Reglamento Delegado (UE) 2018/1639 de la Comisión, de 13 de julio de 2018, por el que se completa el Reglamento (UE) 2016/1011 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a las normas técnicas de regulación destinadas a especificar los elementos del código de conducta que deben elaborar los administradores de índices de referencia que se basan en datos de cálculo aportados por contribuidores (Texto pertinente a efectos del EEE.)

El código de conducta que habrá de elaborar el administrador de conformidad con el artículo 15, apartado 1, del Reglamento (UE) 2016/1011 (en lo sucesivo, «código de conducta») incluirá una descripción clara y los requisitos aplicables respecto de, al menos, los siguientes elementos relativos a los datos de cálculo que deberán facilitarse: a) el tipo o tipos de datos de cálculo; b) las normas que deberán cumplirse en cuanto a la calidad y exactitud de los datos de cálculo; c) la cantidad mínima de datos de cálculo; d) en su caso, el orden de prioridad que se asignará a los diferentes tipos de datos de cálculo; e) el formato en que se facilitarán los datos de cálculo; f) la frecuencia de presentación de los datos de cálculo; g) el calendario de presentación de los datos de cálculo; h) en su caso, los procedimientos que cada contribuidor estará obligado a implantar con vistas a la introducción de ajustes en los datos de cálculo y a la normalización de dichos datos.

1 El código de conducta contendrá disposiciones que garanticen que una persona solo pueda actuar como transmitente de datos de cálculo en nombre de un contribuidor si este se ha cerciorado de que aquella posea las cualificaciones, los conocimientos, la formación y la experiencia necesarios para desempeñar esa función.

2 El código de conducta describirá el proceso de diligencia debida que el contribuidor estará obligado a aplicar con objeto de cerciorarse de que una persona tenga las cualificaciones, los conocimientos, la formación y la experiencia necesarios para transmitir datos de cálculo en su nombre. La descripción de ese proceso incluirá el requisito de efectuar verificaciones para comprobar: a) la identidad de la persona; b) las cualificaciones de la persona; y c) la reputación de la persona, en particular si anteriormente ha sido excluida de transmitir datos de cálculo para un índice de referencia por conducta indebida.

3 El código de conducta especificará el proceso y los medios de comunicación a través de los cuales el contribuidor notificará al administrador la identidad de toda persona que transmita datos de cálculo en su nombre, de modo que este último pueda verificar que el transmitente está autorizado a transmitir los datos en nombre del contribuidor.

El código de conducta contendrá disposiciones que exijan que los contribuidores dispongan de las siguientes políticas, y las apliquen: a) una política en materia de datos de cálculo que incluya al menos una descripción de: i) los datos que habrán de tenerse en cuenta para determinar la aportación de datos de cálculo; y ii) los datos que el contribuidor podrá excluir de una aportación de datos de cálculo, indicando la razón o razones de esa exclusión; b) una política sobre la transmisión de datos al administrador, que incluya al menos: i) la descripción del proceso a través del cual se realizará la transferencia segura de datos; y ii) planes de contingencia para transmitir datos de cálculo en caso de dificultades técnicas u operativas, ausencia temporal de un transmitente o no disponibilidad de los datos de cálculo exigidos por la metodología.

1 El código de conducta contendrá disposiciones que garanticen que los sistemas y controles a que se refiere el artículo 15, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) 2016/1011 incluyan, entre otros, los siguientes elementos: a) verificaciones previas a la aportación para detectar cualquier dato de cálculo sospechoso, incluidas verificaciones mediante una revisión de los datos efectuada por una segunda persona; b) verificaciones posteriores a la aportación para confirmar que los datos de cálculo se hayan aportado conforme a lo exigido por el código de conducta y detectar cualquier dato de cálculo sospechoso; c) la vigilancia de que la transferencia de datos de cálculo al administrador se efectúa conforme a las políticas aplicables.

2 El código de conducta podrá permitir que el contribuidor utilice un sistema automatizado para la aportación de datos de cálculo, en el que las personas físicas no puedan modificar los datos de cálculo aportados, solo si dicho código supedita tal permiso a las condiciones siguientes: a) que el contribuidor pueda vigilar el adecuado funcionamiento del sistema automatizado de forma permanente; y b) que el contribuidor verifique el sistema automatizado siempre que se produzca una actualización o un cambio en su programa informático, antes de la aportación de nuevos datos de cálculo. En tal caso, no será necesario que el código de conducta exija al contribuidor que realice las verificaciones a que se refiere el apartado 1.

3 El código de conducta definirá los procedimientos que el contribuidor deberá implantar para solventar todo posible error en los datos de cálculo aportados.

4 El código de conducta exigirá que el contribuidor revise periódicamente y, en todo caso, al menos anualmente los sistemas y controles que haya establecido respecto de la aportación de datos de cálculo.

Si el código de conducta prevé que el contribuidor ejerza la discrecionalidad en la aportación de datos de cálculo, exigirá que este establezca políticas sobre dicho ejercicio que especifiquen al menos lo siguiente: a) las circunstancias en las que el contribuidor podrá ejercer la discrecionalidad; b) las personas dentro de la organización del contribuidor autorizadas a ejercer la discrecionalidad; c) los controles internos que regulan el ejercicio de la facultad discrecional del contribuidor de acuerdo con sus políticas; d) las personas dentro de la organización del contribuidor autorizadas a realizar una evaluación ex post del ejercicio de la discrecionalidad.

1 El código de conducta contendrá disposiciones que obliguen a los contribuidores a establecer políticas de mantenimiento de registros que garanticen que el contribuidor mantenga un registro de toda la información pertinente necesaria para verificar que dicho contribuidor se atiene al código de conducta, incluido el registro de al menos la siguiente información: a) las políticas y los procedimientos del contribuidor aplicables a la aportación de datos de cálculo, y todo cambio significativo de esas políticas o procedimientos; b) el registro de conflictos de intereses a que se refiere el artículo 8, apartado 1, letra b), del presente Reglamento; c) toda medida disciplinaria adoptada contra cualquier miembro del personal del contribuidor respecto de actividades relacionadas con el índice de referencia; d) una lista de los transmitentes y las personas que efectúan las verificaciones respecto de las aportaciones, incluidos sus nombres y sus funciones dentro de la organización del contribuidor y las fechas en que fueron autorizados y, en su caso, dejaron de estar autorizados para desempeñar sus funciones respecto de la aportación de datos; e) respecto de cada aportación de datos de cálculo: i) los datos de cálculo aportados, ii) los datos tenidos en cuenta a la hora de determinar la aportación de datos de cálculo, y todo dato que haya sido excluido, iii) todo posible ejercicio de discrecionalidad, iv) toda verificación de los datos de cálculo realizada, v) toda comunicación sobre la aportación de datos de cálculo que tenga lugar entre el transmitente y cualquier persona de la organización del contribuidor que efectúe verificaciones respecto de las aportaciones.

2 El código de conducta exigirá que las políticas de mantenimiento de registros prevean que la información se conserve durante al menos cinco años, o tres años cuando se trate de registros de conversaciones telefónicas o comunicaciones electrónicas, y se almacene en un soporte que permita tener acceso a la información para futura consulta.

3 El administrador podrá omitir el requisito establecido en el apartado 1, letra e), inciso iv), cuando se trate de un contribuidor que aporte datos de cálculo para un índice de referencia significativo.

4 El administrador podrá omitir el requisito establecido en el apartado 1, letra e), inciso iv) o inciso v), respectivamente, o ambos requisitos, cuando se trate de un contribuidor que aporte datos de cálculo para un índice de referencia no significativo.

1 El código de conducta exigirá al contribuidor que establezca procedimientos internos documentados que prevean que su personal notifique todo dato sospechoso a la función de cumplimiento del contribuidor, en su caso, y a la alta dirección del contribuidor.

2 El código de conducta especificará las condiciones en las que el contribuidor deberá notificar al administrador los datos de cálculo sospechosos, y especificará el proceso y los medios de comunicación a través de los cuales el contribuidor se pondrá en contacto con el administrador.

1 El código de conducta exigirá que el contribuidor establezca sistemas y controles en materia de gestión de conflictos de intereses que incluyan al menos los siguientes elementos: a) una política de conflictos de intereses que contemple lo siguiente: i) el procedimiento de detección y gestión de los conflictos de intereses, incluido el posible proceso interno de recurso a la instancia jerárquica superior para su gestión, ii) medidas para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses en el proceso de selección de los transmitentes, iii) medidas para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses en las políticas de remuneración del personal del contribuidor, iv) medidas para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses en la estructura de dirección del contribuidor, v) los requisitos aplicables a la comunicación entre los transmitentes y otro personal de la organización del contribuidor, vi) toda separación física u organizativa entre los transmitentes y otro personal del contribuidor necesaria para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses, vii) las normas y medidas dirigidas a afrontar cualquier exposición financiera que el contribuidor pueda tener a un instrumento financiero o un contrato financiero que tome como referencia el índice al que el contribuidor aporta datos de cálculo; b) el establecimiento de un registro de conflictos de intereses en el que se deje constancia de los conflictos de intereses detectados y las posibles medidas adoptadas para gestionarlos, así como los requisitos para mantener el registro actualizado y facilitar a los auditores internos o externos el acceso al mismo.

2 El código de conducta exigirá que los miembros del personal de un contribuidor que participen en el proceso de aportación estén formados en todas las políticas, los procedimientos y los controles relativos a la detección, prevención y gestión de conflictos de intereses.

3 El administrador podrá omitir uno o varios de los requisitos establecidos en el apartado 1, letra a), incisos iii), v), vi) y vii), cuando se trate de un contribuidor que aporte datos de cálculo para un índice de referencia no significativo.

El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a partir del 25 de enero de 2019.