Consejo de Administración de Europol — Reglamento interno

1 El Consejo de Administración estará compuesto por un representante de cada Estado miembro y un representante de la Comisión. Cada representante dispondrá de un voto.

2 Cada miembro del Consejo de Administración contará con un suplente. El miembro suplente representará al miembro titular en ausencia de este. Tanto el miembro titular como el miembro suplente podrán asistir a las reuniones del Consejo de Administración.

3 Los miembros titulares y suplentes del Consejo de Administración serán nombrados teniendo en cuenta sus conocimientos en materia de cooperación policial, así como su capacitación pertinente en materia de gestión, administración y presupuesto.

4 Se tendrá también en cuenta el principio de una representación de género equilibrada en el Consejo de Administración.

5 Sin perjuicio del derecho de los Estados miembros y de la Comisión a dar por terminado el mandato de sus miembros titulares y suplentes, su duración será por un período de cuatro años, prorrogable.

6 Todas las partes representadas en el Consejo de Administración deben esforzarse por limitar la rotación de sus representantes, con el fin de garantizar la continuidad del trabajo del Consejo de Administración.

7 Los Estados miembros y la Comisión notificarán a la Secretaría del Consejo de Administración el nombramiento y el cese de las obligaciones de sus respectivos miembros titulares y suplentes. La Secretaría mantendrá actualizada la lista de miembros del Consejo de Administración.

1 El Consejo de Administración elegirá a un presidente y a un vicepresidente de entre el grupo de tres Estados miembros que haya preparado conjuntamente el programa de 18 meses del Consejo. Estos ejercerán sus funciones durante el período de 18 meses correspondiente a dicho programa del Consejo. Durante este período, el Presidente no actuará como representante de su Estado miembro en el Consejo de Administración y no dispondrá de derecho a voto. Si el Presidente o Vicepresidente dejan de ser miembros del Consejo de Administración en algún momento durante su mandato, dicho mandato caducará automáticamente en la misma fecha.

2 El Presidente será responsable, en concreto, del funcionamiento eficiente del Consejo de Administración en el desempeño de sus obligaciones, establecidas en el Reglamento de Europol.

3 Cuando el Presidente no pueda ejercer sus funciones, será sustituido por el Vicepresidente.

4 El Presidente y el Vicepresidente serán elegidos por mayoría de dos tercios de los miembros del Consejo de Administración. La elección del Presidente y del Vicepresidente tendrá lugar, a más tardar, durante la última reunión previa al siguiente programa de 18 meses del Consejo, conforme a lo establecido en el artículo 2, apartado 1, de este Reglamento.

5 Las propuestas de candidatura para Presidente y Vicepresidente se presentarán ante la Secretaría, a más tardar, veinte días naturales antes del inicio de la reunión en la que se celebrará la elección. La Secretaría enviará las propuestas de candidatura recibidas a los miembros del Consejo de Administración a más tardar catorce días naturales antes de la reunión del Consejo de Administración en la que se celebrará la elección.

1 El Presidente convocará las reuniones del Consejo de Administración. El Consejo de Administración será informado de la fecha de las reuniones ordinarias a más tardar en la reunión previa.

2 El Consejo de Administración se reunirá al menos dos veces al año en sesión ordinaria. Además, se reunirá a iniciativa del Presidente, o a petición de la Comisión o de, como mínimo, un tercio de sus miembros. En estos casos, el Presidente convocará la reunión en un plazo de treinta días naturales tras la recepción de la solicitud o de catorce días naturales en caso de emergencia.

3 Las reuniones se celebrarán en la sede de Europol, salvo que el Presidente del Consejo de Administración decida lo contrario.

1 El proyecto de orden del día de cada reunión será elaborado por el Presidente del Consejo de Administración. La Secretaría del Consejo de Administración enviará el proyecto de orden del día a los miembros y al Director Ejecutivo, al menos con catorce días naturales de antelación antes de la reunión de que se trate. Cuando se convoque una reunión extraordinaria, el proyecto de orden del día se remitirá durante la semana previa a la celebración de dicha reunión.

2 El proyecto de orden del día recogerá todos los puntos cuya inclusión sea solicitada por un miembro o por el Director Ejecutivo, siempre que los documentos correspondientes se encuentren a disposición del Presidente al menos con dieciséis días naturales de antelación a la reunión.

3 Únicamente podrán incluirse en el orden del día aquellos puntos respecto a los cuales se hayan remitido los documentos correspondientes a los miembros y al Director Ejecutivo, a más tardar, en la fecha de emisión del mismo, salvo decisión en contrario del Presidente.

4 El Consejo de Administración aprobará el orden del día al comienzo de la reunión.

1 La presencia de tres cuartos de los miembros del Consejo de Administración constituirá el quórum. En ausencia de quórum, el Presidente dará por concluida la reunión y convocará otra a la mayor brevedad posible. Para la segunda reunión, dos tercios de los miembros constituirán el quórum. Los miembros que deleguen el voto no se contabilizarán en el quórum.

2 El Director Ejecutivo participará en las deliberaciones del Consejo de Administración.

3 El Consejo de Administración podrá invitar a sus reuniones a cualquier persona cuya opinión pueda ser de interés para el debate, por ejemplo, llegado el caso, a un representante del Grupo Conjunto de Control Parlamentario (GCCP), como miembro sin derecho a voto.

4 Los miembros y los miembros suplentes del Consejo de Administración podrán ser asistidos en las reuniones por asesores o expertos.

5 El Presidente dirigirá la reunión dando prioridad a los miembros que deseen plantear una cuestión de procedimiento o un asunto preliminar.

6 A propuesta del presidente o a petición de un miembro, el Consejo de Administración puede tomar la decisión de reunirse a puerta cerrada, determinando la participación en la reunión.

7 Las reuniones se llevarán a cabo en cumplimiento del régimen lingüístico interno de Europol, conforme a la decisión del Consejo de Administración con arreglo al artículo 64, apartado 2 del Reglamento de Europol.

1 El Consejo de Administración adoptará sus decisiones por mayoría de sus miembros, salvo que el Reglamento de Europol estipule lo contrario.

2 Se requerirá una mayoría de dos tercios de los miembros del Consejo de Administración para: a. la adopción del documento de programación plurianual de Europol y el programa de trabajo para el año siguiente; b. la adopción del presupuesto anual de Europol; c. la elección del Presidente y Vicepresidente; d. la decisión en cuanto a cualquier conflicto entre Europol y los Estados miembros respecto a la responsabilidad definitiva de la compensación a cualquier persona que haya sufrido daños como consecuencia de una operación de tratamiento de datos personales ilícita; e. la decisión en cuanto a las propuestas que se presentarán ante el Consejo sobre el nombramiento, la prolongación del mandato o el cese del Director Ejecutivo y los Subdirectores Ejecutivos; f. la decisión sobre el régimen lingüístico interno de Europol.

3 Cada miembro dispondrá de un voto. En ausencia de uno de los miembros con derecho a voto, su suplente podrá ejercer su derecho a voto.

4 Cada miembro podrá delegar su voto a otro miembro del Consejo de Administración. Cada miembro solo podrá recibir un voto delegado de otro miembro. El miembro que delegue su voto comunicará por escrito al Presidente el nombre del miembro autorizado a votar en su nombre, así como cualquier restricción relativa al voto.

5 El Director Ejecutivo no tomará parte en las votaciones.

6 El Consejo de Administración procederá a votar por iniciativa de su Presidente, quien también podrá someter a votación cualquier asunto cuando así lo solicite uno de los miembros, siempre que una mayoría de los miembros se muestre conforme.

7 Para cada decisión adoptada por el Consejo de Administración se indicará el reparto de votos. La decisión irá acompañada de una nota en la que se recojan las opiniones de la minoría cuando esta así lo solicite. Las votaciones se harán a mano alzada, o nominalmente en caso de que se discuta el resultado de una votación a mano alzada.

8 Las votaciones sobre decisiones y sobre nombramientos serán secretas cuando así lo solicite uno de los miembros o lo decida el Presidente. En caso de votación secreta, el Presidente, asistido por otros dos miembros, procederá al recuento de los votos e inmediatamente anunciará los resultados. El Presidente podrá autorizar a cualquier miembro para que formule una breve explicación del motivo de su voto.

9 El Consejo de Administración también podrá adoptar decisiones mediante procedimiento escrito, con arreglo al artículo 7 del presente Reglamento.

1 Cuando el Presidente considere que así lo exigen las circunstancias, podrá invitar al Consejo de Administración a adoptar una decisión o a expresar su opinión sobre un determinado asunto mediante procedimiento escrito. Si la propuesta de utilizar un procedimiento escrito no se hubiese decidido en una reunión, los miembros podrán expresar sus objeciones por escrito al Presidente.

2 Los procedimientos por escrito se adoptarán mediante el procedimiento tácito, salvo que se especifique lo contrario.

3 La duración normal de los procedimientos escritos será de catorce días naturales, salvo que el Presidente decida lo contrario por razones de urgencia. La opinión expresada por un miembro del Consejo de Administración deberá estar a disposición de los demás miembros.

4 El resultado de un procedimiento escrito será notificado sin demora por la Secretaría al Consejo de Administración.

5 Las decisiones adoptadas mediante un procedimiento escrito se registrarán en la siguiente reunión del Consejo de Administración.

1 Los proyectos de acta de las reuniones del Consejo de Administración serán elaboradas por la Secretaría bajo la responsabilidad del Presidente e incluirán: a. un informe de los debates; b. las decisiones adoptadas por el Consejo de Administración con indicación de la distribución de los votos, incluida una lista de votos delegados, cuando se realice una votación formal; c. los documentos presentados al Consejo de Administración; d. la lista de asistentes.

2 El Consejo de Administración aprobará el proyecto de acta mediante un procedimiento escrito o en su siguiente reunión. Dicho proyecto solo podrá someterse a la aprobación del Consejo de Administración si ha sido enviado a los miembros con al menos dos semanas de antelación previas a la reunión. Los proyectos de acta se remitirán asimismo al Director Ejecutivo.

3 Las propuestas de modificación de los proyectos de acta se remitirán por escrito a la Secretaría cuando se adopten mediante procedimiento escrito o se propondrán al inicio de la reunión en que deban aprobarse.

4 Una vez aprobadas, las actas serán firmadas por el Presidente y por el Secretario del Consejo de Administración.

1 El Consejo de Administración podrá establecer grupos de trabajo sobre cualquier cuestión de su competencia, definiendo su alcance y tareas respectivas.

2 Los miembros del Consejo de Administración estarán representados en los grupos de trabajo, que serán presididos por un miembro del Consejo de Administración o por un experto de alto nivel nombrado por el Consejo de Administración. El procedimiento para el nombramiento del presidente de un grupo de trabajo será el establecido en el artículo 2 del presente Reglamento. Los representantes del Consejo de Administración se comprometerán a participar activamente en los grupos de trabajo.

3 Se invitará a Europol a participar en las reuniones de los grupos de trabajo. También se invitará a expertos a asistir a las reuniones de los grupos de trabajo.

4 Los grupos de trabajo: a. debatirán y elaborarán propuestas para su presentación al Consejo de Administración; b. basarán sus actuaciones en la información oral o la documentación que les haya sido presentada al menos con dos semanas de antelación a cada reunión, salvo que su presidente decida lo contrario; c. informarán al Consejo de Administración, a través de sus respectivos presidentes, cuando se les requiera; d. contarán con el apoyo de la Secretaría del Consejo de Administración; e. se disolverán una vez completadas sus tareas. Si han recibido un mandato de larga duración, la necesidad de su continuación será evaluada regularmente por el Consejo de Administración.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 11 del presente Reglamento, los procedimientos y deliberaciones del Consejo de Administración están cubiertos por la obligación de secreto profesional, de conformidad con lo establecido en el artículo 339 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, salvo que el Consejo de Administración decida lo contrario. Los miembros y demás personas presentes en las reuniones, incluso después de que haya finalizado su mandato, estarán sujetos a dicha obligación.

1 Europol publicará en su página web la lista de los miembros del Consejo de Administración.

2 Los miembros del Consejo de Administración proporcionarán a la Secretaría una declaración de intereses, que deberá hacerse pública en la página web de Europol en consonancia con las normas internas para la prevención y la gestión de conflictos de interés en relación con los miembros del Consejo de Administración.

3 Los resúmenes de los resultados de las reuniones del Consejo de Administración serán publicados por la Secretaría en la página web de Europol tras la autorización del Presidente y en consulta con el Consejo de Administración, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65, apartado 4, del Reglamento de Europol. La publicación de estos resúmenes se omitirá o restringirá temporal o permanentemente si dicha pudiera poner en peligro el desempeño de las tareas de Europol, teniendo en cuenta sus obligaciones de discreción y confidencialidad y la naturaleza operativa de Europol.

4 El acceso a los documentos del Consejo de Administración estará sujeto a las normas detalladas de aplicación del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo en relación con los documentos de Europol.

1 La Secretaría conservará archivos en formato electrónico y en papel de los documentos del Consejo de Administración.

2 Cada nuevo Presidente supervisará la documentación del Consejo de Administración y, a tal efecto, redactará un documento que será presentado a este órgano para su aprobación en la primera reunión ordinaria.

1 El Consejo de Administración contará con apoyo de una Secretaría facilitada por Europol.

2 El Consejo de Administración nombrará a un Secretario, que estará sujeto al Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y al régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea, y rendirá cuentas únicamente ante el Consejo de Administración en el ejercicio de sus obligaciones.

3 La Secretaría ejercerá sus obligaciones de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Presidente y rendirá cuentas ante este. En particular, la Secretaría: a) participará de forma activa y continuada en la organización, la coordinación y la garantía de coherencia del trabajo del Consejo de Administración, incluido el de sus grupos de trabajo, bajo la responsabilidad y la orientación del Presidente; b) asistirá al Presidente en el ejercicio de sus funciones; c) dará al Consejo de Administración el apoyo necesario para el desempeño de sus funciones; d) será responsable del cumplimiento de cualquier otra obligación asignada por el Consejo de Administración o el Presidente en interés de Europol.

La correspondencia destinada al Consejo de Administración deberá ir dirigida al Presidente del Consejo de Administración y será tramitada por la Secretaría.

1 Europol sufragará los gastos de viaje y alojamiento del Presidente del Consejo de Administración y de cualquier grupo de trabajo establecido por este último.

2 Europol sufragará los gastos de desplazamiento del miembro titular del Consejo de Administración y del miembro suplente que represente a un Estado miembro y de un máximo de dos expertos por delegación. Los gastos de alojamiento de dichos miembros y expertos serán abonados por cada delegación. Los gastos de los demás expertos serán asumidos por la delegación respectiva.

3 Europol sufragará los gastos de viaje y alojamiento de los expertos invitados a asesorar al Consejo de Administración de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5, apartados 3 y 4, y el artículo 9, apartado 3, del presente Reglamento. Los costes de participación del representante designado por el Grupo Conjunto de Control Parlamentario no serán cubiertos por Europol.

4 Para las reuniones de los grupos de trabajo del Consejo de Administración, Europol sufragará los gastos de viaje de un representante por delegación. Cada delegación deberá sufragar los gastos de alojamiento de sus representantes y expertos.

1 El presente Reglamento entrará en vigor en la fecha de aplicación del Reglamento de Europol.

2 La Decisión del Consejo de Administración de Europol de 30 de noviembre de 2011 por la que se establece el reglamento del Consejo de Administración queda derogada y es sustituida por el presente Reglamento.

3 Cualquier propuesta de modificación del presente Reglamento será considerada por el Consejo de Administración conforme con el artículo 11, apartado 1, letra t) del Reglamento de Europol.