Règlement (CE) n o  651/2008 de la Commission du 9 juillet 2008 modifiant le règlement (CE) n o  1653/2004 portant règlement financier type des agences exécutives en application du règlement (CE) n o  58/2003 du Conseil portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires

Dans les conditions définies au présent règlement, l'établissement et l'exécution du budget respectent les principes d'unité et de vérité budgétaire, d'annualité, d'équilibre, d'unité de compte, d'universalité, de spécialité, de bonne gestion financière — qui suppose un contrôle interne efficace et efficient — et de transparence.»

1 Le budget est exécuté selon le principe d'un contrôle interne efficace et efficient.

2 Aux fins de l'exécution du budget, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants: a) l'efficacité, l'efficience et l'économie des opérations; b) la fiabilité des informations; c) la préservation des actifs et de l'information; d) la prévention et la détection de la fraude et des irrégularités; e) la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.»

L'agence transmet à la Commission, au plus tard le 5 mars de chaque année, un état prévisionnel de ses recettes et de ses dépenses pour l'année N+1, établi par son directeur et adopté par le comité de direction, et des orientations générales le justifiant, de même que son projet de programme de travail. L'état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'agence inclut: a) un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie; b) en cas de variation d'effectifs, un état justificatif motivant les demandes d'emplois nouveaux; c) une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements; d) les effectifs en personnel contractuel et experts nationaux détachés qui travaillent pour l'agence, ainsi qu'une estimation de ces effectifs pour l'année N+1; e) une estimation des recettes affectées; f) des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités ainsi que les nouveaux objectifs mesurés par des indicateurs. Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu'une hausse ou une réduction du budget de fonctionnement proposé de l'agence est susceptible d'apporter par rapport à son budget de l'année n.»

1 L'ordonnateur est chargé d'exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière et d'en assurer la légalité et la régularité. Il conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l'exécution du budget. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu'elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l'audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l'article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.

2 L'ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par la Commission pour ses propres services et en tenant compte des risques spécifiques associés à son environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les procédures de gestion et de contrôle internes adaptées à l'exécution de ses tâches, y compris, le cas échéant, des vérifications ex post. En fonction de la nature et de la portée des tâches, l'ordonnateur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d'expertise et de conseil destinée à l'assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités. Avant qu'une opération soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l'agent ayant initié l'opération. Aux fins de la vérification ex ante, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux. Dans ce cas, l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue la vérification ex post appropriée. L'initiation et la vérification ex ante et ex post d'une opération sont des fonctions séparées.

3 Conformément à l'article 9, paragraphe 7, du règlement (CE) no 58/2003, l'ordonnateur rend compte, avant le 15 mars de chaque année, au comité de direction de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activités, accompagné des informations financières et de gestion confirmant que les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation, sauf disposition contraire dans une réserve formulée en liaison avec des domaines précis de recettes et de dépenses.

1 Le comité de direction nomme un comptable, qui est un fonctionnaire détaché ou un agent temporaire directement recruté par l'agence et qui est chargé des aspects suivants: a) la bonne exécution des paiements, l’encaissement des recettes et le recouvrement des créances constatées; b) l'établissement des comptes de l'agence conformément au titre VI; c) la tenue de la comptabilité conformément au titre VI; d) la mise en œuvre des règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission; e) définir et valider le système comptable ainsi que, le cas échéant, valider les systèmes définis par l’ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables; le comptable est habilité à vérifier le respect des critères de validation; f) la gestion de la trésorerie.

2 Avant leur approbation par le comité de direction, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu'il a une assurance raisonnable quant au fait qu'ils présentent une image fidèle de la situation financière de l'agence. À cet effet, le comptable s’assure que les comptes ont été élaborés conformément aux règles, méthodes et systèmes comptables établis, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées. L’ordonnateur transmet toutes les informations dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions. L'ordonnateur demeure pleinement responsable de l'utilisation appropriée des fonds qu'il gère, ainsi que de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous son contrôle. Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes. Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée. Le comptable obtient de l'ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine de l'agence et de l'exécution budgétaire.

3 Sauf dérogation prévue au présent règlement, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Il est responsable de leur conservation.»

Pour l'exercice de ses tâches, le comptable peut déléguer certaines de ses fonctions à des agents temporaires placés sous sa responsabilité hiérarchique.»

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et pour autant que le débiteur s’engage au paiement d'intérêts pour toute la période du délai accordé à compter de l'échéance mentionnée dans la note de débit et qu'il constitue, afin de protéger les droits de l'agence, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu'en intérêts.»

Le comptable tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l'agence sont regroupées dans la liste selon la date d'émission de l'ordre de recouvrement. Il précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l'objet d'une renonciation totale ou partielle. Il établit une liste indiquant le montant dû par date de mise en recouvrement. L’agence établit une liste des créances de l'agence relatives à son budget administratif, indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été enjoint de payer à la suite d'une décision de justice ayant autorité de la chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.

Les créances détenues par l’agence sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’agence, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans, qui est stipulé dans les contrats conclus par l'agence.»

1 En ce qui concerne la passation de marchés dans le cadre du fonctionnement de l'agence, les dispositions du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’appliquent, sous réserve des paragraphes 3 à 5 du présent article.

2 Les agences peuvent demander à être associées, en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels.

3 Lorsque la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction sont en mesure d'assurer la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux, les agences font, à titre prioritaire, appel à eux. Il en est de même lorsque ces instances sont en mesure d'effectuer ces tâches par le biais de contrats passés avec des opérateurs économiques et qu'elles fournissent d'importants services complémentaires qui vont au-delà d'une fonction de simple intermédiaire ou de consultant. L'agence conclut des conventions avec ces instances.

4 Aux fins de l'application de l'article 101 du règlement financier général, l'appel d'offres prévoit que l'agence peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation.

5 Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les appels d'offres lancés par l'agence prévoient que cette dernière peut suspendre la procédure et prendre toutes les mesures nécessaires, y compris l'annulation de la procédure, conformément aux conditions fixées par ledit article. Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les contrats conclus par l'agence stipulent que cette dernière peut prendre les mesures visées dans ledit article, conformément aux conditions qui y sont fixées.»

Le comité de direction informe, dès que possible, l'autorité budgétaire de son intention d'exécuter un projet qui peut avoir des incidences financières significatives pour le financement de son budget de fonctionnement, en particulier les projets de nature immobilière, tels que la location ou l'acquisition d'immeubles. Il en informe la Commission. Si une branche de l'autorité budgétaire a l'intention de délivrer un avis, elle notifie à l'agence concernée, dans les deux semaines suivant la réception de l'information sur le projet, son intention de délivrer un tel avis. À défaut de réaction, l'agence peut procéder à l'opération projetée. Cet avis est transmis à l'agence concernée dans un délai de deux semaines à compter de la notification visée au deuxième alinéa.

L'article 265 bis du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’applique mutatis mutandis à la sélection des experts qui seront chargés, contre une rémunération fixe, d'assister l'agence, notamment dans l'évaluation des propositions et des demandes de subventions ou des soumissions, ainsi que de fournir une assistance technique aux fins du suivi et de l'évaluation finale des projets. Les agences peuvent également recourir aux listes d'experts établies par la Commission.»

Les comptes de l'agence comprennent les états financiers et les états sur l'exécution du budget. Ils sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice, qui rend compte, notamment, du taux d'exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.»

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.