Decisión Delegada (UE) 2019/969 de la Comisión, de 22 de febrero de 2019, sobre la herramienta que permite al solicitante otorgar o retirar su consentimiento para un período adicional de conservación de su expediente de solicitud, de conformidad con el artículo 54, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1240 del Parlamento Europeo y del Consejo (Texto pertinente a efectos del EEE.)

La herramienta de consentimiento será accesible a través de: a) el sitio web público específico a que se refiere el artículo 16 del Reglamento (UE) 2018/1240; b) la aplicación para dispositivos móviles a que se refiere el artículo 16 del Reglamento (UE) 2018/1240; c) un enlace facilitado a través del servicio de correo electrónico del SEIAV a que se refiere el artículo 6, apartado 2, letra f), del Reglamento (UE) 2018/1240.

1 Para conectarse a la herramienta de consentimiento se utilizará la autenticación bifactorial.

2 La primera autenticación consistirá en la introducción de los datos siguientes: a) número de solicitud; b) número del documento de viaje.

3 En caso de que el solicitante no facilite su número de solicitud, la primera autenticación consistirá en la introducción de los datos siguientes: a) número del documento de viaje; b) país de expedición del documento de viaje, que se seleccionará de una lista predeterminada; c) fecha de expedición y de expiración del documento de viaje; d) nombres de pila de ambos padres.

4 El número de solicitud será el mismo que el facilitado al solicitante por el servicio de correo electrónico del SEIAV al presentar su solicitud. Los demás datos a que se refieren los apartados 2 o 3 presentados por el solicitante serán los mismos que los que haya facilitado en su formulario de solicitud.

5 La segunda autenticación consistirá en un código único que deberá introducirse en la herramienta de consentimiento.

6 Una vez presentada la información mencionada en los apartados 2 o 3, se generará automáticamente y se enviará al solicitante un código único a través del servicio de correo electrónico a que se refiere el artículo 6, apartado 2, letra f), del Reglamento (UE) 2018/1240.

7 El código único expirará transcurrido un breve plazo. El envío de un nuevo código único invalidará los códigos únicos enviados anteriormente al solicitante.

8 El código único se enviará a la misma dirección de correo electrónico facilitada en la solicitud presentada.

9 El código único solo podrá utilizarse una vez.

1 A fin de otorgar o retirar el consentimiento para la prórroga de la conservación del expediente de solicitud, la herramienta informará al solicitante sobre los datos que se conservarán o suprimirán.

2 Antes de otorgar el consentimiento, el solicitante tendrá acceso a: a) una versión solo de lectura del formulario de solicitud y de los datos personales presentados; b) una versión solo de lectura de la documentación o información adicional presentada; c) una versión solo de lectura de los datos añadidos al expediente de solicitud con arreglo al artículo 39, apartado 1, letras a), c) y d), del Reglamento (UE) 2018/1240, tras la decisión de expedir la autorización de viaje.

3 Antes de que otorgue su consentimiento, se informará al solicitante: a) sobre el hecho de que si se otorga el consentimiento, el expediente de solicitud se conservará durante un período adicional de tres años desde el final del período de validez de la autorización de viaje; b) sobre el hecho de que el consentimiento podrá retirarse en cualquier momento hasta el final del período de conservación adicional; c) sobre el hecho de que los datos se conservarán para facilitar una nueva solicitud; d) sobre el hecho de que los datos podrán utilizarse de conformidad con el artículo 71, letra o), del Reglamento (UE) 2018/1240. e) sobre los procedimientos para el ejercicio de los derechos contemplados en los artículos 17 a 24 del Reglamento (UE) 2018/1725; los datos de contacto del responsable de la protección de datos de la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas, del Supervisor Europeo de Protección de Datos y de la autoridad nacional de supervisión del Estado miembro de la primera estancia prevista, cuando la autorización de viaje haya sido expedida por el sistema central del SEIAV, o del Estado miembro responsable cuando la autorización de viaje haya sido expedida por una unidad nacional del SEIAV.

1 El consentimiento se otorgará por medio de una declaración firmada electrónicamente seleccionando una casilla adecuada en la herramienta de consentimiento.

2 Una vez otorgado el consentimiento, el solicitante recibirá un correo electrónico que contendrá: a) la confirmación de que el expediente de solicitud del solicitante se conservará durante un período adicional de tres años desde el final de la validez de la autorización de viaje; b) un enlace a la herramienta de consentimiento; c) la notificación de que los datos se conservarán para facilitar una nueva solicitud y que podrán utilizarse a los efectos del artículo 71, letra o), del Reglamento (UE) 2018/1240; d) la notificación de que el consentimiento podrá retirarse en cualquier momento hasta el final del período de conservación adicional; e) un consejo al solicitante para que conserve su número de solicitud en curso con objeto de reutilizar el expediente de solicitud seleccionado a los efectos de presentar una nueva solicitud.

1 La retirada del consentimiento para la conservación del expediente de solicitud se indicará marcando una casilla adecuada en la herramienta de consentimiento.

2 En caso de retirada del consentimiento durante el período de validez de una autorización de viaje en curso, se enviará un correo electrónico al solicitante confirmando que el expediente de solicitud será suprimido tras el período de validez de su autorización de viaje en curso.

3 En caso de retirada del consentimiento durante el período adicional, se enviará un correo electrónico al solicitante confirmando la supresión del expediente de solicitud.

1 A raíz del otorgamiento de consentimiento para la conservación de un expediente de solicitud de conformidad con el artículo 54 del Reglamento (UE) 2018/1240: a) la herramienta de consentimiento informará al sistema central del SEIAV de dicho consentimiento a través del servicio web seguro a que se refiere el artículo 6, apartado 2, letra l), del Reglamento (UE) 2018/1240; b) el sistema central del SEIAV conservará el expediente de solicitud durante un período de tres años desde el final del período de validez de la autorización de viaje en curso.

2 Tras la retirada del consentimiento para la conservación de un expediente de solicitud de conformidad con el artículo 54 del Reglamento (UE) 2018/1240: a) la herramienta de consentimiento informará al sistema central del SEIAV de dicha retirada; b) el sistema central del SEIAV suprimirá automáticamente el expediente de solicitud una vez finalizado el período de validez de la autorización de viaje en curso o durante el período de conservación adicional de tres años, si el consentimiento se retira durante ese período.

3 Al expirar su período de conservación, el expediente de solicitud se suprimirá automáticamente del sistema central del SEIAV tal como se establece en el artículo 54, apartado 3, del Reglamento (UE) 2018/1240.

El formato del mensaje y los protocolos que deberán aplicarse se incluirán en las especificaciones técnicas a que se refiere el artículo 73, apartado 3, del Reglamento (UE) 2018/1240.

1 La herramienta de consentimiento se diseñará y aplicará para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos tratados y el no repudio de las operaciones. La materialización técnica y organizativa al efecto deberá cumplir los requisitos del plan de seguridad del SEIAV al que se hace referencia en el artículo 59, apartado 3, del Reglamento (UE) 2018/1240 y las normas sobre protección y seguridad de datos aplicables al sitio web público y a la aplicación para dispositivos móviles a que se refiere el artículo 16, apartado 10, del Reglamento (UE) 2018/1240.

2 La herramienta de consentimiento se diseñará e implantará de tal manera que se impida el acceso ilícito a la misma. A tal fin, la herramienta limitará el número de intentos de acceder a ella con el mismo número de documento de viaje, el mismo número de solicitud o el mismo código único. La herramienta también incluirá medidas de protección contra intrusiones automatizadas.

3 La herramienta de consentimiento incluirá una función de desconexión transcurridos varios minutos de inactividad.

4 Los detalles adicionales relativos a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos tratados serán objeto de las especificaciones técnicas a que se refiere el artículo 73, apartado 3, del Reglamento (UE) 2018/1240.

1 La herramienta de consentimiento conservará registros de actividad que contengan: a) datos de autenticación que especifiquen si la autenticación ha sido válida o no; b) la fecha y hora de acceso; c) el dato que conste en las casillas destinadas a otorgar o retirar el consentimiento.

2 Los registros de actividad de la herramienta se copiarán en el sistema central. Se conservarán durante un período no superior a un año desde el final del período de conservación prorrogado del expediente de solicitud, salvo que se requieran a efectos de procedimientos de control ya iniciados. Transcurrido ese plazo, se suprimirán automáticamente. Estos registros solo podrán utilizarse a efectos del artículo 69, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1240.

La presente Decisión entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.