Verwaltungsrat von Europol — Geschäftsordnung

1 Der Verwaltungsrat besteht aus einem Vertreter jedes Mitgliedstaats und einem Vertreter der Kommission. Jeder Vertreter ist stimmberechtigt.

2 Jedes Verwaltungsratsmitglied hat einen Stellvertreter. Das stellvertretende Mitglied vertritt das Mitglied in dessen Abwesenheit. An einer Sitzung des Verwaltungsrats können sowohl das Mitglied als auch sein Stellvertreter teilnehmen.

3 Die Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder des Verwaltungsrats werden unter Berücksichtigung ihrer Kenntnisse der Zusammenarbeit von Strafverfolgungsbehörden sowie ihrer einschlägigen Kompetenzen in den Bereichen Führung, Verwaltung und Haushalt ernannt.

4 Es ist ferner auf eine ausgewogene Vertretung von Frauen und Männern im Verwaltungsrat zu achten.

5 Unbeschadet des Rechts der Mitgliedstaaten und der Kommission, das Mandat ihres jeweiligen Mitglieds bzw. stellvertretenden Mitglieds zu beenden, besteht die Mitgliedschaft im Verwaltungsrat über einen Zeitraum von vier Jahren, der verlängert werden kann.

6 Die im Verwaltungsrat vertretenen Parteien sollten sich um eine Begrenzung der Fluktuation ihrer Vertreter bemühen, um die Kontinuität der Arbeiten des Verwaltungsrats zu gewährleisten.

7 Die Mitgliedstaaten und die Kommission teilen dem Sekretariat des Verwaltungsrats mit, welche ihrer Mitglieder bzw. stellvertretenden Mitglieder ernannt wurden bzw. ihre Tätigkeit beendet haben. Das Sekretariat hält die Liste der Verwaltungsratsmitglieder auf dem neuesten Stand.

1 Der Verwaltungsrat wählt aus der Gruppe der drei Mitgliedstaaten, die gemeinsam das 18-Monats-Programm des Rates erstellt haben, einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden. Ihre Amtszeit entspricht den 18 Monaten, die vom Programm des Rates abgedeckt werden. Während dieses Zeitraums fungiert der Vorsitzende nicht als Vertreter seines Mitgliedstaats im Verwaltungsrat und ist er nicht stimmberechtigt. Falls die Mitgliedschaft des Vorsitzenden oder des stellvertretenden Vorsitzenden im Verwaltungsrat während ihrer Amtszeit als Vorsitzender bzw. stellvertretender Vorsitzender endet, endet zugleich auch automatisch ihre Amtszeit.

2 Der Vorsitzende ist insbesondere für das reibungslose Funktionieren des Verwaltungsrats bei der Wahrnehmung seiner in der Europol-Verordnung niedergelegten Aufgaben verantwortlich.

3 Ist der Vorsitzende nicht in der Lage, seine Aufgaben zu erfüllen, tritt der stellvertretende Vorsitzende automatisch an dessen Stelle.

4 Der Vorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende werden mit Zweidrittelmehrheit der Mitglieder des Verwaltungsrats gewählt. Die Wahl des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden erfolgt spätestens auf der letzten Sitzung vor dem nächsten in Artikel 2 Absatz 1 dieser Geschäftsordnung erwähnten 18-Monats-Programm des Rates.

5 Nominierungen für den Posten des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden sind beim Sekretariat spätesten 20 Kalendertage vor Beginn der Sitzung einzureichen, auf der die Wahl stattfinden soll. Das Sekretariat übersendet die so erhaltenen Nominierungen an die Mitglieder des Verwaltungsrats spätestens 14 Kalendertage vor der Sitzung des Verwaltungsrats, auf der die Wahl stattfinden soll.

1 Der Vorsitzende beruft die Sitzungen des Verwaltungsrats ein. Der Verwaltungsrat wird über das Datum einer ordentlichen Sitzung spätestens auf seiner vorhergehenden Sitzung in Kenntnis gesetzt.

2 Der Verwaltungsrat hält jährlich mindestens zwei ordentliche Sitzungen ab. Darüber hinaus tritt er auf Veranlassung seines Vorsitzenden oder auf Antrag der Kommission oder von mindestens einem Drittel seiner Mitglieder zusammen. In solchen Fällen beruft der Vorsitzende die Sitzung binnen 30 Kalendertagen nach Erhalt des Antrags oder binnen 14 Kalendertagen bei besonderer Dringlichkeit ein.

3 Sofern vom Vorsitzenden des Verwaltungsrats nicht anders entschieden, finden die Sitzungen am Sitz von Europol statt.

1 Der Vorsitzende des Verwaltungsrats erstellt für jede Sitzung den Entwurf einer Tagesordnung. Der Tagesordnungsentwurf wird vom Sekretariat mindestens 14 Kalendertage vor der Sitzung des Verwaltungsrats an die Mitglieder und an den Exekutivdirektor übersandt. Wird eine außerordentliche Sitzung einberufen, wird der Entwurf der Tagesordnung in der Woche vor der Sitzung versandt.

2 Der Entwurf der Tagesordnung enthält die Punkte, die von einem Mitglied oder vom Exekutivdirektor beantragt wurden, sofern die einschlägigen Unterlagen dem Vorsitzenden mindestens 16 Kalendertage vor der Sitzung vorliegen.

3 Sofern vom Vorsitzenden nicht anders beschlossen, können nur Punkte, zu denen die einschlägigen Unterlagen an die Mitglieder und den Exekutivdirektor spätestens an dem Datum, an dem der Entwurf der Tagesordnung erstellt wird, übersandt wurden, in den Entwurf der Tagesordnung aufgenommen werden.

4 Der Verwaltungsrat nimmt die Tagesordnung am Beginn der Sitzung an.

1 Die Beschlussfähigkeit ist gegeben, wenn drei Viertel der Mitglieder des Verwaltungsrats anwesend sind. Ist die Beschlussfähigkeit nicht gegeben, so schließt der Vorsitzende die Sitzung und beruft umgehend eine neue Sitzung ein. Auf der zweiten Sitzung ist die Beschlussfähigkeit gegeben, wenn zwei Drittel der Mitglieder anwesend sind. Mitglieder, die ihr Stimmrecht übertragen haben, werden bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit nicht gezählt.

2 Der Exekutivdirektor nimmt an den Beratungen des Verwaltungsrats teil.

3 Der Verwaltungsrat kann alle Personen, deren Stellungnahmen von Interesse für die Beratungen sein können, einschließlich gegebenenfalls eines Vertreters des Gemeinsamen parlamentarischen Kontrollausschusses, als nicht stimmberechtigte Beobachter zu seinen Sitzungen einladen.

4 Die Mitglieder und die stellvertretenden Mitglieder des Verwaltungsrats dürfen bei den Sitzungen Berater oder Sachverständige hinzuziehen.

5 Der Vorsitzende leitet die Sitzung und erteilt das Wort vorrangig Mitgliedern, die es zur Geschäftsordnung oder zu einer Vorfrage beantragen.

6 Auf Vorschlag des Vorsitzenden oder auf Antrag eines Mitglieds kann der Verwaltungsrat beschließen, nichtöffentlich zu tagen, und legt er fest, wer an der Sitzung teilnehmen darf.

7 Die Sitzungen werden im Einklang mit der internen Sprachenregelung von Europol abgehalten, wie der Verwaltungsrat gemäß Artikel 64 Absatz 2 der Europol-Verordnung entschieden hat.

1 Sofern in der Europol-Verordnung nicht anders geregelt, fasst der Verwaltungsrat seine Beschlüsse mit der Mehrheit seiner Mitglieder.

2 Eine Zwei-Drittel-Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungsrats ist erforderlich für a. die Annahme des mehrjährigen Programmplanungsdokuments und des jährlichen Arbeitsprogramms von Europol für das folgende Jahr; b. die Annahme des jährlichen Haushaltsplans von Europol; c. die Wahl des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden; d. die Entscheidung über Meinungsverschiedenheiten zwischen Europol und Mitgliedstaaten über die Frage, wer letztendlich für den einer Person gewährten Schadenersatz zuständig ist, die aufgrund einer unrechtmäßigen Verarbeitung von Daten Schaden erlitten hat; e. die Entscheidung über Vorschläge an den Rat betreffend die Ernennung, Verlängerung der Amtszeit oder Entfernung aus dem Amt des Exekutivdirektors bzw. des stellvertretenden Exekutivdirektors; f. die Entscheidung über die interne Sprachenregelung von Europol.

3 Jedes Mitglied hat eine Stimme. Bei Abwesenheit eines stimmberechtigten Mitglieds ist sein Stellvertreter berechtigt, das Stimmrecht dieses Mitglieds auszuüben.

4 Jedes Mitglied kann sein Stimmrecht auf ein anderes Mitglied des Verwaltungsrats übertragen. Jedes Mitglied kann sich das Stimmrecht nur eines anderen Mitglieds übertragen lassen. Das Stimmrecht übertragende Mitglied teilt dem Vorsitzenden schriftlich den Namen des für zur Stimmabgabe berechtigten Mitglieds sowie etwaige Stimmrechtsbeschränkungen mit.

5 Der Exekutivdirektor nimmt nicht an der Abstimmung teil.

6 Der Verwaltungsrat nimmt eine Abstimmung auf Initiative des Vorsitzenden vor, der auch eine Sache auf Antrag eines Mitglieds zur Abstimmung stellen kann, sofern eine Mehrheit der Mitglieder damit einverstanden ist.

7 Die Stimmverteilung wird für jede einzelne Entscheidung des Verwaltungsrats angegeben. Der Entscheidung ist ein Vermerk beizufügen, in dem die Meinungen der Minderheit dargelegt werden, sollte diese dies beantragen. Die Stimmabgabe erfolgt per Handzeichen oder, sollte das Ergebnis dieses Vorgehens strittig sein, in namentlicher Abstimmung.

8 Über Beschlüsse und Ernennungen wird auf Antrag eines Mitglieds oder auf Entscheidung des Vorsitzenden in geheimer Abstimmung entschieden. Findet eine geheime Abstimmung statt, zählt der Vorsitzende mit Unterstützung durch zwei weitere Mitglieder die Stimmen aus und verkündet sofort das Ergebnis. Mit Genehmigung des Vorsitzenden kann jedes Mitglied kurz sein Verhalten bei der Abstimmung begründen.

9 Der Verwaltungsrat kann Entscheidungen auch im schriftlichen Verfahren treffen, wie in Artikel 7 dieser Geschäftsordnung geregelt.

1 Wenn es nach Ansicht des Vorsitzenden die Umstände gebieten, kann er den Verwaltungsrat auffordern, im schriftlichen Verfahren eine Entscheidung zu treffen oder seine Meinung zu einer bestimmten Frage zu äußern. Wurde über den Vorschlag der Verwendung des schriftlichen Verfahrens nicht auf einer Sitzung entschieden, können die Mitglieder schriftlich beim Vorsitzenden Einwände erheben.

2 Sofern nicht anders angegeben, werden schriftliche Verfahren im Verfahren der stillschweigenden Zustimmung angenommen.

3 Schriftliche Verfahren erstrecken sich in der Regel über einen Zeitraum von 14 Kalendertagen, sofern der Vorsitzende nicht aus Gründen der Dringlichkeit anders entscheidet. Die von einem Mitglied des Verwaltungsrats geäußerte Meinung wird den anderen Mitgliedern zur Kenntnis gebracht.

4 Das Ergebnis eines schriftlichen Verfahrens wird dem Verwaltungsrat vom Sekretariat unverzüglich mitgeteilt.

5 Die im schriftlichen Verfahren getroffenen Entscheidungen werden auf der nächsten Sitzung des Verwaltungsrats zu Protokoll genommen.

1 Der Entwurf des Protokolls von Sitzungen des Verwaltungsrats wird vom Sekretariat unter der Verantwortung des Vorsitzenden erstellt und umfasst a. einen Bericht über die Diskussionen; b. die vom Verwaltungsrat angenommenen Beschlüsse mit Angabe der Stimmverteilung, einschließlich einer Liste der mit Vollmacht abgegebenen Stimmen, wenn eine offizielle Abstimmung stattgefunden hat; c. die dem Verwaltungsrat unterbreiteten Unterlagen; d. eine Anwesenheitsliste.

2 Der Verwaltungsrat billigt den Entwurf des Protokolls im schriftlichen Verfahren oder auf seiner nächsten Sitzung. Der Protokollentwurf wird dem Verwaltungsrat nur dann zur Billigung vorgelegt, wenn er den Mitgliedern mindestens zwei Wochen vor der Sitzung zugegangen ist. Der Entwurf des Protokolls wird auch dem Exekutivdirektor übermittelt.

3 Vorschläge für Änderungen am Protokollentwurf sind schriftlich beim Sekretariat einzureichen, wenn das Protokoll im schriftlichen Verfahren angenommen wird, oder werden zu Beginn der Sitzung vorgetragen, auf der er angenommen werden soll.

4 Nach seiner Annahme wird das Protokoll vom Vorsitzenden und vom Sekretariat des Verwaltungsrats unterzeichnet.

1 Der Verwaltungsrat kann zu allen in seine Zuständigkeit fallenden Fragen Arbeitsgruppen einsetzen und legt deren Tätigkeitsbereich und Aufgaben fest.

2 Die Mitglieder des Verwaltungsrats sind in den Arbeitsgruppen vertreten, deren Vorsitz durch ein Mitglied des Verwaltungsrats oder einen erfahrenen Experten wahrgenommen wird, der vom Verwaltungsrat ernannt wird. Der Vorsitzende einer Arbeitsgruppe wird nach dem in Artikel 2 dieser Geschäftsordnung vorgesehenen Verfahren ernannt. Die Mitglieder des Verwaltungsrats verpflichten sich zur aktiven Mitwirkung an den Arbeitsgruppen.

3 Europol wird zur Teilnahme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen eingeladen. Auch Experten können zu den Arbeitsgruppensitzungen eingeladen werden.

4 Die Arbeitsgruppen a. erarbeiten und erörtern Vorschläge, die dem Verwaltungsrat vorgelegt werden sollen; b. nehmen ihre Aufgaben auf der Grundlage von mündlichen Informationen oder Unterlagen wahr, die spätestens zwei Wochen vor ihren Sitzungen übermittelt wurden, sofern ihr Vorsitzender nicht anders entschieden hat; c. erstatten gegebenenfalls über ihren Vorsitzenden dem Verwaltungsrat Bericht; d. werden vom Sekretariat des Verwaltungsrats unterstützt; e. werden nach Erledigung ihrer Aufgaben aufgelöst. Haben sie ein langfristiges Mandat, wird die Notwendigkeit ihres Fortbestands regelmäßig vom Verwaltungsrat geprüft.

Unbeschadet von Artikel 11 dieser Geschäftsordnung unterliegen die Verfahren und Beratungen des Verwaltungsrats der in Artikel 339 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union geregelten Verpflichtung zur Geheimhaltung, solange der Verwaltungsrat nichts anderes beschließt. Mitglieder und andere an den Sitzungen teilnehmenden Personen unterliegen dieser Verpflichtung auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit.

1 Europol stellt in seine Website eine Liste der Mitglieder des Verwaltungsrats ein.

2 Die Mitglieder des Verwaltungsrats legen dem Sekretariat eine Interessenerklärung vor, die im Einklang mit den internen Vorschriften für die Prävention von und den Umgang mit Interessenkonflikten von Mitgliedern des Verwaltungsrats auf der Website von Europol der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird.

3 Zusammenfassungen der Ergebnisse der Sitzungen des Verwaltungsrats werden vom Sekretariat nach Genehmigung des Vorsitzenden und in Absprache mit dem Verwaltungsrat in Einklang mit Artikel 65 Absatz 4 der Europol-Verordnung auf der Website von Europol veröffentlicht. Die Veröffentlichung dieser Zusammenfassungen wird unter Berücksichtigung der Verpflichtung Europols zu Verschwiegenheit und Geheimhaltung und der operativen Ausrichtung der Agentur vorübergehend oder dauerhaft ausgesetzt oder eingeschränkt, falls die Erfüllung der Aufgaben Europols durch eine derartige Veröffentlichung gefährdet werden könnte.

4 Der Zugang zu Dokumenten des Verwaltungsrats unterliegt den detaillierten Vorschriften für die Anwendung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates auf Dokumente von Europol.

1 Das Sekretariat führt Archive der Dokumente des Verwaltungsrats in elektronischer Form und auf Papier.

2 Jeder neue Vorsitzende verschafft sich einen Überblick über die Dokumente des Verwaltungsrats und erstellt zu diesem Zweck ein Dokument, das dem Verwaltungsrat auf der ersten ordentlichen Sitzung zur Billigung vorgelegt wird.

1 Der Verwaltungsrat wird von einem Sekretariat unterstützt, das von Europol bereitgestellt wird.

2 Der Verwaltungsrat ernennt einen Sekretär, der dem Beamtenstatut und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten unterliegt und bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben allein gegenüber dem Verwaltungsrat Rechenschaft ablegt.

3 Das Sekretariat nimmt seine Aufgaben nach Weisungen des Vorsitzenden wahr und hat ihm gegenüber Rechenschaft über seine Arbeit abzulegen. Das Sekretariat a) ist unter der Verantwortung und Anleitung des Vorsitzenden eng und kontinuierlich in die Organisation, Koordinierung und Gewährleistung der Kohärenz der Arbeit des Verwaltungsrats einschließlich seiner Arbeitsgruppen eingebunden; b) unterstützt den Vorsitzenden bei der Ausübung seiner Tätigkeiten; c) leistet dem Verwaltungsrat die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderliche Unterstützung; d) ist für die Wahrnehmung aller anderen ihm vom Verwaltungsrat oder vom Vorsitzenden im Interesse von Europol übertragenen Aufgaben verantwortlich.

Der Schriftverkehr an den Verwaltungsrat ist an den Vorsitzenden des Verwaltungsrats zu richten und wird vom Sekretariat erledigt.

1 Europol trägt die Reise- und Unterbringungskosten des Vorsitzenden des Verwaltungsrats und der Vorsitzenden aller vom Vorsitzenden des Verwaltungsrats eingerichteten Arbeitsgruppen.

2 Europol trägt die Reisekosten des einen Mitgliedstaat vertretenden Mitglieds und stellvertretenden Mitglieds sowie von bis zu zwei Experten pro Delegation. Jede Delegation kommt für die Unterbringungskosten ihrer Mitglieder und Experten auf. Die Ausgaben weiterer Experten werden von der jeweiligen Delegation getragen.

3 Europol trägt die Reise- und Unterbringungskosten von Experten, die im Einklang mit Artikel 5 Absatz 3, Artikel 5 Absatz 4 und Artikel 9 Absatz 3 dieser Geschäftsordnung vom Verwaltungsrat als Berater eingeladen werden. Die Kosten für die Teilnahme des von dem Gemeinsamen parlamentarischen Kontrollausschuss benannten Vertreters werden nicht von Europol getragen.

4 Für die Sitzungen von Arbeitsgruppen des Verwaltungsrats trägt Europol die Reisekosten eines Vertreters pro Delegation. Jede Delegation kommt für die Unterbringungskosten ihrer Vertreter und Experten auf.

1 Diese Geschäftsordnung tritt am Tag der Anwendung der Europol-Verordnung in Kraft.

2 Der Beschluss des Verwaltungsrats von Europol vom 30. November 2011 über die Geschäftsordnung des Verwaltungsrats wird hiermit aufgehoben und durch diese Geschäftsordnung ersetzt.

3 Alle Vorschläge zur Änderung dieser Geschäftsordnung werden vom Verwaltungsrat im Einklang mit Artikel 11 Absatz 1 Buchstabe t der Europol-Verordnung geprüft.