Beschluss des Präsidiums des Europäischen Parlaments vom 15. April 2013 über die Regeln zur Behandlung vertraulicher Informationen durch das Europäische Parlament

Dieser Beschluss regelt die Verwaltung und Behandlung vertraulicher Informationen durch das Europäische Parlament, einschließlich Erstellung, Erhalt, Übermittlung und Aufbewahrung solcher Informationen durch das Europäische Parlament, mit dem Ziel, dass die Informationen angemessen geschützt werden. Er setzt die Interinstitutionelle Vereinbarung und die Rahmenvereinbarung, insbesondere deren Anhang II, um.

Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Ausdruck a) „Informationen“ alle Informationen in schriftlicher oder mündlicher Form, ungeachtet des Mediums, in dem sie vorliegen, und ungeachtet des Verfassers; b) „vertrauliche Informationen“„Verschlusssachen“, und „sonstige vertrauliche Informationen“, die nicht als Verschlusssache eingestuft sind; c) „Verschlusssachen“„EU-Verschlusssachen“ und „gleichwertige Verschlusssachen“; d) „EU-Verschlusssachen“ (EUCI) alle Informationen und Materialien, die als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET, CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestuft werden und deren unbefugte Weitergabe den Interessen der Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten in unterschiedlichem Maß schaden könnte, unabhängig davon, ob die Informationen von durch die Verträge oder auf deren Grundlage eingerichteten Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen kommen; in diesem Zusammenhang bezeichnen Informationen und Materialien auf folgender Stufe: „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten außerordentlich schweren Schaden zufügen könnte; „SECRET UE/EU SECRET“: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten schweren Schaden zufügen könnte; „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten Schaden zufügen könnte; „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe für die wesentlichen Interessen der Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten nachteilig sein könnte; e) „gleichwertige Verschlusssachen“ Verschlusssachen, die von Mitgliedstaaten, Drittstaaten oder internationalen Organisation erstellt worden sind, deren Verschlusssachenkennzeichnung einer der Verschlusssachenkennzeichnungen für EUCI gleichwertig ist und die der Rat oder die Kommission dem Europäischen Parlament übermittelt hat; f) „sonstige vertrauliche Informationen“ alle sonstigen nicht als Verschlusssache eingestuften vertraulichen Informationen, darunter Informationen, die unter Datenschutzbestimmungen oder das Berufsgeheimnis fallen und die vom Europäischen Parlament erstellt oder ihm von anderen durch die Verträge oder auf deren Grundlage eingerichteten Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen oder von Mitgliedstaaten übermittelt worden sind; g) „Dokument“ aufgezeichnete Informationen aller Art, ungeachtet ihrer physischen Form oder Eigenschaften; h) „Materialien“ alle Dokumente oder hergestellte bzw. in der Herstellung befindliche Geräte oder Ausrüstungen; i) „berechtigtes Informationsinteresse“ das Bedürfnis einer Person, Zugang zu vertraulichen Informationen zu erhalten, um eine amtliche Funktion ausüben oder einen Auftrag ausführen zu können; j) „Ermächtigung“ bei Mitgliedern des Europäischen Parlaments eine Entscheidung des Präsidenten und bei Beamten des Europäischen Parlaments und sonstigen Parlamentsbediensteten, die für die Fraktionen tätig sind, eine Entscheidung des Generalsekretärs, mit der diesen Personen auf der Grundlage eines positiven Ergebnisses einer Sicherheitsüberprüfung, die von einer nationalen Sicherheitsbehörde nach einzelstaatlichem Recht und gemäß den in Anlage I Teil 2 aufgeführten Bestimmungen durchgeführt wird, individueller Zugang zu Verschlusssachen bis zu einer bestimmten Stufe gewährt wird; k) „Herabstufung“ eine Einstufung mit einem niedrigeren Geheimhaltungsgrad; l) „Freigabe“ die Aufhebung sämtlicher Geheimhaltungsgrade; m) „Kennzeichnung“ ein auf „sonstigen vertraulichen Informationen“ angebrachtes Zeichen, das für zuvor festgelegte spezifische Anweisungen bezüglich der Behandlung der Informationen oder des von einem bestimmten Dokument abgedeckten Bereichs steht; die Kennzeichnung kann auch auf Verschlusssachen angebracht werden, um zusätzliche Anforderungen an die Behandlung deutlich zu machen; n) „Aufhebung der Kennzeichnung“ die Beseitigung von Kennzeichnungen; o) „Urheber“ den ordnungsgemäß ermächtigten Verfasser vertraulicher Informationen; p) „Sicherheitshinweise“ die in Anlage II festgelegten Durchführungsmaßnahmen; q) „Behandlungsanweisungen“ die technischen Anweisungen an die Dienststellen des Parlaments hinsichtlich der Verwaltung vertraulicher Informationen.

1 Bei der Behandlung vertraulicher Informationen durch das Europäische Parlament sind die in Anlage I Teil 1 aufgeführten Grundsätze und Mindeststandards zu beachten.

2 Das Europäische Parlament richtet gemäß diesen Grundsätzen und Mindeststandards ein Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS) ein. Das ISMS besteht aus den Sicherheitshinweisen, den Behandlungsanweisungen und den anwendbaren Bestimmungen der Geschäftsordnung. Es zielt darauf ab, die parlamentarische und administrative Arbeit zu erleichtern und dabei den Schutz aller vom Europäischen Parlament behandelten vertraulichen Informationen unter uneingeschränkter Einhaltung der vom Urheber der Informationen aufgestellten und in den Sicherheitshinweisen vermerkten Regeln sicherzustellen. Die Verarbeitung vertraulicher Informationen durch automatisierte Kommunikations- und Informationssysteme (CIS) des Europäischen Parlaments erfolgt im Einklang mit dem Konzept der Informationssicherung, wie sie in Sicherheitshinweis 3 festgelegt sind.

3 Mitglieder des Europäischen Parlaments dürfen Verschlusssachen bis einschließlich Geheimhaltungsgrad CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL einsehen, ohne eine Sicherheitsüberprüfung absolviert zu haben.

4 Fallen die betreffenden Informationen unter die Einstufung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder eine gleichwertige Einstufung, wird Zugang nur den Mitgliedern des Europäischen Parlaments gewährt, die gemäß Absatz 5 vom Präsidenten dazu ermächtigt wurden oder die eine förmliche Erklärung über die Geheimhaltung des Inhalts der Informationen, über die Einhaltung der Verpflichtung zum Schutz von Informationen des Geheimhaltungsgrads CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und über die Kenntnisnahme von den Konsequenzen der Nichteinhaltung unterzeichnet haben.

5 Fallen die betreffenden Informationen unter die Einstufung SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder eine gleichwertige Einstufung, wird Zugang nur den Mitgliedern des Europäischen Parlaments gewährt, die vom Präsidenten dazu ermächtigt wurden, a) nachdem sie eine Sicherheitsüberprüfung gemäß Anlage I Teil 2 dieses Beschlusses absolviert haben oder b) nach Erhalt einer Mitteilung einer zuständigen nationalen Behörde, dass die betreffenden Mitglieder aufgrund ihrer Aufgaben gemäß dem nationalen Recht ordnungsgemäß ermächtigt sind.

6 Bevor ihnen Zugang zu Verschlusssachen gewährt wird, werden die Mitglieder des Europäischen Parlaments gemäß Anlage I über ihre Verantwortlichkeiten hinsichtlich des Schutzes derartiger Informationen belehrt und erkennen diese an. Sie werden zudem über die Mittel zur Sicherstellung des Schutzes belehrt.

7 Beamte des Europäischen Parlaments und sonstige Parlamentsbedienstete, die für die Fraktionen tätig sind, dürfen vertrauliche Informationen einsehen, wenn sie erwiesenermaßen ein „berechtigtes Informationsinteresse“ haben, und dürfen Informationen eines höheren Geheimhaltungsgrads als RESTREINT UE/EU RESTRICTED einsehen, wenn sie die entsprechende Stufe der Sicherheitsüberprüfung aufweisen. Der Zugang zu Verschlusssachen wird nur gewährt, wenn diese Personen über ihre Verantwortlichkeiten hinsichtlich des Schutzes solcher Informationen und über die Mittel zur Sicherstellung dieses Schutzes belehrt worden sind und hierzu schriftliche Weisungen erhalten haben und eine Erklärung unterzeichnet haben, mit der sie den Erhalt dieser Weisungen bestätigen und sich verpflichten, sie entsprechend den derzeitigen Sicherheitsvorschriften zu befolgen.

1 Der Präsident des Europäischen Parlaments, die Vorsitze der betroffenen Parlamentsausschüsse und der Generalsekretär bzw. eine von ihm schriftlich dazu ermächtigte Person dürfen entsprechend den Sicherheitshinweisen vertrauliche Informationen erstellen und/oder Informationen einstufen.

2 Bei der Erstellung von Verschlusssachen beachtet der Urheber den jeweils angemessenen Geheimhaltungsgrad nach Maßgabe der internationalen Standards und Definitionen nach Anlage I. Außerdem legt der Urheber in der Regel die Adressaten fest, die entsprechend dem Geheimhaltungsgrad ermächtigt werden sollen, die Informationen einzusehen. Diese Festlegung wird dem Referat Verschlusssachen (CIU) mitgeteilt, wenn das Dokument dort abgelegt wird.

3 „Sonstige vertrauliche Informationen“, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, sind nach Maßgabe der Anlagen I und II und der Behandlungsanweisungen zu behandeln.

1 Beim Europäischen Parlament eingegangene Informationen werden wie folgt weitergeleitet: a) Informationen mit dem Geheimhaltungsgrad RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder einem gleichwertigen Geheimhaltungsgrad und „sonstige vertrauliche Informationen“ an das Sekretariat des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers, von dem der Geheimhaltungsgrad beantragt wurde, oder unmittelbar an das CIU; b) Informationen mit dem Geheimhaltungsgrad CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder einem gleichwertigen Geheimhaltungsgrad an das CIU.

2 Für die Registrierung, die Aufbewahrung und die Rückverfolgbarkeit von vertraulichen Informationen sorgt entweder das Sekretariat des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers, bei dem die Informationen eingegangen sind, oder das CIU.

3 Im Fall von vertraulichen Informationen, die von der Kommission gemäß Anhang II Nummer 3.2 der Rahmenvereinbarung übermittelt werden, bzw. im Fall von Verschlusssachen, die vom Rat gemäß Artikel 5 Absatz 4 der Interinstitutionellen Vereinbarung übermittelt werden, wird die einvernehmlich festzulegende Regelung, mit der die Vertraulichkeit der Informationen gewahrt werden soll, zusammen mit den vertraulichen Informationen beim Sekretariat des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers oder beim CIU hinterlegt.

4 Die Regelung nach Absatz 3 kann sinngemäß auch bei der Übermittlung vertraulicher Informationen durch andere durch die Verträge oder auf deren Grundlage eingerichteten Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen oder durch die Mitgliedstaaten angewandt werden.

5 Damit ein Schutzniveau erreicht wird, das dem Geheimhaltungsgrad TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder einem gleichwertigen Geheimhaltungsgrad angemessen ist, setzt die Konferenz der Präsidenten einen Kontrollausschuss ein. Informationen mit dem Geheimhaltungsgrad TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder einem gleichwertigen Geheimhaltungsgrad sind dem Europäischen Parlament unter Anwendung zusätzlicher Vorkehrungen zu übermitteln, die zwischen dem Europäischen Parlament und dem Organ der Union, von dem die Informationen stammen, zu vereinbaren sind.

Das Europäische Parlament kann vorbehaltlich der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Urhebers oder gegebenenfalls des Organs der Union, das dem Europäischen Parlament Verschlusssachen übermittelt hat, die Verschlusssachen Dritten unter der Voraussetzung übermitteln, dass sie sicherstellen, dass bei der Behandlung der Verschlusssachen in ihren Dienststellen und Räumlichkeiten Bestimmungen eingehalten werden, die den in diesem Beschluss festgelegten Bestimmungen gleichwertig sind.

1 Das Europäische Parlament richtet für den Umgang mit vertraulichen Informationen einen gesicherten Bereich und gesicherte Leseräume ein.

2 Der gesicherte Bereich umfasst Einrichtungen zur Registrierung von Verschlusssachen, zur Einsichtnahme in sie sowie zu ihrer Archivierung, Übermittlung und Behandlung. Zu dem Bereich gehören unter anderem ein Leseraum und ein Sitzungsraum zur Einsichtnahme in Verschlusssachen, und der Bereich wird vom CIU verwaltet.

3 Außerhalb des gesicherten Bereichs können gesicherte Leseräume für die Einsichtnahme in Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder auf einer gleichwertigen Stufe eingestuft sind oder für die Einsichtnahme in „sonstige vertrauliche Information“ eingerichtet werden. Diese gesicherten Leseräume sind von den zuständigen Dienststellen der Sekretariate der parlamentarischen Gremien bzw. Amtsträger oder vom CIU zu verwalten. In ihnen darf es keine Fotokopiergeräte, Telefone, Faxgeräte, Scanner oder sonstige Ausrüstungen zur Vervielfältigung oder Weiterleitung von Dokumenten geben.

1 Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder auf einer gleichwertigen Stufe oder als „sonstige vertrauliche Information“ eingestuft sind, werden von den zuständigen Dienststellen der Sekretariate der parlamentarischen Gremien bzw. Amtsträger oder vom CIU, je nachdem, bei welcher Stelle die Informationen eingegangen sind, registriert und gespeichert.

2 Für die Behandlung von Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder auf einer gleichwertigen Stufe oder als „sonstige vertrauliche Information“ eingestuft sind, gelten folgende Bedingungen: a) Die Dokumente werden dem Leiter des Sekretariats persönlich ausgehändigt, der sie registriert und eine Empfangsbestätigung ausstellt; b) die Dokumente werden in einem abgeschlossenen Raum unter der Verantwortung des Sekretariats aufbewahrt, wenn sie gerade nicht verwendet werden; c) die Informationen dürfen auf keinen Fall auf einem anderen Medium gespeichert oder anderen Personen übermittelt werden. Entsprechende Dokumente dürfen nur mit ordnungsgemäß akkreditierten Geräten, die der Definition in den Sicherheitshinweisen entsprechen, vervielfältigt werden; d) der Zugang zu den Informationen ist auf die Personen beschränkt, die vom Urheber oder von dem Organ der Union, das dem Europäischen Parlament die Informationen übermittelt hat, gemäß den in Artikel 4 Absatz 2 bzw. Artikel 5 Absätze 3, 4 und 5 genannten Regelungen benannt worden sind; e) das Sekretariat des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers führt Aufzeichnungen über die Personen, die Einsicht in die Dokumente genommen haben, und über das Datum und die Uhrzeit der Einsichtnahme. Die Sekretariate der parlamentarischen Organe bzw. Amtsträger übermitteln dem CIU die Aufzeichnungen zum Zeitpunkt der Hinterlegung der Informationen beim CIU.

3 Informationen, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuft sind, werden vom CIU entsprechend der jeweiligen Geheimhaltungsstufe und den Festlegungen in den Sicherheitshinweisen im gesicherten Bereich registriert, behandelt und gespeichert.

4 Im Fall eines Verstoßes gegen die Regeln der Absätze 1 bis 3 unterrichtet der zuständige Beamte des Sekretariats des parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers oder des CIU den Generalsekretär, der die Angelegenheit an den Präsidenten weiterleitet, falls der Regelverstoß von einem Mitglied des Europäischen Parlaments begangen wurde.

1 Zugang zum gesicherten Bereich haben nur a) Personen, die gemäß Artikel 3 Absätze 4 bis 7 berechtigt sind, die dort bereitgehaltenen Informationen einzusehen, und die einen Antrag nach Artikel 10 Absatz 1 gestellt haben; b) Personen, die gemäß Artikel Absatz 1 berechtigt sind, Verschlusssachen zu erstellen, und die einen Antrag nach Artikel 10 Absatz 1 gestellt haben; c) die Beamten des Europäischen Parlaments, die zum CIU gehören; d) die für die Verwaltung des Kommunikations- und Informationssystems zuständigen Beamten des Europäischen Parlaments; e) erforderlichenfalls die für Sicherheit und Brandschutz zuständigen Beamten des Europäischen Parlaments; f) Reinigungspersonal, jedoch nur im Beisein und unter strenger Aufsicht eines Beamten des CIU.

2 Das CIU ist befugt, allen Personen den Zutritt zum gesicherten Bereich zu verwehren, die nicht zugangsberechtigt sind. Einsprüche gegen eine solche Zugangsverwehrung sind im Fall von Mitgliedern des Europäischen Parlaments, die Zugang beantragen, an den Präsidenten und in anderen Fällen an den Generalsekretär zu richten.

3 Der Generalsekretär kann eine Sitzung einer begrenzten Zahl von Personen im Sitzungsraum im gesicherten Bereich genehmigen.

4 Zugang zu einem gesicherten Leseraum haben nur a) die Mitglieder des Europäischen Parlaments, Beamte des Europäischen Parlaments und sonstige, für Fraktionen tätige Parlamentsbedienstete, die zum Zweck der Einsichtnahme in vertrauliche Informationen oder der Erstellung solcher Informationen gebührend ausgewiesen sind; b) die für die Verwaltung des Kommunikations- und Informationssystems zuständigen Beamten des Europäischen Parlaments, die Beamten des Sekretariats des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers, bei dem die Informationen eingegangen sind, und Beamte des CIU; c) erforderlichenfalls die für Sicherheit und Brandschutz zuständigen Beamten des Europäischen Parlaments; d) Reinigungspersonal, jedoch nur im Beisein und unter strenger Aufsicht eines im Sekretariat des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers oder im CIU tätigen Beamten.

5 Das zuständige Sekretariat des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers oder das CIU ist befugt, allen Personen den Zutritt zu einem gesicherten Leseraum zu verwehren, die nicht zugangsberechtigt sind. Einsprüche gegen eine solche Zugangsverwehrung sind im Fall von Mitgliedern des Europäischen Parlaments, die Zugang beantragen, an den Präsidenten und in anderen Fällen an den Generalsekretär zu richten.

1 Jede Person, die im gesicherten Bereich Einsicht in vertrauliche Informationen nehmen oder solche Informationen erstellen will, teilt dem CIU vorab ihren Namen mit. Das CIU prüft die Identität dieser Person und überprüft, ob sie gemäß Artikel 3 Absätze 3 bis 7, Artikel 4 Absatz 1 oder Artikel 5 Absätze 3, 4 und 5 zur Einsichtnahme bzw. zur Erstellung vertraulicher Informationen ermächtigt ist.

2 Jede Person, die nach Maßgabe von Artikel 3 Absätze 3 und 7 in einem gesicherten Leseraum Einsicht in vertrauliche Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig oder als „sonstige vertrauliche Informationen“ eingestuft wurden, nehmen will, teilt ihren Namen vorab den zuständigen Dienststellen des Sekretariats des parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers oder dem CIU mit.

3 Mit Ausnahme von außergewöhnlichen Umständen (zum Beispiel zahlreiche Anträge auf Einsichtnahme innerhalb einer kurzen Zeitspanne) darf jeweils nur einer Person gestattet werden, einzeln vertrauliche Informationen in der gesicherten Einrichtung im Beisein eines Beamten des Sekretariats des parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers oder des CIU einzusehen.

4 Während der Einsichtnahme sind der Kontakt mit der Außenwelt (auch über Telefon oder andere technische Hilfsmittel), das Aufzeichnen von Notizen und das Fotokopieren oder Fotografieren der eingesehenen vertraulichen Informationen untersagt.

5 Bevor einer Person gestattet wird, die gesicherte Errichtung zu verlassen, überprüft der Beamte des Sekretariats des parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers oder des CIU, dass die eingesehenen vertraulichen Informationen weiterhin unversehrt und vollständig vorhanden sind.

6 Im Fall eines Verstoßes gegen die vorstehenden Regeln unterrichtet der zuständige Beamte des Sekretariats des parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers oder des CIU den Generalsekretär, der die Angelegenheit an den Präsidenten weiterleitet, falls es sich um ein Mitglied des Europäischen Parlaments handelt.

1 Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig oder als „sonstige vertrauliche Informationen“ eingestuft wurden, können von Mitgliedern der Ausschüsse des Parlaments oder anderer politischer und administrativer Einrichtungen des Europäischen Parlaments in einer Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit außerhalb der gesicherten Einrichtungen eingesehen werden.

2 Unter den in Absatz 1 vorgesehenen Umständen sorgt das Sekretariat des für die Sitzung zuständigen parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers dafür, dass folgende Bedingungen erfüllt werden: a) Nur die vom Vorsitz des zuständigen Ausschusses bzw. der zuständigen Einrichtung zur Teilnahme an der Sitzung bestimmten Personen dürfen den Sitzungssaal betreten; b) alle Dokumente sind nummeriert, werden zu Beginn der Sitzung ausgeteilt und am Ende wieder eingesammelt, und es werden keine Aufzeichnungen, Fotokopien oder Fotografien davon gemacht; c) im Sitzungsprotokoll wird nicht auf den Inhalt der Erörterung der geprüften Informationen Bezug genommen. Nur der diesbezügliche Beschluss, sofern einer gefasst wurde, darf vermerkt werden; d) für vertrauliche Informationen, die Empfängern beim Europäischen Parlament mündlich übermittelt werden, gilt dasselbe Schutzniveau wie für in schriftlicher Form bereitgestellte vertrauliche Informationen; e) in den Sitzungssälen werden keine zusätzlichen Dokumentbestände bereitgehalten; f) Exemplare der Dokumente werden den Teilnehmern und den Dolmetschern zu Sitzungsbeginn nur in der notwendigen Anzahl ausgehändigt; g) zu Sitzungsbeginn gibt der Sitzungsvorsitz deutlich den Status der Dokumente in Bezug auf Einstufung/Kennzeichnung bekannt; h) die Teilnehmer nehmen keine Dokumente aus dem Sitzungssaal mit; i) das Sekretariat des parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers sammelt sämtliche Exemplare der Dokumente am Ende der Sitzung ein und führt über sie Buch; und j) elektronische Kommunikationsmittel oder andere elektronische Geräte werden nicht in den Sitzungssaal mitgenommen, in dem die vertrauliche Information eingesehen oder erörtert wird.

3 Wenn Informationen, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder gleichwertig eingestuft worden sind, in Übereinstimmung mit den in Anhang II Nummer 3.2.2 der Rahmenvereinbarung und in Artikel 6 Absatz 5 der Interinstitutionellen Vereinbarung festgelegten Ausnahmen in einer Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit erörtert werden, sorgt das Sekretariat des für die Sitzung zuständigen parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers neben der Sicherstellung der Einhaltung der Bestimmungen des Absatzes 2 dafür, dass die zur Teilnahme an der Sitzung bestimmten Personen den Anforderungen des Artikels 3 Absätze 4 und 7 genügen.

4 In dem in Absatz 3 vorgesehenen Fall stellt das CIU dem Sekretariat des für die Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit zuständigen parlamentarischen Gremiums bzw. Amtsträgers die benötigte Anzahl an Exemplaren der zu erörternden Dokumente zur Verfügung, und diese werden nach der Sitzung dem CIU zurückgegeben.

1 Im gesicherten Bereich werden Einrichtungen für eine gesicherte Archivierung geschaffen. Das CIU ist für die Führung des gesicherten Archivs entsprechend den auf die Archivierung bezogenen Standardkriterien zuständig.

2 Verschlusssachen, die endgültig beim CIU hinterlegt sind, und Informationen, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder gleichwertig eingestuft worden sind und beim Sekretariat des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers hinterlegt wurden, sind sechs Monate nach der letzten Einsichtnahme und spätestens ein Jahr, nachdem sie hinterlegt wurden, in die gesicherte Archivierung im gesicherten Bereich zu verbringen. „Sonstige vertrauliche Informationen“ werden vom Sekretariat des betreffenden parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers nach den allgemeinen Bestimmungen über die Dokumentenverwaltung archiviert, sofern sie nicht beim CIU hinterlegt worden sind.

3 Im gesicherten Archiv aufbewahrte vertrauliche Informationen können unter folgenden Bedingungen eingesehen werden: a) Nur namentlich oder durch ihre Funktion oder ihr Amt in dem Begleitdokument, das bei der Aufnahme der vertraulichen Informationen in das Archiv erstellt wurde, gekennzeichnete Personen sind zur Einsichtnahme in diese Informationen befugt; b) der Antrag auf Einsichtnahme in die vertraulichen Informationen ist dem CIU vorzulegen, das das betreffende Dokument dann in den gesicherten Leseraum verbringt; und c) die in Artikel 10 festgelegten Verfahren und Bedingungen bezüglich der Einsichtnahme in vertrauliche Informationen finden Anwendung.

1 Vertrauliche Informationen dürfen nur mit vorheriger Genehmigung des Urhebers und erforderlichenfalls nach Rücksprache mit anderen Beteiligten herabgestuft, freigegeben oder von der Kennzeichnung befreit werden.

2 Die Herabstufung bzw. die Freigabe ist schriftlich zu bestätigen. Dem Urheber obliegt es, die Empfänger des Dokuments über die Änderung der Einstufung zu informieren, und diesen obliegt es ihrerseits, die weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie des Dokuments zugeleitet haben, von der Änderung zu unterrichten. Soweit möglich, gibt der Urheber auf als Verschlusssache eingestuften Dokumenten den Zeitpunkt oder ein Ereignis, ab dem — oder eine Zeitspanne, in der — die in dem Dokument enthaltenen Informationen herabgestuft oder freigegeben werden können. Andernfalls überprüft er die betroffenen Dokumente in Abständen von höchstens fünf Jahren, um sich zu vergewissern, dass die ursprüngliche Einstufung nach wie vor erforderlich ist.

3 In den gesicherten Archiven aufbewahrte vertrauliche Informationen werden rechtzeitig, spätestens am 25. Jahrestag nach ihrer Erstellung, darauf hin überprüft, ob sie freigegeben oder herabgestuft werden sollen bzw. ob ihre Kennzeichnung aufgehoben werden soll. Die Überprüfung und Veröffentlichung solcher Informationen erfolgt gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft . Die Freigabe erfolgt gemäß Anlage I Teil 1 Abschnitt 10 durch den Urheber der vertraulichen Informationen oder durch die zu dem Zeitpunkt zuständige Dienststelle.

4 Nach der Freigabe werden die zuvor als Verschlusssache eingestuften und im gesicherten Archiv aufbewahrten Informationen dem historischen Archiv des Europäischen Parlaments zum Zweck der ständigen Aufbewahrung und der Weiterbehandlung nach den geltenden Bestimmungen zugeführt.

5 Nach der Aufhebung der Kennzeichnung unterliegen die zuvor als „sonstige vertrauliche Informationen“ eingestuften Informationen den beim Europäischen Parlament geltenden Bestimmungen über die Dokumentenverwaltung.

1 Ein Verstoß gegen die Geheimhaltungspflicht im Allgemeinen und gegen diesen Beschluss im Besonderen, zieht im Fall von Mitgliedern des Europäischen Parlaments die Anwendung der in der Geschäftsordnung des Europäischen Parlaments festgelegten einschlägigen Bestimmungen über Sanktionen nach sich.

2 Ein Verstoß durch einen Bediensteten des Europäischen Parlaments führt zur Anwendung der Verfahren und Sanktionen, die im Statut der Beamten der Europäischen Union und in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union, festgelegt durch die Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 („Beamtenstatut“) vorgesehen sind.

3 Bei einem Verstoß gemäß der Definition in Sicherheitshinweis 6 veranlasst der Präsident und/oder der Generalsekretär die erforderlichen Untersuchungen.

4 Wurden die vertraulichen Informationen dem Europäischen Parlament durch ein Organ der Union oder einen Mitgliedstaat übermittelt, unterrichten der Präsident und/oder der Generalsekretär das Organ der Union bzw. den betroffenen Mitgliedstaat über einen erwiesenen oder mutmaßlichen Verlust einer Verschlusssache oder eine erwiesene oder mutmaßliche Kenntnisnahme von einer Verschlusssache durch Unbefugte sowie über die Ergebnisse der Untersuchung und die Maßnahmen gegen eine Wiederholung des Vorfalls.

1 Der Generalsekretär arbeitet Vorschläge für gegebenenfalls notwendige Anpassungen dieses Beschlusses und seiner in den Anlagen festgelegten Durchführungsbestimmungen aus und legt sie dem Präsidium zur Entscheidung vor.

2 Der Generalsekretär ist für die Durchführung dieses Beschlusses durch die Dienststellen des Europäischen Parlaments verantwortlich und gibt in Übereinstimmung mit den Grundsätzen dieses Beschlusses die Behandlungsanweisungen in Bezug auf die unter das Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS) fallenden Angelegenheiten heraus.

3 Der Generalsekretär legt dem Präsidium einen Jahresbericht über die Anwendung dieses Beschlusses vor.

1 Nicht als Verschlusssache eingestufte Informationen, die beim CIU oder in einem anderen Archiv des Europäischen Parlaments vorliegen, als vertraulich gelten und vor dem 1. April 2014 datiert wurden, gelten für die Zwecke dieses Beschlusses als „sonstige vertrauliche Informationen“. Deren Urheber kann ihren Geheimhaltungsgrad jederzeit einer Überprüfung unterziehen.

2 Abweichend von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 8 Absatz 1 dieses Beschlusses sind Informationen, die aufgrund der in der Interinstitutionellen Vereinbarung vom Rat zur Verfügung gestellt und als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig eingestuft sind, während 12 Monaten ab dem 1. April 2014 beim CIU zu hinterlegen und von ihm zu registrieren und aufzubewahren. Derartige Informationen können nach Maßgabe von Artikel 4 Absatz 2 Buchstaben a und c sowie Artikel 5 Absatz 4 der Interinstitutionellen Vereinbarung eingesehen werden.

3 Der Beschluss des Präsidiums des Europäischen Parlaments vom 6. Juni 2011 über die Regeln zur Behandlung vertraulicher Informationen durch das Europäische Parlament wird aufgehoben.

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.