Règlement intérieur d'Eurojust Journal officiel n° C 286 du 22/11/2002 p. 0001 - 0007 Règlement intérieur d'Eurojust(1) (2002/C 286/01) PRÉAMBULE >TABLE> LE COLLÈGE D'EUROJUST, vu la décision 2002/187/JAI du Conseil(2), ci-après dénommée "la décision", par laquelle Eurojust a été instituée afin de renforcer la lutte contre les formes graves de criminalité, et notamment son article 10, notant que le présent règlement intérieur sera complété en ce qui concerne les dispositions relatives au traitement des données à caractère personnel après consultation de l'organe de contrôle commun, ARRÊTE LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SUIVANT:
TITRE I ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT CHAPITRE I Le collège Article premier Composition et fonctionnement du collège Conformément à l'article 10, paragraphe 1, et à l'article 28, paragraphe 1, de la décision: 1) le collège est composé de tous les membres nationaux. Chaque membre national dispose d'une voix; 2) le collège est responsable de l'organisation et du fonctionnement d'Eurojust. Article 2 Fonctions du collège Dans l'accomplissement de ses fonctions prévues dans la décision, le collège, en tant qu'organe responsable de l'organisation et du fonctionnement d'Eurojust: 1) convient de la création de comités ad hoc conformément à l'article 6 du présent règlement intérieur et désigne leurs membres parmi ceux du collège;
2) approuve l'appel à candidature pour le poste de directeur administratif et désigne le comité de sélection parmi ses membres; 3) nomme, à la majorité des deux tiers du collège, le contrôleur financier d'Eurojust; 4) nomme, à la majorité des deux tiers du collège, l'auditeur interne d'Eurojust; 5) agit, par ailleurs, conformément aux dispositions du présent règlement intérieur. Article 3 Élection du président et des vice-présidents 1. Le collège élit un président et deux vice-présidents parmi ses membres. Les résultats de l'élection sont soumis au Conseil pour approbation.
2. Le collège élit le président à la majorité des deux tiers du collège par un vote à bulletin secret émis par les membres nationaux. Les membres nationaux se présentant à l'élection soumettent leur candidature par écrit au collège avant la réunion pendant laquelle doit avoir lieu l'élection. 3. Si aucun membre n'atteint la majorité requise au premier tour, un deuxième tour a lieu immédiatement pour élire à la majorité des deux tiers du collège un membre entre les deux ou, en cas de partage égal des voix, parmi ceux qui ont obtenu le plus grand nombre de voix au premier tour.
Si la majorité des deux tiers du collège n'est pas réunie, un troisième scrutin a lieu immédiatement pour élire à la majorité simple un des membres qui a obtenu le plus grand nombre de voix au deuxième tour. Si aucun membre n'obtient la majorité au troisième tour, le doyen des membres qui sont à égalité est réputé élu. 4. Le collège peut inviter une personne issue des institutions de l'Union européenne à assister à l'élection en qualité d'observateur. 5. Après élection du président, le collège élit les vice-présidents également à bulletin secret. Les deux membres qui obtiennent le plus grand nombre de voix sont élus.
L'élection du vice-président est par ailleurs régie par les mêmes règles que celles qui sont applicables à l'élection du président. 6. La durée du mandat du président et des vice-présidents est de trois ans; il est renouvelable une fois. Au terme de leur mandat, le collège organise de nouvelles élections conformément à la procédure établie dans les paragraphes précédents. Entre-temps, le président et les vice-présidents continuent à exercer leurs fonctions de président et de vice-présidents jusqu'à la désignation de leurs successeurs et à l'approbation par le Conseil.
7. Lorsqu'un membre national assumant les fonctions de président ou de vice-président est remplacé par un État membre au cours de son mandat ou en cas de démission ou de décès d'un président ou d'un vice-président, des élections sont organisées conformément aux procédures établies aux paragraphes 2, 3 et 5. Article 4 Fonctions du président 1. Le président exerce les fonctions qui lui sont expressément dévolues par la décision et le présent règlement intérieur, au nom du collège et sous son autorité. 2. Le président représente Eurojust. Il signe, au nom du collège, toutes les communications officielles d'Eurojust statuant en qualité de collège.
Ses pouvoirs de signature au nom du collège en matière financière sont régis par le règlement financier. 3. Le président convoque et préside les réunions du collège, détermine le lieu, le jour et l'heure des réunions, élabore l'ordre du jour provisoire, ouvre et clôture les réunions, dirige les débats et veille à l'exécution des décisions adoptées. Toutes les questions importantes nécessaires à l'organisation et au fonctionnement d'Eurojust sont inscrites à l'ordre du jour du collège. Le président et le directeur administratif veillent à ce que le collège soit tenu informé de toutes les questions susceptibles de l'intéresser.
4. Le président dirige les travaux du collège et contrôle la gestion quotidienne assurée par le directeur administratif. 5. En l'absence du président et des vice-présidents, le doyen d'Eurojust assume les fonctions de président. Article 5 Fonctions des vice-présidents 1. Les vice-présidents remplacent le président par ordre d'ancienneté en cas de vacance, d'absence ou de maladie. Les vice-présidents assistent le président dans l'exercice de ses fonctions. 2. Les vice-présidents exercent les fonctions que leur confie le président. Le président informe et, lorsque la question est importante, consulte le collège sur la répartition des fonctions entre les vice-présidents.
3. Les vice-présidents se remplacent l'un l'autre en cas de vacance, d'absence ou de maladie. Article 6 Comités 1. Le collège peut créer des comités ad hoc et en désigner les présidents et les membres à la majorité des deux tiers du collège pour toute question liée à la préparation des décisions concernant l'organisation et le fonctionnement d'Eurojust. 2. Les comités ainsi institués font rapport de leurs travaux au collège. 3. Le collège peut décider de déléguer ses pouvoirs à un de ces comités, sauf lorsque la décision prévoit expressément qu'une tâche est exécutée par le collège.
Si tel est le cas, la décision de délégation indique avec précision les tâches déléguées et toute obligation de notification au collège. 4. Le secrétaire du collège, le directeur administratif ou toute autre personne désignée par celui-ci en consultation avec le président remplit également les fonctions de secrétaire auprès de ces comités, dont les réunions sont convoquées par le président du comité au moins deux jours avant leur tenue. Article 7 Fonction du secrétaire du collège 1. Le collège peut décider qu'il lui est nécessaire de disposer d'un secrétaire choisi à cette fin parmi le personnel d'Eurojust.
Le directeur administratif et le président se concertent étroitement sur le choix du secrétaire du collège. Le secrétaire assiste aux réunions du collège. Il rédige les procès-verbaux des réunions. 2. Le secrétaire travaille en étroite concertation avec le président du collège et sous l'autorité du directeur administratif. 3. Le secrétaire remplit les conditions fixées par le collège selon les critères suivants: a) aptitude à exercer la fonction; b) niveau administratif fixé par le collège; c) disponibilité pour exercer la fonction. 4. Le secrétaire assiste le président dans ses tâches administratives liées au collège et tient un registre des procès-verbaux des réunions du collège et des comités ad hoc.
Article 8 Réunions du collège 1. Chaque semaine, sauf décision contraire, le collège tient au moins une réunion ordinaire. 2. Les réunions du collège ne sont pas publiques et les débats sont confidentiels. 3. Lorsque cela est souhaitable, le président peut convoquer une réunion extraordinaire soit de sa propre initiative, soit à la demande d'un des membres nationaux. 4. Le président du collège prépare pour chaque réunion l'ordre du jour provisoire, qui est adressé par le secrétaire aux autres membres du collège au moins trois jours avant le début de la réunion. Lorsqu'une réunion extraordinaire est convoquée, l'ordre du jour est transmis vingt-quatre heures avant la réunion.
5. L'ordre du jour provisoire comprend les points dont l'inscription a été demandée par un membre national avant la convocation de la réunion, ainsi que tout point que le président ou le directeur administratif juge approprié. 6. Au début de chaque réunion, le collège approuve l'ordre du jour. Des questions urgentes qui ne figuraient pas à l'ordre du jour provisoire peuvent être ajoutées et soumises à discussion et au vote si le collège y consent, mais, si une question concernant une décision requérant un vote est soulevée, les membres absents sont, si possible, consultés par tout moyen par le président.
Si cette consultation a eu lieu, l'avis du membre absent est pris en considération. 7. Le vote a lieu à main levée, ou par appel nominal si le vote à main levée est contesté. Les décisions ou les accords arrêtés par le collège ne mentionnent pas la répartition des voix. Les avis exprimés par la minorité sont inscrits au procès-verbal de la réunion si un membre national en fait la demande, mais ils demeurent confidentiels. 8. Le collège décide d'aborder ou non les questions dont il est saisi, en tenant compte de tous les éléments en cause. Si le collège décide, à la majorité des deux tiers, de ne pas traiter d'une question, il le fait en tenant compte des priorités pertinentes établies et, en cas de difficultés d'ordre pratique, Eurojust peut examiner ces questions avec les autorités compétentes des États membres demandeurs pour déterminer le meilleur moyen de faire avancer le dossier.
Article 9 Quorum et vote 1. Le président organise les travaux du collège de manière à permettre à tous les membres du collège d'être présents, en particulier lorsque d'importantes décisions sont à prendre. Cependant, s'il n'est pas possible que tous les membres soient présents, le quorum est constitué par les deux tiers des membres du collège. Si le quorum n'est pas atteint, le président poursuit la réunion sans prendre acte de décisions officielles. Les décisions provisoires sont confirmées lors de la réunion suivante au cours de laquelle le quorum est atteint. 2. Le collège ne peut procéder au vote sur une question que si le président estime qu'elle a fait l'objet d'un examen suffisant.
3. Les décisions pour lesquelles la décision et le présent règlement intérieur n'exigent pas l'unanimité ou la majorité des deux tiers sont adoptées à la majorité simple du collège. 4. Sans préjudice des dispositions de l'article 3, paragraphe 5, tout accord en vertu de la décision requérant l'approbation du Conseil est adopté à la majorité des deux tiers du collège. Article 10 Participation aux réunions 1. Les assistants des membres nationaux peuvent assister aux réunions du collège. Lorsqu'ils y assistent en remplacement d'un membre national, ils participent en qualité de membre votant à part entière.
Le président comme le collège peuvent décider de limiter les réunions aux membres votants. 2. Après consultation du collège, le président peut autoriser des personnes particulièrement qualifiées dans les questions soumises à discussion à s'exprimer sur certains points de l'ordre du jour. 3. À l'invitation du président et dans les conditions fixées par la décision et le présent règlement intérieur, des représentants de la Commission, y compris de l'OLAF, d'Europol ou d'autres institutions et organes et des points de contact du réseau judiciaire européen peuvent assister aux réunions du collège.
En ce qui concerne les réunions opérationnelles, leur participation sera régie par les articles 15 à 19 du présent règlement intérieur. Lorsque les réunions ne concernent pas des questions opérationnelles, il n'y a pas d'échange d'informations opérationnelles au cours des réunions auxquelles ils participent. Sans préjudice des dispositions de l'article 19, aucune question opérationnelle ne peut être abordée dans le cadre de ces réunions. Article 11 Procès-verbaux des réunions 1. Le secrétaire du collège établit le procès-verbal de chaque réunion. Le procès-verbal, qui doit être mis au point en principe dans les deux jours qui suivent la réunion, contient au moins les informations suivantes: - les noms des personnes présentes, - le compte-rendu des débats, - les décisions arrêtées par le collège.
2. Un projet de procès-verbal est envoyé par le président aux membres nationaux pour être approuvé par le collège. 3. Après avoir été approuvé par le collège, le procès-verbal est signé par le président et le secrétaire et joint au registre tenu par ce dernier. CHAPITRE II Membres nationaux Article 12 Statut des membres nationaux 1. Chaque membre national informe le président et les autres membres de son mandat et de tout pouvoir judiciaire qui lui a été conféré sur son territoire en vertu de l'article 9, paragraphe 3, de la décision ainsi que de toute modification en la matière.
À cet égard, le président établit et met régulièrement à jour un document précisant le mandat, les pouvoirs judiciaires et les prérogatives que les États membres ont accordés à leurs membres nationaux dans le cadre de leurs relations avec les autorités judiciaires étrangères. Le président met ce document à la disposition des membres nationaux. 2. Lorsqu'un membre national est entré en contact avec des autorités autres que celles de son État d'origine, il en informe sans tarder le membre national de l'État concerné et précise la nature de ces contacts. Article 13 Informations communiquées par les membres nationaux 1.
Les membres nationaux informent le collège en termes généraux de toute question susceptible de relever de la compétence d'Eurojust, en particulier lorsqu'elle pourrait avoir des répercussions au niveau de l'Union européenne ou des incidences sur des États membres autres que ceux qui sont directement concernés. 2. Si un différend oppose un ou plusieurs membres nationaux dans l'exercice de leurs fonctions, les membres nationaux concernés peuvent informer le président qui peut convoquer d'urgence une réunion du collège pour se pencher sur la question. TITRE II RÈGLES OPÉRATIONNELLES Article 14 Travaux opérationnels Eurojust s'acquitte de ses tâches opérationnelles conformément aux dispositions visées ci-après.
Article 15 Travaux opérationnels du collège [niveau I] 1. Au début des réunions du collège, le président, ou tout membre national concerné, peut proposer qu'une question donnée soit abordée par le collège conformément aux dispositions de l'article 5, paragraphe 1, point b), et de l'article 7 de la décision. À cet égard, le président ou le membre national concerné informe le collège des États concernés et justifie le rattachement de ladite question à l'un des domaines de compétence énumérés à l'article 4 de la décision. 2. Eurojust tient un relevé de toutes les questions dont elle est saisie.
3. Le collège décide d'aborder ou non la question. 4. Le collège examine au moins une fois par mois l'état d'avancement de ses questions opérationnelles. Les membres nationaux concernés par ces questions adressent un rapport au collège concernant leur état d'avancement et demandent, le cas échéant, qu'elles soient clôturées. 5. Lorsqu'une question est abordée, et à tout moment ultérieur, le collège peut décider, sur proposition d'un des membres nationaux concernés, de convoquer une réunion de coordination au deuxième niveau opérationnel dans le cadre de l'article 16 du présent règlement intérieur.
Le résultat des travaux de ces réunions est communiqué au collège en termes généraux. Article 16 Travaux opérationnels des membres [niveau II] 1. Des réunions opérationnelles des membres nationaux sont organisées, si nécessaire, quand deux ou plusieurs membres nationaux agissent conformément à l'article 5, paragraphe 1, point a), de la décision ou lorsque le collège décide de convoquer une réunion de coordination au deuxième niveau, conformément à l'article 15, paragraphe 5, du présent règlement intérieur. 2. Peuvent participer aux réunions les membres nationaux concernés par le dossier, leurs assistants, le cas échéant, ainsi que le secrétaire du collège ou toute autre personne désignée par le président avec l'approbation des membres concernés qui a reçu l'habilitation de sécurité requise et qui établira le procès-verbal de la réunion.
Un membre national pour qui une question présente un intérêt peut assister à la réunion avec l'accord des membres nationaux concernés. 3. Le collège sera saisi des questions sur lesquelles il doit statuer, conformément à la décision. Article 17 Réunions spéciales de coordination [niveau III] 1. Sur proposition d'un ou de plusieurs membres nationaux concernés, le collège peut décider de convoquer une réunion spéciale de coordination qui sera menée conformément au paragraphe suivant. 2. Peuvent participer aux réunions à ce niveau les membres nationaux concernés, leurs assistants, le cas échéant, et les autorités nationales compétentes des États membres concernés, ainsi que le secrétaire du collège ou toute autre personne désignée par le président après approbation des membres nationaux concernés, chargée d'établir le procès-verbal de la réunion.
Article 18 Exercice des pouvoirs en vertu des articles 6 et 7 de la décision 1. Le président veille à ce que des procédures soient mises en place pour établir et tenir un registre où est consigné l'exercice des pouvoirs en vertu des articles 6 et 7 de la décision. 2. Lorsqu'un membre national, dans le cadre de l'exercice de ses pouvoirs, présente une demande en vertu de l'article 6, point a), de la décision, il le fait par écrit. Il adresse également une copie écrite de la demande au président et au membre national de chaque État membre concerné. 3. Lorsque le collège exerce le pouvoir qui lui est dévolu par l'article 7, point a), de la décision, il le fait par écrit.
Le président adresse également une copie écrite de la demande au membre national de chaque État membre concerné. 4. Le président veille, à la suite d'une demande présentée par le collège en vertu de l'article 7, point a), à ce que toutes les réponses émanant des autorités compétentes des États membres adressées à Eurojust au titre de l'article 8 de la décision soient conservées dans le registre. 5. Toutes les communications et transmissions d'informations qui interviennent entre les autorités compétentes des États membres passent par le membre national concerné. Article 19 Participation d'autres entités 1.
La participation d'Europol aux réunions opérationnelles obéit aux dispositions de tout accord conclu conformément à l'article 26 de la décision. 2. Les points de contact du réseau judiciaire européen et les magistrats de liaison participent aux réunions opérationnelles à tous les niveaux à l'invitation du président, après consultation du collège à la demande des membres concernés. Les points de contact désignés par le réseau judiciaire européen sont invités périodiquement au sein du collège pour faire part de leurs positions, échanger des expériences ou discuter de questions d'intérêt commun.
Le réseau judiciaire européen fait part au collège de son avis sur ses besoins administratifs et budgétaires. 3. Dans les situations visées à l'article 3, paragraphe 3, de la décision, la Commission peut assister aux réunions à l'invitation du président avec l'aval des membres nationaux concernés. 4. Dans les situations visées à l'article 3, paragraphe 2, de la décision, les représentants d'États tiers peuvent assister aux réunions à l'invitation du président avec l'aval des membres nationaux concernés. 5. Lorsque les réunions opérationnelles portent sur des dossiers dont le but est de coordonner des enquêtes et des poursuites concernant la protection des intérêts financiers de la Communauté, à l'initiative des membres nationaux concernés, l'OLAF y participe à l'invitation du président.
La participation de l'OLAF, à sa propre demande, est régie par l'article 26, paragraphe 3, de la décision. TITRE III RELATIONS AVEC LES INSTITUTIONS ET LES ORGANES INSTITUÉS PAR LES TRAITÉS OU SUR LA BASE DES TRAITÉS Article 20 Parlement européen Eurojust entretient les contacts nécessaires avec le Parlement européen conformément à la décision. Article 21 Commission européenne 1. Conformément aux dispositions de l'article 11 de la décision, Eurojust entretient des relations régulières avec la Commission, pour qu'elle puisse être associée aux travaux d'Eurojust dans des domaines liés à des questions générales, et en particulier budgétaires, et à des questions relevant de sa compétence en vertu de l'article 36, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.
À l'invitation d'Eurojust, la Commission peut exposer au collège ses points de vue sur des questions relevant de sa compétence au titre du traité instituant les Communautés européennes. 2. Sans préjudice d'autres arrangements pratiques conclus avec la Commission, et pour permettre à celle-ci de faire des recommandations, d'émettre des avis ou de suggérer des initiatives au Conseil si elle le juge approprié pour améliorer la coopération judiciaire en matière pénale entre les États membres, le collège informe régulièrement la Commission des principaux problèmes concernant la coopération judiciaire en matière pénale dont il a eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions.
3. En principe, la Commission est invitée par le collège à des réunions périodiques chaque mois en vue d'échanger des expériences et des conseils et de partager des informations non opérationnelles. Lors de ces réunions, des informations sont échangées sur des questions d'ordre général et sur les activités et les projets d'Eurojust et de la Commission. Avant chaque réunion et, de préférence, une semaine à l'avance, Eurojust propose un ordre du jour à la Commission. Celle-ci est invitée à apporter sa contribution à l'ordre du jour. L'ordre du jour est adopté au début de la réunion, ainsi que tout point supplémentaire qui a été accepté.
Le cas échéant, le collège invite la Commission à des réunions extraordinaires. 4. Dans le cadre de la coordination des enquêtes et des poursuites, Eurojust détermine, en particulier, si une question relevant de la compétence de la Commission a été soulevée pour laquelle le collège pourrait solliciter le savoir-faire de la Commission ou un échange d'informations. 5. La Commission n'a pas accès aux données opérationnelles. Article 22 Office européen de lutte antifraude (OLAF) Conformément à l'article 26, paragraphe 3, de la décision, qui prévoit qu'Eurojust établit et maintient une coopération étroite avec l'OLAF:
1) Hormis les cas visés à l'article 19, paragraphe 5, lorsque Eurojust prend l'initiative de collaborer avec l'OLAF, cas par cas, en matière de protection des intérêts financiers de la Communauté, le collège vérifie, par l'intermédiaire des membres nationaux correspondants, que les autorités compétentes des États membres concernés ne s'opposent pas à cette collaboration. 2) Lorsque l'OLAF demande à collaborer avec Eurojust, cas par cas, en matière de protection des intérêts financiers de la Communauté, le collège vérifie par l'intermédiaire des membres nationaux correspondants, que les autorités compétentes des États membres concernés ne s'opposent pas à cette collaboration.
3) Conformément à l'article 11, paragraphe 3, de la décision, Eurojust et la Commission (OLAF) peuvent conclure un mémorandum d'accord sur les autres modalités pratiques nécessaires pour renforcer leur coopération. Ce mémorandum précise les modalités de l'échange d'informations avec l'OLAF dans des cas appropriés, conformément à la décision. Article 23 Europol Les relations entre Eurojust et Europol sont régies par les dispositions d'un accord qui doit être approuvé par le Conseil conformément à l'article 26 de la décision. TITRE IV STATUT DU PERSONNEL Article 24 Directeur administratif 1.
Le directeur administratif propose au collège toutes les mesures nécessaires à l'organisation et au fonctionnement d'Eurojust. 2. Un comité de sélection comprenant trois membres nationaux ainsi que, le cas échéant et après décision du collège, s'il ne se représente pas, l'ancien directeur administratif ou quelqu'un d'autre qui peut être un conseil en gestion ou une autre personne dotée d'une expérience particulière en matière de recrutement à des postes de haut niveau, sélectionne les candidats, leur fait passer un entretien et en présente une liste au collège en recommandant le choix d'un candidat.
Le comité de sélection peut proposer au collège les modalités d'appel à candidatures et décider du nombre de candidats à auditionner après appel à candidatures. 3. Les candidats ont des titres universitaires, des aptitudes linguistiques, une expérience dans les domaines juridique et financier et en matière de gestion suffisants pour exercer la fonction de directeur administratif. Ils sont ressortissants d'un État membre. 4. Le collège peut révoquer le directeur administratif. Tout membre d'Eurojust peut engager la procédure de révocation en la motivant. Le président transmet la proposition de révocation au directeur administratif afin qu'il puisse lui présenter ses observations dans un délai de huit jours.
Le président fait rapport au collège. La décision de révoquer un directeur administratif est prise à la majorité des deux tiers du collège. Article 25 Personnel d'Eurojust 1. Sur proposition du directeur administratif, le collège arrête le tableau des effectifs pour l'exercice concerné. 2. Le personnel d'Eurojust est recruté par le directeur administratif conformément au tableau des effectifs ou à une décision spéciale prise par le collège en vertu de l'article 28 de la décision. 3. Les postes au sein d'Eurojust sont évalués et soumis à l'approbation du collège, dans le cadre du tableau des effectifs, en fonction de la nature et de l'importance de la mission et compte tenu des connaissances et de l'expérience requises.
4. Le directeur administratif exerce sur le personnel les pouvoirs dévolus à l'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN). Le collège adopte la réglementation nécessaire à la mise en oeuvre du présent paragraphe. TITRE V DISPOSITIONS RELATIVES AU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL Article 26 Données à caractère personnel Le présent règlement intérieur est complété par une décision séparée concernant le traitement et la protection des données à caractère personnel, prise conformément à l'article 10, paragraphe 2, de la décision. TITRE VI AUTRES DISPOSITIONS Article 27 Modifications du règlement intérieur Toute modification du présent règlement intérieur est effectuée dans le respect des mêmes procédures que celles établies pour son approbation dans la décision.
Article 28 Entrée en vigueur Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour suivant celui de son approbation définitive par le Conseil. (1) Adopté à l'unanimité par le collège d'Eurojust lors de sa réunion du 30 mai 2002 et approuvé par le Conseil le 13 juin 2002. (2) JO L 63 du 6.3.2002, p. 1.