2011/833/UE: Décision de la Commission du 12 décembre 2011 relative à la réutilisation des documents de la Commission

La présente décision définit les conditions de réutilisation des documents détenus par la Commission ou, en son nom, par l’Office des publications de l’Union européenne (Office des publications) en vue de faciliter une réutilisation plus large des informations, d’améliorer l’image d’ouverture de la Commission et d’éviter une charge administrative inutile aux réutilisateurs d’informations comme aux services de la Commission.

1 La présente décision s’applique aux documents publics élaborés par la Commission ou par des entités publiques ou privées pour son compte: a) qui ont été publiés par la Commission ou, pour le compte de celle-ci, par l’Office des publications à l’aide de publications, de sites web ou d’outils de diffusion, ou b) qui n’ont pas été publiés pour des motifs économiques ou d’autres raisons pratiques, par exemple dans le cas d’études, de rapports et d’autres données.

2 La présente décision ne s’applique pas: a) aux logiciels ou documents couverts par des droits de propriété industrielle tels que les brevets, marques déposées, dessins déposés, logos et noms; b) aux documents dont la Commission n’est pas en mesure de permettre la réutilisation, compte tenu de droits de propriété intellectuelle appartenant à des tiers; c) aux documents qui, conformément aux règles établies par le règlement (CE) no 1049/2001, ne sont pas accessibles ou ne sont accessibles à un tiers qu’en application de règles particulières régissant l’accès préférentiel; d) aux données confidentielles telles que définies par le règlement (CE) no 223/2009 du Parlement européen et du Conseil ; e) aux documents résultant de projets de recherche exécutés par le personnel de la Commission, qui ne sont pas publiés ni disponibles dans une base de données publiées et dont la réutilisation influerait sur la validation des résultats provisoires de la recherche ou constituerait un motif de refus d’enregistrer des droits de propriété industrielle en faveur de la Commission.

3 La présente décision ne préjuge pas du règlement (CE) no 1049/2001 et n’en affecte en aucune manière les dispositions.

4 Rien dans la présente décision n’autorise la réutilisation de documents avec une intention trompeuse ou frauduleuse. La Commission prendra les mesures qui s’imposent pour protéger les intérêts et l’image de l’Union européenne auprès du public conformément aux règles applicables.

Aux fins de la présente décision, on entend par: 1. «document»: a) tout contenu, quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, d’enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel); b) toute partie de ce contenu; 2. «réutilisation», l’utilisation, par des personnes physiques ou morales, de documents à des fins commerciales ou non, autres que l’objectif initial pour lequel les documents ont été produits. L’échange de documents entre la Commission et d’autres organismes du secteur public qui les utilisent aux seules fins de l’accomplissement de leur mission de service public ne constitue pas une réutilisation; 3. «données à caractère personnel», les données définies à l’article 2, point a), du règlement (CE) no 45/2001; 4. «licence», l’octroi de l’autorisation de réutiliser des documents sous certaines conditions; «licence ouverte», une licence autorisant la réutilisation de documents à toutes les fins indiquées dans une déclaration unilatérale du titulaire des droits; 5. «lisible par machine», la qualité d’un document numérique suffisamment structuré pour que des applications logicielles puissent reconnaître sans ambiguïté chaque fait exposé et sa structure interne; 6. «données structurées», des données organisées de façon à permettre la reconnaissance sans ambiguïté de chaque fait exposé et de tous ses composants, comme dans les bases de données et feuilles de calcul par exemple; 7. «portail», un point d’accès unique aux données provenant de plusieurs sites web. Les sources génèrent les données ainsi que les métadonnées correspondantes. Les métadonnées nécessaires à l’indexation sont automatiquement récoltées par le portail et intégrées autant que nécessaire pour prendre en charge des fonctionnalités communes comme la recherche et l’établissement de liens. Le portail peut aussi conserver en mémoire cache des données provenant des sources mises à contribution afin d’améliorer les performances ou d’offrir des fonctionnalités supplémentaires.

Tous les documents sont réutilisables: a) à des fins commerciales ou non, aux conditions posées à l’article 6; b) sans frais, sous réserve des dispositions prévues à l’article 9; c) et sans qu’il soit nécessaire d’introduire une demande individuelle, sauf disposition contraire prévue à l’article 7. La présente décision est mise en œuvre dans le respect total des règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, et notamment du règlement (CE) no 45/2001.

La Commission met en place un portail en tant que point d’accès unique à ses données structurées de façon à faciliter l’établissement de liens et la réutilisation à des fins commerciales ou non. Les services de la Commission recenseront et mettront progressivement à disposition les données appropriées en leur possession. Le portail peut donner accès aux données des autres institutions, organes, offices et agences de l’Union à la demande de ces derniers.

1 Les documents sont mis à disposition pour être réutilisés sans qu’il faille en faire la demande, sauf indication contraire, et sans restriction ou, le cas échéant, en vertu d’une licence ouverte ou d’une clause de non-responsabilité fixant les conditions de réutilisation et décrivant les droits des réutilisateurs.

2 Ces conditions, qui ne limitent pas nécessairement les possibilités de réutilisation, peuvent comprendre: a) l’obligation, pour le réutilisateur, de citer la source des documents; b) l’obligation de ne pas altérer le sens ou le message originels des documents; c) la non-responsabilité de la Commission concernant toute conséquence de la réutilisation. S’il est nécessaire d’appliquer d’autres conditions à une catégorie particulière de documents, le groupe interservices visé à l’article 12 sera consulté.

1 Lorsqu’une demande individuelle de réutilisation est nécessaire, les services de la Commission l’indiquent clairement dans le document concerné ou dans l’avis qui y renvoie et fournissent l’adresse à laquelle la demande doit être présentée.

2 Les demandes individuelles de réutilisation sont traitées avec diligence par le service compétent de la Commission. Un accusé de réception est fourni au demandeur. Dans les 15 jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, le service de la Commission ou l’Office des publications autorise la réutilisation du document qui fait l’objet de la demande et en fournit une copie s’il y a lieu, ou fait part du refus total ou partiel de la demande en en précisant les motifs dans une réponse écrite.

3 Lorsque la demande de réutilisation porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, ou lorsque la demande doit être traduite, le délai prévu au paragraphe 2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de 15 jours ouvrables.

4 Lorsqu’une demande de réutilisation est refusée, le service de la Commission ou l’Office des publications informe le demandeur de son droit de saisir la Cour de justice de l’Union européenne ou de déposer plainte auprès du Médiateur européen, dans les conditions prévues respectivement aux articles 263 et 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

5 En cas de refus fondé sur l’article 2, paragraphe 2, point b), de la présente décision, la réponse au demandeur fait mention de la personne physique ou morale titulaire des droits, si elle est connue, ou à défaut du donneur de licence auprès duquel la Commission a obtenu le document en question, s’il est connu.

1 Les documents sont mis à disposition dans tout format ou toute langue préexistants, dans la mesure du possible et s’il y a lieu, sous une forme lisible par machine.

2 Cela n’emporte pas obligation de créer, d’adapter ou d’actualiser des documents pour répondre à la demande ni de fournir des extraits de documents lorsque cela exige des efforts disproportionnés dépassant le stade de la simple manipulation.

3 La présente décision n’emporte pas plus obligation, pour la Commission, de traduire les documents demandés dans d’autres langues officielles que celles déjà disponibles au moment de la demande.

4 La Commission ou l’Office des publications ne peuvent être tenus de poursuivre la production de certains types de documents ou de les conserver dans un format donné en vue de leur réutilisation par une personne physique ou morale.

1 La réutilisation de documents est en principe gratuite.

2 Dans des cas exceptionnels, les coûts marginaux inhérents à la reproduction et à la diffusion de documents peuvent être récupérés.

3 Lorsque la Commission décide d’adapter un document afin de satisfaire une demande particulière, les coûts inhérents à cette adaptation peuvent être récupérés auprès du demandeur. Pour évaluer la nécessité de récupérer ces coûts, il est tenu compte des efforts qu’exige l’adaptation des documents ainsi que des avantages potentiels que leur réutilisation peut procurer à l’Union, par exemple par la diffusion d’informations sur le fonctionnement de l’Union ou par l’amélioration de l’image de l’institution auprès du public.

1 Les conditions et les redevances types applicables aux documents disponibles à des fins de réutilisation sont fixées à l’avance et publiées, dans la mesure du possible et s’il y a lieu, sous forme électronique.

2 La recherche de documents est facilitée par des dispositions pratiques, telles que des répertoires des principaux documents disponibles à des fins de réutilisation.

1 Toute condition applicable en matière de réutilisation des documents est non discriminatoire pour des catégories comparables de réutilisation.

2 La réutilisation des documents est ouverte à tous les acteurs potentiels du marché. Il n’est accordé aucun droit d’exclusivité.

3 Cependant, lorsqu’un droit d’exclusivité est nécessaire à la prestation d’un service d’intérêt général, le bien-fondé de l’octroi de ce droit est réexaminé régulièrement et, dans tous les cas, après trois ans. Tout accord d’exclusivité est transparent et rendu public.

4 Il peut être accordé à des éditeurs de revues scientifiques et universitaires des droits d’exclusivité d’une durée limitée en ce qui concerne des articles basés sur les travaux de fonctionnaires de la Commission.

1 Il est institué un groupe interservices présidé par le directeur général responsable de la présente décision, ou par son représentant, et composé de représentants des directions générales et des services. Le groupe discute des questions d’intérêt commun et établit, tous les 12 mois, un rapport sur la mise en œuvre de la présente décision.

2 Un comité de pilotage présidé par l’Office des publications et composé de représentants du Secrétariat général, de la direction générale de la communication, de la direction générale de la société de l’information et des médias, de la direction générale de l’informatique et de plusieurs directions générales représentant les fournisseurs de données supervise les travaux qui aboutiront à la mise en place du portail de données. D’autres institutions peuvent être invitées à participer aux travaux du comité ultérieurement.

2 Les termes de la licence ouverte visée à l’article 6 sont définis dans un accord conclu, après consultation du groupe interservices visé au paragraphe 1, par le directeur général responsable de la présente décision et le directeur général responsable de l’exécution administrative des décisions relatives aux droits de propriété intellectuelle à la Commission.

La présente décision fait l’objet d’un réexamen trois ans après son entrée en vigueur.

La décision 2006/291/CE, Euratom est abrogée.