2010/767/UE: Décision de la Commission du 9 décembre 2010 modifiant la décision C(2007) 2286 sur l’adoption des règles du CER pour la soumission de propositions, et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution concernant des actions indirectes relevant du programme spécifique «Idées» du septième programme-cadre (2007-2013) Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE

Les règles du CER pour la soumission de propositions, et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution concernant des actions indirectes relevant du programme spécifique «Idées» du septième programme-cadre (2007-2013), adoptées par la décision C(2007) 2286, sont remplacées par les règles figurant dans l’annexe.

1 Les règles du CER pour la soumission de propositions, et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution concernant des actions indirectes relevant du programme spécifique «Idées» du septième programme-cadre (2007-2013) s’appliquent à tous les appels de propositions du CER publiés à partir de la date d’entrée en vigueur de la présente décision.

2 Les dispositions relatives à la nomination et au remboursement des experts indépendants et des chercheurs principaux invités à une entrevue, telles que fixées dans les lettres types de nomination adoptées par la Commission et au point 3, ainsi que dans les annexes B et C des règles du CER pour la soumission de propositions et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution concernant des actions indirectes relevant du programme spécifique «Idées» du septième programme-cadre (2007-2013) s’appliquent à compter de la date d’entrée en vigueur de la présente décision.

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

1 Les présentes règles s’appliquent: a) aux personnes conviées à une entrevue par l’ERCEA conformément au point 3.1.6.1; b) à toute personne responsable de l’accompagnement d’une personne handicapée qui a été invitée par l’ERCEA à participer à une réunion en qualité de personne conviée à une entrevue.

2 Les ordonnateurs en engagement veilleront tout spécialement à ce que les entrevues soient organisées de façon à permettre aux personnes conviées à une entrevue de bénéficier des tarifs de transport les plus économiques. Les ordonnateurs en paiement exerceront une vigilance particulière sur les demandes de remboursement portant sur des tarifs aériens anormalement élevés. Ils se réserveront d’effectuer toute vérification nécessaire et de demander aux personnes conviées à une entrevue tout justificatif utile à cet effet, ainsi que, s’il apparaît justifié, de limiter le remboursement aux tarifs normalement pratiqués sur le trajet usuel entre le lieu d’origine de la personne conviée à une entrevue et le lieu de l’entrevue.

3 Lorsque, compte tenu des dépenses encourues du fait de leur handicap par des personnes handicapées conviées à une entrevue ou de toute personne les accompagnant, les indemnités prévues à l’article 3 sont manifestement inadéquates, les dépenses seront remboursées à la demande de l’ordonnateur responsable sur présentation de justificatifs.

4 L’ERCEA ne saurait être tenue pour responsable d’éventuels dommages matériels, non matériels ou corporels subis par une personne conviée à une entrevue ou par une personne chargée d’accompagner une personne handicapée conviée à une entrevue au cours de son voyage vers le lieu de l’entrevue ou pendant la durée de son séjour en ce lieu, sauf si ce dommage est directement imputable à l’ERCEA. En particulier, les personnes conviées à une entrevue qui utilisent leur propre moyen de transport pour s’y rendre conservent l’entière responsabilité pour tout accident qu’elles pourraient provoquer.

1 Toutes les personnes conviées à une entrevue ont droit au remboursement de leurs frais de voyage depuis le lieu d’origine indiqué dans leur invitation (adresse professionnelle ou privée) jusqu’au lieu de l’entrevue, par les moyens de transport les plus appropriés en fonction de la distance en cause. En général, pour les trajets inférieurs à 400 km (dans un sens, sur la base de la distance officielle par chemin de fer), il s’agit d’un voyage ferroviaire en première classe, et pour les trajets supérieurs à 400 km, d’un vol en classe économique. Pour tout voyage en avion comportant un trajet d’une durée sans escale de 4 heures ou plus, le voyage est remboursé en classe affaires.

2 Les frais de voyage en voiture particulière sont remboursés aux mêmes conditions qu’un voyage ferroviaire en première classe.

3 Si l’itinéraire n’est pas desservi par le train, le coût du voyage en voiture particulière est remboursé au taux de 0,22 EUR par km.

4 Les frais de taxi et de stationnement encourus sur le lieu d’origine (ou à l’aéroport de départ) ne sont pas remboursés.

1 L’indemnité journalière versée pour chaque journée de l’entrevue est un forfait couvrant toutes les dépenses sur le lieu de l’entrevue, par exemple les repas et les transports locaux (autobus, tramway, taxi, stationnement, péage autoroutier, etc.) ainsi que les assurances voyage et accident.

2 L’indemnité journalière est de 92 EUR.

3 Si le lieu d’origine cité dans la lettre d’invitation se situe à 100 km ou moins du lieu de l’entrevue, l’indemnité journalière est réduite de 50 %.

4 Les personnes conviées à une entrevue qui sont amenées à passer une ou plusieurs nuits sur le lieu de l’entrevue du fait de l’incompatibilité des horaires des entrevues avec les horaires des vols ou des trains ont également droit une indemnité d’hébergement. Cette indemnité est de 100 EUR par nuit, le nombre de nuits ne devant pas excéder le nombre de jours d’entrevue + 1.

5 Une indemnité d’hébergement et/ou une indemnité journalière supplémentaires peuvent exceptionnellement être versées si le prolongement du séjour permet à la personne conviée à une entrevue d’obtenir une réduction des frais de voyage supérieure au montant de ces indemnités.

1 Le remboursement est effectué par l’ERCEA sur dépôt d’une demande de remboursement, dûment complétée et signée par la personne conviée à une entrevue et par l’agent de l’ERCEA responsable pour la certification de la présence de cette personne. En signant la demande de remboursement, les personnes conviées à une entrevue déclarent sur l’honneur que les frais de voyage et/ou les indemnités réclamées ne seront pas couvertes par une autre institution de l’Union européenne ni par aucune autre organisation ou personne pour le même voyage ni la même période, et que leur demande correspond aux coûts réellement encourus. Les irrégularités et/ou les demandes infondées entraîneront l’application de sanctions administratives par analogie avec l’article 265 bis, paragraphe 3, des modalités d’exécution du règlement financier.

2 Les frais de voyage seront remboursés sur présentation des justificatifs originaux dans les 30 jours civils à compter de la dernière journée d’entrevue: billets et factures ou, en cas de réservations en ligne, le tirage papier de la réservation électronique et les cartes d’embarquement pour le trajet aller. Les documents fournis doivent indiquer la classe du voyage, l’heure et le montant versé. Sauf si la personne conviée à une entrevue est en mesure de fournir un justificatif accepté par décision motivée de l’ordonnateur responsable, le non-respect des dispositions du présent paragraphe libère l’ERCEA de toute obligation de rembourser les frais de voyage ou de verser une quelconque indemnité.

3 L’ERCEA doit rembourser les dépenses des personnes conviées à une entrevue dans les délais fixés par les modalités d’exécution du règlement financier.

4 Les frais de voyage sont remboursés en euros, le cas échéant au taux de change applicable le jour de l’entrevue.

5 L’indemnité journalière et, le cas échéant, l’indemnité d’hébergement sont versées en euros au taux forfaitaire applicable le jour de l’entrevue. L’indemnité journalière et l’indemnité d’hébergement peuvent être ajustées en fonction du coût de la vie à Bruxelles.

6 Tous les remboursements des frais de voyages ainsi que le versement des indemnités journalières et/ou d’hébergement doivent être effectués sur le même compte bancaire.

7 L’ordonnateur délégué peut, par décision motivée et sur présentation de justificatifs, autoriser le remboursement des frais encourus du fait d’instructions particulières reçues par écrit par les personnes conviées à une entrevue.