Décision (UE) 2025/2570 de la Commission du 18 décembre 2025 établissant la charte de mission du service d’audit interne de la Commission

1 La présente décision s’applique aux travaux menés par l’IAS au sein de la Commission, des agences exécutives et des offices européens.

2 Le service d’audit interne (ci-après l’«IAS») fournit à la Commission une assurance, un conseil, un éclairage et une prospective indépendants, objectifs et fondés sur les risques.

3 L’IAS: a) effectue une évaluation indépendante de l’efficacité des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle portant sur les opérations, les activités et les opérations financières («services d’assurance»); b) fournit un conseil, un éclairage et une prospective («services autres que d’assurance»).

1 Les services d’assurance fournis par l’IAS ont pour objet de confirmer ou de vérifier que: a) les risques sont constamment identifiés, évalués et gérés de manière appropriée; b) les informations financières, opérationnelles et de gestion importantes sont exactes, fiables et fournies en temps voulu; c) les politiques de la Commission, les procédures et les dispositions réglementaires et législatives applicables sont respectées; d) les objectifs de la Commission sont atteints avec efficacité et efficience; e) le développement et la maintenance de procédures de contrôle de grande qualité sont encouragés dans toute la Commission.

2 Les services d’assurance fournis permettent à l’IAS de: a) fournir une conclusion/un avis indépendant(e) dans chaque rapport d’audit; b) formuler des recommandations en vue d’améliorer l’efficience et l’efficacité de la gestion, des performances et de l’obligation de rendre compte au sein de la Commission et de ses services, des agences exécutives et des offices européens.

1 Sans préjudice de l’article 9, paragraphe 2, l’IAS peut fournir un conseil, un éclairage et une prospective dans les domaines où il dispose d’une expertise.

2 Les conseils peuvent prendre la forme d’une mission de conseil ou une autre forme, selon le cas.

3 Un conseil, un éclairage et une prospective peuvent être fournis à la demande des directeurs généraux, des chefs de service et des directeurs des agences exécutives concernés (ci-après l’«encadrement supérieur») ou à l’initiative de l’IAS.

4 La nature et la portée d’un service demandé par l’encadrement supérieur sont définies en accord avec l’encadrement supérieur.

5 Lorsque l’IAS fournit un service de sa propre initiative, la nature et la portée du service font l’objet d’un dialogue avec les membres concernés de l’encadrement supérieur.

1 L’IAS travaille sous la direction de l’auditeur interne, qui a l’obligation de rendre compte à la Commission.

2 L’IAS fait rapport au comité de suivi des audits en tenant compte du rôle, de la finalité et des responsabilités de ce dernier, tels que décrits dans la communication C(2020) 1165 à la Commission et à l’article 123 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.

1 Aucune autorité ne peut interférer dans la conduite des travaux de l’IAS ni inviter celui-ci à modifier le contenu des rapports d’audit.

2 L’auditeur interne et le personnel de l’IAS: a) préservent l’indépendance et l’objectivité des activités et opérations qu’ils examinent; b) garantissent l’objectivité de leur jugement; c) évitent les conflits d’intérêts et, si de tels conflits surviennent, agissent conformément à l’article 11 bis du règlement no 31 (C.E.E.), 11 (C.E.E.A.) .

3 Lorsque l’objectivité de l’auditeur interne et du personnel de l’IAS est compromise dans les faits ou en apparence, l’auditeur interne en informe le comité de suivi des audits en détail.

4 Lorsqu’il le juge nécessaire, l’auditeur interne peut prendre directement contact avec le/la président(e) de la Commission.

L’IAS préserve la confidentialité des informations qu’il traite, conformément aux dispositions de la décision (UE, Euratom) 2015/443 de la Commission et aux normes internationales d’audit interne.

L’auditeur interne est responsable de l’organisation et de la gestion des travaux de l’IAS, conformément à la présente décision et au règlement (UE, Euratom) 2024/2509. En particulier, l’auditeur interne: a) élabore et met en œuvre une stratégie d’audit interne qui soutient les objectifs stratégiques de la Commission énoncés à l’article 10; b) élabore et met en place les procédures et la méthodologie d’audit de l’IAS; c) assure la communication avec les directeurs généraux, les chefs de service et les directeurs des agences exécutives, les services audités et les parties prenantes concernées; d) fait en sorte que l’IAS dispose de ressources appropriées et que celles-ci soient employées de façon efficace pour satisfaire aux exigences du programme de travail annuel; e) fait en sorte que la confidentialité soit respectée en ce qui concerne les informations recueillies par l’IAS dans le cadre de ses travaux.

1 L’auditeur interne: a) rend compte au comité de suivi des audits des questions importantes liées aux activités auditées de la Commission, des agences exécutives et des offices européens, notamment en ce qui concerne les améliorations qui peuvent être apportées à ces activités; b) rend compte au comité de suivi des audits des risques ainsi que des questions de contrôle et de gouvernance importants et de toute autre question examinée en réponse aux besoins ou aux demandes de la Commission; c) adresse des communications officielles par écrit au directeur général, au chef de service ou au directeur de l’agence exécutive et au comité de suivi des audits, lorsque l’auditeur interne estime que le directeur général, le chef de service ou le directeur de l’agence exécutive a accepté un niveau de risque excessif.

2 L’auditeur interne présente au comité de suivi des audits, au moins une fois par an, un rapport sur: a) la mission de l’IAS et la manière dont celui-ci exerce son autorité et assume ses responsabilités; b) l’indépendance organisationnelle de l’IAS, notamment, le cas échéant, les incidents ayant pu porter atteinte à cette indépendance, ainsi que les actions et mesures de protection mises en œuvre pour y remédier; c) l’actualisation de la stratégie d’audit interne; d) son plan annuel d’audit et l’exécution de ce plan; e) l’impact des éventuelles limitations des ressources sur le plan d’audit et son exécution, notamment la capacité de l’IAS à couvrir les risques élevés et à formuler une conclusion globale sur la situation de la gestion financière à la Commission; f) tout manquement ou incapacité à satisfaire et à se conformer aux exigences de la présente décision; g) les situations où l’objectivité a été compromise dans les faits ou en apparence, en donnant à ce propos des informations détaillées; h) les résultats de l’évaluation interne ou externe de la qualité, selon le cas.

3 L’auditeur interne: a) soumet à la Commission un rapport d’audit interne annuel indiquant le nombre et le type d’audits internes effectués, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations, conformément à l’article 118, paragraphe 4, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509; b) rend chaque année, sur la base des travaux de l’IAS, une conclusion globale sur la situation de la gestion financière à la Commission.

4 Conformément à l’article 22 bis du statut, l’auditeur interne informe immédiatement selon le cas, soit le directeur général ou le chef de service ou le directeur de l’agence exécutive concerné, soit le secrétaire général, ou toute personne de rang équivalent, soit l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) directement conformément à la décision 1999/396/CE, CECA, Euratom de la Commission et à la décision C(2002) 845 de la Commission ou le comité de suivi des audits de toute activité frauduleuse présumée.

1 L’auditeur interne et le personnel de l’IAS agissant en son nom sont autorisés à: a) accéder sans restriction et de manière facilitée à toute fonction, tout système d’information, toutes données, tout dossier, tout bâtiment ou membre du personnel au sein de la Commission, dans la mesure qu’ils jugent nécessaire pour s’acquitter de leurs tâches; b) obtenir toute l’aide requise du personnel de toutes les directions générales, de tous les services de la Commission et des agences exécutives; c) affecter les ressources, sélectionner les thèmes, déterminer l’étendue des travaux et appliquer les techniques requises pour atteindre les objectifs de l’audit; d) être informés, à un stade précoce, du développement de tout nouveau système ainsi que de toute modification de systèmes existants s’ils sont de nature à avoir une incidence significative sur le système de contrôle interne de la Commission.

2 L’auditeur interne et le personnel de l’IAS ne sont pas autorisés à: a) exercer des tâches opérationnelles pour la Commission ou assumer une responsabilité de gestion pour toute fonction autre que la fonction d’audit interne; b) engager ou approuver des opérations financières, sauf dans le cadre de la dotation de fonctionnement de l’IAS; c) diriger les activités d’agents de la Commission ne relevant pas de l’IAS, excepté lorsque, et dans la mesure où, ces agents ont été dûment versés dans une équipe d’audit ou chargés d’assister l’IAS.

1 La stratégie d’audit interne expose la vision et les objectifs stratégiques de l’exercice de la fonction d’audit interne.

2 L’auditeur interne élabore et met en œuvre des initiatives à l’appui de la stratégie d’audit interne qui couvrent toutes les activités d’audit de l’IAS et assure en permanence le suivi de leur efficacité.

3 Ces initiatives comprennent: a) un programme d’assurance et d’amélioration de la qualité; b) une stratégie en matière de ressources humaines; c) une stratégie d’audit et de transformation numériques.

4 L’auditeur interne élabore, à titre d’orientation, un document sur les attentes mutuelles, qui décrit les relations entre l’auditeur et l’entité auditée dans l’optique de clarifier les responsabilités de chacun et de faire concorder les attentes mutuelles, de sorte que les audits se déroulent de manière efficiente et efficace.

1 L’auditeur interne adopte chaque année le programme de travail qui contient le plan d’audit et le plan de gestion des ressources.

2 L’auditeur interne: a) effectue une évaluation des risques au moins une fois par an, qui prend en considération tout risque identifié par l’encadrement et, le cas échéant, l’évaluation indépendante, par le directeur des risques, des risques financiers découlant des opérations financières de l’Union; b) élabore un plan d’audit conforme aux priorités de la stratégie d’audit interne, qui mentionne les missions prévues pour les deux années suivantes, s’appuie sur la consultation des directions générales et services afin d’assurer une couverture d’audit optimale et englobe, le cas échéant, toute tâche ou projet particulier découlant d’une demande du comité de suivi des audits, des directeurs généraux, des chefs de service et des directeurs des agences exécutives; c) soumet au comité de suivi des audits le plan d’audit pour examen; d) adopte le plan d’audit et le soumet à la Commission; e) actualise le plan d’audit si nécessaire pour tenir compte des risques nouveaux et/ou émergents susceptibles d’avoir une incidence sur l’organisation, ou de toute demande de réalisation d’un audit émanant de la Commission, après information du comité de suivi des audits; f) assure, le cas échéant, la coordination des audits avec la Cour des comptes européenne.

3 L’auditeur interne: a) fait en sorte que le programme de travail soit correctement mis en œuvre; b) fait en sorte que les audits soient réalisés dans le respect du document sur les attentes mutuelles; c) fait en sorte que les constats soient rapidement validés et que les recommandations soient examinées avec l’entité auditée, la position de cette dernière étant prise en compte dans le rapport final, en particulier en cas de désaccord; d) veille à mettre en place un dialogue continu avec l’entité auditée, afin d’assurer la pertinence des constats ainsi que la qualité et la faisabilité des recommandations concernant toute mesure à prendre; e) communique effectivement et en temps voulu les résultats des missions d’assurance et des missions autres que d’assurance aux directeurs généraux, aux chefs de service, aux directeurs d’agences exécutives et au comité de suivi des audits; f) met en place un processus de suivi destiné à vérifier que les recommandations ont été appliquées et d’en informer le comité de suivi des audits, en accordant une attention particulière aux recommandations dont la mise en œuvre accuse du retard et aux risques liés.

1 L’auditeur interne veille au respect des normes internationales d’audit interne et, aux fins de ses services d’assurance, au respect des exigences thématiques émises par l’Institute of Internal Auditors, sous réserve du paragraphe 3.

2 L’auditeur interne fait en sorte qu’une évaluation externe indépendante de la qualité soit réalisée au moins tous les 5 ans.

3 Les exigences découlant du droit de l’Union prévalent sur les normes internationales d’audit interne et les exigences thématiques précitées.

Aucun accès n’est accordé aux documents faisant partie intégrante des missions d’audit interne, à moins que le demandeur ne démontre qu’il existe un intérêt public supérieur qui prévaut sur les intérêts protégés par l’article 4, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil .

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.