Règlement délégué (UE) 2018/1637 de la Commission du 13 juillet 2018 complétant le règlement (UE) 2016/1011 du Parlement européen et du Conseil par des normes techniques de réglementation relatives aux procédures et aux caractéristiques de la fonction de supervision (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE.)

1 La structure et la composition de la fonction de supervision sont proportionnées à la structure de propriété et de contrôle de l'administrateur et, en règle générale, elles sont déterminées conformément à un ou plusieurs dispositifs de gouvernance appropriés énumérés à l'annexe du présent règlement. Les administrateurs fournissent aux autorités compétentes une justification pour tout écart par rapport à ces dispositifs.

2 Lorsque l'indice de référence est un indice de référence d'importance critique, la fonction de supervision est exercée par un comité comptant au moins deux membres indépendants. Les membres indépendants sont des personnes physiques siégeant au sein de la fonction de supervision qui ne sont pas directement affiliées à l'administrateur autrement que par leur participation à la fonction de supervision et sont à l'abri de tout conflit d'intérêts, en particulier au niveau de l'indice de référence pertinent.

3 La fonction de supervision est composée de membres qui, ensemble, possèdent les compétences et l'expertise appropriées pour superviser la fourniture d'un indice de référence particulier et pour s'acquitter des responsabilités confiées à la fonction de supervision. Les membres de la fonction de supervision ont une connaissance appropriée du marché ou de la réalité économique sous-jacents que l'indice de référence est censé mesurer.

4 Les administrateurs d'indices de référence fondés sur des données réglementées incluent parmi les membres de la fonction de supervision des représentants des entités énumérées dans la définition d'un indice de référence fondé sur des données réglementées donnée à l'article 3, paragraphe 1, point 24 a), du règlement (UE) 2016/1011 et, le cas échéant, des représentants des entités qui fournissent la valeur nette d'inventaire de fonds d'investissement pour la détermination de ces indices. Les administrateurs fournissent aux autorités compétentes une justification pour toute exclusion de représentants de ces entités.

5 Lorsqu'un indice de référence repose sur des données fournies par des contributeurs et que des représentants des contributeurs ou des entités surveillées qui utilisent l'indice de référence sont membres de la fonction de supervision, l'administrateur veille à ce que le nombre de membres ayant des conflits d'intérêts ne soit pas supérieur ou égal à la majorité simple. En outre, avant de nommer des membres, les administrateurs identifient et prennent en compte les conflits découlant des relations entre ces membres potentiels et d'autres parties prenantes extérieures, du fait notamment d'un intérêt potentiel au niveau des indices de référence concernés.

6 Les personnes participant directement à la fourniture de l'indice de référence qui peuvent être membres de la fonction de supervision n'ont pas le droit de vote. Les représentants de l'organe de direction ne peuvent pas être membres ou observateurs, mais ils peuvent être invités à assister aux réunions de la fonction de supervision en qualité de membre sans droit de vote.

7 Les personnes qui ont fait l'objet de sanctions administratives ou pénales liées aux services financiers, en particulier à des manipulations ou tentatives de manipulation au sens du règlement (UE) no 596/2014, ne peuvent pas être membres de la fonction de supervision.

1 La fonction de supervision fait partie de la structure organisationnelle de l'administrateur de l'indice de référence ou de l'entreprise mère du groupe dont il fait partie, mais elle est distincte de l'organe de direction et des autres fonctions de gouvernance de cet administrateur.

2 La fonction de supervision évalue et, le cas échéant, remet en cause les décisions de l'organe de direction de l'administrateur qui concernent la fourniture d'indices de référence afin de garantir le respect des exigences du règlement (UE) 2016/1011. Sans préjudice de l'article 5, paragraphe 3, point i), du règlement (UE) 2016/1011, la fonction de supervision adresse à l'organe de direction toutes les recommandations relatives à la supervision d'indices de référence.

3 Si la fonction de supervision apprend que l'organe de direction a agi ou a l'intention d'agir contrairement à une recommandation qu'elle a formulée ou à une décision qu'elle a prise, elle le mentionne clairement dans le compte rendu de sa réunion suivante ou dans l'enregistrement de ses décisions, s'il s'agit d'une fonction de supervision instituée conformément au troisième dispositif de gouvernance visé à l'annexe du présent règlement.

1 Une fonction de supervision est soumise à des procédures régissant au moins les domaines suivants: a) son mandat, la fréquence de ses réunions périodiques, l'enregistrement des comptes rendus de ses réunions et de ses décisions et le partage périodique d'informations avec l'organe de direction de l'administrateur; b) les critères de sélection de ses membres, y compris les critères d'évaluation de l'expertise et des compétences des membres potentiels et de leur capacité à respecter les engagements de temps nécessaires; ces critères tiennent compte en particulier du rôle des membres potentiels dans toute autre fonction de supervision; c) les critères de sélection des observateurs qui peuvent être autorisés à assister à une réunion de la fonction de supervision; d) l'élection, la nomination ou la destitution et le remplacement de ses membres; e) le cas échéant, les critères de choix de la personne ou du comité responsable de sa direction et de sa coordination générales et devant servir de point de contact pour l'organe de direction de l'administrateur et pour l'autorité compétente, conformément aux dispositifs de gouvernance, énumérés à l'annexe, appropriés aux fonctions de supervision composées de plusieurs comités; f) la divulgation publique des principaux renseignements concernant ses membres, ainsi que de toute déclaration de conflits d'intérêts et des mesures prises pour les atténuer; g) la suspension des droits de vote des membres extérieurs pour les décisions qui auraient un impact direct sur les organisations qu'ils représentent; h) l'obligation pour les membres de divulguer tout conflit d'intérêts avant la discussion d'un point de l'ordre du jour de réunions de la fonction de supervision, et son inscription dans le compte rendu de la réunion; i) l'exclusion de membres en cas de discussions spécifiques à l'égard desquelles ils ont un conflit d'intérêts et l'inscription de cette exclusion dans le compte rendu de la réunion; j) son accès à toute la documentation nécessaire à l'accomplissement de ses tâches; k) la gestion des différends en son sein; l) les mesures à prendre en cas de violation du code de conduite; m) la notification à l'autorité compétente de tout soupçon de faute de la part des contributeurs ou de l'administrateur et de toute donnée sous-jacente anormale ou suspecte; n) la prévention de toute divulgation inappropriée d'informations confidentielles ou sensibles reçues, produites ou examinées par la fonction de supervision.

2 Lorsque la fonction de supervision est exercée par une personne physique: a) les points e), g), i) et k) du paragraphe 1 ne s'appliquent pas; b) l'administrateur désigne comme suppléant un organisme ou une personne physique approprié(e) pour assurer la continuité des tâches confiées à la fonction de supervision, en cas d'absence de la personne responsable de ladite fonction.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant la date de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne. Il s'applique à partir du 25 janvier 2019.