Decisión n.o 37-2023 del Tribunal de Cuentas Europeo relativa al acceso público a los documentos del Tribunal

El objeto de la presente Decisión es definir las condiciones, los límites y los procedimientos con arreglo a los cuales el Tribunal de Cuentas Europeo dará acceso público a los documentos que obren en su poder.

1 Dentro del marco y los límites de las disposiciones establecidas en la presente Decisión y de las normas internacionales que rigen la confidencialidad de la información de auditoría, todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá derecho a acceder a los documentos que obren en poder del Tribunal.

2 Con arreglo a los mismos principios, condiciones y límites, el Tribunal podrá conceder el acceso a los documentos a toda persona física o jurídica que no resida o no tenga su domicilio social en un Estado miembro.

3 La presente Decisión se entenderá sin perjuicio de los derechos de acceso del público a los documentos en poder del Tribunal como consecuencia de instrumentos de Derecho internacional o de actos que los apliquen.

A efectos de la presente Decisión, se entenderá por: 1) «documento»: todo contenido, sea cual fuere su soporte (escrito en papel o almacenado en forma electrónica o como grabación sonora, visual o audiovisual), elaborado o recibido por el Tribunal y obrante en su poder, referente a un asunto relativo a sus políticas, actividades y decisiones; 2) «tercero»: toda persona física o jurídica, o entidad, ajena al Tribunal, incluidos los Estados miembros, los países no pertenecientes a la Unión y otras instituciones y órganos pertenecientes o ajenos a la Unión.

1 El Tribunal denegará el acceso a los documentos cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de: a) el interés público, en particular: la seguridad pública; la defensa y los asuntos militares; las relaciones internacionales; la política financiera, monetaria o económica de la Unión Europea o de un Estado miembro; b) la intimidad y la integridad de las personas y sus datos personales, en particular de conformidad con la legislación de la UE relativa a la protección de los datos personales.

2 De conformidad con las normas de confidencialidad establecidas en el artículo 258, apartado 1, y en el artículo 259, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, y en las disposiciones correspondientes de otros instrumentos del Derecho de la Unión, el Tribunal denegará el acceso a sus constataciones preliminares de auditoría. Asimismo, podrá denegar el acceso a los documentos utilizados para la preparación de estas observaciones.

3 El Tribunal denegará el acceso a los documentos cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de: los intereses comerciales de una persona física o jurídica; la propiedad intelectual; el asesoramiento jurídico y los procedimientos judiciales, de arbitraje y solución de controversias; las actividades de inspección, investigación y auditoría.

4 Se denegará el acceso a los siguientes documentos cuando su divulgación suponga un grave perjuicio para el proceso de toma de decisiones del Tribunal: a) documentos elaborados por el Tribunal para uso interno o recibidos por él, relacionados con un asunto sobre el que no se haya tomado todavía una decisión; b) documentos que contengan opiniones para uso interno en el marco de deliberaciones y consultas previas en el Tribunal, incluso después de adoptada la decisión.

5 No obstante las excepciones establecidas en los apartados 2, 3 y 4, el Tribunal decidirá permitir el acceso a un documento, en su totalidad o en parte, cuando su divulgación revista un interés público superior.

6 El interés público superior utilizado para justificar la divulgación habrá de ser tanto objetivo como general. La persona que alegue la existencia de un interés público superior indicará las circunstancias específicas que justifiquen la divulgación de los documentos de que se trate.

7 En el caso de que las excepciones previstas en este artículo se apliquen únicamente a determinadas partes del documento solicitado, se divulgarán las demás partes. El acceso parcial podrá implicar, por ejemplo, la minimización de datos (anonimización o seudonimización de contenidos), el ocultamiento o la supresión de algún contenido o la eliminación de una o varias páginas del documento.

8 Las excepciones de este artículo serán de aplicación sin perjuicio de las disposiciones relativas al acceso del público a los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica establecidas en el Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 del Consejo , en su versión modificada.

9 El presente artículo será de aplicación sin perjuicio de las disposiciones del artículo 5.

1 Cuando una solicitud de acceso a documentos se refiera a un documento que obre en poder del Tribunal sin que este sea su autor, el Tribunal acusará recibo de la solicitud e indicará el nombre de la persona, institución u órgano al que deba dirigirse la solicitud.

2 Cuando un documento haya sido creado por el Tribunal conjuntamente con un tercero, el Tribunal consultará al tercero antes de adoptar una decisión.

1 Los documentos «sensibles» o «clasificados de la UE» son documentos clasificados como tales de conformidad con la política de clasificación de la información del Tribunal o con la Decisión n.o 41/2021, respectivamente.

2 Las solicitudes de acceso a dichos documentos solo serán tramitadas por personal del Tribunal que tenga derecho a conocer dichos documentos. Las mismas personas también evaluarán si puede hacerse referencia a documentos «sensibles» o «clasificados de la UE» al responder a las solicitudes de acceso a documentos.

3 El acceso a documentos «sensibles» y «clasificados de la UE» del Tribunal solo podrá concederse tras la correspondiente desclasificación. Si el Tribunal decide denegar el acceso a tales documentos, motivará su decisión de manera que no perjudique los intereses protegidos en el artículo 4.

1 Las solicitudes de acceso a los documentos deberán presentarse por escrito, preferiblemente utilizando el formulario de contacto disponible en el sitio web del Tribunal, en una de las lenguas oficiales de la Unión. En circunstancias excepcionales, las solicitudes de acceso a documentos podrán enviarse por correo postal.

2 Las solicitudes de acceso a los documentos deberán ser suficientemente precisas e incluir, en particular, elementos que permitan identificar el documento o documentos solicitados y el nombre y los datos de contacto del solicitante.

3 Los solicitantes no estarán obligados a motivar su solicitud.

4 Cuando una solicitud no sea lo suficientemente precisa o cuando no puedan identificarse los documentos solicitados, el Tribunal pedirá al solicitante que aclare la solicitud y le ayudará a hacerlo.

5 Los plazos previstos en el artículo 8 no empezarán a computarse hasta que el Tribunal haya recibido las aclaraciones solicitadas.

6 Cuando una solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el Tribunal podrá ponerse en contacto con el solicitante de manera informal a fin de hallar una solución adecuada.

1 Las solicitudes de acceso a los documentos serán tramitadas por el equipo ECA-Info.

2 Se enviará sin demora un acuse de recibo a los solicitantes.

3 En función del objeto de la solicitud, el equipo ECA-Info consultará al servicio de que se trate y, en su caso, al delegado de protección de datos o al responsable de la seguridad de la información, con el fin de decidir cómo tramitar la solicitud. La autoridad facultada para decidir sobre la respuesta que deba darse a una solicitud inicial de acceso a un documento será el secretario general, que podrá delegar esta facultad.

4 En el plazo máximo de un mes a partir del registro de una solicitud, el Tribunal concederá el acceso al documento solicitado, tal como se describe en el artículo 11, o responderá por escrito, indicando los motivos de la denegación total o parcial, e informará al solicitante de su derecho a que el Tribunal reconsidere su postura, conforme a lo dispuesto en el artículo 9.

5 Cuando una solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, o requiera consultas internas o consultas a terceros, el plazo indicado en el apartado 4 podrá ampliarse en un mes, siempre que se informe previamente al solicitante y se expliquen los motivos.

6 En caso de que los miembros del personal del Tribunal reciban personalmente una solicitud de acceso a documentos, la transmitirán sin demora al equipo ECA-Info.

1 En caso de denegación total o parcial, el solicitante podrá, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la respuesta del Tribunal, presentar una solicitud confirmatoria al presidente del Tribunal, en la que pedirá al Tribunal que reconsidere su postura.

2 La ausencia de respuesta del Tribunal en los plazos previstos en el artículo 8 también dará derecho al solicitante a tramitar una petición de reconsideración.

3 Las solicitudes confirmatorias estarán sujetas a los mismos requisitos establecidos en el artículo 7 para las solicitudes iniciales.

1 Cuando reciba una solicitud confirmatoria, el presidente del Tribunal consultará al Servicio Jurídico y, en función del objeto de la solicitud, al servicio interesado y, en su caso, al delegado de protección de datos o al responsable de la seguridad de la información.

2 En el plazo máximo de un mes a partir del registro de una solicitud confirmatoria, el Tribunal concederá el acceso al documento solicitado, tal como se describe en el artículo 11, o responderá por escrito, indicando los motivos de la denegación total o parcial.

3 En caso de denegación total o parcial, el Tribunal informará al solicitante de las vías de recurso de que dispone, a saber, la interposición de un recurso judicial contra el Tribunal o la presentación de una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a los artículos 263 y 228 del TFUE, respectivamente.

4 Con carácter excepcional, por ejemplo, cuando una solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, o requiera consultas internas o consultas a terceros, el plazo indicado en el apartado 2 podrá ampliarse en un mes, siempre que se informe previamente al solicitante y se expliquen los motivos.

5 La ausencia de respuesta del Tribunal en los plazos establecidos se considerará una respuesta negativa y dará derecho al solicitante a hacer uso de las vías de recurso a que se refiere el apartado 3.

1 Los documentos se proporcionarán en una versión y un formato ya existentes (preferiblemente por medios electrónicos aprobados por el Tribunal para garantizar la seguridad de la información), tomando en consideración la preferencia del solicitante. El Tribunal no tiene la obligación de crear un nuevo documento o de recopilar información para solicitante.

2 Si los documentos son voluminosos o difíciles de manejar, podrá invitarse al solicitante a consultarlos in situ en la fecha y hora acordadas con el Tribunal.

3 Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias, pero estos no podrán ser superiores a los costes reales. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas de formato DIN A4 y el acceso directo por medios electrónicos serán gratuitos.

4 Si un documento es de acceso público, el Tribunal podrá cumplir su obligación de facilitar el acceso informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

1 Los documentos divulgados de conformidad con la presente Decisión no podrán reproducirse ni ser utilizados con fines comerciales sin la autorización previa por escrito del Tribunal.

2 La presente Decisión se entenderá sin perjuicio de las normas sobre derechos de autor que puedan limitar el derecho de terceros a reproducir o utilizar los documentos divulgados, ni de la Decisión n.o 6-2019.

1 Para hacer efectivos los derechos de los ciudadanos en virtud de la presente Decisión, el sitio web del Tribunal incluye un portal de transparencia.

2 Siempre que sea posible, los documentos a que se refiera el portal de transparencia serán directamente accesibles a través de hipervínculos.

1 Queda derogada la Decisión n.o 12-2005 del Tribunal de Cuentas de 10 de marzo de 2005.

2 La presente Decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.

3 Entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.