Beschluss der Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien über die Annahme von Durchführungsbestimmungen für die Bearbeitung von Beschwerden 2022/C 494/07

Für die Zwecke dieses Beschlusses und unbeschadet der Begriffsbestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 („OLAF-Verordnung“) gelten folgende Begriffsbestimmungen: (1) „OLAF-Untersuchung“ bezeichnet eine administrative Untersuchung, die das OLAF auf der Grundlage von Artikel 3, Artikel 4, Artikel 12e Absatz 1 Buchstabe c und/oder Artikel 12f der OLAF-Verordnung durchführt; (2) „Betroffener“ bezeichnet jede Person, jeden Wirtschaftsteilnehmer oder jede Wirtschaftsteilnehmerin, die bzw. der Gegenstand einer OLAF-Untersuchung ist; (3) „Zeuge“ bezeichnet jede natürliche oder juristische Person, die dem Kontrollbeauftragten sachdienliche Auskünfte für die Prüfung des Sachverhalts im Zusammenhang mit einer anhängigen Beschwerde erteilen kann.

1 Mit diesem Beschluss werden Vorschriften für die Einreichung, die Bearbeitung und die Weiterverfolgung von Beschwerden festgelegt, welche gemäß Artikel 9b der OLAF-Verordnung beim Kontrollbeauftragten eingereicht werden.

2 Der Kontrollbeauftragte prüft Beschwerden unabhängig, auch vom OLAF und vom Überwachungsausschuss, ohne in die Durchführung laufender OLAF-Untersuchungen einzugreifen.

3 Der Kontrollbeauftragte ist an die allgemeinen Grundsätze des EU-Rechts einschließlich der Grundsätze der Billigkeit und der guten Verwaltung gebunden.

4 Das Sekretariat des Überwachungsausschusses (im Folgenden „Sekretariat“) leistet dem Kontrollbeauftragten sämtliche für die Zwecke des Beschwerdeverfahrens erforderliche administrative und rechtliche Unterstützung. Das Sekretariat nimmt insbesondere die Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden wahr, darunter beispielsweise die Registrierung von Beschwerden und mit diesen zusammenhängenden Dokumenten, der administrative Schriftverkehr und der Austausch von Dokumenten mit den Parteien.

1 Beschwerden können in schriftlicher Form und entweder elektronisch oder auf dem Postweg eingereicht werden. Den Beschwerdeführern wird dringend empfohlen, das Beschwerdeformular zu verwenden, das auf der Website des Kontrollbeauftragten verfügbar ist. Die Beschwerdeführer haben das Recht, sich von einer Person ihrer Wahl vertreten und/oder unterstützen zu lassen.

2 Der Beschwerdeführer kann sich in jeder Amtssprache der EU äußern. Der Kontrollbeauftragte kommuniziert mit dem Beschwerdeführer in dieser Sprache. Falls es zur Beschleunigung des Verfahrens erforderlich ist, kann der Kontrollbeauftragte mit dem Beschwerdeführer vereinbaren, bis zum Vorliegen der Übersetzung der erforderlichen Unterlagen in die Sprache der Beschwerde den Schriftverkehr in einer anderen Amtssprache der EU zu führen.

3 In der Beschwerde sind eindeutig i) die Identität des Beschwerdeführers, ii) der Gegenstand der Beschwerde und, wenn möglich, iii) das Aktenzeichen der OLAF-Untersuchung, auf das sich die Beschwerde bezieht, anzugeben. Die Beschwerde hat insbesondere Folgendes zu umfassen: i) eine klare und prägnante Beschreibung des relevanten Sachverhalts sowie ii) eine klare und prägnante Beschreibung der mutmaßlichen Verstöße gegen die Verfahrensgarantien und/oder gegen die für OLAF-Untersuchungen geltenden Vorschriften. Die vorstehend genannten Informationen müssen ausreichen, um dem Kontrollbeauftragten die Ermittlung des Umfangs der Beschwerde zu ermöglichen. Erforderlichenfalls kann der Beschwerdeführer der Beschwerde sachdienliche Belege beifügen.

4 Beim Kontrollbeauftragten eingelegte Beschwerden berühren nicht die Fristen für Gerichtsverfahren. Sie haben auch keine aufschiebende Wirkung in Bezug auf die Durchführung der Untersuchung, auf die sich die Beschwerde bezieht.

1 Beschwerden werden spätestens am folgenden Arbeitstag nach Eingang der Beschwerde registriert und erhalten eine eindeutige Beschwerdenummer.

2 Nach der Registrierung übermittelt der Kontrollbeauftragte dem Beschwerdeführer eine Empfangsbestätigung und leitet die Beschwerde zugleich an den Generaldirektor des OLAF weiter.

1 Der Kontrollbeauftragte entscheidet innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Eingang der Beschwerde, ob die Beschwerde zulässig ist.

2 Der Kontrollbeauftragte weist eine Beschwerde als unzulässig zurück, wenn a) sie nicht von einem oder einer Betroffenen, sondern von einer anderen Person eingereicht wird; b) sie keine Untersuchung des OLAF betrifft; c) sie nicht die angeführten vermeintlichen Verstöße gegen die Verfahrensgarantien und/oder gegen die für OLAF-Untersuchungen geltenden Vorschriften betrifft; d) sie nach Ablauf der in Artikel 9b Absatz 2 der OLAF-Verordnung festgelegten Fristen eingereicht wird.

3 Der Kontrollbeauftragte erklärt zudem jede Beschwerde für unzulässig, die sich auf Sachverhalte bezieht, welche in die Zuständigkeit des Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) fallen, d. h. Beschwerden im Zusammenhang mit der Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 und der Achtung des Grundrechts auf den Schutz personenbezogener Daten.

4 Der Kontrollbeauftragte prüft innerhalb derselben Frist auch, ob die Beschwerde offensichtlich unbegründet, repetitiv oder missbräuchlich ist.

5 Stellt der Kontrollbeauftragte fest, dass die Beschwerde offensichtlich unbegründet, repetitiv missbräuchlich und somit unzulässig ist, so schließt der Kontrollbeauftragte die betreffende Akte und teilt sowohl dem Beschwerdeführer als auch dem Generaldirektor des OLAF unverzüglich die Gründe dafür mit.

Erhält der Kontrollbeauftragte Kenntnis davon, dass die in der Beschwerde dargelegten Sachverhalte Gegenstand eines Gerichtsverfahrens sind oder waren, so schließt der Kontrollbeauftragte den Fall ab und unterrichtet den Beschwerdeführer und das OLAF entsprechend.

1 Der Kontrollbeauftragte schließt die Prüfung einer Beschwerde nicht ab, bevor er den Beschwerdeführer und das OLAF angehört hat. Beiden Parteien wird Gelegenheit gegeben, ihren Standpunkt darzulegen und etwaige Belege vorzulegen. Beide Parteien werden auch über die Stellungnahmen der jeweils anderen Seite unterrichtet und erhalten Gelegenheit, innerhalb der vom Kontrollbeauftragten gesetzten Frist dazu Stellung zu nehmen.

2 In ordnungsgemäß begründeten Fällen kann der Kontrollbeauftragte beschließen, einer Partei keine Informationen oder Unterlagen zu übermitteln, die für die Beurteilung der Beschwerde von Belang sind, wenn die andere Partei eine vertrauliche Behandlung beantragt hat. Bei der diesbezüglichen Entscheidung wägt der Kontrollbeauftragte unter anderem die Notwendigkeit, die Vertraulichkeit und Effizienz der OLAF-Untersuchung zu wahren, gegen die erforderliche Einhaltung des Grundsatzes des kontradiktorischen Verfahrens ab. Der Beschwerdeführer erhält keine Dokumente aus der Fallakte des OLAF, zu denen der Beschwerdeführer aufgrund anderer Rechtsvorschriften keinen Zugang hat oder zu denen das OLAF den Zugang bereits verweigert hat.

1 Das OLAF stellt sicher, dass der Kontrollbeauftragte rechtzeitig und in angemessenem Umfang Zugang zu fallbezogenen Dokumenten erhält, die für die Bewertung der Beschwerde erforderlich sind.

2 Der Kontrollbeauftragte fordert das OLAF auf, innerhalb einer bestimmten Frist, die normalerweise nicht mehr als zehn Arbeitstage beträgt, zu der Beschwerde oder zu bestimmten Aspekten der Beschwerde Stellung zu nehmen. Das OLAF kann eine Verlängerung dieser Frist beantragen. Der Kontrollbeauftragte kann das OLAF um weitere Informationen und/oder um Zugang zu (einem Teil) der Fallakte ersuchen. Der Kontrollbeauftragte kann das OLAF zudem ersuchen, eine Übersetzung seiner Bemerkungen in die Sprache der Beschwerde vorzulegen.

3 Der Kontrollbeauftragte fordert den Beschwerdeführer auf, innerhalb von fünf Arbeitstagen zu den Eingaben des OLAF Stellung zu nehmen. Der Beschwerdeführer kann eine Verlängerung dieser Frist beantragen. Der Kontrollbeauftragte kann den Beschwerdeführer zudem ersuchen, zusätzliche Informationen oder Unterlagen vorzulegen oder dem Kontrollbeauftragten bereits vorgelegte Informationen oder Unterlagen zu erläutern.

4 Unter Berücksichtigung des Beitrags, den Zeugen zur Klärung der relevanten Fakten leisten können, kann der Kontrollbeauftragte diese um Auskunft bitten, wenn die Vertraulichkeit und die Wirksamkeit der laufenden OLAF-Untersuchung und die Rechte der Betroffenen dadurch nicht beeinträchtigt werden. Der Kontrollbeauftragte übermittelt sowohl dem Beschwerdeführer als auch dem OLAF eine Kopie aller für die Beschwerde relevanten Zeugenaussagen.

5 Der Kontrollbeauftragte kann die in den Absätzen 2 bis 4 genannten Informationen schriftlich oder durch mündliche Anhörungen einholen.

1 Der Kontrollbeauftragte kann Anhörungen organisieren und durchführen. Zweck der Anhörungen ist es, i) Informationen einzuholen, die für die Beschwerde relevant sind, und/oder ii) eine rasche Beilegung der Beschwerde herbeizuführen. Der Kontrollbeauftragte kann ohne die Anwesenheit des OLAF und des Beschwerdeführers keine Anhörungen durchführen. Der Kontrollbeauftragte hört jedoch Zeugen unter Ausschluss der Öffentlichkeit und ohne die Anwesenheit des OLAF und des Beschwerdeführers.

2 Die Anhörungen können in den Räumlichkeiten des Kontrollbeauftragten oder virtuell per Videokonferenz stattfinden. Sie sind nicht öffentlich.

3 Der Kontrollbeauftragte legt Datum, Dauer und die Modalitäten der Anhörung fest. Der Kontrollbeauftragte lädt die Teilnehmer rechtzeitig ein und teilt ihnen die wichtigsten Punkte der Anhörung mit. Der Beschwerdeführer kann sich von seinem gesetzlichen Vertreter vertreten und/oder unterstützen lassen. Der Kontrollbeauftragte wird vom Leiter des Sekretariats und von dessen Mitarbeitern unterstützt, die an der Anhörung teilnehmen.

4 Der Kontrollbeauftragte erstellt ein Protokoll oder eine Zusammenfassung der Anhörung und stellt sie dem Beschwerdeführer und dem OLAF zur Verfügung. Beide Parteien können innerhalb von zwei Arbeitstagen Stellung nehmen. Das Protokoll wird in die Beschwerdeakte aufgenommen.

Stellt der Kontrollbeauftragte nach Prüfung aller gesammelten Informationen und Beweise fest, dass die mutmaßlichen Verstöße nicht nachgewiesen sind, so schließt der Kontrollbeauftragte den Fall ab und unterrichtet den Beschwerdeführer und den Generaldirektor des OLAF entsprechend.

1 Stellt der Kontrollbeauftragte fest, dass das OLAF die in Artikel 9b Absatz 1 der OLAF-Verordnung genannten Vorschriften nicht eingehalten hat, so fordert er das OLAF auf, Maßnahmen zu ergreifen, um die Beschwerde beizulegen. Der Kontrollbeauftragte kann konkrete Maßnahmen vorschlagen.

2 Das OLAF unterrichtet den Kontrollbeauftragten innerhalb von 15 Arbeitstagen über alle diesbezüglich getroffenen oder geplanten Maßnahmen.

3 Der Kontrollbeauftragte übermittelt dem Beschwerdeführer innerhalb von fünf Arbeitstagen eine Kopie der Antwort des OLAF.

4 Hält der Kontrollbeauftragte die vom OLAF angebotene Lösung für zufriedenstellend, so schließt der Kontrollbeauftragte den Fall ab und unterrichtet das OLAF und den Beschwerdeführer entsprechend.

1 Erachtet der Kontrollbeauftragte die vom OLAF angebotene Lösung für nicht zufriedenstellend und ist dennoch der Auffassung, dass die Beschwerde beigelegt werden kann, gibt er eine Empfehlung ab, wie die Beschwerde innerhalb der in Artikel 9b Absatz 5 der OLAF-Verordnung festgelegten Fristen beigelegt werden kann.

2 Erlässt der Kontrollbeauftragte innerhalb der in Artikel 9b Absatz 5 der OLAF-Verordnung genannten Fristen keine Empfehlung oder keine abschließende Entscheidung, so gilt die Beschwerde als ohne Empfehlung des Kontrollbeauftragten abgewiesen.

3 Vor der Abgabe einer Empfehlung holt der Kontrollbeauftragte die Stellungnahme des Überwachungsausschusses ein. Zu diesem Zweck erstellt der Kontrollbeauftragte einen Bericht mit allen erforderlichen Informationen, damit der Überwachungsausschuss seine Stellungnahme abgeben kann. Der Bericht enthält nach Möglichkeit keine personenbezogenen Daten oder andere Informationen, die zur Identifizierung des Beschwerdeführers führen oder die Vertraulichkeit der Untersuchungen des OLAF gefährden könnten. Der Überwachungsausschuss antwortet innerhalb der vom Kontrollbeauftragten gesetzten Frist, die fünf Arbeitstage nicht unterschreiten darf.

4 Der Kontrollbeauftragte empfiehlt dem OLAF, innerhalb einer bestimmten Frist konkrete Maßnahmen zu ergreifen, um die Beschwerde beizulegen, darunter – jedoch nicht ausschließlich – die Änderung oder Aufhebung seiner Empfehlungen oder Berichte, die Wiederholung von Untersuchungstätigkeiten oder die Einführung von Verbesserungen seiner Verfahren in Bezug auf die Angelegenheiten, die Gegenstand der Beschwerde sind. Der Kontrollbeauftragte unterrichtet den Beschwerdeführer über die abgegebene Empfehlung.

1 Der Generaldirektor des OLAF unterrichtet den Kontrollbeauftragten über die Maßnahmen, die zur Umsetzung der Empfehlung(en) getroffen wurden, innerhalb der darin vorgesehenen Frist. In hinreichend begründeten Fällen kann der Generaldirektor des OLAF eine Fristverlängerung beantragen. Der Kontrollbeauftragte schließt den Fall ab und unterrichtet das OLAF und den Beschwerdeführer entsprechend.

2 Beschließt der Generaldirektor des OLAF, der Empfehlung nicht zu folgen, so teilt er dies dem Kontrollbeauftragten mit und nennt die wesentlichen Gründe für seine Entscheidung. Der Generaldirektor unterrichtet auch den Beschwerdeführer in dem Umfang, wie sich diese Unterrichtung nicht auf die laufende Untersuchung auswirkt. Der Beschwerdeführer kann innerhalb von fünf Arbeitstagen Stellung nehmen. Nach Prüfung der Entscheidung des Generaldirektors und etwaiger Bemerkungen des Beschwerdeführers schließt der Kontrollbeauftragte den Fall unter Angabe der endgültigen Feststellungen ab.

3 Der Generaldirektor des OLAF kann beschließen, von der Empfehlung abzuweichen, wenn er in der Zwischenzeit Kenntnis von Umständen erhält, die Folgendes betreffen: a) anhängige Gerichtsverfahren vor dem Gerichtshof der Europäischen Union oder vor nationalen Gerichten im Zusammenhang mit der Untersuchung des OLAF, die Gegenstand der Beschwerde ist; b) den die Beziehungen des OLAF zur Europäischen Staatsanwaltschaft (EUStA) regelnden Rechtsrahmen und insbesondere die Pflicht des OLAF, eine etwaige Untersuchung einzustellen, wenn die EUStA wegen desselben Sachverhalts ermittelt. In diesem Fall unterrichtet der Generaldirektor des OLAF den Kontrollbeauftragten über diese Umstände und ihre Auswirkungen auf die Empfehlung.

Im Einklang mit dem Grundsatz der loyalen Zusammenarbeit arbeitet das OLAF mit dem Kontrollbeauftragten in allen Angelegenheiten zusammen, die in die Zuständigkeit des Kontrollbeauftragten fallen.

Der Generaldirektor des OLAF kann den Kontrollbeauftragten um Stellungnahme zu allen Fragen im Zusammenhang mit der Auslegung oder Anwendung der Verfahrensgarantien und der Grundrechte ersuchen, die in den Zuständigkeitsbereich des Kontrollbeauftragten fallen, so auch zu einem Beschluss, die Unterrichtung des Betroffenen gemäß Artikel 9 Absatz 3 der OLAF-Verordnung aufzuschieben. Der Generaldirektor gibt in einem solchen Antrag die Frist an, bis zu deren Ablauf der Kontrollbeauftragte antworten muss.

1 Der Kontrollbeauftragte ist bei der Ausübung seiner Aufgaben an das Berufsgeheimnis gebunden und stellt sicher, dass die vom OLAF bereitgestellten Informationen und Dokumente vertraulich behandelt werden. Der Kontrollbeauftragte gewährleistet die Vertraulichkeit der Untersuchungen auch nach deren Abschluss.

2 Der Kontrollbeauftragte sorgt für die Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725. Dabei wird der Kontrollbeauftragte vom Sekretariat des Überwachungsausschusses unterstützt, vertreten durch den Sekretariatsleiter, der für die Zwecke der Verordnung (EU) 2018/1725 als „für die Verarbeitung Verantwortlicher“ fungiert. Der Kontrollbeauftragte arbeitet zudem mit dem Datenschutzbeauftragten des OLAF zusammen.

Ein Beschwerdeführer hat gemäß Artikel 41 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union das Recht auf Einsicht in seine Beschwerdeakte unter Wahrung der legitimen Interessen der Vertraulichkeit und des Berufsgeheimnisses. Der Beschwerdeführer hat keinen Zugang zu Dokumenten des OLAF, auf die er nach dem für OLAF-Untersuchungen geltenden Rechtsrahmen nicht zugreifen kann. Der Kontrollbeauftragte konsultiert das OLAF, bevor er gegebenenfalls Zugang zu im Zusammenhang mit Untersuchungen des OLAF stehenden Dokumenten gewährt.

Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu im Besitz des Kontrollbeauftragten befindlichen Dokumenten werden gemäß den Bedingungen und Beschränkungen bearbeitet, die in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 und im Beschluss 2001/937 der Kommission vom 5. Dezember 2001 zur Änderung ihrer Geschäftsordnung festgelegt sind.

1 Der Kontrollbeauftragte ist vom Überwachungsausschuss unabhängig und unterhält mit diesem Arbeitsbeziehungen auf der Grundlage des gegenseitigen Vertrauens und einer guten Zusammenarbeit.

2 Der Kontrollbeauftragte konsultiert den Überwachungsausschuss, bevor er eine Empfehlung gemäß Artikel 12 Absatz 3 dieses Beschlusses abgibt.

3 Unbeschadet der Pflicht, die Vertraulichkeit der OLAF-Untersuchungen auch nach deren Abschluss zu gewährleisten, unterrichtet der Kontrollbeauftragte den Ausschuss über (i) alle Empfehlungen, die im Anschluss an die Stellungnahme des Ausschusses abgegeben wurden; (ii) etwaige systembedingte Probleme, die bei der Bewertung von Beschwerden deutlich geworden sind; (iii) etwaige vom Generaldirektor des OLAF nicht befolgte Empfehlungen.

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.