DÉCISION no 37-2023 de la Cour des comptes européenne relative à l’accès du public aux documents de la Cour

La présente décision vise à définir les conditions, les limites et les procédures dans le cadre desquelles la Cour des comptes européenne (ci-après «la Cour») permet au public d’accéder aux documents dont elle dispose.

1 Dans le cadre des dispositions que renferme la présente décision et des normes internationales régissant la confidentialité des informations relatives aux audits, tout citoyen de l’Union et toute personne physique ou morale domiciliée ou ayant son siège dans un État membre a un droit d’accès aux documents de la Cour.

2 Sous réserve des mêmes principes, conditions et limites, la Cour peut octroyer l’accès aux documents à toute personne physique ou morale non domiciliée ou n’ayant pas son siège dans un État membre.

3 La présente décision s’entend sans préjudice des droits d’accès du public aux documents détenus par la Cour, découlant éventuellement d’instruments du droit international ou d’actes adoptés en application de ces instruments.

Aux fins de la présente décision, on entend par: 1) «document», tout contenu, quel que soit son support (imprimé, format électronique ou enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel), établi ou reçu et détenu par la Cour, concernant des questions relatives à ses politiques, activités et décisions; 2) «tiers», toute personne physique ou morale ou entité extérieure à la Cour, y compris les États membres de l’UE et les pays tiers, ainsi que les autres institutions et organes de l’Union ou d’ailleurs.

1 La Cour refuse l’accès à un document dans le cas où la divulgation porterait atteinte à la protection: a) de l’intérêt public, à savoir, entre autres: la sécurité publique, la défense et les affaires militaires, les relations internationales, la politique financière, monétaire ou économique de l’Union européenne ou d’un État membre; b) de la vie privée et de l’intégrité des individus et de leurs données à caractère personnel, notamment en conformité avec la législation de l’UE relative à la protection des données.

2 Conformément à l’obligation de confidentialité édictée à l’article 258, paragraphe 1, et à l’article 259, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, ainsi que dans les dispositions correspondantes d’autres instruments du droit de l’UE, la Cour refuse l’accès aux observations préliminaires formulées dans le cadre de ses audits. Elle peut également refuser l’accès aux documents utilisés pour élaborer ces observations.

3 La Cour refuse l’accès à un document dans le cas où la divulgation porterait atteinte à la protection: des intérêts commerciaux d’une personne physique ou morale déterminée, de la propriété intellectuelle, des procédures judiciaires, d’arbitrage et de règlement de litiges ainsi que des avis juridiques, des activités d’inspection, d’enquête et d’audit.

4 L’accès aux documents suivants est refusé dans le cas où leur divulgation compromettrait gravement le processus décisionnel de la Cour: a) les documents établis par la Cour pour son usage interne ou reçus par elle et qui ont trait à une question n’ayant encore fait l’objet d’aucune décision; b) les documents comprenant des avis destinés à un usage interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de la Cour, même après l’adoption de la décision.

5 Nonobstant les exceptions énoncées aux paragraphes 2, 3 et 4, la Cour décide d’octroyer l’accès à un document, en tout ou en partie, si un intérêt public supérieur justifie la divulgation du document en cause.

6 L’intérêt public supérieur invoqué pour justifier la divulgation doit avoir un caractère à la fois objectif et général. Il incombe à la personne qui fait valoir l’existence d’un intérêt public supérieur d’exposer les circonstances justifiant la divulgation des documents concernés.

7 Si une partie seulement du document demandé est concernée par une ou plusieurs des exceptions susmentionnées, les autres parties du document sont divulguées. L’accès partiel peut reposer, par exemple, sur la minimisation des données (anonymisation ou pseudonymisation), le caviardage ou l’élimination de certains contenus, ou la suppression d’une ou de plusieurs pages.

8 Les exceptions visées au présent article s’appliquent sans préjudice des dispositions relatives à l’accès public aux archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l’énergie atomique du règlement (CEE, Euratom) no 354/83 du Conseil , tel que modifié ultérieurement.

9 Le présent article s’applique sans préjudice des dispositions de l’article 5.

1 Lorsque la demande porte sur un document détenu par la Cour, mais dont elle n’est pas l’auteur, la Cour accuse réception de la demande et indique la personne, l’institution ou l’organe à qui la demande doit être adressée.

2 Lorsqu’un document est créé conjointement avec un tiers, la Cour consulte le tiers avant de prendre une décision.

1 Les documents de la Cour «sensibles» ou «classifiés UE» sont des documents classifiés en tant que tels en application, respectivement, de la politique de classification des informations de la Cour ou de la décision no 41/2021.

2 Les demandes d’accès à ces documents ne sont traitées que par le personnel de la Cour habilité à prendre connaissance de ces documents. Ces mêmes personnes évaluent également s’il est possible de faire référence à des documents de la Cour «sensibles» ou «classifiés UE» lors de la réponse à des demandes d’accès à des documents.

3 L’accès aux documents de la Cour «sensibles» ou «classifiés UE» ne peut être accordé qu’après déclassification. Si la Cour décide de refuser l’accès à ces documents, elle communique les motifs de sa décision d’une manière qui ne porte pas atteinte aux intérêts visés à l’article 4.

1 Les demandes d’accès aux documents doivent être présentées par écrit, de préférence au moyen du formulaire de contact disponible sur le site internet de la Cour, dans l’une des langues officielles de l’Union. Dans des circonstances exceptionnelles, les demandes d’accès aux documents peuvent être envoyées par voie postale.

2 Les demandes d’accès aux documents doivent être suffisamment précises et contenir, en particulier, des éléments permettant d’identifier le(s) document(s) demandé(s), ainsi que le nom et les coordonnées du demandeur.

3 Les demandeurs ne sont pas tenus de motiver leur demande.

4 Lorsqu’une demande n’est pas suffisamment précise ou si les documents demandés ne peuvent être identifiés, la Cour invite le demandeur à clarifier sa demande et lui apporte un soutien à cette fin.

5 Les délais prévus à l’article 8 ne courent qu’à partir du moment où la Cour reçoit les précisions demandées.

6 En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, la Cour peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement approprié.

1 Les demandes d’accès aux documents sont traitées par l’équipe ECA-Info.

2 Les demandeurs reçoivent sans tarder un accusé de réception.

3 En fonction de l’objet de la demande, l’équipe ECA-Info consulte le service compétent et, le cas échéant, le délégué à la protection des données et/ou le responsable de la sécurité de l’information, afin de décider du traitement de la demande. L’autorité compétente pour prendre une décision en ce qui concerne la réponse à donner à une demande initiale d’accès à un document est le secrétaire général, qui peut déléguer cette compétence.

4 Dans un délai maximal d’un mois à compter de l’enregistrement de la demande, la Cour octroie l’accès au document demandé suivant les modalités prévues à l’article 11 ou communique au demandeur, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et l’informe de son droit de demander à la Cour de revoir sa position, conformément aux dispositions de l’article 9.

5 Lorsqu’une demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, ou nécessite des consultations internes ou la consultation de tiers, le délai indiqué au paragraphe 4 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation, être prolongé d’un mois.

6 Si les membres du personnel de la Cour reçoivent personnellement une demande d’accès à des documents, ils la transmettent sans délai à l’équipe ECA-Info.

1 En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut, dans un délai d’un mois suivant la réception de la réponse de la Cour, présenter une demande confirmative au président de la Cour afin de demander à celle-ci de revoir sa position.

2 L’absence de réponse de la Cour dans le délai prévu à l’article 8 habilite également le demandeur à présenter une demande de réexamen.

3 Les demandes confirmatives sont soumises aux mêmes exigences que celles énoncées à l’article 7 pour les demandes initiales.

1 Lorsqu’il reçoit une demande confirmative, le président de la Cour consulte le service juridique et, selon l’objet de la demande, le service compétent et, le cas échéant, le délégué à la protection des données et/ou le responsable de la sécurité de l’information.

2 Dans un délai maximal d’un mois à compter de l’enregistrement d’une demande confirmative, la Cour octroie l’accès au document demandé suivant les modalités prévues à l’article 11, ou communique, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel.

3 En cas de refus total ou partiel, la Cour informe le demandeur des voies de recours dont il dispose, à savoir former un recours juridictionnel contre la Cour et/ou présenter une plainte auprès du Médiateur, en vertu des dispositions des articles 263 et 228 du TFUE respectivement.

4 Dans des cas exceptionnels, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, ou nécessite des consultations internes ou la consultation de tiers, le délai indiqué au paragraphe 2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation, être prolongé d’un mois.

5 L’absence de réponse de la Cour dans le délai visé ci-dessus est considérée comme une réponse négative et habilite le demandeur à utiliser les voies de recours énoncées au paragraphe 3.

1 Les documents sont fournis dans une version et sous une forme existantes (de préférence par voie électronique en utilisant des moyens approuvés par la Cour pour garantir la sécurité de l’information), compte tenu de la préférence du demandeur. La Cour n’est pas tenue de créer un nouveau document ou de rassembler des informations pour le demandeur.

2 Si les documents sont volumineux ou difficiles à traiter, le demandeur peut être invité à les consulter sur place, à la date et à l’heure convenues avec la Cour.

3 Le coût de la réalisation et de l’envoi des copies peut être mis à la charge du demandeur, mais ne peut excéder le coût réel de ces opérations. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place, lorsque le nombre de copies n’excède pas 20 pages A4, ainsi qu’en cas d’accès direct aux documents sous forme électronique.

4 Si un document est accessible au public, la Cour peut satisfaire à son obligation d’octroyer l’accès au document en informant le demandeur des moyens d’obtenir celui-ci.

1 Les documents divulgués en vertu de la présente décision ne peuvent être reproduits ou utilisés à des fins commerciales sans l’autorisation écrite préalable de la Cour.

2 La présente décision s’applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine du droit d’auteur pouvant limiter le droit d’un tiers de reproduire ou d’utiliser les documents divulgués, ainsi que de la décision no 6-2019 de la Cour.

1 Pour permettre aux citoyens de jouir de manière concrète de leurs droits au titre de la présente décision, le site internet de la Cour comprend un portail de la transparence.

2 Les documents mentionnés sur le portail de la transparence sont, dans toute la mesure du possible, directement accessibles au moyen d’hyperliens.

1 La décision no 12-2005 de la Cour des comptes du 10 mars 2005 est abrogée.

2 La présente décision est publiée au Journal officiel de l’Union européenne.

3 La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.