Décision déléguée (UE) 2019/969 de la Commission du 22 février 2019 relative à l'outil permettant aux demandeurs de donner ou de retirer leur consentement à la conservation de leur dossier de demande pour une période supplémentaire, en application de l'article 54, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1240 du Parlement européen et du Conseil (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE.)

L'outil de consentement est accessible via: a) le site internet public prévu à cet effet visé à l'article 16 du règlement (UE) 2018/1240; b) l'application pour appareils mobiles visée à l'article 16 du règlement (UE) 2018/1240; c) un lien fourni au moyen de la messagerie électronique ETIAS visée à l'article 6, paragraphe 2, point f), du règlement (UE) 2018/1240.

1 La connexion à l'outil de consentement est subordonnée à une authentification à deux facteurs.

2 La première authentification consiste à saisir les données suivantes: a) le numéro de la demande; b) le numéro du document de voyage.

3 Si le demandeur ne fournit pas le numéro de sa demande, la première authentification consiste à saisir les données suivantes: a) le numéro du document de voyage; b) le pays de délivrance du document de voyage, à sélectionner dans une liste préétablie; c) la date de délivrance et la date d'expiration de la validité du document de voyage; d) les prénoms de ses deux parents.

4 Le numéro de la demande est identique à celui fourni au demandeur par la messagerie électronique ETIAS lors du dépôt de sa demande. Les autres données mentionnées au paragraphe 2 ou 3, communiquées par le demandeur, sont identiques à celles qu'il a indiquées dans son formulaire de demande.

5 La deuxième authentification consiste en un code unique à introduire dans l'outil de consentement.

6 Dès la transmission des informations mentionnées au paragraphe 2 ou 3, le code unique visé au paragraphe 4 est automatiquement généré et envoyé au demandeur au moyen de la messagerie électronique visée à l'article 6, paragraphe 2, point f), du règlement (UE) 2018/1240.

7 Le code unique expire après une courte période. L'envoi d'un nouveau code unique invalide les codes uniques envoyés précédemment au même demandeur.

8 Le code unique est envoyé à la même adresse électronique que celle communiquée dans la demande introduite.

9 Le code unique n'est utilisable qu'une seule fois.

1 Afin de lui permettre de donner ou de retirer son consentement à la prolongation de la conservation de son dossier de demande, l'outil informe le demandeur des données qui seront conservées ou effacées.

2 Avant de donner son consentement, le demandeur a accès: a) à une version, en lecture seule, du formulaire de demande et des données à caractère personnel qu'il a transmis; b) à une version, en lecture seule, des informations ou documents supplémentaires qu'il a transmis; c) à une version, en lecture seule, des données ajoutées à son dossier de demande en vertu de l'article 39, paragraphe 1, points a), c) et d), du règlement (UE) 2018/1240, à la suite de la décision de délivrance de l'autorisation de voyage.

3 Avant de donner son consentement, le demandeur est informé: a) du fait que s'il donne son consentement, son dossier de demande sera conservé pour une période supplémentaire de trois ans maximum à compter de la fin de la période de validité de l'autorisation de voyage; b) du fait qu'il peut retirer son consentement à tout moment jusqu'à la fin de la période de conservation supplémentaire; c) du fait que les données sont conservées afin de faciliter une nouvelle demande; d) du fait que les données pourront être utilisées conformément à l'article 71, point o), du règlement (UE) 2018/1240; e) des procédures à suivre pour exercer les droits prévus aux articles 17 à 24 du règlement (UE) 2018/1725, ainsi que des coordonnées du délégué à la protection des données de l'Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes, du contrôleur européen de la protection des données et de l'autorité de contrôle nationale de l'État membre du premier séjour envisagé, lorsque l'autorisation de voyage a été délivrée par le système central ETIAS, ou de l'État membre responsable, lorsque l'autorisation de voyage a été délivrée par une unité nationale ETIAS.

1 Le consentement est donné au moyen d'une déclaration signée par voie électronique, en cochant la case appropriée dans l'outil de consentement.

2 Après avoir exprimé son consentement, le demandeur reçoit un courrier électronique contenant: a) la confirmation que son dossier de demande est conservé pour une période supplémentaire de trois ans à compter de la fin de la période de validité de l'autorisation de voyage; b) un lien vers l'outil de consentement; c) l'indication du fait que les données sont conservées afin de faciliter une nouvelle demande et qu'elles pourront être utilisées aux fins mentionnées à l'article 71, point o), du règlement (UE) 2018/1240; d) l'indication du fait qu'il peut retirer son consentement à tout moment jusqu'à la fin de la période de conservation supplémentaire; e) l'indication du fait qu'il lui est conseillé de conserver le numéro de sa demande actuelle afin de pouvoir réutiliser le dossier de demande conservé pour présenter une nouvelle demande.

1 Le retrait du consentement à la conservation du dossier de demande est indiqué en cochant la case appropriée dans l'outil de consentement.

2 Lorsque le consentement est retiré pendant la période de validité de l'autorisation de voyage en cours, un courrier électronique est envoyé au demandeur, confirmant que le dossier de demande sera effacé à l'expiration de la période de validité de l'autorisation de voyage en cours.

3 Lorsque le consentement est retiré pendant la période de conservation supplémentaire, un courrier électronique est envoyé au demandeur, confirmant que le dossier de demande sera effacé.

1 Après l'expression du consentement à la conservation d'un dossier de demande conformément à l'article 54 du règlement (UE) 2018/1240: a) l'outil de consentement en informe le système central ETIAS au moyen du service internet sécurisé visé à l'article 6, paragraphe 2, point l), du règlement (UE) 2018/1240; b) le système central ETIAS conserve le dossier de demande pour une période supplémentaire de trois ans à compter de la fin de la période de validité de l'autorisation de voyage en cours.

2 Après le retrait du consentement à la conservation d'un dossier de demande conformément à l'article 54 du règlement (UE) 2018/1240: a) l'outil de consentement en informe le système central ETIAS; b) le système central ETIAS efface automatiquement le dossier de demande à l'expiration de la période de validité de l'autorisation de voyage en cours, ou pendant la période de conservation supplémentaire de trois ans si le consentement est retiré pendant cette période.

3 À l'expiration de la période de conservation, le dossier de demande est automatiquement effacé du système central ETIAS, comme prévu à l'article 54, paragraphe 3, du règlement (UE) 2018/1240.

Le format des messages et les protocoles à mettre en œuvre figurent dans les spécifications techniques visées à l'article 73, paragraphe 3, du règlement (UE) 2018/1240.

1 L'outil de consentement est conçu et mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données traitées et pour garantir la non-répudiation des transactions. Sa mise en œuvre technique et organisationnelle satisfait aux exigences du plan de sécurité de l'ETIAS, mentionné à l'article 59, paragraphe 3, du règlement (UE) 2018/1240, et des règles relatives à la protection et à la sécurité des données applicables au site internet public et à l'application pour appareils mobiles, mentionnées à l'article 16, paragraphe 10, dudit règlement.

2 L'outil de consentement est conçu et mis en œuvre de manière à ce qu'il soit préservé de tout accès illicite. À cette fin, l'outil de consentement limite le nombre de tentatives d'accès avec le même numéro document de voyage, le même numéro de demande ou le même code unique. Il comporte également des fonctions visant à le protéger contre d'éventuels accès non humains.

3 L'outil de consentement comprend des fonctions visant à interrompre la connexion après quelques minutes d'inactivité.

4 Les modalités supplémentaires concernant la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données traitées font l'objet des spécifications techniques visées à l'article 73, paragraphe 3, du règlement (UE) 2018/1240.

1 L'outil de consentement tient des journaux d'activité, comprenant: a) les données relatives à l'authentification, y compris la mention de la réussite ou de l'échec de l'authentification; b) la date et l'heure de l'accès; c) l'indication que la case servant à donner ou retirer le consentement a ou non été cochée.

2 Les registres d'activité produits par l'outil sont copiés dans le système central. Ils sont stockés pendant un an au maximum après l'expiration du délai prolongé de conservation du dossier de demande, à moins qu'ils ne soient nécessaires aux fins de procédures de contrôle déjà entamées.. Ils sont supprimés automatiquement ensuite. Les registres ne peuvent être utilisés qu'aux fins indiquées à l'article 69, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1240.

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.