Conseil d’administration d’Europol — Règlement intérieur

1 Le conseil d’administration se compose d’un représentant de chaque État membre et d’un représentant de la Commission. Chaque représentant dispose du droit de vote.

2 Chaque membre du conseil d’administration a un membre un suppléant. Le suppléant représente le membre titulaire en son absence. Le membre titulaire et son suppléant peuvent tous deux assister à une réunion du conseil d’administration.

3 Les membres titulaires et suppléants du conseil d’administration sont nommés en tenant compte de leur connaissance de la coopération entre services répressifs et de leurs compétences pertinentes en matière de gestion et d’administration, ainsi qu’en matière budgétaire.

4 Il est également tenu compte du principe de la représentation équilibrée des hommes et des femmes au sein du conseil d’administration.

5 Sans préjudice du droit qu’ont les États membres et la Commission de mettre un terme au mandat de leurs membres et membres suppléants respectifs, le mandat au conseil d’administration est de quatre ans et peut être prolongé.

6 Il convient que toutes les parties représentées au conseil d’administration s’efforcent de limiter la rotation de leurs représentants au conseil d’administration, afin d’assurer la continuité du travail de celui-ci.

7 Les États membres et la Commission notifient au secrétariat du conseil d’administration la nomination et la cessation de fonctions de leurs membres titulaires et suppléants respectifs. Le secrétariat tient à jour la liste des membres du conseil d’administration.

1 Le conseil d’administration élit un président et un vice-président au sein du groupe des trois États membres qui ont élaboré conjointement le programme de dix-huit mois du Conseil. Ils exercent leur mandat pendant la période de dix-huit mois correspondant audit programme du Conseil. Au cours de cette période, le président n’agit pas en tant que représentant de son État membre au sein du conseil d’administration et ne dispose pas du droit de vote. Si le président ou le vice-président perd sa qualité de membre du conseil d’administration à un moment quelconque de son mandat de président ou de vice-président, ce mandat expire automatiquement à la même date.

2 Le président est notamment chargé du bon fonctionnement du conseil d’administration dans l’exécution de ses missions prévues par le règlement Europol.

3 Le vice-président remplace le président si celui-ci n’est pas en mesure d’assumer ses fonctions.

4 Le président et le vice-président sont élus à la majorité des deux tiers des membres du conseil d’administration. L’élection du président et du vice-président a lieu au plus tard lors de la dernière réunion précédant le programme suivant de dix-huit mois du Conseil, visé à l’article 2, paragraphe 1, du présent règlement.

5 Les nominations au poste de président et de vice-président sont soumises au secrétariat au plus tard vingt jours calendaires avant le début de la réunion durant laquelle l’élection doit avoir lieu. Le secrétariat envoie les nominations reçues aux membres du conseil d’administration au plus tard quatorze jours calendaires avant la réunion du conseil d’administration durant laquelle l’élection doit avoir lieu.

1 Le président convoque les réunions du conseil d’administration. Le conseil d’administration est informé de la date d’une réunion ordinaire au plus tard lors de sa réunion précédente.

2 Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an en session ordinaire. En outre, il se réunit à l’initiative de son président, à la demande de la Commission ou à la demande d’au moins un tiers de ses membres. Dans ces cas, le président convoque la réunion dans les trente jours calendaires suivant la réception de la demande ou dans les quatorze jours calendaires en cas d’urgence.

3 Les réunions se déroulent au siège d’Europol, sauf décision contraire du président du conseil d’administration.

1 Le président du conseil d’administration établit le projet d’ordre du jour de chaque réunion. Celui-ci est adressé par le secrétariat du conseil d’administration aux membres et au directeur exécutif au moins quatorze jours calendaires avant la réunion. En cas de réunion extraordinaire, le projet d’ordre du jour est communiqué dans le courant de la semaine qui précède la réunion.

2 Le projet d’ordre du jour comprend les points dont l’inscription a été demandée par un membre ou par le directeur exécutif, pour autant que les documents pertinents parviennent au président au moins seize jours calendaires avant la réunion.

3 Ne peuvent être inscrits au projet d’ordre du jour que les points pour lesquels la documentation correspondante a été envoyée aux membres et au directeur exécutif au plus tard à la date à laquelle est envoyé le projet d’ordre du jour, sauf décision contraire du président.

4 Le conseil d’administration approuve l’ordre du jour au début de la réunion.

1 Le quorum est atteint lorsque trois quarts des membres du conseil d’administration sont présents. Si le quorum n’est pas atteint, le président clôture la réunion et en convoque une autre le plus tôt possible. Pour cette seconde réunion, le quorum est atteint lorsque deux tiers des membres sont présents. Les membres qui délèguent leur vote ne sont pas comptés dans le quorum.

2 Le directeur exécutif participe aux délibérations du conseil d’administration.

3 Le conseil d’administration peut inviter toute personne dont l’avis peut être pertinent aux fins des débats, y compris, le cas échéant, un représentant du groupe de contrôle parlementaire conjoint, à participer à ses réunions en qualité de membre sans droit de vote.

4 Les membres titulaires et les membres suppléants du conseil d’administration peuvent être assistés aux réunions par des conseillers ou des experts.

5 Le président dirige la réunion en accordant la priorité aux membres qui souhaitent soulever une question de procédure ou une question préliminaire.

6 Sur proposition du président ou à la demande d’un membre, le conseil d’administration peut décider de se réunir à huis clos, en déterminant la participation à la réunion.

7 Les réunions se déroulent conformément au régime linguistique interne d’Europol, défini par le conseil d’administration en application de l’article 64, paragraphe 2, du règlement Europol.

1 Le conseil d’administration prend ses décisions à la majorité de ses membres, sauf disposition contraire du règlement Europol.

2 Une majorité des deux tiers des membres du conseil d’administration est requise pour: a) l’adoption du document de programmation pluriannuel et du programme de travail annuel d’Europol pour l’année suivante; b) l’adoption du budget annuel d’Europol; c) l’élection du président et du vice-président; d) la décision statuant sur un litige entre Europol et des États membres concernant la responsabilité finale de l’indemnisation de toute personne physique ayant subi un préjudice du fait d’un traitement illicite de données; e) la décision sur les propositions à présenter au Conseil concernant la nomination, la prolongation du mandat ou la révocation du directeur exécutif et des vice-directeurs exécutifs; f) la décision arrêtant le régime linguistique interne d’Europol.

3 Chaque membre dispose d’une voix. En l’absence d’un membre disposant du droit de vote, son suppléant peut exercer son droit de vote.

4 Chaque membre peut déléguer son vote à un autre membre du conseil d’administration. Chaque membre ne peut recevoir qu’une procuration de vote d’un autre membre. Le membre qui délègue son vote communique par écrit au président le nom du membre autorisé à voter en son nom, ainsi que toute restriction associée au vote.

5 Le directeur exécutif ne prend pas part au vote.

6 Le conseil d’administration procède au vote à l’initiative de son président, qui est par ailleurs tenu d’ouvrir une procédure de vote à la demande de n’importe quel membre pour autant qu’une majorité des membres se prononce en ce sens.

7 La répartition des voix est indiquée pour chaque décision que le conseil d’administration adopte. Une note mentionnant les avis émis par la minorité accompagne la décision si cette minorité le demande. Le vote a lieu à main levée, ou par appel nominatif si le résultat du vote à main levée est contesté.

8 Sur demande d’un des membres ou si le président en décide ainsi, les décisions et les nominations font l’objet d’un vote secret. En cas de vote secret, le président, assisté de deux autres membres, procède au comptage des voix et annonce immédiatement les résultats. Le président peut autoriser tout membre à faire connaître brièvement les motifs de son vote.

9 Le conseil d’administration peut également adopter des décisions par procédure écrite, conformément à l’article 7 du présent règlement.

1 Si le président estime que les circonstances l’exigent, il peut inviter le conseil d’administration à prendre une décision ou à exprimer son avis sur une question particulière par procédure écrite. Si la proposition de recourir à une procédure écrite n’a pas été adoptée lors d’une réunion, les membres peuvent adresser leurs objections par écrit au président.

2 Les procédures écrites sont adoptées par procédure de silence, sauf disposition contraire.

3 La durée standard des procédures écrites est de quatorze jours calendaires, sauf décision contraire du président motivée par l’urgence. L’avis exprimé par un membre du conseil d’administration est communiqué aux autres membres.

4 Le résultat d’une procédure écrite est notifié sans délai par le secrétariat au conseil d’administration.

5 Les décisions adoptées par procédure écrite sont consignées lors de la réunion suivante du conseil d’administration.

1 Le secrétariat, sous la responsabilité du président, établit un projet de procès-verbal de chaque réunion du conseil d’administration, qui comporte: a) un compte rendu des débats; b) les décisions adoptées par le conseil d’administration, portant mention de la répartition des voix, y compris une liste des votes par procuration, en cas de vote formel; c) les documents soumis au conseil d’administration; d) une liste des membres présents.

2 Le conseil d’administration approuve le projet de procès-verbal par procédure écrite ou lors de sa réunion suivante. Le projet de procès-verbal n’est soumis à l’approbation du conseil d’administration que s’il a été envoyé aux membres au moins deux semaines avant la réunion. De même, le projet de procès-verbal est communiqué au directeur exécutif.

3 Les propositions de modification du projet de procès-verbal sont présentées par écrit au secrétariat en cas d’adoption par procédure écrite ou au début de la réunion au cours de laquelle elles doivent être approuvées.

4 Le procès-verbal approuvé est signé par le président et par le secrétaire du conseil d’administration.

1 Le conseil d’administration peut constituer des groupes de travail sur tout sujet qui relève de sa compétence et définit leur périmètre de travail et leurs tâches respectives.

2 Les membres du conseil d’administration sont représentés dans les groupes de travail, qui sont présidés par un membre du conseil d’administration ou par un expert de haut niveau désigné par le conseil d’administration. La procédure de nomination du président d’un groupe de travail est la même que celle prévue à l’article 2 du présent règlement. Les représentants du conseil d’administration sont tenus de prendre une part active aux groupes de travail.

3 Europol est invité à participer aux réunions des groupes de travail. Des experts peuvent également être invités à participer aux réunions des groupes de travail

4 Les groupes de travail: a) étudient et élaborent des propositions à soumettre au conseil d’administration; b) mènent leurs activités à partir d’informations orales ou de documents soumis au plus tard deux semaines avant leurs réunions, sauf décision contraire de leur président; c) rendent compte au conseil d’administration par le biais de leur président, lorsque cela s’avère nécessaire; d) sont assistés par le secrétariat du conseil d’administration; e) sont dissous une fois que leurs tâches ont été menées à bien. Le conseil d’administration évalue régulièrement la nécessité de poursuivre les groupes de travail qui disposent d’un mandat de longue durée.

Sans préjudice de l’article 11 du présent règlement, les procédures et les délibérations du conseil d’administration sont couvertes par l’obligation de secret professionnel visée à l’article 339 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, sauf décision contraire du conseil d’administration. Les membres et autres personnes qui assistent aux réunions sont liés par cette obligation, même après la cessation de leurs fonctions.

1 Europol publie sur son site internet une liste des membres de son conseil d’administration.

2 Les membres du conseil d’administration transmettent au secrétariat une déclaration d’intérêts, qui est publiée sur le site internet d’Europol, conformément aux règles internes en matière de prévention et de gestion des conflits d’intérêts des membres du conseil d’administration.

3 Des résumés exposant les résultats des réunions du conseil d’administration sont publiés sur le site internet d’Europol par le secrétariat avec l’autorisation du président et en consultation avec le conseil d’administration, conformément à l’article 65, paragraphe 4, du règlement Europol. La publication de ces résumés est omise ou limitée à titre temporaire ou permanent si elle risque de compromettre l’accomplissement des missions d’Europol, compte tenu des obligations de réserve et de confidentialité d’Europol et de son caractère opérationnel.

4 L’accès aux documents du conseil d’administration est soumis aux modalités détaillées d’application du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil concernant les documents d’Europol.

1 Le secrétariat conserve des archives électroniques et sur support papier de la documentation du conseil d’administration.

2 Chaque nouveau président supervise la documentation du conseil d’administration et dresse à cet effet un acte qu’il soumet à l’approbation du conseil d’administration lors de sa première réunion ordinaire.

1 Le conseil d’administration est appuyé par un secrétariat assuré par Europol.

2 Le conseil d’administration nomme un secrétaire, qui est soumis au statut des fonctionnaires et au régime applicable aux autres agents et n’est responsable, dans l’exécution de ses tâches, que devant le conseil d’administration.

3 Le secrétariat effectue les tâches que lui confie le président et est responsable de leur exécution devant lui. En particulier, le secrétariat: a) participe étroitement et en permanence à l’organisation et à la coordination et veille à la cohérence des travaux du conseil d’administration, y compris à celle des travaux de ses groupes de travail, sous la responsabilité et la direction du président; b) assiste le président dans l’exercice de ses fonctions; c) apporte au conseil d’administration le soutien nécessaire à l’accomplissement de ses missions; d) est responsable de l’exécution de toute autre tâche que lui confie le conseil d’administration ou le président dans l’intérêt d’Europol.

La correspondance adressée au conseil d’administration est envoyée au président du conseil d’administration et le secrétariat en assure la gestion.

1 Europol règle les frais de déplacement et d’hébergement du président du conseil d’administration et de tout groupe de travail institué par celui-ci.

2 Europol règle les frais de déplacement du membre du conseil d’administration représentant un État membre et de son suppléant ainsi que de deux experts au plus par délégation. Chaque délégation règle les frais d’hébergement de ses membres et de ses experts. Les frais des autres experts sont à la charge des délégations correspondantes.

3 Conformément à l’article 5, paragraphes 3 et 4, et à l’article 9, paragraphe 3, du présent règlement intérieur, Europol règle les frais de déplacement et d’hébergement des experts invités pour conseiller le conseil d’administration. Les frais de participation du représentant désigné par le groupe de contrôle parlementaire conjoint ne sont pas couverts par Europol.

4 En ce qui concerne les réunions des groupes de travail du conseil d’administration, Europol règle les frais de déplacement d’un représentant par délégation. Chaque délégation règle les frais d’hébergement de ses représentants et de ses experts.

1 Le présent règlement intérieur entre en vigueur à la date d’application du règlement Europol.

2 La décision du conseil d’administration d’Europol du 30 novembre 2011 portant établissement du règlement intérieur du conseil d’administration est abrogée et remplacée par le présent règlement intérieur.

3 Toute proposition de modification du présent règlement intérieur est examinée par le conseil d’administration, conformément à l’article 11, paragraphe 1, point t), du règlement Europol.