Règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012

1 Le présent règlement prévoit, pour certains documents publics qui sont délivrés par les autorités d'un État membre et qui doivent être présentés aux autorités d'un autre État membre, un système: a) de dispense de légalisation ou d'une formalité similaire; et b) de simplification d'autres formalités. Sans préjudice du premier alinéa, le présent règlement n'empêche pas une personne d'utiliser d'autres systèmes applicables dans un État membre concernant la légalisation ou une formalité similaire.

2 Le présent règlement établit également des formulaires types multilingues à utiliser en tant qu'aide à la traduction et à joindre aux documents publics concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire.

1 Le présent règlement s'applique aux documents publics délivrés par les autorités d'un État membre conformément au droit national de cet État membre qui doivent être présentés aux autorités d'un autre État membre et dont la finalité première est d'établir l'un ou plusieurs des faits suivants: a) la naissance; b) le fait d'être en vie; c) le décès; d) le nom; e) le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale; f) le divorce, la séparation de corps et l'annulation du mariage; g) le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré; h) la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l'annulation d'un partenariat enregistré; i) la filiation; j) l'adoption; k) le domicile et/ou la résidence; l) la nationalité; m) l'absence de casier judiciaire, à condition que les documents publics relatifs à cet élément soient délivrés pour un citoyen de l'Union par les autorités de l'État membre dont ce citoyen a la nationalité.

2 Le présent règlement s'applique également aux documents publics que des citoyens de l'Union résidant dans un État membre dont ils ne sont pas ressortissants peuvent être tenus de présenter lorsqu'ils souhaitent exercer leur droit de vote ou d'éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales dans leur État membre de résidence, dans les conditions prévues par la directive 93/109/CE et la directive 94/80/CE du Conseil , respectivement.

3 Le présent règlement ne s'applique pas: a) aux documents publics délivrés par les autorités d'un pays tiers; ni b) aux copies certifiées conformes des documents visés au point a) établies par les autorités d'un État membre.

4 Le présent règlement ne s'applique pas à la reconnaissance dans un État membre d'effets juridiques attachés au contenu de documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre.

Aux fins du présent règlement, on entend par: 1) «documents publics»: a) les documents émanant d'une autorité ou d'un fonctionnaire relevant d'une juridiction d'un État membre, y compris ceux qui émanent du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice; b) les documents administratifs; c) les actes notariés; d) les déclarations officielles telles que les mentions d'enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures apposées sur un acte sous seing privé; e) les documents établis par les agents diplomatiques ou consulaires d'un État membre agissant sur le territoire de tout État en leur qualité officielle, lorsque de tels documents doivent être présentés sur le territoire d'un autre État membre ou aux agents diplomatiques ou consulaires d'un autre État membre agissant sur le territoire d'un État tiers; 2) «autorité», une autorité publique d'un État membre ou une entité agissant en sa qualité officielle et habilitée en vertu du droit national à émettre ou à recevoir un document public visé par le présent règlement ou une copie certifiée conforme de ce document; 3) «légalisation», la formalité permettant d'attester l'authenticité de la signature du titulaire d'une charge publique, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont ce document est revêtu; 4) «formalité similaire», l'ajout de l'apostille prévue par la convention Apostille; 5) «autres formalités», l'obligation de fournir des copies certifiées conformes et des traductions de documents publics; 6) «autorité centrale», l'autorité ou les autorités qui ont été désignées par les États membres, conformément à l'article 15, pour exercer des fonctions liées à l'application du présent règlement; 7) «copie certifiée conforme», une copie d'un document public original qui est signée et attestée être une reproduction exacte et complète dudit document public original par une autorité habilitée à cet effet en vertu du droit national et relevant de l'État membre qui a initialement délivré le document public.

Les documents publics relevant du présent règlement et leurs copies certifiées conformes sont dispensés de toute forme de légalisation et de formalité similaire.

1 Lorsqu'un État membre exige la présentation de l'original d'un document public délivré par les autorités d'un autre État membre, les autorités de l'État membre où le document public est présenté n'exigent pas en outre la présentation d'une copie certifiée conforme de ce document.

2 Lorsqu'un État membre autorise la présentation d'une copie certifiée conforme d'un document public, les autorités de cet État membre acceptent une copie certifiée conforme établie dans un autre État membre.

1 Une traduction n'est pas requise lorsque: a) le document public est établi dans la langue officielle de l'État membre où le document est présenté ou, si cet État membre a plusieurs langues officielles, dans la langue officielle ou l'une des langues officielles du lieu où le document est présenté ou dans toute autre langue expressément acceptée par cet État membre; ou b) un document public concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, ou l'absence de casier judiciaire est accompagné, dans les conditions fixées par le présent règlement, d'un formulaire type multilingue, pour autant que l'autorité à laquelle le document public est présenté considère que les informations figurant sur ledit formulaire sont suffisantes pour traiter le document public.

2 Une traduction certifiée conforme, établie par une personne qualifiée pour ce faire conformément au droit d'un État membre, est acceptée dans tous les États membres.

1 Les documents publics concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire, communiqués par les États membres conformément à l'article 24, paragraphe 1, point c), sont, à la demande de la personne habilitée à recevoir le document public, accompagnés d'un formulaire type multilingue établi conformément au présent règlement.

2 Les formulaires types multilingues visés au paragraphe 1 sont délivrés par une autorité et sont revêtus de la date de leur délivrance ainsi que de la signature et, le cas échéant, du sceau ou du timbre de l'autorité de délivrance.

1 Les formulaires types multilingues visés à l'article 7, paragraphe 1, sont joints aux documents publics visés audit paragraphe, sont utilisés en tant qu'aide à la traduction et sont dépourvus de valeur juridique autonome.

2 Les formulaires types multilingues ne constituent pas l'un ou l'autre des documents suivants: a) des extraits d'actes de l'état civil; b) des copies intégrales d'actes de l'état civil; c) des extraits plurilingues d'actes de l'état civil; d) des extraits plurilingues et codés d'actes de l'état civil; ou e) des certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil.

3 Les formulaires types multilingues ne peuvent être utilisés que dans un État membre autre que celui dans lequel ils ont été délivrés.

1 Chaque formulaire type multilingue contient une partie standard, comprenant les éléments suivants: a) le titre du formulaire type multilingue; b) la base juridique pour sa délivrance; c) la désignation de l'État membre dans lequel il est délivré; d) un cadre contenant un «Avis important»; e) un cadre contenant une «Note à l'intention de l'autorité de délivrance»; f) un certain nombre de rubriques standard et leurs numéros de code; et g) un «Cadre pour la signature».

2 Les parties standard à intégrer dans les formulaires types multilingues concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire, ainsi que les glossaires multilingues des rubriques standard, figurent respectivement aux annexes I à XI.

3 Chaque formulaire type multilingue contient également, le cas échéant, une partie non standard comprenant des rubriques propres à chaque pays destinées à refléter le contenu du document public auquel le formulaire type multilingue doit être joint et les numéros de code de ces rubriques.

4 Les rubriques propres à chaque pays visées au paragraphe 3 du présent article sont communiquées par les États membres à la Commission conformément à l'article 24, paragraphe 2.

5 Chaque formulaire type multilingue contient également un glossaire multilingue des rubriques standard et des rubriques propres à chaque pays dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union.

1 Les formulaires types multilingues sont remplis par l'autorité de délivrance dans la langue officielle de son État membre ou, si ce dernier a plusieurs langues officielles, dans la langue officielle ou une des langues officielles du lieu où le formulaire est délivré.

2 La partie standard et les rubriques propres à chaque pays des formulaires types multilingues sont rédigées dans les deux langues officielles suivantes: a) la langue officielle de l'État membre dans lequel le formulaire type multilingue est délivré ou, si cet État membre a plusieurs langues officielles, la langue officielle ou une des langues officielles du lieu où le formulaire type multilingue est délivré, cette langue étant également une des langues officielles des institutions de l'Union; et b) la langue officielle de l'État membre dans lequel le document public auquel est joint le formulaire type multilingue doit être présenté ou, si cet État a plusieurs langues officielles, la langue officielle ou une des langues officielles du lieu où le document public auquel est joint le formulaire doit être présenté, cette langue étant également l'une des langues officielles des institutions de l'Union.

3 La partie standard et les rubriques propres à chaque pays rédigées dans les deux langues visées au paragraphe 2 du présent article et le glossaire multilingue visé à l'article 9, paragraphe 5, sont inclus dans un seul formulaire type multilingue.

Afin de faciliter davantage la libre circulation des documents publics dans l'Union, les États membres veillent à ce que les frais d'obtention d'un formulaire type multilingue ne dépassent pas le coût de production du formulaire type multilingue ou du document public auquel le formulaire est joint, la valeur la plus faible étant retenue.

Le portail européen e-Justice reprend, pour chaque État membre, des modèles de formulaires types multilingues concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale) et, le cas échéant, le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire, établis conformément au présent règlement dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union et comprenant: a) les parties standard décrites aux annexes I à XI; et b) les rubriques propres à chaque pays communiquées par les États membres à la Commission conformément à l'article 24, paragraphe 2.

Le système d'information du marché intérieur (IMI) institué par le règlement (UE) no 1024/2012 est utilisé aux fins des articles 14 et 16 et de l'article 22, paragraphes 1 et 2, du présent règlement.

1 Si les autorités d'un État membre dans lequel est présenté un document public ou sa copie certifiée conforme ont des doutes raisonnables en ce qui concerne l'authenticité de ce document public ou de sa copie certifiée conforme, elles prennent les mesures suivantes pour lever ces doutes: a) vérifier les modèles disponibles de documents versés au répertoire de l'IMI visé à l'article 22; b) si un doute subsiste, présenter une demande d'informations par l'intermédiaire de l'IMI: i) à l'autorité qui a délivré le document public ou, le cas échéant, à l'autorité qui a établi la copie certifiée conforme, ou à ces deux autorités; ou ii) à l'autorité centrale compétente.

2 Les doutes raisonnables en ce qui concerne l'authenticité d'un document public ou de sa copie certifiée conforme visés au paragraphe 1 peuvent porter notamment sur: a) l'authenticité de la signature; b) la qualité en laquelle le signataire du document a agi; c) l'identité du sceau ou du timbre; d) le fait que le document puisse avoir été falsifié ou altéré.

3 Les demandes d'informations introduites en vertu du présent article sont motivées.

4 Les demandes d'informations introduites en vertu du présent article sont accompagnées d'une copie du document public concerné ou de sa copie certifiée conforme, transmise par la voie électronique par l'intermédiaire de l'IMI. Ces demandes et les réponses à celles-ci sont exonérées de tout impôt, droit ou taxe.

5 Les autorités répondent aux demandes d'informations introduites en vertu du présent article dans le délai le plus bref possible et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas cinq jours ouvrables ou dix jours ouvrables lorsque la demande est traitée par l'intermédiaire d'une autorité centrale compétente. Dans des circonstances exceptionnelles, si les délais visés au premier alinéa ne peuvent pas être respectés, l'autorité requise et l'autorité requérante conviennent de leur prolongation.

6 Si l'authenticité du document public ou de sa copie certifiée conforme n'est pas confirmée, l'autorité requérante n'est pas tenue de traiter ce document ou sa copie.

1 Aux fins du présent règlement, chaque État membre désigne au moins une autorité centrale.

2 Lorsqu'un État membre a désigné plus d'une autorité centrale, il indique celle à laquelle des communications peuvent être adressées en vue de leur transmission à l'autorité compétente au sein de cet État membre.

Les autorités centrales fournissent une assistance dans le cadre des demandes d'informations prévues à l'article 14 et, notamment, elles: a) transmettent, reçoivent ces demandes et, le cas échéant, y répondent; et b) fournissent les informations nécessaires pour y répondre.

1 Le présent règlement est sans préjudice de l'application d'autres dispositions du droit de l'Union concernant la légalisation, une formalité similaire ou d'autres formalités, et les complète.

2 Le présent règlement est sans préjudice de l'application du droit de l'Union relatif aux signatures électroniques et à l'identification électronique.

3 Le présent règlement est sans préjudice du recours à d'autres systèmes de coopération administrative institués par le droit de l'Union qui prévoient l'échange d'informations entre les États membres dans des domaines particuliers.

À l'annexe du règlement (UE) no 1024/2012, le point suivant est ajouté: «9. Règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) no 1024/2012 : articles 14 et 16 et article 22, paragraphes 1 et 2.

1 Le présent règlement est sans préjudice de l'application des conventions internationales auxquelles un ou plusieurs États membres sont parties à la date d'adoption du présent règlement et qui portent sur des matières relevant de celui-ci.

2 Nonobstant le paragraphe 1, le présent règlement prévaut, pour les questions auxquelles il s'applique et dans la mesure qu'il prévoit, sur d'autres dispositions contenues dans des accords ou arrangements bilatéraux ou multilatéraux conclus par les États membres dans les rapports entre les États membres qui y sont parties.

3 Le présent article est sans préjudice de l'article 1er, paragraphe 1, deuxième alinéa.

4 Le présent règlement n'empêche pas les États membres de négocier, de conclure, de modifier, d'appliquer ou d'adhérer à des accords internationaux et des arrangements avec des pays tiers en matière de légalisation ou de formalité similaire concernant des documents publics relatifs à des questions relevant du présent règlement, et qui sont délivrés par les autorités d'États membres ou de pays tiers et destinés à être utilisés dans les relations entre les États membres et les pays tiers concernés. Le présent règlement n'empêche pas les États membres de statuer sur l'acceptation de l'adhésion de nouvelles parties contractantes aux accords et arrangements auxquels un ou plusieurs États membres sont parties ou peuvent décider d'être parties.

1 L'échange et la transmission d'informations et de documents par les États membres en vertu du présent règlement ont pour seule finalité la vérification par les autorités compétentes de l'authenticité de documents publics par l'intermédiaire de l'IMI.

2 Le présent règlement est sans préjudice de l'application des dispositions législatives, réglementaires et administratives des États membres relatives à l'accès du public aux documents publics.

La Commission et les États membres mettent les informations en rapport avec le contenu du présent règlement à la disposition du public par des moyens appropriés, notamment par le biais du portail européen e-Justice et des sites internet des autorités des États membres.

1 Au plus tard le 16 août 2018, les États membres utilisent l'IMI pour communiquer les informations suivantes: a) le nom de la ou des autorités centrales désignées en vertu de l'article 15, paragraphe 1, accompagné de leurs coordonnées et, le cas échéant, de l'information visée à l'article 15, paragraphe 2; b) les modèles des documents publics les plus communément utilisés au titre de leur droit national respectif ou, lorsqu'il n'existe pas de modèle, les informations relatives aux caractéristiques spécifiques du document public concerné; et c) des versions anonymisées de documents falsifiés qui ont été détectés.

2 Les États membres utilisent l'IMI pour communiquer toute modification ultérieure des informations visées au paragraphe 1.

3 La Commission rend publiques, par tout moyen approprié: a) les informations visées au paragraphe 1, point a); b) toute information visée au paragraphe 1, point b), qui est à la disposition du public au titre du droit de l'État membre dont les autorités ont délivré le document public.

1 Il est institué un comité ad hoc, composé de représentants de la Commission et des États membres et présidé par un représentant de la Commission.

2 Le comité ad hoc visé au paragraphe 1 prend toute mesure nécessaire pour faciliter l'application du présent règlement, notamment en facilitant les échanges et les mises à jour régulières des bonnes pratiques relatives: a) à l'application du présent règlement entre les États membres; b) à la prévention de la fraude concernant des documents publics, des copies certifiées conformes et des traductions certifiées conformes; c) à l'utilisation des versions électroniques des documents publics; d) à l'utilisation des formulaires types multilingues; e) aux documents falsifiés qui ont été détectés.

1 Au plus tard le 16 août 2018, les États membres communiquent à la Commission: a) les langues qu'ils accepteront pour les documents publics qui doivent être présentés à leurs autorités en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point a); b) une liste indicative des documents publics qui relèvent du champ d'application du présent règlement; c) la liste des documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints en tant qu'aide utile à la traduction; d) s'il en existe, les listes de personnes qualifiées, conformément au droit national, pour établir des traductions certifiées conformes; e) une liste indicative des types d'autorités habilitées par le droit national à établir des copies certifiées conformes; f) des informations relatives aux moyens permettant d'identifier les traductions certifiées conformes et les copies certifiées conformes; et g) des informations relatives aux caractéristiques spécifiques des copies certifiées conformes.

2 Au plus tard le 16 février 2017, chaque État membre communique à la Commission, dans sa ou ses langues officielles, qui est ou sont aussi une ou des langues officielles des institutions de l'Union, les rubriques qui lui sont propres et qui doivent figurer dans les formulaires multilingues concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale) et, le cas échéant, le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire.

3 Au plus tard le 16 février 2018, la Commission publie les listes de rubriques propres à chaque pays qu'elle a reçues en application du paragraphe 2 au Journal officiel de l'Union européenne et sur le portail européen e-Justice dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union.

4 Les États membres communiquent à la Commission toute modification ultérieure des informations visées aux paragraphes 1 et 2.

5 La Commission rend publiques, par le biais du portail européen e-Justice: a) les informations visées au paragraphe 1, points a) à f); et b) les informations visées au paragraphe 1, point g), qui sont à la disposition du public au titre du droit de l'État membre dont les autorités ont établi la copie certifiée conforme.

1 Les États membres notifient à la Commission les modifications apportées aux rubriques qui leur sont propres visées à l'article 24, paragraphe 2.

2 La Commission publie les modifications, visées au paragraphe 1, apportées aux rubriques propres à chaque pays au Journal officiel de l'Union européenne.

3 La Commission rend publiques les modifications, visées au paragraphe 1, apportées aux rubriques propres à chaque pays par le biais du portail européen e-Justice et modifie en conséquence les modèles de formulaires types multilingues pour chaque État membre.

1 Au plus tard le 16 février 2024, et par la suite au plus tard tous les trois ans, la Commission présente au Parlement européen, au Conseil et au Comité économique et social européen un rapport sur l'application du présent règlement qui comporte notamment une évaluation de toutes les expériences pratiques pertinentes pour la coopération entre autorités centrales. Ce rapport comporte également une évaluation de l'opportunité: a) d'étendre le champ d'application du présent règlement aux documents publics se rapportant à des questions autres que celles visées à l'article 2 et au paragraphe 2, point a), du présent article; b) dans l'éventualité d'une extension du champ d'application visée au point a) du présent paragraphe, d'établir des formulaires types multilingues pour des documents publics portant sur les questions identifiées au point a) du présent paragraphe auxquelles le champ d'application du présent règlement est susceptible d'être étendu; et c) d'utiliser des systèmes électroniques pour la transmission directe de documents publics et l'échange d'informations entre les autorités des États membres afin d'exclure toute possibilité de fraude en rapport avec les questions relevant du présent règlement.

2 Au plus tard le 16 février 2021, la Commission présente au Parlement européen, au Conseil et au Comité économique et social européen un rapport d'évaluation sur l'opportunité: a) d'étendre le champ d'application du présent règlement aux: i) documents publics relatifs au statut et à la représentation juridiques d'une société ou d'une autre entreprise; ii) diplômes, certificats et autres titres officiels; et iii) documents publics attestant un handicap officiellement reconnu; b) d'établir des formulaires types multilingues concernant: i) les documents publics visés à l'article 2, paragraphe 1, pour lesquels aucun formulaire type multilingue n'est établi par le présent règlement; et ii) les documents publics portant sur les questions identifiées au point a) du présent paragraphe auxquelles le champ d'application du présent règlement est susceptible d'être étendu; c) d'utiliser des systèmes électroniques pour la transmission directe de documents publics et l'échange d'informations entre les autorités des États membres afin d'exclure toute possibilité de fraude en rapport avec les questions relevant du présent règlement.

3 Les rapports visés aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés, s'il y a lieu, de propositions d'adaptation, pour ce qui est notamment d'étendre le champ d'application du présent règlement à des documents publics concernant de nouvelles questions, comme le prévoient le paragraphe 1, point a), et le paragraphe 2, point a), d'établir de nouveaux formulaires types multilingues, comme le prévoient le paragraphe 1, point b), et le paragraphe 2, point b), et d'utiliser des systèmes électroniques pour la transmission directe de documents publics et l'échange d'informations entre les autorités des États membres, comme le prévoient le paragraphe 1, point c), et le paragraphe 2, point c).

1 Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

2 Il est applicable à partir du 16 février 2019, à l'exception: a) de l'article 24, paragraphe 2, qui s'applique à partir du 16 février 2017; b) de l'article 12 et de l'article 24, paragraphe 3, qui s'appliquent à partir du 16 février 2018; et c) de l'article 22 et de l'article 24, paragraphe 1, qui s'appliquent à partir du 16 août 2018.