Règlement délégué (UE) 2018/1639 de la Commission du 13 juillet 2018 complétant le règlement (UE) 2016/1011 du Parlement européen et du Conseil par des normes techniques de réglementation précisant davantage les éléments du code de conduite à élaborer par les administrateurs des indices de référence qui reposent sur les données sous-jacentes de contributeurs (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE.)

Le code de conduite à élaborer par l'administrateur en vertu de l'article 15, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/1011 (ci-après le «code de conduite») contient une description claire, assortie chaque fois des exigences applicables, des points suivants au moins concernant les données sous-jacentes à fournir: a) le ou les types de données sous-jacentes à fournir; b) les normes à respecter obligatoirement en ce qui concerne la qualité et l'exactitude des données sous-jacentes; c) la quantité minimale de données sous-jacentes à fournir; d) l'éventuel ordre de priorité dans lequel les différents types de données sous-jacentes doivent être fournis; e) le format dans lequel les données sous-jacentes doivent être fournies; f) la fréquence de soumission des données sous-jacentes; g) le calendrier de soumission des données sous-jacentes; h) les éventuelles procédures que chaque contributeur est tenu de mettre en place pour les ajustements à apporter aux données sous-jacentes et pour la normalisation des données sous-jacentes.

1 Le code de conduite contient une disposition prévoyant qu'une personne ne peut être autorisée à agir en qualité de soumettant au nom d'un contributeur que si ce contributeur a l'assurance que cette personne dispose des compétences, des connaissances, de la formation et de l'expérience nécessaires pour s'acquitter de ce rôle.

2 Le code de conduite contient une description du processus de vigilance qu'un contributeur est tenu de mettre en œuvre pour s'assurer qu'une personne dispose des compétences, des connaissances, de la formation et de l'expérience nécessaires pour soumettre des données sous-jacentes en son nom. La description de ce processus inclut l'exigence de procéder à des vérifications: a) de l'identité de la personne; b) des qualifications de la personne; et c) de la réputation de la personne, y compris de la question de savoir si elle a déjà été interdite pour faute de soumettre des données sous-jacentes aux fins de l'établissement d'un indice de référence.

3 Le code de conduite précise le processus et les moyens de communication qu'un contributeur doit utiliser pour notifier à l'administrateur l'identité de toute personne qui soumet des données sous-jacentes en son nom, afin de permettre à l'administrateur de vérifier que ce soumettant est autorisé à soumettre ces données au nom du contributeur.

Le code de conduite contient des dispositions imposant aux contributeurs de mettre en place au moins les politiques suivantes et de s'y conformer: a) une politique en matière de données sous-jacentes, qui comprenne au moins une description des éléments suivants: i) les données à prendre en compte pour établir la contribution; et ii) les données que le contributeur peut exclure de la contribution, avec la ou les raisons pour lesquelles ces données peuvent être écartées; b) une politique relative à la transmission des données à l'administrateur, qui comprenne au moins: i) une description du processus à utiliser pour garantir la sûreté du transfert des données; et ii) des plans d'urgence pour la soumission des données sous-jacentes en cas de difficultés techniques ou opérationnelles, d'absence temporaire d'un soumettant ou d'indisponibilité des données sous-jacentes requises par la méthodologie de détermination de l'indice de référence.

1 Le code de conduite contient des dispositions garantissant que les systèmes et contrôles visés à l'article 15, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) 2016/1011 incluent notamment les éléments suivants: a) des contrôles pré-contribution visant à détecter toute donnée sous-jacente suspecte, y compris des contrôles sous la forme d'un réexamen des données par une seconde personne; b) des contrôles post-contribution visant à confirmer que les données sous-jacentes ont été fournies conformément aux exigences du code de conduite et à détecter toute donnée sous-jacente suspecte; c) la supervision du transfert des données sous-jacentes à l'administrateur conformément aux politiques applicables.

2 Le code de conduite ne peut autoriser un contributeur à utiliser un système automatisé pour la fourniture des données sous-jacentes, dans lequel les personnes physiques ne sont pas en mesure de modifier les données sous-jacentes incluses dans la contribution, que sous réserve de subordonner cette autorisation aux conditions suivantes: a) le contributeur est en mesure de superviser en continu le bon fonctionnement du système automatisé; et b) le contributeur contrôle le système automatisé à la suite de toute mise à jour ou toute modification de son logiciel, avant toute fourniture de nouvelles données sous-jacentes. Dans cette situation, le code de conduite n'a pas à imposer au contributeur de mettre en place les contrôles visés au paragraphe 1.

3 Le code de conduite définit les procédures que les contributeurs doivent mettre en place pour remédier à toute erreur dans les données sous-jacentes fournies.

4 Le code de conduite exige des contributeurs qu'ils revoient régulièrement et, en tout cas, au moins une fois par an les systèmes et contrôles liés à la fourniture de données sous-jacentes qu'ils ont mis en place.

S'il prévoit qu'un contributeur peut exercer une appréciation discrétionnaire dans la fourniture de données-jacentes, le code de conduite exige de ce contributeur qu'il établisse des politiques relatives à l'exercice de cette appréciation discrétionnaire, qui précisent au moins les éléments suivants: a) les circonstances dans lesquelles le contributeur peut exercer cette appréciation discrétionnaire; b) les personnes qui, au sein de l'organisation du contributeur, sont autorisées à exercer cette appréciation discrétionnaire; c) les contrôles internes qui réglementent l'exercice de cette appréciation discrétionnaire, conformément aux politiques du contributeur; d) les personnes qui, au sein de l'organisation du contributeur, sont autorisées à évaluer ex post l'exercice de cette appréciation discrétionnaire.

1 Le code de conduite contient des dispositions imposant aux contributeurs d'établir des politiques de conservation des enregistrements, garantissant qu'ils conservent un enregistrement de toutes les informations pertinentes nécessaires pour vérifier leur respect du code de conduite, y compris un enregistrement des informations suivantes au moins: a) les politiques et procédures du contributeur régissant la fourniture de données sous-jacentes et toute modification importante apportée à ces politiques ou procédures; b) le registre des conflits d'intérêts visé à l'article 8, paragraphe 1, point b), du présent règlement; c) toute mesure disciplinaire prise à l'encontre d'un membre du personnel du contributeur, au titre d'activités liées à l'indice de référence; d) une liste des soumettants et des personnes qui effectuent les contrôles liés aux contributions, y compris leur nom, leur rôle au sein de l'organisation du contributeur, la date à laquelle elles ont été autorisées à exercer ce rôle et, s'il y a lieu, la date à laquelle elles ont cessé de l'être; e) pour chaque fourniture de données sous-jacentes: i) les données sous-jacentes fournies; ii) les données prises en compte pour établir la contribution, et toute donnée écartée; iii) tout exercice d'une appréciation discrétionnaire; iv) tout contrôle des données sous-jacentes réalisé; v) toute communication relative à la fourniture de données sous-jacentes entre le soumettant et toute personne qui, au sein de l'organisation du contributeur, effectue des contrôles liés aux contributions.

2 Le code de conduite exige que les politiques de conservation des enregistrements prévoient la conservation des informations pendant une durée minimale de cinq ans, ou de trois ans lorsqu'il s'agit d'enregistrements de conversations téléphoniques ou de communications électroniques, et leur stockage sur un médium permettant de s'y référer ultérieurement.

3 L'administrateur peut choisir d'omettre l'exigence énoncée au paragraphe 1, point e) iv), dans le cas d'un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d'importance significative.

4 L'administrateur peut choisir d'omettre l'une ou l'autre des exigences énoncées au paragraphe 1, points e) iv) et v), ou les deux, dans le cas d'un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d'importance non significative.

1 Le code de conduite impose aux contributeurs de mettre en place des procédures internes documentées qui prévoient que leur personnel doit signaler toute donnée sous-jacente suspecte à leur fonction «conformité», s'il en existe une, et à leur encadrement supérieur.

2 Le code de conduite précise les conditions dans lesquelles un contributeur doit signaler les données sous-jacentes suspectes à l'administrateur, ainsi que le processus et les moyens de communication que le contributeur doit utiliser pour contacter l'administrateur.

1 Le code de conduite impose aux contributeurs de mettre en place des systèmes et contrôles pour la gestion des conflits d'intérêts, qui incluent au moins les éléments suivants: a) la mise en place d'une politique en matière de conflits d'intérêts, qui prévoie: i) le processus selon lequel identifier et gérer les conflits d'intérêts, y compris toute escalade interne de conflits d'intérêts; ii) les mesures visant à prévenir les conflits d'intérêts dans le processus de recrutement des soumettants, ou à en minimiser le risque; iii) les mesures visant à prévenir les conflits d'intérêts dans les politiques de rémunération du personnel du contributeur, ou à en minimiser le risque; iv) les mesures visant à prévenir les conflits d'intérêts découlant de la structure de gestion du contributeur, ou à en minimiser le risque; v) les exigences régissant les communications entre les soumettants et les autres membres du personnel du contributeur; vi) toute séparation physique ou organisationnelle, entre les soumettants et les autres membres du personnel du contributeur, qui est nécessaire pour prévenir les conflits d'intérêts ou en minimiser le risque; vii) les règles et les mesures visant à maîtriser toute exposition financière que le contributeur peut avoir sur un instrument financier ou un contrat financier ayant pour référence l'indice de référence pour lequel le contributeur fournit des données sous-jacentes; b) la mise en place d'un registre des conflits d'intérêts, à utiliser pour consigner tout conflit d'intérêts identifié et toute mesure prise pour le gérer, avec l'obligation de tenir le registre à jour et d'y donner accès aux auditeurs internes ou externes.

2 Le code de conduite exige que les membres du personnel d'un contributeur associés au processus de fourniture de données sous-jacentes soient formés à l'ensemble des politiques, procédures et contrôles relatifs à l'identification, la prévention et la gestion des conflits d'intérêts.

3 L'administrateur peut choisir d'omettre une ou plusieurs des exigences énoncées au paragraphe 1, points a) iii), v), vi) et vii), dans le cas d'un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d'importance non significative.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne. Il s'applique à partir du 25 janvier 2019.