Décision no 160/21 A du CESE établissant des règles internes relatives à la limitation de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre des activités du Comité économique et social européen

1.1 La présente décision établit les règles relatives aux conditions dans lesquelles le CESE peut limiter l’application des articles 4, 14 à 22 et 35, ainsi que, dans des circonstances exceptionnelles, de l’article 36 du règlement, en vertu de son article 25.

1.2 Le CESE, en tant que responsable du traitement, est représenté par son président.

2.1 Le CESE peut limiter l’application des droits consacrés aux articles 4, 14 à 22 et 35, ainsi que, dans des circonstances exceptionnelles, à l’article 36 du règlement, pour les motifs suivants et aux fins indiquées ci-après: a) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points b), c), f), g) et h), du règlement, lorsqu’il mène des enquêtes administratives, des activités préalables à la décision d’ouvrir une enquête administrative, des procédures prédisciplinaires et disciplinaires ou des procédures de suspension en vertu de l’article 86 et de l’annexe IX du statut et de la décision du CESE no 635/05 A du 7 décembre 2005 portant dispositions générales d’exécution relatives aux procédures disciplinaires et aux enquêtes administratives; b) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points b), c), f), g) et h), du règlement, lorsqu’il coopère avec l’OLAF, notamment lorsqu’il fournit à celui-ci des informations et des documents, qu’il lui signale des cas ou qu’il traite des informations et documents de l’OLAF; c) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il fait en sorte que les membres du personnel du CESE puissent, à titre confidentiel, communiquer des faits lorsqu’ils estiment qu’il existe de graves irrégularités, comme prévu dans la décision du CESE no 053/16 A du 2 mars 2016 concernant les règles internes relative à la procédure de lancement d’alerte éthique; d) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il veille à ce que les membres du personnel du CESE puissent s’adresser aux personnes de confiance dans le cadre de la procédure informelle puis, le cas échéant, à l’autorité investie du pouvoir de nomination dans le cadre de la procédure formelle, comme le prévoit la décision du CESE no 200/14 A du 26 septembre 2014 concernant les procédures de prévention et de traitement du harcèlement moral et sexuel au travail au sein du secrétariat du Comité économique et social européen; e) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il traite une demande d’assistance au sens de l’article 24 du statut, une demande au sens de l’article 25 du statut, une demande au sens de l’article 90, paragraphe 1, du statut ou une réclamation au sens de l’article 90, paragraphe 2, du statut; f) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c) et h), du règlement, lorsqu’il mène des procédures de sélection, de recrutement, de nomination et d’évaluation du personnel; g) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c) et h), du règlement, lorsqu’il mène des procédures de passation des marchés publics; h) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il traite des données médicales figurant dans les dossiers médicaux des personnes concernées, gérés par le service médico-social du CESE; i) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il procède à des vérifications au sens de l’article 116, paragraphe 4, du règlement financier ou lorsqu’il traite des irrégularités financières au sens de l’article 93 du règlement financier; j) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il mène des audits internes portant sur les activités ou les services du CESE, en application de l’article 118 du règlement financier; k) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), d), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec d’autres institutions, organes et organismes de l’Union dans le cadre des activités visées aux points a) à j) du présent paragraphe et conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et des accords de coopération; l) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales, à la demande de celles-ci ou de sa propre initiative; m) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance et de la coopération mutuelles avec les pouvoirs publics des États membres de l’Union, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative; n) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point e), du règlement, lorsqu’il traite des données à caractère personnel contenues dans les documents obtenus par les parties ou les parties intervenantes dans le cadre des procédures devant la Cour de justice de l’Union européenne; o) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), d) et h), du règlement, lorsqu’il exerce des activités visant à assurer la sécurité des personnes, des biens et des informations en lien avec ses propres activités ou services; p) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il mène des enquêtes sur des questions et des faits en rapport avec la protection des données, conformément à la dernière phrase de l’article 45, paragraphe 2, du règlement.

2.2 Toute limitation doit respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux et constituer une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique.

2.3 Une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée au cas par cas avant l’application des limitations. Les limitations se réduisent à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre leur objectif.

2.4 À des fins de responsabilité, le CESE dépose un dossier décrivant les raisons des limitations appliquées, les motifs parmi ceux énumérés au paragraphe 1 qui s’appliquent et le résultat de l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité. Ces dossiers font partie d’un registre, qui est mis à la disposition du CEPD sur demande.

2.5 Lorsqu’il traite des données à caractère personnel reçues d’autres organisations dans le cadre de ses missions, le CESE consulte lesdites organisations sur les motifs potentiels de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité des limitations concernées, à moins que cela ne compromette les activités.

3.1 Lorsque le CESE évalue la nécessité et la proportionnalité d’une limitation, il tient compte des risques potentiels pour les droits et libertés de la personne concernée.

3.2 Les évaluations des risques de l’imposition des limitations pour les droits et libertés des personnes concernées et les informations relatives à la durée d’application de ces limitations sont enregistrées dans le registre des activités pertinentes de traitement tenu par le CESE en vertu de l’article 31 du règlement. Elles sont également enregistrées dans les analyses d’impact relatives à la protection des données concernant ces limitations effectuées en vertu de l’article 39 du règlement.

4.1 Le CESE met en œuvre des garanties afin de prévenir les abus et l’accès illicite aux données à caractère personnel pour lesquelles des limitations s’appliquent ou pourraient s’appliquer, ou le transfert illicite desdites données. Ces garanties comprennent des mesures techniques et organisationnelles et sont précisées, le cas échéant, dans les décisions, procédures et dispositions d’application du CESE. Les garanties comprennent: a) une définition claire des rôles, des responsabilités et des étapes de la procédure; b) le cas échéant, un environnement électronique sécurisé qui empêche l’accès illicite ou accidentel à des données électroniques par des personnes non autorisées ou le transfert illicite ou accidentel desdites données à ces personnes; c) le cas échéant, la conservation et le traitement sécurisés des documents papier; d) un suivi approprié des limitations et un réexamen périodique de leur application. Les réexamens visés au point d) sont effectués au moins tous les six mois.

4.2 Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister.

4.3 Les données à caractère personnel sont conservées conformément aux règles de conservation en vigueur du CESE, à définir dans les registres tenus en vertu de l’article 31 du règlement. À la fin de la durée de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées, rendues anonymes ou renvoyées dans des archives conformément à l’article 13 du règlement.

5.1 Le DPD du CESE est informé dans les meilleurs délais dès que les droits des personnes concernées sont limités conformément à la présente décision. Il a accès aux dossiers correspondants et à tout document concernant le contexte factuel ou juridique.

5.2 Le DPD du CESE peut demander un examen de l’application d’une limitation. Le CESE informe son délégué par écrit du résultat de l’examen.

5.3 Le CESE documente la participation du DPD à l’application des limitations, y compris la nature des informations qui sont échangées avec lui.

6.1 Le CESE inclut, dans les avis de protection des données publiés sur son site intranet ou internet, une section fournissant des informations générales aux personnes concernées sur les limitations potentielles de leurs droits, conformément à l’article 2, paragraphe 1. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs pour lesquels des limitations peuvent s’appliquer, ainsi que leur durée potentielle.

6.2 Le CESE informe les personnes concernées individuellement de toute limitation en cours ou future de leurs droits, par écrit et dans les meilleurs délais. Le CESE informe la personne concernée des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de son droit de consulter le DPD en vue de contester la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

6.3 Le CESE peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs d’une limitation et le droit de saisir le CEPD aussi longtemps que nécessaire pour ne pas priver d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas. Dès lors que cela ne prive plus d’effet la limitation, le CESE communique les informations à la personne concernée.

7.1 Lorsque le CESE a l’obligation de notifier une violation de données à la personne concernée en vertu de l’article 35, paragraphe 1, du règlement, il peut, dans des cas exceptionnels, limiter cette notification en tout ou en partie. Il documente dans une note les raisons de la limitation, ses motifs juridiques en vertu de l’article 2 et une évaluation de sa nécessité et de sa proportionnalité. La note est transmise au CEPD au moment de la notification de la violation de données à caractère personnel.

7.2 Lorsque les raisons de la limitation ne s’appliquent plus, le CESE informe la personne concernée de la violation de ses données à caractère personnel et des principales raisons de la limitation et de son droit d’introduire une réclamation auprès du CEPD.

8.1 Dans des circonstances exceptionnelles, le CESE peut limiter le droit à la confidentialité des communications électroniques en vertu de l’article 36 du règlement. Ces limitations sont conformes à la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil .

8.2 Sans préjudice de l’article 6, paragraphe 3, de la présente décision, lorsque le CESE restreint, dans des circonstances exceptionnelles, le droit à la confidentialité des communications électroniques, il informe la personne concernée, dans sa réponse à une demande de la personne concernée, des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de son droit de saisir le CEPD.

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.