Règlement délégué (UE) 2018/1640 de la Commission du 13 juillet 2018 complétant le règlement (UE) 2016/1011 du Parlement européen et du Conseil par des normes techniques de réglementation précisant davantage les exigences en matière de gouvernance et de contrôle applicables aux contributeurs surveillés (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE.)

Le présent règlement ne s'applique pas aux contributeurs surveillés qui fournissent des données uniquement pour des indices de référence d'importance non significative. Les exigences imposées par le présent règlement sont sans préjudice de celles imposées par les articles 11 et 15 du règlement (UE) 2016/1011 et des normes techniques de réglementation adoptées en vertu de l'article 11, paragraphe 5, et de l'article 15, paragraphe 6, dudit règlement .

Le cadre de contrôle qu'un contributeur surveillé doit mettre en place conformément à l'article 16, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/1011 comprend l'établissement et le maintien des contrôles suivants au moins: a) un mécanisme de supervision efficace pour contrôler le processus de fourniture des données sous-jacentes, comprenant un système de gestion des risques, l'identification des cadres supérieurs qui sont responsables du processus de fourniture des données et la participation de toutes fonctions «conformité» et d'audit interne au sein de l'organisation du contributeur; b) des dispositions en matière de lancement d'alerte, y compris des garanties appropriées pour les lanceurs d'alerte; c) une procédure pour détecter et gérer les violations du règlement (UE) 2016/1011 et les violations du code de conduite applicable élaboré conformément à l'article 15 dudit règlement, y compris une procédure pour enquêter sur toute violation constatée et enregistrer les mesures prises en conséquence; d) des examens périodiques du processus de fourniture de données, à réaliser au moins une fois par an et à chaque fois que le code de conduite applicable est modifié.

1 Les systèmes et contrôles qu'un contributeur surveillé doit mettre en place conformément à l'article 16, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) 2016/1011 comprennent un processus documenté et efficace de fourniture de données et au moins: a) un processus de désignation des soumettants et des procédures de contribution pour le cas où un soumettant est inopinément indisponible, y compris la désignation de suppléants; b) des procédures et des systèmes de surveillance des données utilisées pour les contributions, et des contributions elles-mêmes, qui sont à même d'émettre des alertes selon des paramètres prédéfinis par le contributeur.

2 Sans préjudice de toute exigence imposée en vertu de l'article 15 du règlement (UE) 2016/1011, le contributeur tient compte des critères suivants afin de déterminer, aux fins de l'article 16, paragraphe 2, point a), dudit règlement, s'il est proportionné de mettre en place une procédure de visa par une personne physique qui est un supérieur hiérarchique du soumettant: a) le niveau d'appréciation discrétionnaire exercé dans le processus de contribution; b) la nature, l'ampleur et la complexité des activités du contributeur surveillé; c) si des conflits d'intérêts peuvent naître entre la fourniture de données sous-jacentes pour l'indice de référence et toute transaction ou autre activité effectuée par le contributeur.

3 Lorsque les contrôles mis en place par un contributeur surveillé comprennent une procédure de visa par une personne physique qui est un supérieur hiérarchique du soumettant, ces contrôles doivent être assortis de règles claires concernant le moment auquel le visa peut être délivré et, si le visa peut être délivré après la soumission des données sous-jacentes, les règles précisent dans quelles circonstances cela est autorisé et le délai maximal dans lequel le visa doit être délivré.

1 Les systèmes et contrôles qu'un contributeur surveillé doit mettre en place conformément à l'article 16, paragraphe 2, point b), du règlement (UE) 2016/1011 comprennent des programmes de formation visant à garantir que chaque soumettant dispose: a) de connaissances et d'une expérience appropriées de la manière dont l'indice de référence est censé mesurer le marché sous-jacent ou la réalité économique sous-jacente; b) de connaissances adéquates de tous les éléments du code de conduite applicable élaboré conformément à l'article 15, paragraphe 1, dudit règlement, le cas échéant.

2 Les connaissances des soumettants visées au paragraphe 1, points a) et b), et leur connaissance des exigences du règlement (UE) 2016/1011 ainsi que du règlement (UE) no 596/2014 du Parlement européen et du Conseil , dans la mesure où elles sont applicables aux tâches des soumettants, sont réexaminées à intervalles réguliers et, en tout état de cause, au moins une fois par an, afin de vérifier qu'il convient toujours que chacun d'entre eux agisse en tant que soumettant.

3 Le paragraphe 2 ne s'applique pas dans le cas des contributeurs surveillés à des indices de référence d'importance significative.

1 Les mesures de gestion des conflits d'intérêts qu'un contributeur surveillé doit mettre en place conformément à l'article 16, paragraphe 2, point c), du règlement (UE) 2016/1011 comprennent les mesures suivantes au moins: a) un registre des conflits d'intérêts, qui est tenu à jour et utilisé pour enregistrer tous les conflits d'intérêts identifiés et les mesures prises pour les gérer. Le registre est accessible aux auditeurs internes ou externes; b) la séparation physique des soumettants des autres membres du personnel du contributeur lorsqu'une telle séparation est appropriée, compte tenu du niveau d'appréciation discrétionnaire exercé dans le processus de contribution, de la nature, de l'ampleur et de la complexité des activités du contributeur et du risque que des conflits d'intérêts puissent naître entre la fourniture de données sous-jacentes pour l'indice de référence et toute transaction ou autre activité effectuée par le contributeur; c) des procédures internes adéquates de supervision, y compris, dans le cas où il n'existe pas de séparation organisationnelle ou physique des membres du personnel, des règles régissant les interactions entre les soumettants et les membres du personnel de la salle des marchés.

2 Les mesures de gestion des conflits d'intérêts comprennent également des politiques de rémunération des soumettants qui assurent que cette rémunération n'est liée à aucun des éléments suivants: a) la valeur de l'indice de référence; b) les valeurs spécifiques des soumissions faites; et c) l'exercice de toute activité spécifique du contributeur surveillé susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts avec la fourniture de données sous-jacentes pour l'indice de référence.

1 Les enregistrements des communications relatives à la fourniture de données sous-jacentes à conserver conformément à l'article 16, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) 2016/1011 comprennent l'enregistrement des contributions effectuées et des noms des soumettants.

2 Les enregistrements de l'exposition du contributeur à des instruments financiers qui font référence à l'indice de référence à conserver conformément à l'article 16, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) 2016/1011 comprennent l'enregistrement du type d'activité exercée par le contributeur surveillé donnant lieu à l'exposition.

3 Les enregistrements des audits internes et externes à conserver conformément à l'article 16, paragraphe 2, point e), du règlement (UE) 2016/1011 comprennent les enregistrements du dossier de l'audit, du rapport d'audit et de toute mesure prise en réponse à chaque audit.

4 Le paragraphe 3 ne s'applique pas dans le cas des contributeurs surveillés à des indices de référence d'importance significative.

Les dispositifs qu'un contributeur surveillé doit mettre en place, conformément à l'article 16, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/1011, lorsque les données sous-jacentes reposent sur un jugement d'expert comprennent au moins les éléments suivants: a) un cadre visant à garantir la cohérence des jugements ou appréciations discrétionnaires exercés entre les différents soumettants et dans le temps; b) l'indication des types d'informations qui peuvent, ou ne peuvent pas, être pris en compte dans l'exercice d'un jugement ou d'une appréciation discrétionnaire; c) des procédures d'examen de tout jugement ou de toute appréciation discrétionnaire exercés.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne. Il s'applique à partir du 25 janvier 2019.