Verordnung (EG) Nr. 651/2008 der Kommission vom 9. Juli 2008 zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 1653/2004 betreffend die Standardhaushaltsordnung für Exekutivagenturen gemäß der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 des Rates zur Festlegung des Statuts der Exekutivagenturen, die mit bestimmten Aufgaben bei der Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen beauftragt werden

Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, die eine effiziente und wirksame interne Kontrolle erfordert, sowie der Transparenz.“

1 Der Haushalt wird unter Gewährleistung einer effizienten und wirksamen internen Kontrolle ausgeführt.

2 Für die Zwecke der Ausführung des Haushalts ist die interne Kontrolle ein Prozess, der auf allen Ebenen der Verwaltung darauf gerichtet ist, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird: a) Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge; b) eine zuverlässige Berichterstattung; c) die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen; d) die Vorbeugung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten; e) eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.“

Die Agentur übermittelt der Kommission bis zum 5. März jeden Jahres einen vom Direktor aufgestellten und vom Lenkungsausschuss angenommenen Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben für das Jahr n+1 mit einer allgemeinen Erläuterung sowie einen Entwurf ihres Arbeitsprogramms. Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der Agentur umfasst: a) einen Stellenplan mit den im Rahmen der bewilligten Haushaltsmittel besetzbaren Zeitplanstellen, aufgeschlüsselt nach Laufbahngruppe und Besoldungsgruppe, b) bei Änderung des Personalbestands eine Begründung zu den Stellenanforderungen, c) eine vierteljährliche Vorausschätzung der Kassenauszahlungen und -einzahlungen, d) die Anzahl der in der Agentur tätigen Vertragsbediensteten und abgeordneten nationalen Sachverständigen sowie ihre voraussichtliche Anzahl im Jahr n+1, e) die voraussichtlichen zweckgebundenen Einnahmen, f) Informationen über die Verwirklichung aller zuvor für die verschiedenen Tätigkeiten festgelegten Ziele sowie über die mithilfe von Indikatoren gemessenen neuen Ziele. Die Ergebnisse der Bewertungen werden geprüft und dazu benutzt, die möglichen Vorteile einer Aufstockung oder Kürzung des vorgeschlagenen Verwaltungshaushalts der Agentur im Vergleich zu ihrem Verwaltungshaushalt für das Jahr n aufzuzeigen.“

1 Dem Anweisungsbefugten obliegt es, die Einnahmen und Ausgaben nach den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung auszuführen sowie deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten. Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise für die abgewickelten Vorgänge während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet vom Datum des Beschlusses über die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans. In aufbewahrten Unterlagen enthaltene personenbezogene Daten, deren Bereithaltung für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans, zu Kontroll- oder Prüfungszwecken nicht erforderlich ist, sind nach Möglichkeit zu entfernen. Die Aufbewahrung von Verkehrsdaten erfolgt in jedem Fall gemäß Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

2 Der Anweisungsbefugte führt entsprechend den von der Kommission für ihre Dienststellen festgelegten Mindestvorschriften und unter Beachtung der spezifischen Risiken, die mit seinem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahme verbunden sind, die Organisationsstruktur sowie die internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung seiner Aufgaben, einschließlich etwaiger Ex-post-Überprüfungen, geeignet sind. Der Anweisungsbefugte kann insbesondere nach Maßgabe der Art und des Umfangs seiner Aufgaben in seinen Dienststellen eine Gutachter- und Beratungsfunktion einrichten, die ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seinen Tätigkeiten unterstützen soll. Die operativen und finanziellen Aspekte jedes Vorgangs werden vor seiner Genehmigung von anderen Bediensteten als denen, die den Vorgang eingeleitet habe, überprüft. Für die Ex-ante-Überprüfung kann der zuständige Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln. In diesem Fall nimmt er eine nach seiner Risikobewertung angemessene Ex-post-Überprüfung vor. Bei der Ex-ante- und Ex-post-Überprüfung und der Einleitung von Vorgängen handelt es sich um getrennte Funktionen.

3 Gemäß Artikel 9 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 legt der Anweisungsbefugte dem Lenkungsausschuss bis spätestens 15. März eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresbericht über seine Tätigkeiten mit Finanz- und Verwaltungsinformationen vor, in dem er bestätigt, dass die darin enthaltenen Angaben ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln, soweit nicht in Bezug auf bestimmte Einnahmen- und Ausgabenbereiche Vorbehalte angemeldet werden.

1 Der Lenkungsausschuss ernennt einen Rechnungsführer, der ein abgeordneter Beamter oder ein von der Agentur direkt eingestellter Bediensteter auf Zeit ist, und folgende Aufgaben wahrnimmt: a) Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen, b) Erstellung der Rechnungen der Agentur gemäß Titel VI, c) Rechnungsführung gemäß Titel VI, d) Anwendung der Regeln und Methoden der Rechnungsführung und des Kontenplans gemäß den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Bestimmungen, e) Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten definierten Systeme, die zur Bereitstellung oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen; der Rechnungsführer kann überprüfen, ob die Validierungskriterien eingehalten werden, f) Kassenführung.

2 Die Rechnungsabschlüsse werden, bevor sie vom Lenkungsausschuss genehmigt werden, vom Rechnungsführer unterzeichnet, der damit bescheinigt, dass er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass diese Abschlüsse ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild der Finanzlage der Agentur vermitteln. Zu diesem Zweck überzeugt sich der Rechnungsführer, dass sie gemäß den geltenden Rechnungsführungsvorschriften, -methoden und -systemen erstellt und alle Einnahmen und Ausgaben buchmäßig erfasst wurden. Der Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer alle Informationen, die dieser benötigt, um seine Aufgaben wahrzunehmen. Der Anweisungsbefugte trägt stets die volle Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben, die er kontrolliert. Der Rechnungsführer kann die Informationen, die er erhält, überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die er für erforderlich hält, um die Rechnungsabschlüsse unterzeichnen zu können. Der Rechnungsführer formuliert erforderlichenfalls Vorbehalte und erläutert präzise die Art des Vorbehalts sowie seinen Geltungsbereich. Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten alle von diesem als zuverlässig garantierten Informationen, die für die Erstellung von Rechnungen, welche das Vermögen der Agentur und den Haushaltsvollzug wahrheitsgetreu widerspiegeln, erforderlich sind.

3 Vorbehaltlich anderslautender Bestimmungen dieser Verordnung ist allein der Rechnungsführer ermächtigt, Barmittel und Barmitteläquivalente zu verwalten. Er ist für ihre Verwahrung verantwortlich.“

Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes ihm unterstehenden Zeitbediensteten bestimmte Aufgaben übertragen.“

Der Rechnungsführer kann im Einvernehmen mit dem zuständigen Anweisungsbefugten dem Schuldner auf dessen begründeten schriftlichen Antrag hin eine Verlängerung der Zahlungsfristen einräumen, wenn sich der Schuldner verpflichtet, für die gesamte Dauer der Fristverlängerung, gerechnet ab dem in der Lastschriftanzeige genannten Datum, Zinsen zu entrichten, und wenn er zur Wahrung der Ansprüche der Agentur eine finanzielle Sicherheit leistet, die das geschuldete Kapital, zuzüglich Zinsen, abdeckt.“

Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. In diesem Verzeichnis sind die Forderungen der Agentur nach dem Ausstellungsdatum der Einziehungsanordnungen gegliedert. Er führt auch Entscheidungen an, wonach auf die Einziehung festgestellter Forderungen ganz oder teilweise verzichtet wird. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Agentur über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt. Die Agentur erstellt ein Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Agentur in Zusammenhang mit ihrem Verwaltungshaushalt, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Zahlung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen.

Für Forderungen der Agentur gegenüber Dritten sowie für Forderungen Dritter gegenüber der Agentur gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren. Die Verjährungsfrist wird in den Verträgen der Agentur festgeschrieben.“

1 Für die Vergabe öffentlicher Aufträge im Rahmen des Dienstbetriebs der Agentur gelten die Bestimmungen der Haushaltsordnung und der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002, vorbehaltlich der Absätze 3 bis 5 dieses Artikels.

2 Die Agenturen können auf Wunsch an den Vertragsvergabeverfahren der Kommission oder an den interinstitutionellen Vertragsvergabeverfahren als Auftraggeber beteiligt werden.

3 Die Agenturen wenden sich für Lieferungen sowie für Dienst- und Bauleistungen, die die Kommission, die interinstitutionellen Ämter oder das Übersetzungszentrum übernehmen können, vorrangig an diese. Das gilt auch in Fällen, in denen diese Einrichtungen die Lieferungen oder Leistungen im Rahmen von Aufträgen mit Wirtschaftsteilnehmern übernehmen können und zusätzliche Dienstleistungen erbringen, die über die Leistungen eines einfachen Vermittlers oder Beraters hinausgehen. Die Agentur schließt mit diesen Einrichtungen entsprechende Vereinbarungen.

4 Gemäß Artikel 101 der Haushaltsordnung wird in der Ausschreibung festgelegt, dass die Agentur bis zur Unterzeichnung des Vertrages auf die Auftragsvergabe verzichten oder das Vergabeverfahren annullieren kann, ohne dass die Bewerber oder Bieter Anspruch auf eine Entschädigung haben.

5 Gemäß Artikel 103 der Haushaltsordnung wird in den Ausschreibungen der Agentur festgelegt, dass die Agentur das Verfahren aussetzen und alle erforderlichen Maßnahmen, einschließlich der Einstellung des Verfahrens, ergreifen kann. Gemäß Artikel 103 der Haushaltsordnung wird in den von der Agentur geschlossenen Verträgen festgelegt, dass die Agentur die in dem genannten Artikel angeführten Maßnahmen zu den dort angeführten Bedingungen ergreifen kann.“

Der Lenkungsausschuss unterrichtet die Haushaltsbehörde schnellstmöglich von allen von ihm geplanten Vorhaben, die erhebliche finanzielle Auswirkungen auf die Finanzierung des Haushaltsplans haben könnten, was insbesondere für Immobilienvorhaben wie die Anmietung oder den Erwerb von Gebäuden gilt. Er unterrichtet die Kommission entsprechend. Beabsichtigt einer der beiden Teile der Haushaltsbehörde, eine Stellungnahme abzugeben, so teilt er diese Absicht der betreffenden Agentur innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Informationen über das Projekt mit. Wenn keine Stellungnahme eingeht, darf die Agentur mit dem Vorhaben fortfahren. Die Stellungnahme wird der betreffenden Agentur und der Kommission innerhalb von zwei Wochen nach der Mitteilung gemäß Absatz 2 übermittelt.

Artikel 265a der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 gilt entsprechend für die Auswahl von Sachverständigen, die der Agentur insbesondere bei der Bewertung von Vorschlägen, Finanzhilfeanträgen und Angeboten helfen und technische Unterstützung bei der Begleitung und abschließenden Bewertung von Projekten leisten und auf der Grundlage eines Festbetrags vergütet werden. Die Agenturen können auch auf die von der Kommission erstellte Liste von Sachverständigen zurückgreifen.“

Die Rechnungen der Agentur umfassen den Jahresabschluss und die Übersichten über den Haushaltsvollzug. Ihnen wird ein Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres beigefügt, der unter anderem Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel und — in zusammengefasster Form — über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltsposten gibt.“

Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.