Décision du Bureau du Parlement européen du 16 juin 2025 établissant les règles relatives au remboursement des frais des pétitionnaires dans le cadre de participations à des missions d’information officielles de la commission des pétitions dans l’Union européenne

Un maximum de 16 pétitionnaires par an qui participent, dans l’Union, à une mission d’information officielle de la commission des pétitions peuvent obtenir le remboursement de leurs frais conformément à la présente décision et sous réserve de la disponibilité des fonds.

1 Dans le cadre et les limites définis à l’article 1 er, un pétitionnaire qui participe à une mission d’information officielle de la commission des pétitions peut prétendre, à titre exceptionnel, et au cas par cas, au remboursement de ses frais, sur présentation d’une demande qui est laissée à l’appréciation du président de la commission des pétitions, à condition que: la mission d’information officielle se déroule dans l’Union; le pétitionnaire réside sur le territoire de l’Union; la distance entre le lieu de résidence permanente du pétitionnaire demandant le remboursement des frais et le lieu de la mission d’information officielle soit supérieure à 200 kilomètres.

2 Les demandes, une fois approuvées par le président de la commission des pétitions, sont présentées au nom de ce dernier à l’ordonnateur subdélégué par le secrétariat de la commission. Pour prouver que le demandeur est un pétitionnaire, la demande indique les noms des pétitionnaires cités dans les rapports (ainsi que le numéro de la pétition concernée).

3 Lorsqu’une pétition est signée par plus d’une personne physique ou morale, seuls les frais du représentant désigné peuvent être remboursés.

4 Le secrétariat de la commission des pétitions informe le pétitionnaire de la décision prise quant à sa demande de remboursement.

5 Le président de la commission des pétitions est chargé d’assurer l’équilibre géographique entre les pétitionnaires dont les frais sont remboursés chaque année.

Le pétitionnaire dont la demande de remboursement de frais a été approuvée a droit au remboursement de ses frais de voyage ainsi qu’à une indemnité journalière selon les modalités suivantes: a) Frais de voyage i) s’il voyage en train ou en avion, le pétitionnaire a droit au remboursement des frais réels de voyage, limités, selon le cas, au tarif de la première classe pour le train et du tarif flexible de la classe économique pour l’avion; ledit remboursement est effectué sur la base de l’itinéraire le plus court entre la gare de départ la plus proche, ou l’aéroport le plus proche, du lieu de résidence permanente et le lieu de la réunion, sur présentation de l’original du billet de train ou d’avion, au format papier ou électronique, cartes d’embarquement incluses le cas échéant; si le pétitionnaire peut prouver qu’un autre itinéraire ou qu’une autre classe de voyage est plus économique que ce qui est prévu au présent point, ledit pétitionnaire peut être remboursé en conséquence; une indemnité forfaitaire est accordée en vue d’indemniser le pétitionnaire du coût du trajet aller-retour entre sa résidence permanente et la gare ou l’aéroport le plus proche. Cette somme couvre également les frais du stationnement à la gare ou à l’aéroport; le montant de l’indemnité forfaitaire est celui prévu par la décision du bureau sur la réglementation concernant les auditions publiques; ii) s’il voyage en voiture, le pétitionnaire a droit, sur présentation d’une déclaration sur l’honneur, à un remboursement forfaitaire de ses frais correspondant au tarif du voyage en train en deuxième classe, calculé sur la base de l’itinéraire le plus court entre sa résidence permanente et le lieu de la mission d’information officielle; si, en l’absence de gare dans les environs immédiats de la résidence permanente du pétitionnaire ou du lieu de la mission d’information officielle, un tel calcul est impossible, le remboursement s’effectue sur la base d’une indemnité kilométrique dont le montant est énoncé au point 78 des règles internes relatives aux missions et aux déplacements des fonctionnaires et des agents du Parlement européen ; iii) les déplacements ayant pour origine ou destination un lieu autre que celui où le pétitionnaire a sa résidence permanente peuvent être admis au remboursement à titre exceptionnel et doivent être dûment justifiés par le pétitionnaire. b) Indemnités journalières et de séjour forfaitaires i) le pétitionnaire a droit, par jour de participation active à une réunion, à une indemnité journalière destinée à couvrir les frais de repas, de transport local vers le lieu de la mission d’information officielle et d’autres dépenses; un abattement de 30 % est appliqué pour chaque repas fourni gratuitement, si le petit-déjeuner est fourni gratuitement, ledit abattement est de 10 %; ii) si le pétitionnaire doit passer la nuit sur le lieu de la mission d’information, il a droit à une indemnité de séjour forfaitaire, soumise à une autorisation préalable de l’ordonnateur. À titre exceptionnel, le pétitionnaire peut être autorisé à passer plus d’une nuit sur le lieu de la mission d’information officielle; dans ce cas, il a droit à une indemnité de séjour forfaitaire pour chaque nuit supplémentaire, soumise à une autorisation préalable de l’ordonnateur; iii) le montant des indemnités journalières et de séjour forfaitaires est celui prévu par la décision du bureau sur la réglementation concernant les auditions publiques.

Le Secrétaire général peut adopter des mesures d’exécution pour la présente décision.

La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.