Reglamento Delegado (UE) 2018/1640 de la Comisión, de 13 de julio de 2018, por el que se completa el Reglamento (UE) 2016/1011 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a las normas técnicas de regulación destinadas a especificar los requisitos de gobernanza y de control aplicables a los contribuidores supervisados (Texto pertinente a efectos del EEE.)

El presente Reglamento ni se refiere ni se aplicará a los contribuidores supervisados que aporten datos solo para índices de referencia no significativos. Los requisitos impuestos por el presente Reglamento se entienden sin perjuicio de los impuestos en virtud de los artículos 11 y 15 del Reglamento (UE) 2016/1011 y las normas técnicas de regulación adoptadas de conformidad con el artículo 11, apartado 5, y el artículo 15, apartado 6, de ese mismo Reglamento .

El sistema de control que los contribuidores supervisados deben implantar de conformidad con el artículo 16, apartado 1, del Reglamento (UE) 2016/1011 preverá el establecimiento y mantenimiento de al menos los siguientes controles: a) un mecanismo eficaz de vigilancia del proceso de aportación de datos de cálculo, que prevea un sistema de gestión de riesgos, la identificación del personal de alto nivel responsable de dicho proceso y la participación de cualesquiera funciones de verificación del cumplimiento y de auditoría interna que integren la organización del contribuidor; b) criterios aplicables respecto de la denuncia de irregularidades, incluidas las oportunas salvaguardias para los denunciantes; c) un procedimiento para detectar y gestionar las infracciones del Reglamento (UE) 2016/1011 y del código de conducta aplicable elaborado de conformidad con el artículo 15 de dicho Reglamento, incluido un procedimiento para investigar cualquier incumplimiento que se detecte y registrar las medidas adoptadas en consecuencia; d) revisiones periódicas del proceso de aportación de datos, al menos anualmente y siempre que se modifique el código de conducta aplicable.

1 Los sistemas y controles de que deben disponer los contribuidores supervisados de conformidad con el artículo 16, apartado 2, letra a), del Reglamento (UE) 2016/1011 incluirán un proceso de aportación de datos eficaz y documentado, y, al menos, cuanto sigue: a) un proceso para la designación de los transmitentes y los procedimientos para efectuar las aportaciones cuando, de forma inesperada, un transmitente no esté disponible, incluida la designación de sustitutos; b) procedimientos y sistemas para verificar los datos utilizados en las aportaciones, y las propias aportaciones, que puedan activar alertas según parámetros predefinidos por el contribuidor.

2 Sin perjuicio de cualquier requisito impuesto de acuerdo con el artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/1011, el contribuidor, para determinar, a efectos del artículo 16, apartado 2, letra a), de ese Reglamento, si resulta proporcionado prever un proceso de visado por una persona física con un cargo de mayor rango que el transmitente, atenderá a los siguientes criterios: a) el grado de discrecionalidad que implique el proceso de aportación; b) la naturaleza, escala y complejidad de las actividades del contribuidor supervisado; c) si puede haber conflictos de intereses entre la actividad de aportación de datos de cálculo al índice de referencia y cualquier actividad de negociación o de otro tipo que realice el contribuidor.

3 Cuando los controles implantados por un contribuidor supervisado incluyan un proceso de visado por una persona física con un cargo de mayor rango que el transmitente, dichos controles preverán normas claras sobre el momento del visado y, si prevén la posibilidad de que el visado sea posterior a la presentación de los datos de cálculo, especificarán las circunstancias en que ello se permitirá y el plazo máximo en el que haya de efectuarse el visado.

1 Los sistemas y controles de que debe disponer el contribuidor supervisado de conformidad con el artículo 16, apartado 2, letra b), del Reglamento (UE) 2016/1011 incluirán programas de formación destinados a garantizar que cada transmitente posea: a) los conocimientos y la experiencia adecuados sobre la manera en que el índice de referencia está destinado a medir el mercado o la realidad económica subyacentes; b) un conocimiento adecuado de todos los elementos del código de conducta aplicable elaborado con arreglo al artículo 15, apartado 1, de dicho Reglamento, en su caso.

2 Los conocimientos de los transmitentes a que se refiere el apartado 1, letras a) y b), y sus conocimientos de los requisitos del Reglamento (UE) 2016/1011 y del Reglamento (UE) n.o 596/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo , en la medida en que resulten aplicables a los cometidos de los transmitentes, se reevaluarán periódicamente, y, en todo caso, al menos anualmente, para verificar la permanente idoneidad de cada transmitente.

3 El apartado 2 no se aplicará cuando se trate de contribuidores supervisados de índices de referencia significativos.

1 Entre las medidas de gestión de conflictos de intereses que el contribuidor supervisado deberá adoptar de conformidad con el artículo 16, apartado 2, letra c), del Reglamento (UE) 2016/1011 figurarán al menos las siguientes: a) un registro de conflictos de intereses, que se mantendrá actualizado y se utilizará para dejar constancia de todo conflicto de intereses y toda medida adoptada para gestionarlo; el registro estará a disposición de los auditores internos o externos; b) la separación física de los transmitentes de otros empleados del contribuidor, cuando tal separación resulte adecuada a la luz del grado de discrecionalidad que comporte el proceso de aportación, de la naturaleza, escala y complejidad de las actividades del contribuidor y de si puede haber conflictos de intereses entre la actividad de aportación de datos de cálculo al índice de referencia y cualquier actividad de negociación o de otro tipo que realice el contribuidor; c) procedimientos de vigilancia interna adecuados, que incluyan, cuando no exista separación organizativa o física de los empleados, normas aplicables a la interacción entre los transmitentes y los empleados de las unidades operativas.

2 Las medidas de gestión de conflictos de intereses incluirán también políticas de remuneración de los transmitentes que garanticen que esta no esté vinculada a nada de cuanto sigue: a) el valor del índice de referencia; b) los valores específicos de las aportaciones efectuadas; y c) la realización de cualquier actividad específica del contribuidor supervisado que pueda generar un conflicto de intereses con la actividad de aportación de datos de cálculo al índice de referencia.

1 Los registros que deberán mantenerse de conformidad con el artículo 16, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) 2016/1011 respecto de las comunicaciones sobre la aportación de datos de cálculo incluirán constancia documental de las aportaciones realizadas y los nombres de los transmitentes.

2 Los registros que deberán mantenerse de conformidad con el artículo 16, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) 2016/1011 respecto de la exposición del contribuidor a instrumentos financieros que utilicen el índice como referencia incluirán constancia documental del tipo de actividad ejercida por el contribuidor supervisado que genera esa exposición.

3 Los registros que deberán mantenerse de conformidad con el artículo 16, apartado 2, letra e), del Reglamento (UE) 2016/1011 respecto de las auditorías internas y externas incluirán constancia documental del resumen de auditoría, el informe de auditoría y cualesquiera medidas adoptadas a raíz de cada auditoría.

4 El apartado 3 no se aplicará cuando se trate de contribuidores supervisados de índices de referencia significativos.

Las políticas que el contribuidor supervisado deberá establecer, de conformidad con el artículo 16, apartado 3, del Reglamento (UE) 2016/1011, cuando los datos de cálculo se basen en apreciaciones expertas incluirán al menos los siguientes elementos: a) un marco que garantice la coherencia entre los diferentes transmitentes, y la coherencia en el tiempo, respecto de la realización de juicios o el ejercicio de la discrecionalidad; b) la especificación de los tipos de información que pueden o no tenerse en cuenta en la realización de juicios o el ejercicio de la discrecionalidad; c) procedimientos de revisión de toda realización de juicios o ejercicio de la discrecionalidad.

El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a partir del 25 de enero de 2019.