Delegierte Verordnung (EU) 2018/1639 der Kommission vom 13. Juli 2018 zur Ergänzung der Verordnung (EU) 2016/1011 des Europäischen Parlaments und des Rates durch technische Regulierungsstandards zur näheren Ausführung der Elemente des Verhaltenskodexes, der von den Administratoren der auf Eingabedaten von Kontributoren beruhenden Referenzwerte auszuarbeiten ist (Text von Bedeutung für den EWR.)

In dem vom Administrator nach Artikel 15 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/1011 auszuarbeitenden Verhaltenskodex (im Folgenden „Verhaltenskodex“) werden im Hinblick auf die bereitzustellenden Eingabedaten zumindest die folgenden Punkte beschrieben und die diesbezüglichen Anforderungen dargelegt: a) Art oder Arten der bereitzustellenden Eingabedaten; b) Standards, die in Bezug auf Qualität und Genauigkeit der Eingabedaten verlangt werden und einzuhalten sind; c) Mindestmenge der bereitzustellenden Eingabedaten; d) gegebenenfalls die Rangfolge, in der die verschiedenen Arten von Eingabedaten beizutragen sind; e) Format, in dem die Eingabedaten bereitzustellen sind; f) Häufigkeit der Bereitstellung der Eingabedaten; g) Zeitplan für die Bereitstellung der Eingabedaten; h) gegebenenfalls die Verfahren, über die jeder Kontributor verfügen muss, um Anpassungen an den Eingabedaten vorzunehmen und Eingabedaten zu standardisieren.

1 Der Verhaltenskodex enthält Bestimmungen, die gewährleisten, dass eine Person nur dann im Namen eines Kontributors als Submittent von Eingabedaten handeln darf, wenn sich der Kontributor davon überzeugt hat, dass die Person über die für diese Aufgabe notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse, Qualifikationen und Erfahrungen verfügt.

2 Der Verhaltenskodex enthält eine Beschreibung der Due-Diligence-Prüfung, die ein Kontributor vornehmen muss, um sich davon zu überzeugen, dass eine Person über die erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse, Qualifikationen und Erfahrungen verfügt, um in seinem Namen Eingabedaten einzugeben. Diese Beschreibung umfasst die Anforderung, dass im Rahmen dieses Prozesses Kontrollen durchzuführen sind, um Folgendes zu überprüfen: a) die Identität der Person; b) die Qualifikationen der Person; und c) den Leumund der Person, einschließlich der Frage, ob die Person zuvor wegen Fehlverhaltens von der Dateneingabe für einen Referenzwert ausgeschlossen wurde.

3 Im Verhaltenskodex wird festgelegt, auf welches Verfahren und welche Kommunikationsmittel ein Kontributor zurückgreifen muss, um dem Administrator den Namen jeder Person mitzuteilen, die in seinem Namen Eingabedaten eingibt, damit der Administrator überprüfen kann, ob der Submittent zur Eingabe der Daten im Namen des Kontributors befugt ist.

Der Verhaltenskodex enthält Bestimmungen, die Kontributoren zur Festlegung und Einhaltung zumindest folgender Strategien verpflichten: a) einer Strategie für die Eingabedaten, in der zumindest Folgendes dargelegt wird: i) welche Daten bei der Festlegung des Eingabedatenbeitrags einzubeziehen sind; und ii) welche Daten der Kontributor von einem Eingabedatenbeitrag ausnehmen kann und aus welchem Grund/welchen Gründen ein solcher Ausschluss möglich ist; b) eine Strategie für die Übermittlung von Daten an den Administrator, die zumindest Folgendes umfasst: i) eine Beschreibung des Verfahrens, das zur Gewährleistung einer sicheren Datenübermittlung anzuwenden ist; und ii) Notfallpläne für die Dateneingabe bei technischen oder operativen Schwierigkeiten, vorübergehender Abwesenheit eines Submittenten oder Nichtverfügbarkeit der nach der Methodik erforderlichen Eingabedaten.

1 Der Verhaltenskodex enthält Bestimmungen, die sicherstellen, dass die in Artikel 15 Absatz 2 Buchstabe d der Verordnung (EU) 2016/1011 genannten Systeme und Kontrollen unter anderem folgende Bestandteile aufweisen: a) Kontrollen im Vorfeld der Bereitstellung, um verdächtige Eingabedaten zu ermitteln, einschließlich Kontrollen in Form einer Datenüberprüfung durch eine zweite Person; b) Kontrollen nach der Bereitstellung, um zu bestätigen, dass die Eingabedaten den Anforderungen des Verhaltenskodexes entsprechend bereitgestellt wurden, und um etwaige verdächtige Eingabedaten zu ermitteln; c) Überwachung der Eingabedatenübermittlung an den Administrator gemäß den anzuwendenden Strategien.

2 Der Verhaltenskodex darf es einem Kontributor nur dann erlauben, für die Bereitstellung von Eingabedaten ein automatisiertes System zu nutzen, bei dem die Eingabedatenbeiträge nicht von natürlichen Personen geändert werden können, wenn eine solche Erlaubnis im Verhaltenskodex an folgende Bedingungen geknüpft ist: a) der Kontributor kann das ordnungsgemäße Funktionieren des automatisierten Systems kontinuierlich überwachen; und b) nach einer Aktualisierung oder Softwareänderung wird das automatisierte System vor jeder weiteren Übermittlung von Eingabedaten vom Kontributor kontrolliert. In einem solchen Fall kann der Kontributor im Verhaltenskodex von den in Absatz 1 genannten Kontrollen freigestellt werden.

3 Der Verhaltenskodex legt die Verfahren fest, über die der Kontributor verfügen muss, um etwaigen Fehlern in den beigetragenen Eingabedaten entgegenzuwirken.

4 Der Verhaltenskodex verpflichtet den Kontributor zu einer regelmäßigen, zumindest aber jährlichen Überprüfung der von ihm für das Beitragen von Eingabedaten eingerichteten Systeme und Kontrollen.

Sieht der Verhaltenskodex für den Kontributor Ermessensspielraum bei der Bereitstellung von Eingabedaten vor, muss er diesen zur Festlegung von Regeln für die Nutzung dieses Ermessensspielraums verpflichten, die zumindest über Folgendes Aufschluss geben: a) unter welchen Umständen der Kontributor Ermessen ausüben darf; b) welche Personen innerhalb der Organisation des Kontributors Ermessen ausüben dürfen; c) mit welchen internen Kontrollen diese Ermessensausübung durch den Kontributor reguliert wird; d) welche Personen innerhalb der Organisation des Kontributors befugt sind, die Ermessensausübung nachträglich zu bewerten;

1 Der Verhaltenskodex enthält Bestimmungen, die den Kontributor zur Aufstellung von Regeln für das Führen von Aufzeichnungen verpflichten, die gewährleisten, dass der Kontributor Aufzeichnungen über alle maßgeblichen Informationen führt, die erforderlich sind, um zu kontrollieren, ob er den Verhaltenskodex einhält; hierzu zählen u. a. Aufzeichnungen über: a) die Strategien und Verfahren des Kontributors für das Beitragen von Eingabedaten sowie alle etwaigen Änderungen an diesen Strategien und Verfahren; b) das in Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe b genannte Register über Interessenkonflikte; c) alle etwaigen Disziplinarmaßnahmen, die im Zusammenhang mit referenzwertbezogenen Tätigkeiten gegen einen Mitarbeiter des Kontributors verhängt wurden; d) ein Verzeichnis der Submittenten und Personen, die in Bezug auf die Beiträge Kontrollen durchführen, einschließlich ihrer Namen und Aufgaben innerhalb der Organisation des Kontributors und der Daten, an denen sie die Befugnis zur Wahrnehmung ihrer eingabebezogenen Aufgaben erhalten sowie gegebenenfalls wieder verloren haben; e) in Bezug auf jeden Eingabedatenbeitrag: i) die beigetragenen Eingabedaten; ii) die bei der Bestimmung des Eingabedatenbeitrags einbezogenen Daten sowie alle etwaigen ausgenommenen Daten; iii) jeder etwaige Fall, in dem Ermessen ausgeübt wurde; iv) alle etwaigen vorgenommenen Eingabedatenkontrollen; v) jede Kommunikation, die im Zusammenhang mit dem Beitragen von Eingabedaten zwischen dem Submittenten und jeder etwaigen Person, die innerhalb der Organisation des Kontributors Kontrollen hinsichtlich der Beiträge durchführt, stattfindet.

2 Im Verhaltenskodex wird verlangt, dass die Regeln für das Führen von Aufzeichnungen eine Aufbewahrungsdauer von mindestens fünf — bzw. wenn es sich um telefonische oder elektronische Aufzeichnungen handelt — drei Jahren vorsehen sowie sicherstellen müssen, dass diese Aufzeichnungen auf einem Datenträger gespeichert werden, über den auch künftig auf diese Daten zugegriffen werden kann.

3 Trägt ein Kontributor Eingabedaten zu einem signifikanten Referenzwert bei, kann der Administrator beschließen, von der in Absatz 1 Buchstabe e Ziffer iv genannten Anforderung abzusehen.

4 Trägt ein Kontributor Eingabedaten zu einem nicht signifikanten Referenzwert bei, kann der Administrator beschließen, von einer oder den beiden der in Absatz 1 Buchstabe e Ziffern iv und v genannten Anforderungen abzusehen.

1 Der Verhaltenskodex verpflichtet einen Kontributor zur Festlegung und Dokumentierung interner Verfahren, die dafür sorgen, dass seine Mitarbeiter alle verdächtigen Eingabedaten an die Compliance-Funktion — sofern vorhanden — und die Geschäftsleitung des Kontributors melden.

2 Im Verhaltenskodex wird festgelegt, unter welchen Bedingungen ein Kontributor verdächtige Eingabedaten beim Administrator melden muss, und bestimmt, auf welche Verfahren und welches Kommunikationsmittel der Kontributor zurückgreifen muss, um den Administrator zu kontaktieren.

1 Der Verhaltenskodex verpflichtet den Kontributor zur Einrichtung von Systemen und Kontrollen für den Umgang mit Interessenkonflikten, die zumindest Folgendes umfassen: a) Festlegung einer Strategie für Interessenkonflikte, die Folgendes umfasst: i) das Verfahren für die Ermittlung von und den Umgang mit Interessenkonflikten, auch solchen, die möglicherweise nach innen zunehmen; ii) Schritte, mit denen beim Verfahren zur Einstellung von Submittenten Interessenkonflikten vorgebeugt oder das Risiko von Interessenkonflikten minimiert werden soll; iii) Schritte, mit denen bei den Vergütungsgrundsätzen für die Mitarbeiter des Kontributors Interessenkonflikten vorgebeugt oder das Risiko von Interessenkonflikten minimiert werden soll; iv) Schritte, mit denen Interessenkonflikten, die sich aus der Verwaltungsstruktur des Kontributors ergeben, vorgebeugt oder das Risiko derartiger Interessenkonflikte minimiert werden soll; v) Anforderungen an die Kommunikation zwischen Submittenten und anderen Mitarbeitern innerhalb der Organisation des Kontributors; vi) jede physische oder organisatorische Trennung zwischen Submittenten und anderen Mitarbeitern des Kontributors, die erforderlich ist, um Interessenkonflikten vorzubeugen oder das Risiko von Interessenkonflikten zu minimieren; vii) Regeln und Maßnahmen, mit denen jeder etwaigen finanziellen Exposition des Kontributors gegenüber einem Finanzinstrument oder Finanzkontrakt begegnet werden soll, bei dem der Referenzwert, zu dem der Kontributor Eingabedaten beiträgt, als Bezugsgrundlage dient. b) Erstellung eines Registers über Interessenkonflikte, in dem alle festgestellten Interessenkonflikte und alle für den Umgang mit diesen getroffenen Maßnahmen zu erfassen sind, sowie Festlegung von Anforderungen an die laufende Aktualisierung des Registers und an den Zugriff interner und externer Prüfer auf dieses Register.

2 Im Verhaltenskodex wird vorgeschrieben, dass die am Beitragsprozess beteiligten Belegschaftsmitglieder eines Kontributors in Bezug auf alle Strategien, Verfahren und Kontrollen, die die Ermittlung und Vorbeugung von Interessenkonflikten sowie den Umgang mit diesen betreffen, geschult werden.

3 Trägt ein Kontributor Eingabedaten zu einem nicht signifikanten Referenzwert bei, kann der Administrator beschließen, von einer oder mehreren der in Absatz 1 Buchstabe e Ziffern iii, v, vi und vii genannten Anforderungen abzusehen.

Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Sie gilt ab dem 25. Januar 2019.