Décision (UE) 2018/201 du Conseil du 23 janvier 2018 relative à la position à prendre au nom de l'Union au sein du comité mixte sur la facilitation de la délivrance de visas institué en vertu de l'accord entre l'Union européenne et la République d'Azerbaïdjan visant à faciliter la délivrance de visas, en ce qui concerne l'adoption de son règlement intérieur

La position à prendre au nom de l'Union au sein du comité mixte sur la facilitation de la délivrance de visas institué en vertu de l'accord entre l'Union européenne et la République d'Azerbaïdjan visant à faciliter la délivrance de visas, en ce qui concerne l'adoption de son règlement intérieur, est fondée sur le projet de décision du comité mixte sur la facilitation de la délivrance de visas joint à la présente décision.

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Le comité mixte sur la facilitation de la délivrance de visas (ci-après dénommé «comité mixte») est présidé conjointement par un représentant de l'Union européenne et par un représentant de la République d'Azerbaïdjan.

1 Conformément à l'article 12, paragraphe 2, de l'accord, le comité mixte est notamment chargé des tâches suivantes: a) suivre la mise en œuvre de l'accord; b) proposer des modifications ou des ajouts à l'accord; c) résoudre les litiges liés à l'interprétation ou à l'application des dispositions de l'accord.

2 Le comité mixte peut se mettre d'accord sur des recommandations contenant des lignes directrices ou des «meilleures pratiques» destinées à favoriser la mise en œuvre de l'accord.

1 Le comité mixte se réunit chaque fois que nécessaire, à la demande des parties, et au moins une fois par an.

2 Sauf accord contraire, les parties accueillent les réunions à tour de rôle.

3 Les réunions du comité mixte sont convoquées par les coprésidents.

4 Les coprésidents fixent une date pour la réunion et s'échangent en temps utile tous documents nécessaires à une préparation correcte, trente jours avant la réunion.

5 La partie accueillant une réunion se charge des arrangements nécessaires concernant les aspects logistiques.

Les parties se notifient la composition prévue de leur délégation au moins sept jours avant une réunion.

1 Les coprésidents établissent un ordre du jour provisoire de chaque réunion, au plus tard quatorze jours avant celle-ci. L'ordre du jour provisoire comporte les points dont la demande d'inscription à l'ordre du jour a été reçue par l'un ou l'autre des coprésidents au plus tard quatorze jours avant la réunion.

2 Chaque partie peut ajouter des points à l'ordre du jour provisoire à tout moment avant la réunion, avec l'accord de l'autre partie. Les demandes d'ajout de points à l'ordre du jour provisoire sont présentées par écrit et prises en considération dans la mesure du possible.

3 L'ordre du jour définitif est arrêté par les coprésidents au début de chaque réunion. Un point ne figurant pas à l'ordre du jour provisoire peut être ajouté avec l'accord des deux parties et est examiné dans la mesure du possible.

1 Un projet de minutes est préparé dès que possible par le coprésident de la partie accueillant la réunion.

2 Les minutes indiquent, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour: a) les documents soumis au comité mixte; b) les déclarations dont une partie a demandé l'inscription; et c) les décisions prises, les recommandations émises et les conclusions adoptées sur un point spécifique.

3 Les minutes comprennent la liste des participants de chaque délégation, ainsi que l'indication du ministère, de l'organisme ou de l'institution qu'ils représentent.

4 Les minutes sont approuvées par le comité mixte lors de sa réunion suivante.

1 Les décisions du comité mixte sont prises d'un commun accord entre les parties.

2 Chaque décision du comité mixte porte l'intitulé «décision» suivi d'un numéro d'ordre et d'une description de son objet. La date à laquelle la décision prend effet est également indiquée. Les décisions sont signées par les représentants du comité mixte qui sont autorisés à agir au nom des parties. Elles sont établies en double exemplaire, chaque copie faisant également foi.

3 Les paragraphes 1 et 2 s'appliquent mutatis mutandis aux recommandations du comité mixte.

1 Chaque partie prend en charge les dépenses qu'elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité mixte, y compris les frais de personnel, de voyage et de séjour ainsi que les dépenses relatives au courrier postal et aux télécommunications.

2 Les autres dépenses afférentes à l'organisation des réunions sont prises en charge par la partie accueillant la réunion, sauf décision contraire des parties.

1 Sauf décision contraire du comité mixte, ses réunions ne sont pas publiques.

2 Les minutes et les autres documents du comité mixte sont traités comme confidentiels.

3 Des participants autres que des fonctionnaires des parties et des États membres peuvent être invités avec l'accord des deux coprésidents et sont soumis aux mêmes exigences de confidentialité.

4 Les parties peuvent organiser des séances d'information publiques ou communiquer de toute autre manière au public intéressé les résultats des réunions du comité mixte.

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.