2011/833/UE: Decisión de la Comisión, de 12 de diciembre de 2011 , relativa a la reutilización de los documentos de la Comisión

La presente Decisión determina las condiciones de reutilización de los documentos que posee la Comisión o, en nombre de la misma, la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea (Oficina de Publicaciones) con el fin de facilitar una reutilización más amplia de esta información que refuerce la imagen de apertura de la Comisión y evite cargas administrativas innecesarias tanto para los reutilizadores como para los propios servicios de la Comisión.

1 La presente Decisión se aplicará a documentos públicos cuya autoría corresponda a la Comisión o a entidades públicas o privadas que actúen en su nombre y que: a) hayan sido publicados por la Comisión o, en su nombre, por la Oficina de Publicaciones, a través de publicaciones, páginas web u otros instrumentos de difusión, o b) no hayan sido publicados por razones económicas o por razones prácticas de otro tipo; por ejemplo, estudios, informes y otros datos.

2 La presente Decisión no se aplicará: a) a soportes lógicos o a documentos sometidos a derechos de propiedad industrial, tales como patentes, marcas registradas, diseños registrados, logotipos y nombres; b) a documentos cuya reutilización la Comisión no tenga en su mano permitir debido a la existencia de derechos de propiedad intelectual por parte de terceros; c) a documentos a los que, de conformidad con las normas establecidas en el Reglamento (CE) no 1049/2001, no pueda accederse o cuyo acceso solo se facilite a una determinada parte en condiciones específicas de acceso privilegiado; d) a datos confidenciales, tal como se definen en el Reglamento (CE) no 223/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo ; e) a documentos resultantes de los proyectos de investigación en curso llevados a cabo por el personal de la Comisión que no hayan sido publicados o no estén disponibles en una base de datos publicada, y cuya reutilización pueda interferir en la validación de los resultados provisionales de la investigación o constituir una razón para la denegación de registro de los derechos de propiedad industrial en favor de la Comisión.

3 La presente Decisión no obstará ni afectará en modo alguno a la aplicación del Reglamento (CE) no 1049/2001.

4 Nada de lo dispuesto en la presente Decisión autoriza la reutilización de documentos con el fin de engañar o cometer fraude. La Comisión adoptará las medidas oportunas para proteger los intereses y la imagen pública de la UE de conformidad con las normas aplicables.

A efectos de la presente Decisión, se entenderá por: 1)«documento» a) cualquier contenido, sea cual sea el soporte (escrito en papel o almacenado en forma electrónica o como grabación sonora, visual o audiovisual); b) cualquier parte de tal contenido; 2)«reutilización»el uso de documentos por personas físicas o jurídicas con fines comerciales o no comerciales distintos del propósito inicial que motivó su producción; el intercambio de documentos entre la Comisión y otros organismos del sector público que los usan meramente en el marco de sus actividades de servicio público no se considerará reutilización;3)«datos personales»los datos que se definen en el artículo 2, letra a), del Reglamento (CE) no 45/2001;4)«licencia»la concesión de permisos de reutilización de documentos en las condiciones especificadas; y «licencia abierta»: aquella que permita la reutilización de documentos para todos los usos que hayan sido especificados por parte del titular de los derechos en una declaración unilateral;5)«legibles por máquina»los documentos digitales que estén lo suficientemente estructurados para que las aplicaciones informáticas puedan identificar de forma fiable declaraciones fácticas individuales y su estructura interna;6)«datos estructurados»los datos organizados de manera que permitan la identificación fiable de declaraciones fácticas individuales y de todos sus componentes, como por ejemplo en las bases de datos y hojas de cálculo;7)«portal»un único punto de acceso a los datos de diversas fuentes; las fuentes generan tanto los datos como los metadatos correspondientes; los metadatos necesarios para la indización son recogidos automáticamente por el portal e integrados en la medida necesaria para apoyar funcionalidades comunes tales como la búsqueda y la vinculación; el portal puede también almacenar datos de las fuentes originales en la memoria oculta, con el fin de mejorar los resultados o proporcionar funcionalidades adicionales.

Todos los documentos deberán estar disponibles para su reutilización: a) para fines comerciales o no comerciales de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 6; b) de forma gratuita, sujetos a las disposiciones que se establecen en el artículo 9; c) y sin necesidad de realizar una solicitud individual, salvo que se disponga otra cosa en el artículo 7. La aplicación de la presente Decisión deberá respetar íntegramente las normas relativas a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales, y en particular el Reglamento (CE) no 45/2001.

La Comisión creará un portal de datos como punto único de acceso a sus datos estructurados con el fin de facilitar los enlaces y la reutilización para fines comerciales y no comerciales. Los servicios de la Comisión identificarán y pondrán progresivamente a disposición los datos que considere adecuados y que obran en su poder. El portal de datos podrá proporcionar acceso a los datos de otras instituciones, órganos, oficinas y agencias de la Unión cuando así se lo soliciten.

1 Los documentos se pondrán a disposición para su reutilización sin necesidad de realizar una solicitud, salvo que se especifique lo contrario, y sin restricciones o, en su caso, a través de una licencia abierta o cláusula de exención de responsabilidad en la que se establezcan las condiciones que expliquen los derechos de los usuarios reutilizadores.

2 Dichas condiciones, que no restringirán innecesariamente las posibilidades de reutilización, podrán incluir: a) la obligación del usuario reutilizador de indicar la procedencia de los documentos; b) la obligación de no deformar el contenido o significado original de los documentos; c) la ausencia de responsabilidad de la Comisión por las consecuencias que pudieran derivarse de la reutilización. Cuando resulte necesario aplicar otras condiciones a un tipo determinado de documentos, se consultará al grupo interservicios a que se refiere el artículo 12.

1 Cuando se requiera una solicitud individual para la reutilización, los servicios de la Comisión lo indicarán claramente en el documento pertinente o en la ficha del mismo y facilitarán una dirección a la que deberá presentarse la solicitud.

2 Las solicitudes individuales de reutilización se tramitarán con prontitud por el servicio correspondiente de la Comisión. Se enviará un acuse de recibo al solicitante. En el plazo de 15 días hábiles a partir del registro de la solicitud, el servicio de la Comisión o la Oficina de Publicaciones autorizará la reutilización del documento y, en su caso, proporcionará una copia del mismo, o notificará por escrito la denegación total o parcial de la solicitud, especificando las razones.

3 Cuando una solicitud para la reutilización de un documento se refiera a un documento de gran extensión, a un gran número de documentos, o dicha solicitud deba ser traducida, el plazo previsto en el apartado 2 podrá ampliarse en 15 días hábiles, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

4 Cuando se deniegue una solicitud para la reutilización de un documento, el servicio de la Comisión o la Oficina de Publicaciones informará al solicitante de su derecho a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea o a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a las condiciones establecidas en los artículos 263 y 228, respectivamente, del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.

5 Si la decisión negativa se basa en el artículo 2, apartado 2, letra b), de la presente Decisión, la respuesta al solicitante deberá incluir una referencia a la persona física o jurídica titular de los derechos, cuando esta sea conocida, o, alternativamente, al cedente del que la Comisión haya obtenido el material en cuestión.

1 Los documentos serán facilitados en cualquier formato o lengua en que existan, en formato legible por máquina cuando resulte posible y oportuno.

2 No existirá ninguna obligación de crear, adaptar o actualizar documentos para satisfacer una solicitud, ni la de facilitar, cuando ello suponga un esfuerzo desproporcionado, extractos de documentos si ello conlleva algo más que una simple manipulación.

3 La presente Decisión no crea ninguna obligación para la Comisión de traducir los documentos solicitados a otras versiones lingüísticas oficiales diferentes de las disponibles en el momento de la solicitud.

4 No podrá exigirse a la Comisión ni a la Oficina de Publicaciones que continúen con la producción de determinados tipos de documentos o que los conserve en un determinado formato con el fin de que una persona física o jurídica pueda reutilizarlos.

1 En principio, la reutilización de documentos tendrá carácter gratuito.

2 En casos excepcionales, podrán cobrarse los costes marginales que hubieran acarreado la reproducción y difusión de los documentos.

3 En los casos en los que la Comisión decida adaptar un documento con el fin de satisfacer una solicitud específica, los costes derivados de tal adaptación podrán ser cobrados al solicitante. A la hora de evaluar la necesidad de cobrar dichos costes se tendrá en cuenta el esfuerzo necesario para la adaptación y las ventajas potenciales que pudiera reportar la reutilización a la Unión, por ejemplo en términos de difusión de información sobre el funcionamiento de la misma o de mejora de la imagen pública de la institución.

1 Las condiciones aplicables, así como las tarifas normales cobradas por los documentos disponibles para su reutilización, deberán ser fijadas y publicadas de antemano, mediante medios electrónicos cuando resulte posible y oportuno.

2 Se facilitará la búsqueda de documentos mediante dispositivos prácticos tales como un listado de los principales documentos disponibles para ser reutilizados.

1 Las condiciones que se apliquen para la reutilización de un documento no deberán ser discriminatorias para categorías comparables de reutilización.

2 La reutilización de documentos estará abierta a todos los actores potenciales del mercado. No se concederán derechos exclusivos.

3 No obstante, cuando sea necesario un derecho exclusivo para la prestación de un servicio de interés público, deberá reconsiderarse periódicamente, y en todo caso cada tres años, la validez del motivo que justificó la concesión del derecho exclusivo. Todo acuerdo exclusivo deberá ser transparente y hacerse público.

4 Podrán concederse derechos exclusivos a los editores de revistas científicas y académicas para los artículos basados en el trabajo de los funcionarios de la Comisión durante un período limitado.

1 Se establecerá un grupo interservicios presidido por el director general responsable de la presente Decisión o por su representante. Estará compuesto por representantes de las direcciones generales y servicios. Examinará cuestiones de interés común y elaborará un informe sobre la aplicación de la Decisión cada 12 meses.

2 El proyecto para la puesta en marcha del portal de datos será supervisado por un comité de dirección presidido por la Oficina de Publicaciones y compuesto por la Secretaría General, la Dirección General de Comunicación, la Dirección General de Sociedad de la Información y Medios de Comunicación, la Dirección General de Informática y otras direcciones generales que representan a los proveedores de datos. Podrá invitarse a otras instituciones a formar parte del comité en una fase posterior.

3 Las condiciones de la licencia abierta a que se refiere el artículo 6 se establecerán mediante acuerdo por parte de los directores generales responsables de la presente Decisión y de la ejecución administrativa de las decisiones relativas a los derechos de propiedad intelectual de la Comisión, previa consulta al grupo interservicios mencionado en el apartado 1.

La presente Decisión será revisada a los tres años de su entrada en vigor.

Queda derogada la Decisión 2006/291/CE, Euratom.