Décision (UE) 2024/3082 de la Commission du 4 décember 2024 relative à des mesures de transparence concernant les réunions tenues entre des membres du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement et des représentants d’intérêts, et abrogeant la décision 2014/838/UE, Euratom

La présente décision instaure des mesures concernant la transparence des réunions que les membres du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement tiennent avec des représentants d’intérêts.

Aux fins de la présente décision, on entend par: a) «membre du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement»: un membre du personnel de la Commission qui occupe un emploi correspondant à l’emploi type de secrétaire général, de directeur général, de secrétaire général adjoint ou de directeur général adjoint, de directeur ou équivalent, de chef d’unité ou équivalent au sens de la décision C(2013) 8979 de la Commission du 16 décembre 2013 relative aux emplois types et aux intitulés d’emploi; b) «représentant d’intérêts»: toute personne physique ou morale, ou tout groupe, toute association ou tout réseau formel ou informel, qui mène des activités dans le but d’influer sur l’élaboration ou la mise en œuvre des politiques ou des législations, ou sur les processus décisionnels des institutions, organes et organismes de l’Union; c) «réunion»: toute entrevue organisée à l’initiative d’un représentant d’intérêts ou d’un membre du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement en vue de discuter d’une question relative à l’élaboration ou à la mise en œuvre des politiques ou des législations au sein de l’Union, sous réserve de l’article 3.

La présente décision ne s’applique pas aux réunions suivantes: a) aux réunions spontanées, aux réunions de nature strictement privée ou sociale et aux réunions se tenant dans le cadre d’une procédure administrative instituée par le TUE ou le TFUE, ou par des actes juridiques de l’Union; b) aux réunions tenues avec: i) les partenaires sociaux agissant en tant que participants au dialogue social en vertu de l’article 154 du TFUE; ii) des personnes physiques agissant à titre strictement personnel et non en association avec d’autres; iii) les pouvoirs publics des États membres, y compris leurs représentations permanentes et leurs ambassades, au niveau national et infranational; iv) les associations et réseaux de pouvoirs publics, au niveau infranational, national et de l’Union, pour autant qu’ils agissent exclusivement pour le compte des pouvoirs publics concernés; v) des organisations intergouvernementales, y compris les agences et organes émanant de celles-ci; vi) les autorités publiques de pays tiers, y compris leurs missions diplomatiques et ambassades, sauf lorsque ces autorités sont représentées par des entités juridiques, des bureaux ou des réseaux sans statut diplomatique ou sont représentées par un intermédiaire au sens de l’article 2, point e), de l’accord interinstitutionnel; vii) des partis politiques, à l’exception de toute organisation créée par des partis politiques ou affiliée à ceux-ci; viii) les églises et associations ou communautés religieuses ainsi que les organisations philosophiques et non confessionnelles visées à l’article 17 du TFUE, à l’exception des bureaux, des entités juridiques ou des réseaux créés pour représenter des églises, des communautés religieuses ou des organisations philosophiques et non confessionnelles dans leurs relations avec les institutions de l’Union, ainsi que leurs associations. c) aux réunions tenues dans le cadre des activités de conseil juridique et d’autres activités de conseil professionnel lorsqu’il s’agit: i) d’une représentation de clients dans le cadre d’une procédure de conciliation ou de médiation visant à éviter qu’un litige ne soit porté devant une instance juridictionnelle ou administrative; ii) de conseils prodigués à des clients en vue de les aider à s’assurer que leurs activités sont conformes au cadre légal existant; iii) d’une représentation de clients et de la protection de leurs droits fondamentaux ou procéduraux, tels que le droit d’être entendu, le droit à un procès équitable, et les droits de la défense dans les procédures administratives, en ce compris des activités exercées par des avocats ou par tout autre professionnel intervenant dans la représentation de clients et la protection de leurs droits fondamentaux ou procéduraux; d) aux réunions organisées aux fins de la présentation d’observations: i) en tant que partie ou tiers dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative instituée par le droit de l’Union ou par le droit international applicable à l’Union; ii) sur le fondement d’une relation contractuelle avec la Commission ou d’une convention de subvention financée par des fonds de l’Union; iii) en réponse à des demandes directes et spécifiques de la Commission, de ses représentants ou de son personnel, en vue d’obtenir des informations factuelles, des données ou une expertise concrètes.

Les membres du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement ne rencontrent que les représentants d’intérêts enregistrés dans le registre de transparence, pour autant que ces derniers relèvent du champ d’application de l’accord interinstitutionnel.

1 Les membres du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement rendent publiques des informations sur l’ensemble des réunions qu’ils tiennent avec des représentants d’intérêts, conformément aux dispositions de la présente décision.

2 Les informations devant être rendues publiques sont les suivantes: a) la date de la réunion; b) le lieu de la réunion; c) le nom et la fonction du membre du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement; d) le nom du ou des représentants d’intérêts; e) l’objet de la réunion.

1 Il est établi un procès-verbal de chaque réunion que les membres du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement tiennent avec des représentants d’intérêts.

2 Les membres du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement rendent public le procès-verbal de chacune de ces réunions, conformément aux dispositions de la présente décision.

3 Le procès-verbal d’une réunion est établi sous la forme d’un document unique dans lequel figurent: a) les informations mentionnées à l’article 5, paragraphe 2; b) les principaux points soulevés et les positions exprimées lors de la réunion; c) les conclusions de la réunion, s’il y a lieu.

Sans préjudice de l’article 8, les informations mentionnées à l’article 5, paragraphe 2, et un document établi conformément à l’article 6, paragraphe 3, sont publiés dans un format normalisé sur le site web officiel du service de la Commission concerné dans un délai de deux semaines suivant la date de la réunion.

Ne sont pas rendues publiques les données à caractère personnel des personnes (agissant au nom de représentants d’intérêts) ou du personnel de la Commission (autre que les membres du personnel de la Commission exerçant des fonctions d’encadrement) qui assistent aux réunions.

1 La présente décision remplace la décision 2014/838/UE, Euratom de la Commission, qui cesse de s’appliquer à partir de la date d’entrée en vigueur de la présente décision.

2 La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

3 La présente décision est applicable à partir du 1er janvier 2025.