichtegemacht wird. Die Beurteilung, inwieweit dies gerechtfertigt ist, erfolgt auf Einzelfallbasis. Sobald die Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung nicht mehr zunichtemachen würde, ist die betroffene Person vom EWSA zu unterrichten.

7.1 Ist der EWSA gemäß Artikel 35 Absatz 1 der Verordnung dazu verpflichtet, eine betroffene Person über eine Verletzung des Schutzes ihrer personenbezogenen Daten zu benachrichtigen, kann er in Ausnahmefällen diese Benachrichtigung ganz oder teilweise beschränken. Er dokumentiert die Gründe für die Beschränkung, die Rechtsgründe nach Artikel 2 und die Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung. Der entsprechende Vermerk ist dem EDSB zum Zeitpunkt der Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu übermitteln.

7.2 Sind die Gründe für die Beschränkung nicht mehr gegeben, unterrichtet der EWSA die betroffene Person über die Verletzung des Schutzes ihrer personenbezogenen Daten und die wichtigsten Gründe für die Beschränkung sowie über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

8.1 In Ausnahmefällen kann der EWSA das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation im Sinne von Artikel 36 der Verordnung beschränken. Diese Beschränkungen erfolgen im Einklang mit der Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates .

8.2 Unbeschadet Artikel 6 Absatz 3 dieses Beschlusses, wonach der EWSA in Ausnahmefällen das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation beschränken kann, unterrichtet der EWSA die betroffene Person auf Anfrage über die wesentlichen Gründe für diese Beschränkung sowie über das Recht der betroffenen Person, beim EDSB Beschwerde einzulegen.

Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.