Directive d'exécution (UE) 2015/2392 de la Commission du 17 décembre 2015 relative au règlement (UE) n° 596/2014 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne le signalement aux autorités compétentes des violations potentielles ou réelles dudit règlement

La présente directive définit les règles précisant les procédures visées à l'article 32, paragraphe 1, du règlement (UE) no 596/2014, notamment les modalités pour le signalement et le suivi des signalements, ainsi que les mesures de protection des personnes travaillant dans le cadre d'un contrat de travail et les mesures de protection des données à caractère personnel.

Aux fins de la présente directive, on entend par: 1) «informateur», une personne qui signale une violation potentielle ou réelle du règlement (UE) no 596/2014 à l'autorité compétente; 2) «personne faisant l'objet d'un signalement», une personne accusée par l'informateur d'avoir commis, ou de vouloir commettre, une violation du règlement (UE) no 596/2014; 3) «signalement de violation», un rapport présenté par l'informateur à l'autorité compétente concernant une violation potentielle ou réelle du règlement (UE) no 596/2014.

1 Les États membres veillent à ce que les autorités compétentes disposent de membres de leur personnel spécialisés dans le traitement des signalements des violations (ci-après les «membres du personnel spécialisés»). Les membres du personnel spécialisés sont formés à cette fin.

2 Les membres du personnel spécialisés exercent les fonctions suivantes: a) communication à toute personne intéressée d'informations au sujet des procédures de signalement des violations; b) réception et suivi des signalements des violations; c) maintien des contacts avec l'informateur lorsque celui-ci a révélé son identité.

1 Les États membres veillent à ce que les autorités compétentes publient dans une section distincte, aisément identifiable et accessible de leur site internet les informations concernant la réception des signalements des violations énumérées au paragraphe 2.

2 Les informations visées au paragraphe 1 se composent de l'ensemble des éléments suivants: a) les canaux de communication pour la réception et le suivi des signalements des violations ainsi que pour contacter les membres du personnel spécialisés, visés à l'article 6, paragraphe 1, notamment: 1) les numéros de téléphone, en indiquant si les conversations passant par ces lignes téléphoniques sont enregistrées ou non; 2) les adresses électroniques et postales spécifiques, sécurisées et garantissant la confidentialité, permettant de contacter les membres du personnel spécialisés; b) les procédures applicables aux signalements des violations visées à l'article 5; c) les règles de confidentialité applicables aux signalements des violations conformément aux procédures applicables à ceux-ci visées à l'article 5; d) les procédures de protection des personnes travaillant dans le cadre d'un contrat de travail; e) un communiqué expliquant clairement que toute personne qui met des informations à la disposition de l'autorité compétente conformément au règlement (UE) no 596/2014 n'est pas considérée comme violant une quelconque restriction à la divulgation d'informations imposée par un contrat ou par une disposition législative, réglementaire ou administrative, et que sa responsabilité ne sera aucunement engagée en rapport avec cette divulgation.

3 Les autorités compétentes peuvent publier sur leur site internet des informations plus détaillées au sujet de la réception et du suivi des signalements visées au paragraphe 2.

1 Les procédures applicables aux signalements des violations visées à l'article 4, paragraphe 2, point b), indiquent clairement les informations suivantes: a) les signalements des violations peuvent aussi être réalisés de manière anonyme; b) la façon dont l'autorité compétente peut demander à l'informateur de clarifier les informations communiquées ou de fournir des informations supplémentaires dont il a connaissance; c) le type et le contenu du retour d'informations au sujet des résultats du signalement de violation qui sera transmis à l'informateur après le signalement, et les délais dans lesquels il devrait être transmis; d) les règles de confidentialité applicables aux signalements des violations, y compris une description détaillée des circonstances dans lesquelles les données confidentielles d'un informateur peuvent être divulguées conformément aux articles 27, 28 et 29 du règlement (UE) no 596/2014.

2 La description détaillée visée au paragraphe 1, point d), garantit que l'informateur est conscient des cas exceptionnels dans lesquels la confidentialité des données peut ne pas être garantie, notamment lorsque la divulgation de données constitue une obligation nécessaire et proportionnée prévue par la législation nationale ou de l'Union dans le cadre d'enquêtes ou de procédures judiciaires engagées ultérieurement, ou afin de garantir les libertés d'autres personnes, notamment les droits de la défense de la personne faisant l'objet d'un signalement, sous réserve en tout cas des garanties appropriées prévues dans ces dispositions législatives.

1 Les États membres veillent à ce que les autorités compétentes mettent en place des canaux de communication indépendants et autonomes, sûrs et garantissant la confidentialité, pour la réception et le suivi des signalements des violations (ci-après les «canaux de communication spécifiques»).

2 Les canaux de communication spécifiques sont considérés comme indépendants et autonomes pour autant qu'ils respectent l'ensemble des critères suivants: a) ils sont distincts des canaux de communication généraux de l'autorité compétente, notamment de ceux utilisés par l'autorité compétente pour la communication en interne et avec des tiers dans le cadre de ses activités habituelles; b) ils sont élaborés, mis en place et gérés de façon à garantir l'exhaustivité, l'intégrité et la confidentialité des informations et à empêcher l'accès à ces informations par des membres du personnel de l'autorité compétente non autorisés; c) ils permettent le stockage d'informations durables conformément à l'article 7 afin de permettre de nouvelles enquêtes.

3 Les canaux de communication spécifiques permettent de signaler les violations potentielles ou réelles de toutes les façons suivantes, au minimum: a) signalement par écrit des violations, au format électronique ou papier; b) signalement oral des violations, par téléphone, avec enregistrement ou non; c) rencontre en personne avec des membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente.

4 L'autorité compétente communique les informations visées à l'article 4, paragraphe 2, à l'informateur avant réception du signalement de violation, ou au plus tard au moment de la réception.

5 Elle veille également à ce qu'un signalement de violation reçu par l'intermédiaire d'autres canaux que les canaux de communication spécifiques visés au présent article soit rapidement transféré, sans aucune modification, aux membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente par les canaux de communication spécifiques.

1 Les États membres veillent à ce que les autorités compétentes tiennent un registre de tous les signalements de violations reçus.

2 Les autorités compétentes envoient rapidement un accusé de réception des signalements des violations écrits, à l'adresse postale ou électronique indiquée par l'informateur, sauf demande contraire explicite de celui-ci ou à moins que l'autorité compétente ait des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception d'un signalement écrit compromettrait la protection de l'identité de l'informateur.

3 Lorsqu'une ligne téléphonique enregistrée est utilisée pour le signalement de violations, l'autorité compétente a le droit de consigner le signalement oral sous la forme: a) d'un enregistrement audio de la conversation sur un support durable permettant l'accès aux informations; ou b) d'une transcription complète et précise de la conversation, réalisée par les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, l'autorité compétente lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de l'appel par l'apposition de sa signature.

4 Lorsqu'une ligne téléphonique non enregistrée est utilisée pour le signalement de violations, l'autorité compétente a le droit de consigner le signalement oral sous la forme d'un compte-rendu précis de la conversation réalisé par les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, l'autorité compétente lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le compte-rendu de l'appel par l'apposition de sa signature.

5 Lorsqu'une personne demande une rencontre en personne avec les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente afin de signaler une violation en vertu de l'article 6, paragraphe 3, point c), l'autorité compétente veille à ce qu'un compte-rendu complet et précis de la rencontre soit conservé sous une forme durable permettant l'accès aux informations. Elle a le droit de consigner la rencontre en personne sous la forme: a) d'un enregistrement audio de la conversation sur un support durable permettant l'accès aux informations; ou b) d'un compte-rendu précis de la rencontre réalisé par les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, l'autorité compétente lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le compte-rendu de la rencontre par l'apposition de sa signature.

1 Les États membres disposent de procédures garantissant un échange d'informations et une coopération efficaces entre les autorités compétentes et toute autre autorité pertinente jouant un rôle dans la protection des personnes travaillant dans le cadre d'un contrat de travail qui signalent des violations du règlement (UE) no 596/2014 à l'autorité compétente, ou sont accusées d'avoir commis de telles violations, contre les représailles, la discrimination ou d'autres types de traitement inéquitable auxquels elles pourraient être exposées à la suite du signalement des violations du règlement (UE) no 596/2014 ou en lien avec celui-ci.

2 Les procédures visées au paragraphe 1 garantissent au moins que: a) les informateurs ont accès à des informations et des recommandations détaillées sur les recours et procédures prévus par la législation nationale pour les protéger contre tout traitement inéquitable, notamment sur les procédures de demande d'une indemnisation financière; b) les autorités compétentes fournissent aux informateurs une assistance réelle devant toute autre autorité pertinente jouant un rôle dans la protection de ces derniers contre tout traitement inéquitable, notamment en certifiant le statut d'informateur de la personne dans le cadre de conflits du travail.

1 Les États membres veillent à ce que les autorités compétentes conservent les registres visés à l'article 7 au sein d'un système sécurisé et confidentiel.

2 L'accès au système visé au paragraphe 1 doit être soumis à des restrictions afin de garantir que les données qui y sont conservées soient uniquement accessibles aux membres du personnel de l'autorité compétente qui ont besoin de ces données dans l'exercice de leurs fonctions.

1 Les États membres veillent à ce que les autorités compétentes disposent de procédures adéquates pour la transmission, en leur sein et à des tiers, des données à caractère personnel de l'informateur et de la personne faisant l'objet d'un signalement.

2 Ils veillent également à ce que la transmission au sein ou en dehors de l'autorité compétente des données relatives au signalement d'une violation ne révèle pas, directement ou indirectement, l'identité de l'informateur ou de la personne faisant l'objet d'un signalement, ou toute autre référence à des circonstances qui permettrait de déduire l'identité de ces personnes, à moins qu'une telle transmission ne soit conforme aux règles de confidentialité visées à l'article 5, paragraphe 1, point d).

1 Lorsque l'identité des personnes faisant l'objet d'un signalement est inconnue du public, l'État membre concerné veille à ce que leur identité soit protégée au moins de la même façon que l'identité des personnes faisant l'objet d'une enquête de l'autorité compétente.

2 Les procédures établies à l'article 9 s'appliquent également à la protection de l'identité des personnes faisant l'objet d'un signalement.

Les États membres veillent à ce que leurs autorités compétentes révisent leurs procédures pour la réception des signalements des violations et leur suivi de manière régulière, au minimum une fois tous les deux ans. Lors de la révision de ces procédures, les autorités compétentes tiennent compte de leur expérience ainsi que de celle d'autres autorités compétentes et adaptent leurs procédures en conséquence et conformément aux évolutions du marché et des technologies.

Les États membres adoptent et publient, au plus tard le 3 juillet 2016, les dispositions législatives, réglementaires et administratives nécessaires pour se conformer à la présente directive. Ils communiquent immédiatement à la Commission le texte de ces dispositions. Ils appliquent ces dispositions à partir du 3 juillet 2016. Lorsque les États membres adoptent ces dispositions, celles-ci contiennent une référence à la présente directive ou sont accompagnées d'une telle référence lors de leur publication officielle. Les modalités de cette référence sont arrêtées par les États membres.

La présente directive entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Les États membres sont destinataires de la présente directive.