Reglamento (CE) n o  651/2008 de la Comisión, de 9 de julio de 2008 , que modifica el Reglamento (CE) n o  1653/2004, por el que se aprueba el Reglamento financiero tipo de las agencias ejecutivas al amparo del Reglamento (CE) n o  58/2003 del Consejo, por el que se establece el estatuto de las agencias ejecutivas encargadas de determinadas tareas de gestión de los programas comunitarios

De acuerdo con las condiciones establecidas en el presente Reglamento, el presupuesto deberá atenerse, en su establecimiento y ejecución, a los principios de unidad y veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera, lo que implica un control interno efectivo y eficiente, y transparencia.».

1 El presupuesto se ejecutará al amparo de un control interno efectivo y eficiente.

2 A los efectos de la ejecución presupuestaria, el control interno se define como un proceso aplicable a todos los niveles de gestión y cuyo objetivo es ofrecer garantías razonables de que se alcanzarán los siguientes objetivos: a) efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, b) fiabilidad de la información, c) salvaguardia de los activos y de la información, d) prevención y detección de fraudes e irregularidades, e) gestión adecuada de los riesgos relativos a la legalidad y a la regularidad de las operaciones subyacentes, en función del carácter plurianual de los programas y de la naturaleza de los pagos correspondientes.».

La agencia remitirá a la Comisión, no después del 5 de marzo de cada año, un estado de previsiones de los ingresos y gastos del ejercicio n+1, establecido por el Director y aprobado por el Comité de Dirección, las orientaciones generales que lo justifiquen y el proyecto de programa de trabajo. El estado de previsiones de ingresos y gastos de la agencia incluirá: a) la plantilla de personal con el número de puestos temporales autorizados dentro del límite de los créditos presupuestarios, por grado y por categoría; b) en caso de variación de la plantilla, un estado justificativo con los motivos por los que se solicita la creación de nuevos puestos; c) una previsión trimestral de los ingresos y pagos de la tesorería; d) los efectivos de personal contratado y de expertos nacionales en comisión de servicios que trabajan en la agencia y las previsiones correspondientes para el ejercicio n+1; e) una estimación de ingresos afectados; f) información sobre la realización de todos los objetivos fijados anteriormente para las diversas actividades, así como los nuevos objetivos medidos mediante indicadores. Los resultados de las evaluaciones serán examinados y utilizados para demostrar las ventajas que pudiere aportar un aumento o una reducción de la propuesta de presupuesto administrativo de la agencia en comparación con el presupuesto de administrativo del ejercicio n.».

1 Compete al ordenador ejecutar los ingresos y gastos de acuerdo con el principio de buena gestión financiera y garantizar la legalidad y regularidad de los mismos. Custodiará asimismo los justificantes de las operaciones realizadas cinco años después de la fecha de la decisión de aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto. Los datos de carácter personal contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no fueren ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. En cualquier caso, respecto de la conservación de datos de tráfico, se estará a lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001.

2 El ordenador establecerá, de acuerdo con las normas mínimas adoptadas por la Comisión para sus propios servicios y en función de los riesgos específicos asociados a su entorno de gestión y de la naturaleza de la acción financiada, la estructura organizativa y los procedimientos de gestión y control interno que se adapten al ejercicio de sus funciones, incluyendo en su caso verificaciones a posteriori. El ordenador podrá establecer en sus servicios, en función de la naturaleza y ámbito de sus competencias, funciones de peritaje y consejo para asesorarle en el control de los riesgos vinculados a sus actividades. Antes de autorizar una operación, los aspectos operativos y financieros de la misma serán verificados por agentes distintos del agente que hubiere iniciado la operación. A los fines de la verificación a priori, el ordenador competente podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes de personal en materia de sueldos, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos. En este caso el ordenador competente, en función de su evaluación de riesgos, efectuará la adecuada verificación a posteriori. El inicio y la verificación a priori y a posteriori de una operación serán funciones separadas.

3 De conformidad con el artículo 9, apartado 7, del Reglamento (CE) no 58/2003, el ordenador informará al Comité de Dirección, a más tardar, el 15 de marzo de cada año, sobre el ejercicio de sus competencias en el informe anual de actividades, conjuntamente con la información financiera y de gestión, en la que se confirme que los datos recogidos en el informe presentan una imagen fiel y veraz, excepto si se especifica otra cosa en las posibles reservas que pudieren formularse en sectores concretos de ingresos y gastos.

1 Corresponde al Comité de Dirección el nombramiento de un contable, que será un funcionario en comisión de servicios o un agente temporal contratado directamente por la agencia, cuyas competencias serán las siguientes: a) la correcta ejecución de los pagos, el cobro de los ingresos y la recaudación de los títulos de crédito devengados; b) la preparación de las cuentas de la agencia de acuerdo con el título VI; c) la teneduría de la contabilidad de acuerdo con el título VI; d) la aplicación de las normas y métodos contables, así como el plan contable, de conformidad con las disposiciones aprobadas por el contable de la Comisión; e) la definición y validación de los planes contables y, en su caso, la validación de los planes definidos por el ordenador que proporcionen o justifiquen datos contables; el contable podrá comprobar el cumplimiento de los criterios de validación; f) la gestión de la Tesorería.

2 Antes de la aprobación de las cuentas por el Comité de Dirección, el contable deberá cerrarlas, certificando con ello que tiene una garantía razonable de que las cuentas presentan una imagen veraz y fiel de la situación financiera de la agencia. Con este fin, el contable se asegurará de que las cuentas han sido elaboradas de conformidad con las normas, métodos y planes contables establecidos y que han sido contabilizados todos los ingresos y gastos. El ordenador remitirá toda la información que el contable necesite para cumplir sus obligaciones. El ordenador será enteramente responsable del uso apropiado de los fondos que gestione, así como de la legalidad y regularidad de los gastos que se efectúen bajo su control. El contable estará autorizado a comprobar la información recibida y a proceder a cualquier otro control que considere necesario al efecto de cerrar las cuentas. El contable formulará, en su caso, las reservas oportunas con detalles precisos sobre la naturaleza y alcance de las mismas. El contable recibirá del ordenador, que garantizará su fiabilidad, toda la información necesaria para la elaboración de las cuentas, las cuales presentarán una imagen fidedigna de los activos de la agencia y de la ejecución presupuestaria.

3 Salvo que se disponga otra cosa en el presente Reglamento, el contable es el único habilitado para gestionar el efectivo y el equivalente de efectivo. Será responsable de su custodia.».

En el ejercicio de sus funciones, el contable podrá delegar determinadas competencias en agentes temporales que estén a sus órdenes.»

El contable, de acuerdo con el ordenador competente, no podrá conceder plazos suplementarios de pago, sino a petición escrita debidamente motivada del deudor y siempre y cuando éste se comprometa al pago de intereses por el período de prórroga concedido a partir de la fecha de vencimiento fijada en la nota de adeudo, debiendo constituir, con el fin de proteger los derechos de la agencia, una garantía financiera que cubra el principal de la deuda y los intereses de la misma.».

El contable mantendrá una lista de cantidades por cobrar. Los títulos de crédito de la agencia se agruparán en esta lista según la fecha de emisión de la orden de ingreso. Indicará asimismo las decisiones de renuncia total o parcial al cobro de títulos de crédito devengados. La lista se añadirá al informe sobre la gestión presupuestaria y financiera de la agencia. La agencia establecerá una lista de los títulos de crédito relativos al presupuesto administrativo, en la que se recogerán los nombres de los deudores y la cantidad adeudada, en aquellos casos en que el deudor hubiere sido obligado al pago por sentencia judicial con fuerza de cosa juzgada y no hubiere efectuado pago alguno o ningún pago significativo en el año que sigue al pronunciamiento de la sentencia. La lista se publicará con estricto cumplimiento de la legislación pertinente sobre protección de datos.

Los títulos de crédito de la agencia frente a terceros, así como los títulos de crédito de terceros frente a la agencia estarán sujetos a un plazo de prescripción de cinco años. En los contratos concluidos por la agencia habrá de indicarse tal plazo de prescripción.».

1 Por lo que se refiere a la adjudicación de contratos públicos en relación con el funcionamiento de la agencia, y sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 3 a 5 del presente artículo, se estará a lo dispuesto en el Reglamento financiero general y en el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.

2 Las agencias podrán intervenir como órgano de contratación en la adjudicación de contratos de la Comisión o de contratos interinstitucionales.

3 Las agencias recurrirán preferentemente a la Comisión, a las oficinas interinstitucionales o al Centro de Traducción en aquellos casos en que éstos estén en disposición de suministrar bienes, prestar servicios o ejecutar obras. Así se hará asimismo en caso de que los organismos citados puedan efectuar dichas prestaciones mediante contratos con operadores económicos, y puedan prestar importantes servicios complementarios superiores a los de un mero intermediario o consultor. La agencia concluirá acuerdos con tales organismos.

4 A los efectos de aplicación del artículo 101 del Reglamento financiero general, en la convocatoria de licitación habrá de preverse que, mientras no se haya firmado el contrato, la agencia podrá renunciar a la contratación o anular el procedimiento de adjudicación, sin que los candidatos o licitadores puedan exigir por ello ningún tipo de indemnización.

5 A los efectos de aplicación del artículo 103 del Reglamento financiero general, en las convocatorias de licitación organizadas por la agencia habrá de preverse que ésta podrá suspender el procedimiento y adoptar las medidas que considere necesarias, incluida la anulación del procedimiento conforme a los términos establecidos en el citado artículo. A los efectos de aplicación del artículo 103 del Reglamento financiero general, en los contratos que concluya la agencia deberá estipularse que ésta podrá adoptar las medidas contempladas en el citado artículo conforme a los términos establecidos en el mismo.».

El Comité de Dirección informará lo antes posible a la Autoridad Presupuestaria en caso de que tenga la intención de ejecutar un proyecto que pueda tener una incidencia financiera significativa en su presupuesto administrativo, en particular si el proyecto se refiere a bienes inmuebles, como por ejemplo el arrendamiento o adquisición de edificios. Informará también a la Comisión de tal extremo. Si cualquiera de las dos ramas de la Autoridad Presupuestaria decidiere emitir un dictamen a este respecto, deberá notificarlo a la agencia en el plazo de dos semanas tras la recepción de la notificación del proyecto. A falta de respuesta en este plazo, la agencia podrá iniciar el proyecto planificado. El dictamen será transmitido a la agencia en cuestión y a la Comisión en el plazo de dos semanas a partir de la notificación contemplada en el párrafo segundo.

El artículo 265 bis del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 se aplicará mutatis mutandis a la selección de expertos que, remunerados con una cantidad fija, ayudarán a la agencia, en particular, a evaluar propuestas, solicitudes de subvención y licitaciones públicas, y proporcionarán asistencia técnica para la supervisión y evaluación final de los proyectos. Las agencias podrán utilizar, asimismo, las listas de expertos elaboradas por la Comisión.».

Las cuentas de la agencia incluirán los estados financieros y los estados de ejecución presupuestaria. A ellas habrá de adjuntarse un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio, en el que se dará cuenta, inter alia, del porcentaje de ejecución de los créditos, así como de datos sumarios sobre las transferencias de créditos entre las diferentes partidas presupuestarias.».

El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.