Décision du contrôleur des garanties de procédure portant adoption des dispositions d’exécution pour le traitement des plaintes 2022/C 494/07

Aux fins de la présente décision et sans préjudice des définitions qui figurent dans le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 (ci-après le «règlement relatif à l’OLAF»), on entend par: 1) «enquête de l’OLAF»: une enquête administrative effectuée par l’OLAF sur la base de l’article 3, de l’article 4, de l’article 12 sexies paragraphe 1, point c) et/ou de l’article 12 septies du règlement relatif à l’OLAF; 2) «personne concernée»: toute personne ou tout opérateur économique faisant l’objet d’une enquête de la part de l’OLAF; 3) «témoin»: toute personne physique ou morale qui peut communiquer au contrôleur des informations utiles pour établir les faits relatifs à une plainte en cours.

1 La présente décision établit les règles à suivre en ce qui concerne le dépôt, le traitement et le suivi des plaintes soumises au contrôleur au titre de l’article 9 ter du règlement relatif à l’OLAF.

2 Le contrôleur procède à l’examen des plaintes de manière indépendante, y compris à l’égard de l’OLAF et du comité de surveillance, sans nuire au déroulement des enquêtes de l’OLAF en cours.

3 Le contrôleur est lié par les principes généraux du droit de l’Union, y compris les principes d’équité et de bonne administration.

4 Le secrétariat du comité de surveillance (ci-après le «secrétariat») fournit au contrôleur tout le soutien administratif et juridique nécessaire aux fins du mécanisme de traitement des plaintes. En particulier, le secrétariat effectue les tâches administratives liées à la procédure de traitement des plaintes, notamment l’enregistrement des plaintes et des documents y afférents, la correspondance administrative et l’échange de documents avec les parties.

1 Les plaintes sont soumises par écrit, par voie électronique ou postale. Les plaignants sont vivement encouragés à utiliser le formulaire de plainte disponible sur le site web du contrôleur. Les plaignants ont le droit d’être représentés et/ou assistés par une personne de leur choix.

2 Le plaignant peut s’exprimer dans l’une des langues officielles de l’UE. Le contrôleur communique avec le plaignant dans cette langue. Si nécessaire, afin d’accélérer la procédure, dans l’attente de la traduction des documents nécessaires dans la langue de la plainte, le contrôleur peut convenir avec le plaignant d’échanger dans une autre langue de l’UE.

3 La plainte fait clairement référence à i) l’identité du plaignant, ii) l’objet de la plainte et, si possible, iii) la référence de l’enquête de l’OLAF qui fait l’objet de la plainte. En particulier, la plainte comporte: i) une description claire et concise des faits en cause et ii) une description claire et concise des allégations de violation des garanties de procédure et/ou des règles applicables aux enquêtes de l’OLAF. Les informations ci-dessus doivent être suffisantes pour permettre au contrôleur de déterminer la portée de la plainte. Si nécessaire, le plaignant peut joindre à sa plainte des pièces justificatives pertinentes.

4 Les plaintes déposées auprès du contrôleur n’ont pas d’incidence sur les délais des procédures judiciaires. Elles n’ont pas non plus d’effet suspensif sur la conduite de l’enquête qui fait l’objet de la plainte.

1 Les plaintes sont enregistrées au plus tard le jour ouvrable suivant la date de dépôt de la plainte et se voient attribuer un numéro de plainte unique.

2 Lors de l’enregistrement, le contrôleur fait parvenir au plaignant un accusé de réception et transmet dans le même temps la plainte au directeur général de l’OLAF.

1 Dans un délai de dix jours ouvrables à compter du jour du dépôt de la plainte, le contrôleur détermine si la plainte est recevable.

2 Le contrôleur rejette une plainte comme étant irrecevable si celle-ci: a) est présentée par une personne autre qu’une personne concernée; b) ne concerne pas une enquête de l’OLAF; c) ne concerne pas la ou les allégations de violation des garanties de procédure et/ou des règles applicables aux enquêtes de l’OLAF; d) est présentée en dehors des délais fixés à l’article 9 ter, paragraphe 2, du règlement relatif à l’OLAF .

3 Le contrôleur déclare également irrecevable toute plainte soulevant des questions qui relèvent de la compétence du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD), c’est-à-dire les plaintes relatives à l’application du règlement (UE) 2018/1725 et au respect du droit fondamental à la protection des données à caractère personnel.

4 Le contrôleur examine également, dans le même délai, si la plainte est manifestement dénuée de fondement, répétitive ou abusive.

5 Si le contrôleur estime que la plainte est irrecevable, manifestement dénuée de fondement, répétitive abusive, il clôt le dossier et informe sans délai le plaignant et le directeur général de l’OLAF des motifs de cette décision.

Chaque fois que le contrôleur constate que les faits qui ont été avancés dans la plainte font ou ont fait l’objet d’une procédure judiciaire, il clôt le dossier et en informe le plaignant et l’OLAF.

1 Le contrôleur ne termine pas l’évaluation d’une plainte avant d’avoir entendu le plaignant et l’OLAF. Les deux parties ont la possibilité de faire valoir leur point de vue et de présenter des pièces justificatives. Elles sont également informées des observations de l’autre partie et ont la possibilité de les commenter dans le délai fixé par le contrôleur.

2 Dans des circonstances dûment justifiées, le contrôleur peut décider de ne pas communiquer à une partie des informations ou des pièces pertinentes pour l’évaluation de la plainte, si l’autre partie a demandé un traitement confidentiel. Lorsqu’il statue sur la question, le contrôleur met notamment en balance la nécessité de protéger la confidentialité et l’efficacité de l’enquête de l’OLAF, d’une part, et le respect du principe du contradictoire, d’autre part. Le plaignant n’obtient pas de documents du dossier de l’OLAF auxquels il n’est pas autorisé à accéder conformément à d’autres dispositions légales, ou auxquels l’OLAF a déjà refusé l’accès.

1 L’OLAF veille à ce que le contrôleur ait accès en temps utile et de manière adéquate aux documents relatifs au dossier qui sont nécessaires à l’évaluation de la plainte.

2 Le contrôleur invite l’OLAF à donner son avis sur la plainte ou sur des aspects spécifiques de celle-ci dans un délai déterminé, qui n’excède normalement pas dix jours ouvrables. L’OLAF peut demander une prolongation de ce délai. Le contrôleur peut demander à l’OLAF de fournir des informations complémentaires et/ou de permettre l’accès au dossier (ou à une partie de celui-ci). Le contrôleur peut également demander à l’OLAF de fournir une traduction de ses observations dans la langue de dépôt de la plainte.

3 Le contrôleur invite le plaignant à présenter ses observations sur les avis de l’OLAF dans un délai de cinq jours ouvrables. Le plaignant peut demander une prolongation de ce délai. Le contrôleur peut également demander au plaignant de fournir des informations ou documents supplémentaires, ou de clarifier des informations ou documents déjà fournis au contrôleur.

4 Compte tenu de la contribution que ceux-ci peuvent apporter à la clarification des faits en cause, le contrôleur peut demander à des témoins de fournir des informations si cette démarche ne porte pas atteinte à la confidentialité et à l’efficacité de l’enquête de l’OLAF en cours ni aux droits des personnes concernées. Le contrôleur transmet au plaignant et à l’OLAF une copie de toute déclaration de témoin pertinente pour la plainte.

5 Le contrôleur peut demander les informations décrites aux paragraphes 2 à 4 par écrit ou dans le cadre d’une audition.

1 Le contrôleur peut organiser et mener des auditions. L’objectif des auditions est i) d’obtenir des informations pertinentes pour la plainte et/ou ii) de chercher une solution rapide à la plainte. Le contrôleur ne peut pas organiser d’auditions sans la présence de l’OLAF et du plaignant. Toutefois, le contrôleur auditionne les témoins à huis clos sans la présence ni de l’OLAF ni du plaignant.

2 Les auditions peuvent avoir lieu dans les locaux du contrôleur ou virtuellement par vidéoconférence. Elles ne sont pas publiques.

3 Le contrôleur détermine la date, la durée et les modalités de l’audition. Le contrôleur invite les participants en temps utile et indique les principaux points de l’audition. Le plaignant peut être représenté et/ou assisté par son représentant légal. Le contrôleur est assisté par le chef du secrétariat et son personnel, qui assistent à l’audition.

4 Le contrôleur établit un procès-verbal ou un résumé de l’audition et le met à la disposition du plaignant et de l’OLAF. Ces derniers peuvent présenter leurs observations dans un délai de deux jours ouvrables. Le procès-verbal est versé au dossier de la plainte.

Si le contrôleur, après avoir évalué toutes les informations et preuves recueillies, estime que les allégations de violation ne sont pas avérées, il clôt le dossier et en informe le plaignant et le directeur général de l’OLAF.

1 Si le contrôleur estime que l’OLAF n’a pas respecté les règles visées à l’article 9 ter, paragraphe 1, du règlement relatif à l’OLAF, il invite l’OLAF à prendre des mesures pour résoudre la plainte. Le contrôleur peut suggérer des mesures spécifiques à prendre.

2 L’OLAF informe le contrôleur de toute mesure prise ou à prendre à cet égard dans un délai de quinze jours ouvrables.

3 Le contrôleur fournit au plaignant une copie de la réponse de l’OLAF et lui demande de présenter ses observations dans un délai de cinq jours ouvrables.

4 Si le contrôleur estime que la solution fournie par l’OLAF est satisfaisante, il clôt le dossier et en informe l’OLAF et le plaignant.

1 Si le contrôleur estime que la solution proposée par l’OLAF n’est pas satisfaisante et considère que la plainte peut être résolue, il émet une recommandation sur la manière de résoudre la plainte dans les délais fixés à l’article 9 ter, paragraphe 5, du règlement relatif à l’OLAF.

2 Si, dans les délais fixés à l’article 9 ter, paragraphe 5, du règlement relatif à l’OLAF, le contrôleur n’émet pas de recommandation ou de décision de clore le dossier, il est réputé avoir rejeté la plainte sans recommandation.

3 Avant de formuler une recommandation, le contrôleur sollicite l’avis du comité de surveillance. À cette fin, le contrôleur préparera un rapport contenant toutes les informations nécessaires pour permettre au comité de surveillance de rendre son avis. Le rapport ne contient pas, dans la mesure du possible, de données à caractère personnel ou d’autres informations susceptibles de conduire à l’identification du plaignant ou de compromettre la confidentialité des enquêtes de l’OLAF. Le comité de surveillance répond dans le délai fixé par le contrôleur, qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrables.

4 Le contrôleur recommande à l’OLAF de prendre, dans un délai déterminé, des mesures concrètes pour résoudre la plainte, qui consistent notamment, mais sans s’y limiter, à modifier ou abroger ses recommandations ou rapports, à répéter des activités d’enquête ou à apporter des améliorations à ses procédures en ce qui concerne les questions faisant l’objet de la plainte. Le contrôleur informe le plaignant de la recommandation émise.

1 Le directeur général de l’OLAF informe le contrôleur des mesures prises pour mettre en œuvre la ou les recommandations dans les délais fixés par ces mesures. Dans des cas dûment justifiés, le directeur général de l’OLAF peut demander une prolongation du délai. Le contrôleur clôt le dossier et en informe l’OLAF et le plaignant.

2 Si le directeur général de l’OLAF décide de ne pas suivre la recommandation, il en informe le contrôleur et indique les principales raisons de sa décision. Le directeur général en informe également le plaignant dans la mesure où cette communication ne portera pas préjudice à l’enquête en cours. Le plaignant peut présenter ses observations dans un délai de cinq jours ouvrables. Après avoir analysé la décision du directeur général et les éventuelles observations présentées par le plaignant, le contrôleur clôt le dossier en exposant ses conclusions définitives.

3 Le directeur général de l’OLAF peut décider de s’écarter de la recommandation si, dans l’intervalle, il prend connaissance de circonstances concernant: a) toute procédure judiciaire en cours, devant la Cour de justice de l’Union européenne ou devant des juridictions nationales, relevant de l’enquête de l’OLAF qui fait l’objet de la plainte; b) le cadre juridique régissant les relations de l’OLAF avec le Parquet européen, et en particulier l’obligation pour l’OLAF d’interrompre toute enquête lorsque le Parquet européen mène une enquête sur les mêmes faits. Dans ce cas, le directeur général de l’OLAF informe le contrôleur de ces circonstances et de leur incidence sur la recommandation.

Conformément au principe de coopération loyale, l’OLAF coopère avec le contrôleur pour toutes les questions relevant de la compétence de celui-ci.

Le directeur général de l’OLAF peut demander au contrôleur son avis sur toute question liée à l’interprétation ou à l’application des garanties de procédure ou des droits fondamentaux qui relève du mandat du contrôleur, y compris sur une décision de différer l’information de la personne concernée au titre de l’article 9, paragraphe 3, du règlement relatif à l’OLAF. Le directeur général indique le délai dans lequel le contrôleur doit répondre.

1 Le contrôleur est lié par l’obligation de secret professionnel dans l’exercice de ses fonctions et veille à ce que les informations et documents fournis par l’OLAF soient traités de manière confidentielle. Le contrôleur veille à la confidentialité des enquêtes même après leur clôture.

2 Le contrôleur veille à l’application du règlement (UE) 2018/1725. Le contrôleur est assisté à cet égard par le secrétariat du comité de surveillance, représenté par le chef du secrétariat qui agit en qualité de «responsable du traitement des données» aux fins du règlement (UE) 2018/1725. Le contrôleur coopère également avec le délégué à la protection des données de l’OLAF.

Un plaignant a le droit d’accéder à son dossier de plainte, dans le respect des intérêts légitimes de la confidentialité et du secret professionnel, conformément à l’article 41 de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne. Le plaignant n’a pas accès aux documents de l’OLAF, qu’il ne peut pas consulter conformément au cadre juridique applicable aux enquêtes de l’OLAF. Le contrôleur consultera l’OLAF avant de donner accès aux documents relatifs à l’enquête.

Les demandes d’accès du public aux documents détenus par le contrôleur seront traitées conformément aux conditions et limites prévues par le règlement (CE) no 1049/2001 et par la décision 2001/937 de la Commission du 5 décembre 2001 modifiant son règlement intérieur .

1 Indépendant du comité de surveillance, le contrôleur établit avec celui-ci des relations de travail fondées sur la confiance mutuelle et la bonne coopération.

2 Le contrôleur consulte le comité de surveillance avant de formuler une recommandation, conformément à l’article 12, paragraphe 3, des présentes règles.

3 Sans préjudice de l’obligation de veiller à la confidentialité des enquêtes de l’OLAF même après leur clôture, le contrôleur informe le comité: (i) de toutes les recommandations émises à la suite de l’avis du comité; (ii) de toute question systémique découlant de l’évaluation des plaintes; (iii) des recommandations non suivies par le directeur général de l’OLAF.

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.