Decisión (UE) 2018/201 del Consejo, de 23 de enero de 2018, por la que se establece la posición que debe adoptarse en nombre de la Unión, en el seno del Comité Mixto de Facilitación de Visados instituido por el Acuerdo entre la Unión Europea y la República de Azerbaiyán sobre la facilitación de la expedición de visados, con respecto a la adopción de su reglamento interno

La posición que debe adoptarse, en nombre de la Unión, en el seno del Comité Mixto de Facilitación de Visados creado por el Acuerdo entre la Unión Europea y la República de Azerbaiyán sobre la facilitación de la expedición de visados, con respecto a la adopción de su reglamento interno se basará en el proyecto de Decisión del Comité Mixto de Facilitación de Visados que se adjunta a la presente Decisión.

La presente Decisión entrará en vigor en la fecha de su adopción.

El Comité Mixto de Facilitación de Visados (en lo sucesivo, «Comité») será presidido conjuntamente por un representante de la Unión Europea y un representante de la República de Azerbaiyán.

1 De conformidad con el artículo 12, apartado 2, del Acuerdo, las funciones del Comité serán, en particular, las siguientes: a) supervisar la aplicación del Acuerdo; b) proponer modificaciones del Acuerdo o adiciones a este; c) resolver los litigios resultantes de la interpretación o aplicación de las disposiciones del Acuerdo.

2 El Comité podrá adoptar recomendaciones que contengan directrices o «mejores prácticas» que contribuyan a la aplicación del Acuerdo.

1 El Comité se reunirá siempre que sea necesario, a instancia de las Partes, y al menos una vez al año.

2 Salvo que se acuerde de otro modo, las Partes se alternarán para actuar como anfitrionas de las reuniones.

3 Las reuniones del Comité serán convocadas por los copresidentes.

4 Los copresidentes fijarán una fecha para la reunión e intercambiarán todos los documentos necesarios con la antelación suficiente para permitir su adecuada preparación, treinta días antes de la reunión.

5 La Parte anfitriona se encargará de los aspectos logísticos.

Las Partes se notificarán mutuamente, al menos siete días antes de la reunión, la composición prevista de su delegación.

1 Los copresidentes establecerán el orden del día provisional de cada reunión con una antelación mínima de catorce días. En el orden del día provisional figurarán los puntos cuya inclusión haya sido solicitada a cualquiera de los copresidentes como mínimo catorce días antes de la reunión.

2 Cada una de las Partes podrá añadir otros puntos al orden del día provisional en cualquier momento previo a la reunión, con el acuerdo de la otra Parte. Las peticiones de añadir puntos al orden del día provisional se enviarán por escrito y se atenderán en la medida de lo posible.

3 Los copresidentes aprobarán el orden del día definitivo al principio de cada reunión. Los puntos que no figuren en el orden del día provisional podrán incluirse en él con el acuerdo de las Partes y se abordarán en la medida de lo posible.

1 El copresidente de la parte anfitriona de la reunión preparará, a la mayor brevedad, el proyecto de acta de la reunión.

2 En relación con cada punto del orden del día, el acta incluirá, por regla general, lo siguiente: a) la documentación presentada al Comité; b) las declaraciones cuya inclusión haya solicitado una de las Partes; y c) las decisiones tomadas, las recomendaciones formuladas y las conclusiones adoptadas sobre cualquier punto concreto.

3 El acta incluirá la lista de los miembros de cada delegación, con indicación del ministerio, agencia o institución que cada uno de ellos represente.

4 El acta será aprobada por el Comité en su reunión siguiente.

1 El Comité adoptará sus decisiones de común acuerdo entre ambas Partes.

2 Las decisiones del Comité se denominarán «Decisiones» e irán seguidas de un número de serie y de una descripción de su objeto. Se indicará asimismo la fecha de entrada en vigor de la decisión. Las Decisiones irán firmadas por los representantes del Comité que estén autorizados para actuar en nombre de las Partes. Las Decisiones se redactarán en doble ejemplar, siendo ambas versiones igualmente auténticas.

3 Los apartados 1 y 2 se aplicarán, mutatis mutandis, a las recomendaciones del Comité.

1 Cada Parte será responsable de los gastos en que incurra como consecuencia de su participación en las reuniones de1 Comité, tales como gastos de personal, gastos de viaje y dietas y gastos postales o de telecomunicaciones.

2 Los demás gastos derivados de la organización de las reuniones correrán a cargo de la Parte anfitriona de la reunión, salvo decisión contraria decidida por las Partes.

1 Salvo decisión en contrario, las reuniones del Comité no serán públicas.

2 Las actas y demás documentos del Comité se considerarán confidenciales.

3 De común acuerdo entre ambos copresidentes, podrá invitarse a participantes que no sean funcionarios de las Partes ni de los Estados miembros y estarán sujetos a los mismos requisitos de confidencialidad que ellos.

4 Las Partes podrán organizar sesiones informativas públicas o informar por otros medios a los interesados de los resultados de las reuniones del Comité Mixto de Facilitación de Visados.

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.