Commission administrative pour la coordination des systèmes de sécurité sociale DÉCISION n o E8 du 14 mars 2024 concernant la mise en place d’une procédure de gestion de la modification des informations relatives aux organismes définis à l’article premier du règlement (CE) n° 883/2004 du Parlement européen et du Conseil et figurant dans le répertoire électronique faisant partie intégrante de l’EESSI (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE et pour l'accord UE/Suisse) C/2024/6842 LA COMMISSION ADMINISTRATIVE POUR LA COORDINATION DES SYSTÈMES DE SÉCURITÉ SOCIALE, vu l’article 72, point d), du règlement (CE) n° 883/2004 du Parlement européen et du Conseil du 29 avril 2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale , qui dispose que la commission administrative adopte les règles de structure commune pour les services de traitement électronique de l’information et fixe les modalités de fonctionnement de la partie commune de ces services, vu l’article 88 du règlement (CE) n° 987/2009 du Parlement européen et du Conseil (ci-après le, « règlement d’exécution » ), Statuant conformément aux dispositions de l’article 71, paragraphe 2, du règlement (CE) n o 883/2004, considérant ce qui suit:
(1) L’un des éléments de la modernisation du système de coordination entre les régimes nationaux de sécurité sociale est la création d’un répertoire électronique [ci-après le « répertoire des institutions » (RI)] qui contient les coordonnées des organismes nationaux participant à l’application des règlements (CE) n° 883/2004 et (CE) n° 987/2009, tels que définis à l’annexe 4, point 1, du règlement d’application. (2) Les États membres sont responsables de l’exactitude et de la qualité des informations introduites dans le répertoire des institutions (RI) et de leur mise à jour.
(3) Il y a lieu d’établir une procédure de gestion des modifications pour garantir que les modifications des données du répertoire des institutions (RI) seront traitées de manière structurée, cohérente, vérifiable et en temps voulu. (4) L’article 88, paragraphe 1, du règlement d’application prévoit l’obligation pour les États membres de communiquer à la Commission européenne les coordonnées des organismes définis à l’article 1, points m), q) et r), du règlement (CE) n° 883/2004 et à l’article 1 er , paragraphe 2, points a) et b), du règlement d’application, ainsi que des institutions désignées conformément au règlement d’application.
(5) La Commission européenne a accepté de transmettre ces informations à la commission administrative. (6) Conformément à l’article 88, paragraphe 3, du règlement d’application, la commission administrative établit la structure, le contenu et les modalités, y compris le format et le modèle communs, pour la notification, DÉCIDE: 1. La présente décision établit les règles d’une procédure de gestion de la modification des informations relatives aux autorités compétentes, institutions nationales, organismes de liaison et points d’accès, définis à l’article 1 er , points m), q) et r), du règlement (CE) n° 883/2004 et à l’article 1 er , paragraphe 2, points a) et b), du règlement d’application.
2. La procédure de gestion des modifications s’applique au contenu du répertoire électronique, appelé répertoire des institutions (RI). 3. Le répertoire des institutions (RI) contient les organismes nationaux qui: a) participent à l’échange électronique d’informations entre les autorités et institutions de sécurité sociale des États membres, b) sont référencés dans les documents électroniques structurés [tels que définis à l’article 1 er , paragraphe 2, point d), du règlement d’application], c) ont fourni des services aux citoyens dans le passé et sont fermés à l’heure actuelle.
4. Le répertoire des institutions (RI) fait également apparaître les compétences de ces organismes nationaux, telles que définies au point 9 c). 5. Le répertoire des institutions (RI) est la seule source fiable pour désigner les autorités compétentes, les institutions nationales, les organismes de liaison et les points d’accès. 6. Chaque État membre désigne des personnes de contact responsables de l’introduction initiale et de la gestion ultérieure des informations opérationnelles et techniques dans le répertoire des institutions (RI), c’est-à-dire le point de contact unique au niveau opérationnel (ci-après le « PCU opérationnel RI » et le point de contact unique au niveau technique (ci-après le « PCU technique RI » .
Chaque État membre nomme également un suppléant pour chacun des PCU RI (à savoir, respectivement, pour le PCU opérationnel RI et pour le PCU technique RI). 7. Chaque État membre désigne, pour chaque point d’accès, un point de contact central pour l’EESSI (point de contact unique PA, ci-après le « PCU PA » . Chaque État membre nomme également un suppléant pour chacun des PCU PA. Ceux-ci seront les principaux points de contact pour les institutions et les organismes associés à ce point d’accès. 8. Aux fins de la présente procédure, on entend par « modification majeure » une modification pouvant avoir une incidence sur l’application des règlements et, partant, sur la coordination, en ce sens qu’elle est susceptible d’entraver l’envoi ou l’acheminement de documents électroniques structurés (DES) à l’institution ou à l’organisme concerné.
9. Constituent notamment des modifications majeures: a) l’introduction d’un organe, d’une institution ou d’un point d’accès (PA) dans l’EESSI; b) les changements liés à la fonction d’un organisme ou d’une institution; c) les changements liés à la compétence d’un organisme ou d’une institution, c’est-à-dire à la capacité de traiter les dossiers opérationnels pour tout secteur de la sécurité sociale susceptible d’initier le dossier (propriétaire du dossier) et/ou d’en être le destinataire (contrepartie); d) le fait de fixer la date d’ « intention de fermer » un organe, une institution ou un point d’accès (PA); ce qui permet à l’organe ou à l’institution de conserver la compétence en matière de gestion des affaires en cours; e) la fixation de la date de « clôture effective » dans l’EESSI pour un organe, une institution ou un point d’accès (PA); f) la réintégration dans l’EESSI d’un organe, d’une institution ou d’un point d’accès fermé (PA); g) les modifications liées aux informations d’identification d’un point d’accès (PA).
10. Chaque État membre notifie à la Commission européenne les modifications substantielles des données relatives à ses autorités compétentes, ses institutions nationales, ses organismes de liaison ou ses points d’accès, qui sont de nature substantielle, conformément aux étapes décrites dans la note de la commission administrative sur le processus et les délais de notification des modifications substantielles. 11. Les États membres notifient les modifications substantielles avant l’entrée en vigueur de la modification et respectent la période de notification détaillée dans la note de la commission administrative sur le processus et les délais de notification des modifications substantielles.
Les autres États membres disposent ainsi de suffisamment de temps pour traiter et communiquer les informations et préparer leurs institutions aux changements à venir. 12. En cas de fermeture d’un organe ou d’une institution ou d’un changement de sa fonction ou de sa compétence, l’État membre indique l’organisme ou l’institution qui reprendra la fonction ou la compétence concernée et la date à laquelle la modification prend effet. En cas de fermeture d’un point d’accès, l’État membre indique quel autre point d’accès reprend sa fonction. 13. Dans l’année suivant la publication de la présente décision au Journal officiel, la commission administrative dresse le bilan de son application par les États membres.
14. La présente décision est publiée au Journal officiel de l’Union européenne . Elle s’applique à partir du premier jour du deuxième mois suivant celui de sa publication. 15. La présente décision remplace la décision n o E2 du 3 mars 2010 . Le président de la commission administrative Marc Morsa 20241106011 542681 2024 6842 COM ELI:http://data.europa.eu/eli/C/2024/6842/oj C 2024 6842 20241112 FR 01 FR DEC 20240314 1 3 3 1 1 Commission administrative pour la coordination des systèmes de sécurité sociale DÉCISION n o E8 du 14 mars 2024 concernant la mise en place d’une procédure de gestion de la modification des informations relatives aux organismes définis à l’article premier du règlement (CE) n° 883/2004 du Parlement européen et du Conseil et figurant dans le répertoire électronique faisant partie intégrante de l’EESSI 1 C Journal officiel de l’Union européenne 2024 6842 67 20241112 FR 1 17252431 19770936 3 1 3 3 IV Informations INFORMATIONS PROVENANT DES INSTITUTIONS, ORGANES ET ORGANISMES DE L'UNION EUROPÉENNE Commission européenne